Wezwanie do potwierdzenia nieistniejącego salda
Dostaliśmy wezwanie do potwierdzenia zerowego salda od kontrahenta X. Jednak nasza jednostka (jednostka budżetowa) nie przeprowadziła z tym kontrahentem żadnej transakcji - w związku z tym w naszych księgach w ogóle nie figurują żadne dotyczące go rozrachunki. Faktura, która jest wymieniona w wezwaniu do potwierdzenia salda, została wystawiona na prośbę naszego pracownika - który zapłacił kontrahentowi X gotówką za usługę szkoleniową myśląc, że zakład pracy pokryje jej koszty. Kierownik jednostki nie wyraził jednak na to zgody, w związku z tym faktura nigdy nie została przedłożona w księgowości. W jaki sposób zatem powinniśmy zgodnie z prawem odpowiedzieć na wezwanie do potwierdzenia salda?
Izabela Motowilczuk
Skoro w księgach rachunkowych jednostki nie figurują żadne rozrachunki z kontrahentem X, to należy go o tym poinformować, zamieszczając stosowną adnotację na odsyłanym mu odcinku wezwania do potwierdzenia salda - dla kontrahenta będzie to dowód, że przeprowadził inwentaryzację rozrachunków zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor). Należy jednak podkreślić, że celowość stosowania metody pisemnego potwierdzania stanu należności w przypadku zerowych sald kont rozrachunkowych, dotyczących sytuacji, w których należności są regulowane jednorazowo gotówką w chwili zawarcia transakcji, co jest niezwłocznie potwierdzane w fakturze, stoi pod znakiem zapytania. Potwierdzanie takich sald tylko generuje dodatkowe koszty - zarówno po stronie wierzyciela jak i dłużnika - w postaci opłat pocztowych. W praktyce dla sald należności, których wysokość nie jest istotna z punktu widzenia jednostki, lepiej jest stosować metodę inwentaryzacji przewidzianą w art. 26 ust. 1 pkt 3 uor - polegającą na porównaniu danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.
POTRZEBUJESZ POMOCY?