Przechowywanie i ewidencja kaucji pieniężnych za wynajmowane lokale niemieszkalne

Opis nieprawidłowości: W przepisach gminnych, określających zasady wynajmu świetlic wiejskich osobom fizycznym na organizację imprez okolicznościowych, wprowadzono zasadę, że oprócz czynszu najmu najemca ma obowiązek złożyć w urzędzie gminy kaucję w gotówce na zabezpieczenie ewentualnych roszczeń wynajmującego z tytułu zniszczenia lub uszkodzenia urządzeń oraz wyposażenia świetlic. Kaucje były wnoszone w kwotach określonych w umowach wynajmu jako depozyty do kasy urzędu gminy przed wynajęciem świetlicy i przechowywane w niej przez kilka-kilkanaście dni, aż do czasu komisyjnego odbioru lokalu po imprezie oraz stwierdzenia jego stanu - i zarządzenia zwrotu najemcy bądź przekazania na rachunek bankowy dochodów gminy (w przypadku ich przepadku w związku ze stwierdzonymi szkodami). Ponieważ w instrukcji kasowej nie określono zasad dokumentowania faktu przyjęcia i zwrotu depozytów, nie były one w żaden sposób ewidencjonowane, m.in. oprócz zapisów o wysokości kaucji w umowie wynajmu - nie sporządzano ani dowodów KP - "Kasa przyjmie", ani dowodów KW - "Kasa wypłaci" przy wpłacie i zwrocie depozytów, a zdeponowane środki nie były ujmowane w raporcie kasowym ani odprowadzane na rachunek bankowy sum depozytowych. Wójt gminy oraz skarbnik gminy w złożonych wyjaśnieniach stwierdzili, że ponieważ w ich mniemaniu gotówka ze środków depozytowych nie jest dochodem gminy, nie podlega obowiązkowi ewidencjonowania, dopóki nie zostanie do tych dochodów zaliczona, a rachunek bankowy sum depozytowych funkcjonujący w gminie jest przeznaczony na gromadzenie depozytów należnych na podstawie ustaw (wadiów przetargowych i zabezpieczeń należytego wykonania umów o zamówienia publiczne). Poza tym przez cały okres przyjmowania i przechowywania kaucji zabezpieczających w kasie (od listopada 2012 r.) nigdy nie doszło do żadnej defraudacji, a przechowywana gotówka nigdy nie przekroczyła limitów gotówki, która zgodnie z przepisami może być bezpiecznie przechowywana w jednostce.