Każde wysyłane pismo musi mieć znak sprawy

Każde pismo wysyłane z urzędu gminy musi mieć znak sprawy. Zgodnie bowiem z par. 27 ust. 1 pkt. 2 i 3 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin, pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać m.in. znak sprawy i powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy.