Jak przygotować biuro rachunkowe do obowiązkowego KSeF

1 lutego 2026 r. planowane jest wejście w życie – wielokrotnie już odraczanego – Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To pierwszy etap wprowadzania KSeF. Drugo rozpocznie się 1 kwietnia 2026 r. Sejm zakończył pracę nad ustawą zmieniającą KSeF. Dlatego warto już rozpocząć przygotowania, aby poznać system i ustalić zasady działania w naszym biurze.

Sejm zakończył prace nad ustawą wprowadzającą zmiany w funkcjonowaniu KSeF. Najwięksi podatnicy zaczną obligatoryjnie korzystać z systemu od 1 lutego 2026 r.(obrót w 2024 r. przekraczający 200 mln brutto). Kolejną grupę podatników obejmie ten obowiązek od 1 kwietnia 2026 r. Dla części podatników przewidziane zostały dalsze terminy(1 stycznia 2027 r.). Są to podatnicy, u których sprzedaż w miesiącu nie przekracza 10 000 zł lub wystawiający faktury przy użyciu kas. Jak z tego wynika wprowadzenie KSeF jest przesądzone, dlatego warto zawczasu ustalić zasady organizacji pracy w biurze i współpracy z klientami.

1. Do czego służy KSeF

KSeF jest systemem teleinformatycznym służącym m.in. do:

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
• wystawiania faktur ustrukturyzowanych;
• dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
• otrzymywania faktur ustrukturyzowanych;
• przechowywania faktur ustrukturyzowanych;
• oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur.

Zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, kiedy mowa jest o fakturze ustrukturyzowanej, rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Faktura wystawiana przy użyciu KSeF jest określona w strukturze logicznej i posiada ściśle określone pola, które podatnicy będą wypełniać. Część pól jest obowiązkowa, co wynika wprost z art. 106e ustawy o VAT, a część będzie wypełniana przez podatników wtedy, gdy zajdzie taka potrzeba.

Podkreślenia wymaga jednak fakt, że nie wszystkie faktury znajdujące się w obiegu będą wystawiane przy użyciu KSeF. Jak wskazuje bowiem art. 106ga ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Jednak obowiązek ten nie dotyczy wystawiania faktur:

1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3) dokumentujących czynności rozliczane według procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, tj. według:

• procedury nieunijnej dotyczącej niektórych usług,
• procedury w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób,
• procedury dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych;

4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s ustawy o VAT, a zatem w drodze rozporządzenia;

6) przez zagranicznego podatnika, który w Polsce korzysta z procedury SME(art. 113a ustawy o VAT).

Oznacza to, że w zależności od sytuacji podatnicy będą mieli część faktur wystawionych przy użyciu KSeF, a część poza KSeF. W przypadku gdy pojawi się konieczność wystawienia faktury sprzedaży na rzecz podmiotu zagranicznego za pomocą KSeF, przepisy przewidują, że sprzedawca przekaże wersję zwizualizowaną.

Przytoczone przykłady prowadzą dość jasno do wniosku, że w zakresie faktur sytuacja będzie zróżnicowana, a mianowicie podatnicy będą posiadać część faktur tradycyjnych, a część ustrukturyzowanych. W tym miejscu należy także zwrócić uwagę, że podatnicy będą posługiwali się zarówno fakturami sprzedaży, jak i fakturami zakupu wystawionymi w KSeF. Z tego powodu tak istotne jest prawidłowe wdrożenie tego systemu zarówno po stronie podatników, jak i po stronie biur rachunkowych, które te podmioty obsługują. Zasady nadawania uprawnień do korzystania z KSeF reguluje rozporządzenie w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. W rozporządzeniu tym określono:

• rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF,
• sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF oraz wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu tych uprawnień,
• sposoby uwierzytelnienia podmiotów korzystających z KSeF,
• dane faktury ustrukturyzowanej, których podanie umożliwia dostęp do tej faktury w KSeF.

Jak wynika z treści rozporządzenia, podatnik może wystawiać faktury ustrukturyzowane oraz je odbierać samodzielnie lub przy pomocy osób czy podmiotów do tego przez niego upoważnionych.

Jakiego zatem rodzaju uprawnienia do KSeF klient może nadać biuru rachunkowemu? Są to uprawnienia do:

• wystawiania faktur ustrukturyzowanych,
• odbierania faktur ustrukturyzowanych,
• nadawania uprawnień,
• zarządzania uprawnieniami.

2. W jaki sposób można nadać uprawnienia do KSeF

Jak się okazuje, nadawanie uprawnień do KSeF zależy od statusu podatnika.

2.1. Podatnik będący osobą fizyczną

Uprawnienie pierwotne, czyli możliwość bezpośredniego uwierzytelnienia się w KSeF, ma osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą. Osoba taka nie musi nic zgłaszać. Po zalogowaniu się z wykorzystaniem profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego może nadać innym osobom uprawnienia imienne do korzystania z KSeF w odniesieniu do jej firmy lub wygenerować token, który zostanie przez te osoby wprowadzony do systemów komputerowych, z których będą korzystać do obsługi KSeF.

2.2. Podatnicy inni niż osoba fizyczna, np. spółka cywilna, jawna lub spółka z o.o.

W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy dysponują kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną zawierającą NIP, możliwe jest korzystanie z KSeF również na podstawie domyślnych uprawnień właścicielskich – bez konieczności wcześniejszego zgłaszania tego faktu do urzędu skarbowego.

Natomiast podatnicy inni niż osoby fizyczne, którzy nie posiadają kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (np. spółki cywilne, jawne, komandytowe, komandytowo-akcyjne, partnerskie czy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością), w celu uzyskania dostępu do KSeF powinni złożyć zawiadomienie na formularzu ZAW-FA. Podkreślić należy, że na druku ZAW-FA można wskazać tylko jedną osobę. Osoba ta będzie pełniła funkcję reprezentanta. Może on nadawać uprawnienia do KSeF w imieniu podmiotu, który złożył ZAW-FA.

3. Jak należy wypełnić formularz ZAW-FA

W formularzu ZAW-FA wskazuje się osobę fizyczną, która będzie pełniła rolę reprezentanta spółki i zostanie zgłoszona do urzędu skarbowego. Po pozytywnej weryfikacji i uwierzytelnieniu się za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego osoba ta uzyska dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur.

Formularz ZAW-FA składa się z pięciu części:

Część A – zawiera dane naczelnika właściwego urzędu skarbowego oraz cel złożenia formularza (np. nadanie uprawnień lub ich odebranie).

Część B – obejmuje informacje o podmiocie, który będzie nadawał i odbierał uprawnienia do korzystania z KSeF. Należy tu podać m.in. nazwę firmy, jej adres oraz dane kontaktowe.

Część C – służy do wskazania osoby fizycznej, która będzie reprezentowała dany podmiot w systemie KSeF.

Część D – dotyczy danych identyfikujących podpis elektroniczny. Uzupełnia się ją wyłącznie w sytuacji, gdy osoba wskazana w części C nie posiada numeru NIP ani PESEL – a co za tym idzie, jej kwalifikowany podpis elektroniczny nie zawiera tych danych.

Część E – to miejsce na podpisy zgodne z zasadami reprezentacji obowiązującymi w danym podmiocie.

Formularz ZAW-FA można złożyć tylko w formie papierowej.

4. W jaki sposób osoba uprawniona może się zalogować do KSeF

Aby zalogować się do KSeF po otrzymaniu uprawnień, należy się uwierzytelnić:

kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo

kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, albo

podpisem zaufanym, albo

wygenerowanym przez KSeF tokenem.

5. Od czego powinno rozpocząć wdrażanie KSeF biuro rachunkowe

Aby rozpocząć analizę, trzeba odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

• Kto jest odpowiedzialny obecnie (kiedy nie ma jeszcze KSeF) za wystawianie faktur sprzedaży?
• W jaki sposób klient otrzymuje faktury zakupowe?
• W jaki sposób przekazuje faktury sprzedaży i zakupu do biura rachunkowego?
• Jak bardzo chcemy być zaangażowani we współpracę z klientem i proces jego fakturowania oraz zakupów?

W dalszej kolejności należy ustalić plan działania w zakresie implementacji systemu w biurze rachunkowych zarówno w aspekcie merytorycznym, jak i technicznym.

Etapy wdrożenia KSeF w biurze rachunkowym

Szkolenie merytoryczne w zakresie obowiązków dotyczących KSeF.

Analiza obecnych rozwiązań stosowanych w biurze rachunkowym.

Analiza oczekiwań w zakresie obsługi klienta w związku z wejściem w życie KSeF.

Analiza i przygotowanie mapy procesu oraz procedury obsługi klientów w związku z wejściem w życie KSeF.

Analiza konieczności dostosowania technicznego do wymogów związanych z KSeF.

Szkolenie merytoryczne pracowników w zakresie postępowania dotyczącego KSeF, obsługi klientów, obsługi programów.

Uzgodnienie z klientami planowanego wdrożenia KSeF przez biuro rachunkowe i oczekiwań.

