Refundacja kosztów projektu systemowego w ramach PO KL w ośrodku pomocy społecznej

Ośrodek pomocy społecznej realizuje projekt systemowy w ramach PO KL. W budżecie projektu w kosztach pośrednich rozliczanych ryczałtem zaplanowano koszty zarządu oraz wynagrodzenie księgowości jako "refundacje 21% wynagrodzenia + dodatku" brutto (wynagrodzenie + dodatek brutto, składki ZUS opłacane przez pracodawcę). Na jakich kontach oraz na podstawie jakich dokumentów księgowych należy zaksięgować ww. refundację w budżecie ośrodka i w budżecie projektu? Kiedy należy zrefundować ww. wydatki? Czy ośrodek pomocy społecznej jako jednostka budżetowa powinien mieć określone zasady obowiązujące w zakresie zwrotu wydatków, aby móc je zrefundować z budżetu projektu?