Akta spraw lepiej zniszczyć, niż oddać na makulaturę lub wyrzucić do śmietnika

Dokumenty urzędowe tworzące akta spraw ostatecznie załatwionych - zgodnie z instrukcjami kancelaryjnymi dla organów gminy, powiatu i samorządu województwa oraz zespolonej administracji rządowej w województwie - powinny być przekazane do archiwum zakładowego kompletnymi rocznikami po upływie 1 roku. W 2004 roku archiwum zakładowe będzie przyjmowało akta wytworzone i zakończone w 2002 roku. Przekazanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego powinno nastąpić nie później niż po upływie 25 lat od ich wytworzenia. Co jednak zrobić z dokumentami urzędowymi, które nie mają znaczenia archiwalnego lub dla których okres przechowywania w archiwum zakładowym już minął? Najlepiej je po prostu zniszczyć.

Zasady i procedurę niszczenia niemających znaczenia archiwalnego dokumentów urzędowych określa rozporządzenie ministra kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. nr 167, poz. 1375).