Etap 1. Szkolenie merytoryczne w zakresie obowiązków dotyczących KSeF

Biuro rachunkowe w pierwszej kolejności powinno zapewnić odpowiedni poziom wiedzy na temat KSeF zarówno osobom odpowiedzialnym w biurze za jego wdrożenie, jak i pracownikom księgowym, którzy obsługują klientów.

Etap 2. Analiza obecnych rozwiązań stosowanych w biurze rachunkowym

W obecnych realiach biura rachunkowe w sposób zróżnicowany mają zorganizowaną pracę z klientami. W praktyce oznacza to, że biura rachunkowe coraz częściej opierają swoją działalność na różnorodnych systemach informatycznych, które służą nie tylko do księgowania, ale również do sprawnego obiegu dokumentów oraz komunikacji z klientami. Obecnie niemal każde biuro korzysta z jednego lub kilku systemów informatycznych umożliwiających prowadzenie pełnej księgowości, uproszczonych form ewidencji, kadrowo-płacowych czy rozliczeń podatkowych. Zdecydowanie także coraz większe znaczenie zyskują narzędzia wspierające wymianę dokumentów z klientami. Proces ten rozpoczął się zwłaszcza od czasów COVID-19, kiedy to brak osobistych kontaktów z klientami, często przyzwyczajonych do przywożenia osobiście dokumentów, wymógł przekaz elektroniczny.

W wielu biurach obecnie funkcjonuje model przesyłania faktur e-mailem, jednak coraz częściej są także stosowane zintegrowane systemy umożliwiające klientom przesyłanie dokumentów, takich jak faktury kosztowe, paragony z kas fiskalnych czy umowy. Najczęściej odbywa się to poprzez dedykowane platformy, które umożliwiają załadowanie skanów dokumentów oraz ich opisanie (np. podanie daty otrzymania, rodzaju kosztu, opisanie wydatku np. jako zakup środka trwałego, wskazanie numeru rejestracyjnego dla faktury np. dotyczącej paliwa samochodowego). W efekcie końcowym biuro otrzymuje gotowe do zaksięgowania dokumenty, co znacząco skraca czas pracy i minimalizuje ryzyko błędów wynikających z nieczytelnych lub niekompletnych informacji. Dodatkowo wielu klientów biur rachunkowych korzysta z własnych programów do fakturowania, z których eksportuje dane o sprzedaży i przekazuje do księgowości. Wprowadzenie obowiązkowego KSeF może być dobrym momentem, aby zastanowić się nad przeorganizowaniem obiegu dokumentów w biurze rachunkowym.

Etap 3. Analiza oczekiwań w zakresie obsługi klienta w związku z wejściem w życie KSeF

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF to wyzwanie dla biur rachunkowych i ich klientów. Biuro w pierwszej kolejności powinno ocenić, w jaki sposób chce wdrożyć u siebie KSeF i jak bardzo chce być zaangażowane we wspieranie swoich klientów. Każde biuro ma swój model pracy i to od niego będzie zależeć, jak mocno zaangażuje się we wdrażanie KSeF u klientów.

W wielu przypadkach wymagać to będzie także zrozumienia, jakie oczekiwania mają nasi klienci. Jednak to od nas będzie zależeć, czy nasze biuro te oczekiwania spełni, ale warto te potrzeby poznać. Niestety, ale klienci biur rachunkowych często oczekują kompleksowego wsparcia przy wdrażaniu nowych rozwiązań technologicznych, w tym nadchodzącego KSeF. Może się więc zdarzyć, że będą oczekiwali poprowadzenia za rękę w tym procesie. W tym miejscu wydaje się jednak zasadne stwierdzenie, że biuro rachunkowe nie powinno odpowiadać za prowadzenie biznesu w zakresie obiegu faktur klientów. Tym samym klient musi sam wyedukować się w tym zakresie na tyle, aby umieć wystawiać faktury ustrukturyzowane oraz odbierać takie faktury. Wszak to nie biuro będzie dokonywać płatności za faktury zakupowe. Nie wydaje się także zasadne, aby biuro reprezentowało w pełnym zakresie klienta w KSeF.

W jaki sposób klient może pracować z biurem po wejściu w życie KSeF? Jest możliwych kilka modeli takiej współpracy.

1. Model importowania dokumentów. Klient samodzielnie pobiera faktury sprzedażowe i zakupowe. Biuro nie jest zaangażowane w proces wysyłania i pobierania dokumentów z systemu. Klient dostarcza dokumenty w formie pliku XML za pomocą np. e-maila.

Zaleta tego rozwiązania. To klient decyduje, jaka faktura jest związana z prowadzoną działalnością i czy ma być przekazana do księgowania. To klient odpowiada za opisanie faktur.

