Raz skonfigurowany podpis pozwoli uniknąć problemów

Sprawozdania finansowe muszą być opatrzone podpisami osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki. W przypadku organu wieloosobowego co do zasady podpisami wszystkich członków organu kierowniczego, przy czym powinny być w formie elektronicznej, zgodnie z zasadami przewidzianymi w prawie bilansowym. Co roku pojawiają się dylematy związane ze stosowaniem e-podpisów, a ponieważ pandemia też się przyczyniła do większej ich popularności i zastosowań także w innych sytuacjach, podpowiadamy, na co zwrócić uwagę, posługując się tym narzędziem.

Od wprowadzenia w końcówce 2018 r. obowiązku składania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej podpisy elektroniczne stają się coraz popularniejszym narzędziem pracy. Z perspektywy podpisywania dokumentów sprawa wydawała się prosta - zasady podpisywania pozostają niezmienione, modyfikacji jedynie uległa forma tego podpisu. Niestety przejście na podpisy elektroniczne obnażyło niedociągnięcia dotychczasowych procesów (chociażby ze względu na konieczność skrupulatniejszego niż wcześniej dotrzymywania terminów - podpisu elektronicznego nie da się antydatować). Cyfryzacja raportowania finansowego pociągnęła za sobą również konieczność rozszerzenia kompetencji osób pracujących ze sprawozdaniami finansowymi - księgowych i audytorów. Wiedząc, że błąd w podpisie dokumentu może spowodować jego odrzucenie przez systemy Krajowego Rejestru Sądowego bądź Krajowej Administracji Skarbowej, sumienni księgowi mają kolejne zmartwienie: jak upewnić się, że z zastosowanymi podpisami jest wszystko w porządku? Muszą wtedy odpowiedzieć sobie na trzy podstawowe pytania, tj.