Krajowy System e-Faktur. Wdrożenie w firmie

W dzisiejszych czasach, technologia odgrywa kluczową rolę w wielu aspektach życia, także w dziedzinie finansów i rozliczeń podatkowych. Jednym z przełomowych rozwiązań wprowadzanych w Polsce jest Krajowy System e-Faktur (KSeF).

1. Wstęp

Od 1 lutego 2026 r. podatnicy będą musieli zmierzyć się z rewolucją w zakresie fakturowania. Zgodnie z uchwaloną nowelizacją ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT)¹ wszystkie faktury dla podmiotów gospodarczych (B2B) będą wystawiane i odbierane w formie elektronicznej w postaci plików XML zgodnych z określoną strukturą XSD za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Choć KSeF funkcjonuje w formule fakultatywnej już od 1 stycznia 2022 r., to mimo wprowadzonych zachęt niewiele firm zdecydowało się dotychczas na korzystanie z systemu dobrowolnie.

Wraz z wprowadzeniem obligatoryjnego KSeF obecne „zwykłe” faktury elektroniczne i papierowe w relacjach z podatnikami zostaną zastąpione fakturami ustrukturyzowanymi wystawianymi i odbieranymi w centralnym systemie KSeF. Co istotne, również faktury dla kontrahentów zagranicznych będą wystawiane w KSeF, np. z tytułu WDT, eksportu towarów czy eksportu usług, a jedynie ich dostarczenie nastąpi w inny sposób, np. poprzez wysyłkę e-mailem wizualizacji e-faktury w postaci pliku PDF. Wyłączone z obowiązku wystawiania w KSeF będą jedynie faktury dla konsumentów (B2C) oraz faktury wystawiane przez podmioty zagraniczne, które nie posiadają w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, choć w tych przypadkach dopuszczalne będzie dobrowolne wystawianie faktur w KSeF.

Odroczenie terminu wprowadzenia obowiązkowego KSeF z 1 lipca 2024 r. na 2026 r. uzasadnione zostało problemami technicznymi po stronie KSeF, w szczególności brakiem odpowiedniej wydolności systemu na tak duże obciążenie danymi z faktur. Po odroczeniu terminu odbyły się szerokie konsultacje społeczne, czego efektem jest nowelizacja przepisów, określana jako KSeF 2.0. Istotną zmianą wprowadzoną w podejściu KSeF 2.0 jest tzw. fazowanie wdrożenia. Wspomniane fazowanie polega na rozłożeniu w czasie wejścia w życie obowiązku wystawiania faktur w KSeF ze względu na wartość sprzedaży osiągniętą przez podatników w 2024 r. Podatnicy, których wartość sprzedaży brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, będą zobowiązani do wystawiania faktur w KSeF już od 1 lutego 2026 r., pozostałych zaś obowiązek ten obejmie od 1 kwietnia 2026 r.