2. Model platformy do wymiany dokumentów między klientem a biurem. Biuro zapewnia platformę dającą możliwość opisywania dokumentów. Platforma umożliwia klientowi pobranie faktur z KSeF. Klient opisuje faktury, wskazuje, które są związane z działalnością, opisuje rodzaj wydatku i podaje inne niezbędne dla księgowości informacje.

Co jest istotne, wiele z aktualnie używanych programów księgowych oraz platform dla klientów jest już przystosowanych do integracji z KSeF. Oprogramowanie to umożliwia pobieranie faktur wystawionych i otrzymanych przez klientów bezpośrednio z systemu KSeF, co jeszcze bardziej automatyzuje proces obiegu dokumentów oraz zwiększa jego bezpieczeństwo i przejrzystość.

Zaleta tego rozwiązania. To klient decyduje, jaka faktura jest związana z prowadzoną działalnością i czy ma być przekazana do księgowania. To klient odpowiada za opisanie faktur. Faktury są na bieżąco przekazywane w systemie.

3. Model pełnego wsparcia. Biuro jest zaangażowane w wysyłanie i pobieranie faktur oraz zarządzenia uprawnieniami do KSeF klienta.

Problemy i ryzyka. Wystawienie faktury w KSeF jest równoznaczne z jej wysłaniem. Istnieje więc ryzyko odpowiedzialności na podstawie przepisów Kodeksu karnego skarbowego dla księgowych, którzy takie faktury w imieniu klienta wystawiają. Dodatkowo, jeśli to biuro pobiera faktury zakupowe, to pojawia się kwestia, kto zajmie się weryfikacją tych faktur, ich zapłatą. Oczywiście biuro może przekazywać faktury do zatwierdzenia klienta, ale jest to sporo dodatkowych czynności administracyjno-zarządzających, a zatem powinno być dokładnie ocenione, czy biuro chce takich czynności dokonywać.

W jaki zatem sposób klienci powinni nadać uprawnienia dla biura? Zależy to od wybranego modelu współpracy.

1. Model importowania dokumentów. Biuro nie potrzebuje żadnych uprawnień, gdyż klient przesyła do biura faktury w formacie XML. Biuro samodzielnie nic nie pobiera z KSeF.

2. Model platformy do wymiany dokumentów między klientem a biurem. Biuro zapewnia platformę dającą możliwość opisywania dokumentów. Platforma umożliwia klientowi pobranie faktur z KSeF.

W tej sytuacji klient musi pozyskać token do platformy, która pozwoli mu pobierać faktury za jej pomocą. W takiej sytuacji, jeśli jest:

osobą fizyczną, to:

• za pomocą swojego profilu zaufanego loguje się do aplikacji podatnika na stronie: https://ksef.podatki.gov.pl/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/,
• wchodzi w zakładkę Tokeny,

• wchodzi w zakładkę Generuj token,
• następnie wypełnia pola nazwa tokena i opisuje token, np. Token dla platformy XXX,

• w kolejnym polu wskazuje rolę, do jakiej jest przypisany token; do wyboru ma: dostęp do faktur, wystawianie faktur, przeglądanie uprawnień, zarządzanie uprawnieniami,

Jeśli klient za pomocą platformy chce mieć tylko możliwość obsługi faktur, to wybiera: dostęp do faktur oraz wystawianie faktur.

• następnie klika Generuj token.

Klientowi pojawi się token z ciągiem liczb.

Uwaga! Numer tokena wyświetlany jest tylko raz. Nie będzie można go ponownie podświetlić, więc trzeba go od razu wprowadzić do programu lub bezpiecznie zapisać.

Token wprowadzamy do naszej platformy i powinno działać otrzymywanie czy wystawianie faktur, jeśli do tego platforma służy.

osobą prawną:

Jeśli podmiot nie ma pieczęci kwalifikowanej, to musi wybrać reprezentanta na ZAW-FA i wysłać formularz do urzędu skarbowego:

• po nadaniu uprawnień reprezentantowi będzie on mógł się zalogować do aplikacji podatnika z wykorzystaniem swojego profilu zaufanego,
• za pomocą swojego profilu zaufanego loguje się do aplikacji podatnika na stronie: https://ksef.podatki.gov.pl/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/,

• wchodzi w zakładkę Tokeny,

Na poniższym zdjęciu widać lokalizację tej zakładki.

