Jak obciążać pracowników kosztami używania telefonów komórkowych

Zgodnie z zarządzeniem starosty, starostwo powiatowe pokrywa miesięczny koszt używania telefonów komórkowych do określonej kwoty. W przypadku przekroczenia limitu pracownik musi zwrócić różnicę między limitem a kwotą wynikającą z faktury za telefon. Czy powiat postępuje prawidłowo, opodatkowując VAT takie obciążenia? Jak należy je dokumentować?