Podatkowe i rachunkowe aspekty podróży służbowych (cz. II)

Podróże służbowe to ważny element funkcjonowania wszystkich niemal firm. Od 1 stycznia 2003 r. wprowadzono zmiany w przepisach regulujących zagadnienie podróży służbowych, co ma swoje konsekwencje zarówno księgowe, jak i podatkowe. Przed tygodniem omówiliśmy zagadnienie podróży służbowych pod kątem obowiązków pracodawcy i praw pracowników. Dziś przedstawimy to samo zagadnienie analizując je przede wszystkim z punktu widzenia prawa podatkowego oraz ustawy o rachunkowości. Z tego też względu zwrócimy szczególną uwagę na sposób udokumentowania tych wydatków - od tego bowiem zależy możliwość zaliczenia ich do kosztów podatkowych.

Przypomnijmy, że od 1 stycznia 2003 r. pracodawca ma do wyboru dwa rozwiązania dotyczące sposobu rozliczania kosztów podróży służbowych, a mianowicie:

• przyjąć zasady ustalania warunków oraz wysokości należności za podróż służbową, wynikające z rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej,

• określić własne zasady, pamiętając, że nie ma zupełnej dowolności, ponieważ ograniczony jest minimalnymi stawkami diet określonymi dla pracowników jednostek budżetowych.

Definicję podróży służbowej znajdziemy w kodeksie pracy w art. 77 § 1. Podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika. W poleceniu wyjazdu służbowego pracodawca określa miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej. Z praktyki wiadomo, że miejscem tym może być albo miejsce pracy, albo miejsce zamieszkania pracownika, zresztą pracodawca ma prawo do wskazania miejscowości, w której pracownik ma rozpocząć i zakończyć swoją podróż służbową. Powstaje więc pytanie, czy „przebywanie w terenie” jest podróżą służbową czy nie. Warto w tym miejscu odwołać się do wyroku Sądu Najwyższego z 11 kwietnia 2001 r. (sygn. akt I PKN 350/00), w którym czytamy: