Wykaz różnic inwentaryzacyjnych

Jednostka na etapie inwentaryzacji majątku co do zasady powinna uzgodnić stan magazynu, czyli faktyczny stan towarów, materiałów, odpadów, braków oraz stan księgowy, czyli dane wynikające z dokumentów nabyć i sprzedażowych. W przypadku idealnym, stany te będą się pokrywać.
Na skutek różnych zdarzeń może dojść jednak do sytuacji, w której stan księgowy i stan faktyczny na magazynie będą się różnić. Przyczyną może być:

• kradzież towarów, materiałów,
• ich sprzedaż bez ujęcia w dokumentach księgowych,
• ich zniszczenie w trakcie godzin prezentacji towarów,
• zepsucie lub przeterminowanie, a w konsekwencji – ich utylizacja bez rozliczenia tego w dokumentach magazynowych i księgowych.

We wszystkich tych przypadkach stan powinien być, po sporządzeniu spisu z natury rozliczony. Do rozliczenia służą dokumenty wewnętrzne jednostki, w których wykazuje się różnice inwentaryzacyjne oraz wprowadza do rozliczeń.
Nadwyżki inwentaryzacyjne stanowią nieodpłatne przysporzenie, którego źródła dopatrywać można z jednej strony w przekazaniu omyłkowo pewnej ilości towarów poza przeprowadzonym zamówieniem, z drugiej – w błędach księgowych oraz nieprawidłowościach z tytułu wskazania ilości przyjętych towarów i materiałów czy powstałych braków i odpadów.
Zarówno dodatnie, jak i ujemne różnice mogą być rozliczane jako odpowiednio koszty i przychody podatkowe. Ich uznanie za koszty związane jest ze sposobu organizacji gospodarki magazynowej i procedury dbałości o stan magazynowy, które wskazują na należytą staranność podejmowaną dla minimalizowania strat i niedoborów. Ich uznanie za przychody wynika z przysporzeniem majątkowym, które podatkowo rozliczane musi być tak jak nieodpłatne świadczenie.