Instrukcja kancelaryjna w szkole

Obowiązek właściwego postępowania z dokumentacją w szkołach i innych placówkach oświatowych wynika z art. 6 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (dalej: ustawa o archiwach). Przywołany przepis zobowiązuje m.in. samorządowe jednostki organizacyjne do zapewnienia odpowiedniej ewidencji, przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą powstającej i nadsyłanej do nich dokumentacji.

Wśród obowiązujących aktów wykonawczych do ustawy o archiwach znajduje się rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (dalej: rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej). Analizując jednak zakres podmiotowy tego rozporządzenia, należy dojść do wniosku, że nie obejmuje ono swoim działaniem szkół. Rozporządzenie skierowane jest bowiem wyłącznie do organów gminy i związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu województwa i organów zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędów obsługujących te organy.