• wchodzi w zakładkę Generuj token,
• następnie wypełnia pola nazwa tokena i opisuje token, np. Token dla platformy XXX,

• w kolejnym polu wskazuje rolę, do jakiej jest przypisany token; do wyboru ma: dostęp do faktur, wystawianie faktur, przeglądanie uprawnień, zarządzanie uprawnieniami. Jeśli klient za pomocą platformy chce mieć tylko możliwość obsługi faktur, to wybiera: dostęp do faktur oraz wystawianie faktur,
• następnie klika Generuj token.

Klientowi pojawi się token z ciągiem liczb. Uwaga! Numer tokena wyświetlany jest tylko raz. Nie będzie można go ponownie podświetlić, więc trzeba go od razu wprowadzić do programu lub bezpiecznie zapisać.

Token wprowadzamy do naszej platformy i powinno działać otrzymywanie czy wystawianie faktur, jeśli do tego platforma służy.

Jeśli osoba prawna ma pieczęć kwalifikowaną, to osoba ją posiadająca loguje się do aplikacji podatnika z jej wykorzystaniem i generuje token jak osoba, której nadano uprawnienia za pomocą KSeF.

3. Model pełnego wsparcia. Klient nadaje biuru uprawnienie podobnie jak w poprzednim modelu, czyli poprzez token z uprawnieniem (rolą) do wszystkiego, a zatem: dostęp do faktur, wystawianie faktur, przeglądanie uprawnień, zarządzanie uprawnieniami. Po otrzymaniu takiego tokena biuro może w kompleksowy sposób zarządzać KSeF klienta.

Etap 4. Analiza i przygotowanie mapy procesu oraz procedury dla obsługi klientów w związku z wejściem w życie KSeF

Celem analizy procesu obsługi klienta w kontekście KSeF jest:

• zidentyfikowanie kluczowych punktów kontaktu klienta z biurem rachunkowym,
• zrozumienie nowych obowiązków wynikających z korzystania z systemu oraz
• opracowanie logicznej i przejrzystej ścieżki postępowania – zarówno dla pracowników biura, jak i samych klientów.

Dobrze opracowana mapa procesu oraz zestaw procedur pozwala ustandaryzować działania i znacząco usprawnia wdrożenie KSeF w codziennej pracy.

Dobrze przygotowana procedura wdrożenia KSeF w biurze rachunkowym powinna obejmować:

• weryfikację statusu klienta w KSeF (w szczególności, czy posiada dostęp do KSEF, czy z niego korzysta, jeśli tak, to w jakim zakresie);
• sposób integracji z KSeF (czy klient korzysta z własnego oprogramowania, czy przez biuro);
• uzgodnienie modelu współpracy z klientem:

– opis obiegu dokumentów – kto, kiedy i w jaki sposób je dostarcza lub odbiera,

– kontrola poprawności i kompletności danych – procedury na wypadek błędnych lub nieczytelnych faktur.

Etap 5. Szkolenie merytoryczne pracowników w zakresie postępowania dotyczące KSeF, obsługi klientów, obsługi programów

Zmiany w przepisach oraz w sposobie obiegu dokumentów finansowych wpływają bezpośrednio na codzienną pracę księgowych i pracowników obsługi klienta. Brak wiedzy lub niejasne procedury mogą prowadzić do:

• błędnego księgowania faktur pobranych z KSeF,
• problemów z terminową realizacją usług,
• nieporozumień z klientami,
• konsekwencji podatkowych dla klientów biura.

Elementy, jakie powinny zostać zawarte w szkoleniu wewnętrznym pracowników dotyczącym KSeF:

• Podstawy prawne i funkcjonalność KSeF
• Czym jest KSeF i jaki ma cel
• Jakie faktury podlegają obowiązkowi przesyłania przez KSeF
• Jak wygląda proces wystawiania i odbierania faktur w systemie
• Obowiązki biura rachunkowego a obowiązki klienta
• Procedury postępowania w biurze rachunkowym
• Wewnętrzne zasady pobierania faktur z KSeF (np. przez pełnomocnictwo, token, upoważnienie)
• Harmonogramy pracy z dokumentami elektronicznymi
• Procedury reagowania na błędy i niezgodności
• Zasady archiwizacji faktur pobranych z KSeF
• Obsługa klientów w kontekście KSeF
• Komunikacja z klientem
• Obsługa programów księgowych i integracyjnych.

Etap 6. Uzgodnienie z klientami planowanego wdrożenia KSeF przez biuro rachunkowe i oczekiwań

Na koniec biuro musi ustalić z klientami model obsługi oraz datę wdrożenia. Nie może być ona późniejsza niż data wejścia w życie obowiązkowego KSeF, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby nastąpiło to wcześniej.

Patrycja Kubiesa

doradca podatkowy