Inne wydatki delegacyjne

Katalog świadczeń delegacyjnych przypisanych do obu rodzajów delegacji przewiduje należności związane z przewidywalnymi, powtarzalnymi i zwykłymi sytuacjami (wyżywienie, noclegi, przejazdy), ale odnosi się również do innych wydatków, które w trakcie podróży służbowej mogą powstać. Rozporządzenie w sprawie podróży służbowych tworzy zatem otwarty katalog świadczeń, wskazując, że pracownikowi przysługuje także zwrot innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb (§ 2 pkt 2 lit. d tego rozporządzenia). Nie da się bowiem stworzyć zamkniętego katalogu "pasującego" do wszystkich możliwych wyjazdów. Specyfika poszczególnych delegacji, miejsc docelowych oraz tego, co mają na polecenie pracodawcy wykonać pracownicy, ma potencjalnie bardzo dużą rozpiętość.

Inne wydatki powinny zostać:

● określone lub

● uznane

przez pracodawcę. Oznacza to, że to pracodawca, a nie pracownik decyduje o tym, czy dany wydatek powinien zostać poniesiony, jest wydatkiem koniecznym. Obecne przepisy wskazują wyraźnie, że nie musi to polegać jedynie na określeniu z góry danego wydatku, ale również dają możliwości uznania przez pracodawcę wydatku dokonanego przez pracownika. Nie wszystko można przecież przewidzieć przed wyjazdem. Taka zasada była przyjęta w praktyce także przed wprowadzeniem wyraźnej regulacji w tym zakresie.

O uznaniu innych wydatków decyduje jednak pracodawca, a nie pracownik. To pracodawca ponosi koszty wyjazdów, a zatem musi bezpośrednio mieć wpływ na poziom wydatków i ich zakres. Pracodawca także odpowiada za prawidłowe kwalifikowanie wydatków jako świadczeń ustalonych zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie podróży służbowych.