Protokoły w postępowaniu administracyjnym

Organ administracji publicznej ma obowiązek sporządzenia zwięzłego protokołu z każdej czynności postępowania, która ma istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy (art. 67 ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego; dalej: k.p.a.). Protokół jest sporządzany m.in. w sytuacji przyjęcia wnoszonego ustnie podania, przesłuchania strony, świadka lub biegłego (okoliczności z tego zakresu mają wartość dowodową, jeżeli zostały zarejestrowane w formie protokołu - wyrok WSA w Szczecinie z 19 grudnia 2007 r., sygn. akt II SA/Sz 952/07), oględzin i ekspertyz, samej rozprawy czy też ustnego ogłoszenia rozstrzygnięcia administracyjnego. Jeżeli bowiem to, co znajduje się w aktach, jest jedynie odpisem decyzji (np. wydrukiem z komputera), to nie można stwierdzić, aby doręczenie tego wydruku czyniło zadość ustawowym obowiązkom organu administracji publicznej (uchwała NSA z 13 października 1997 r., sygn. akt FPK 13/97).