Rejestracja dokumentacji biurowej w urzędzie gminy

Rejestracja dokumentacji biurowej w urzędzie gminy

Jakie są zasady rejestracji przesyłek wpływających do urzędu gminy i dokumentów powstających w toku jego działalności? Czy są jakieś rodzaje przesyłek, których nie powinno się rejestrować – pyta Czytelnik „Gazety Samorządu i Administracji”.

Podstawą sprawnego i profesjonalnego załatwiania spraw w postępowaniu administracyjnym w urzędach gmin jest dobrze zorganizowany i nadzorowany system rejestracji i znakowania dokumentacji biurowej.

Zasady rejestracji przesyłek wpływających do urzędu gminy i dokumentów powstających w toku jego działalności określa rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. nr 112, poz. 1319). Instrukcja kancelaryjna jest to zbiór przepisów wewnętrznych, regulujących sposób wykonywania przez wszystkie ogniwa organizacyjne urzędu gminy czynności związanych z obiegiem pism oraz tryb formalnego postępowania z pismami i aktami. Instrukcja kancelaryjna została bowiem stworzona w celu zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz ochrony ich przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.