W dobie szybkich zmian otoczenia biznesowego oraz w związku z potrzebą podnoszenia kwalifikacji pracowników wskazane są też zmiany w sposobie podejścia do organizacji szkoleń wyjazdowych. Wymaga to od osób, które je przygotowują - zarazem odpowiedzialnych za rozwój pracowników - tworzenia nowych programów treningowych lub modyfikacji już istniejących.

Niestety, często opracowywane są one zbyt pospiesznie lub niedokładnie, co może przynieść skutek wręcz odwrotny do zamierzonego, nie wspominając już o braku spodziewanych rezultatów. Warto zatem prześledzić i przeanalizować każde stadium przygotowania i przeprowadzenia szkolenia wyjazdowego, zwrócić uwagę na szczególnie istotne punkty. Właściwe postępowanie podczas tych etapów jest gwarancją sukcesu każdej ze stron tego procesu: uczestników, zleceniodawcy - najczęściej jest to pracodawca - i trenera.

Proces szkoleniowy zaczyna się z chwilą podjęcia decyzji o potrzebie jego przeprowadzenia. Na tym etapie osoba zajmująca się organizacją - a nie zleceniodawca! - musi ustalić temat i spodziewany efekt, jaki to szkolenie ma przynieść. Jest to niezwykle ważny, jeśli nie najistotniejszy moment decydujący o końcowym sukcesie. Decyzja o przeprowadzeniu szkolenia może zapaść na zebraniu kierownictwa firmy, kiedy tworzy się nowy dział, nowy zespół i wprowadza nieznane przedtem procedury na podstawie informacji dotyczących wyników lub jakości pracy personelu. Zadaniem trenera będzie weryfikacja potrzeb szkoleniowych.