Kontrola wewnętrzna w firmie - przykłady zastosowań

Audyt wewnętrzny: Kontrola wewnętrzna w firmie powinna być dokonywana głównie w następujących obszarach: obrocie środkami pieniężnymi, zakupach inwestycyjnych, obrocie magazynowym, zakupach materiałów i towarów, spływie należności, rozrachunkach z pracownikami.

W poprzednim numerze zostały przedstawione powody stosowania procedur kontrolnych w przedsiębiorstwie oraz opisane ogólne zasady przeprowadzania kontroli wewnętrznej. Obecnie przyjrzymy się praktycznym zastosowaniom takiej kontroli.

Obrót gotówkowy jest dokonywany za pomocą kasy. Kasa prowadzona jest przez kasjera - odpowiedzialnego materialnie za prawidłowość stanu gotówki w kasie. Gotówka przechowywana jest np. w metalowej kasetce umieszczanej pod koniec dnia w kasie pancernej lub zamkniętym pomieszczeniu. Klucze do kasetki ma kasjer oraz główny księgowy. Obrót gotówkowy dokumentowany jest dowodami KW - kasa wyda, KP - kasa przyjmie, podpisywanymi każdorazowo przez kasjera oraz osobę pobierającą lub wpłacającą gotówkę. KW i KP powinny być numerowane kolejno i rejestrowane na bieżąco w raporcie kasowym. Raport kasowy dzienny/tygodniowy/miesięczny w zależności od ilości obrotów - jest sporządzany i podpisywany przez kasjera (tabela 1).

Obrót gotówkowy jest obszarem zagrożonym defraudacjami i innego rodzaju nadużyciami, jak np. korzystanie przez kasjera z pieniędzy jednostki do własnych celów. Dlatego ważne jest, żeby prowadzeniem kasy i księgowaniem nie zajmowała się ta sama osoba. Bardzo ważne są również niezapowiedziane inwentaryzacje kasy, co pozwala na ustalenie rzeczywistego stanu gotówki.