Jak rozliczyć w VAT obciążenie kontrahenta dodatkowymi kosztami

Refakturowanie

Przepisy ustawy o VAT oraz jej rozporządzeń wykonawczych nie definiują wprost pojęcia refakturowania, nie określają też odrębnych zasad związanych ze sposobem rozliczenia tego typu transakcji. Przepisy wspólnotowe przyjmują, że refakturowanie jest świadczeniem usługi przez podmiot odsprzedający usługę, mimo że faktycznie jej nie wykonał. Jak wynika z art. 28 dyrektywy 2006/112/WE, jeśli podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że podatnik ten sam otrzymał i wyświadczył te usługi. W krajowych przepisach o VAT kwestia ta została uregulowana odpowiednio w art. 8 ust. 2a ustawy o VAT. Czynność tę uznaje się więc za świadczenie usługi, która podlega opodatkowaniu, a podstawą opodatkowania jest kwota należna z tytułu świadczenia usługi, pomniejszona o kwotę podatku (art. 30 ust. 3 ustawy o VAT).

Zasady refakturowania zostały wypracowane przede wszystkim przez doktrynę i orzecznictwo. Musi ono spełniać pewne warunki, a mianowicie koszty wykonanego świadczenia mogą zostać "przerzucone" (refakturowane) na faktycznego odbiorcę, jeśli:

● przedmiotem refakturowania jest usługa,

● z wykonanej usługi faktycznie nie korzysta (lub korzysta częściowo) podmiot, na który pierwotnie została wystawiona faktura/rachunek,

● odsprzedaż dokonywana jest po cenie zakupu (bez doliczania marży),

● podatnik refakturujący usługę dokumentuje odsprzedaż za pomocą faktury VAT z uwzględnieniem tej samej stawki (lub ewentualnie zwolnienia), która wynika z faktury VAT otrzymanej od usługodawcy,

● strony łączy umowa, z której wynika zastrzeżenie o refakturowaniu danego rodzaju czynności, która służy realizacji umowy.

Po spełnieniu tych warunków usługa może być przedmiotem odsprzedaży w drodze refakturowania. Czynność ta jest wówczas dokumentowana tzw. refakturą, czyli zwykłą fakturą VAT wystawioną przez podmiot pośredniczący pomiędzy usługodawcą a rzeczywistym nabywcą tej usługi.

Zwrot kosztów

Obciążenie kontrahenta kosztami nie w każdym przypadku powoduje konieczność ich opodatkowania i udokumentowania fakturą VAT. Pojęcie "usługi" obejmuje świadczenia wzajemne, wobec czego tylko świadczenia oparte na stosunku zobowiązaniowym powinny być opodatkowane VAT. Natomiast świadczenie pieniężne, które nie stanowi wynagrodzenia za wykonaną usługę, pozostaje poza zakresem VAT i powinno być udokumentowane dokumentem innym niż faktura VAT (np. notą księgową). Przykładem takiej sytuacji może być zwrot kosztów o charakterze sanacyjno-odszkodowawczym, a także zwrot opłat za czynności urzędowe.

1. Opłaty skarbowe, opłaty sądowe i inne opłaty za czynności urzędowe

Prowadzę działalność gospodarczą polegającą na opracowywaniu dokumentacji projektowej dotyczącej przedsięwzięć budowlanych. Kosztem usługi za wykonanie projektu z doliczonym VAT obciążam klienta. Poza ryczałtowo określonym wynagrodzeniem za usługę, zgodnie z umową, zleceniodawca jest zobowiązany również do zwrotu kosztów poniesionych na opłaty skarbowe za udzielenie pełnomocnictwa, opłaty za wypisy z ewidencji gruntów i opłaty sądowe. Wymienione opłaty ponoszę w imieniu i na rzecz klienta. Nie wchodzą one w skład wynagrodzenia ryczałtowego określonego w umowie za opracowanie projektu, co po części wynika też z faktu, że na etapie zawierania umowy z kontrahentem trudno mi określić, jaka będzie ostateczna wartość tych opłat. Czy ich zwrot podlega opodatkowaniu VAT? Jak udokumentować przeniesienie tych opłat na zleceniodawcę?