Dokumentacja w dziedzinowych systemach teleinformatycznych
Urzędy administracji publicznej, głównie samorządy, wykorzystują dużą liczbę systemów teleinformatycznych do realizacji bieżących zadań. Niektóre z tych systemów umożliwiają rezygnację z papierowego dokumentowania realizowanych spraw. Jednak nie wszystkie są do tego przeznaczone i przygotowane.
Podstawowym systemem służącym do zarządzania dokumentacją jest system EZD, czyli elektronicznego zarządzania dokumentacją, spełniający w szczególności wymagania rozporządzenia Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów państwowych (dalej: rozporządzenie w sprawie IK).
Wewnętrzne systemy teleinformatyczne
EZD musi spełniać wiele wymogów prawnych wynikających z ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz aktów wykonawczych (dalej: ustawa o archiwach).
Urzędy, poza systemami EZD, wykorzystują przede wszystkim systemy teleinformatyczne dedykowane realizowaniu określonych zadań:
1) dokumentując w tych systemach przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw,
2) wykorzystując systemy jako wspomaganie dokumentowania spraw w postaci papierowej,
3) wykorzystując system jako bazę danych (ewidencję, rejestr), dotyczącą określonego rodzaju spraw.
POTRZEBUJESZ POMOCY?