Jak przygotować biuro rachunkowe do obowiązkowego KSeF

1 lutego 2026 r. planowane jest wejście w życie – wielokrotnie już odraczanego – Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To pierwszy etap wprowadzania KSeF. Drugo rozpocznie się 1 kwietnia 2026 r. Sejm zakończył pracę nad ustawą zmieniającą KSeF. Dlatego warto już rozpocząć przygotowania, aby poznać system i ustalić zasady działania w naszym biurze.

Sejm zakończył prace nad ustawą wprowadzającą zmiany w funkcjonowaniu KSeF. Najwięksi podatnicy zaczną obligatoryjnie korzystać z systemu od 1 lutego 2026 r.(obrót w 2024 r. przekraczający 200 mln brutto). Kolejną grupę podatników obejmie ten obowiązek od 1 kwietnia 2026 r. Dla części podatników przewidziane zostały dalsze terminy(1 stycznia 2027 r.). Są to podatnicy, u których sprzedaż w miesiącu nie przekracza 10 000 zł lub wystawiający faktury przy użyciu kas. Jak z tego wynika wprowadzenie KSeF jest przesądzone, dlatego warto zawczasu ustalić zasady organizacji pracy w biurze i współpracy z klientami.

1. Do czego służy KSeF

KSeF jest systemem teleinformatycznym służącym m.in. do:

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
• wystawiania faktur ustrukturyzowanych;
• dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
• otrzymywania faktur ustrukturyzowanych;
• przechowywania faktur ustrukturyzowanych;
• oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur.

Zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, kiedy mowa jest o fakturze ustrukturyzowanej, rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Faktura wystawiana przy użyciu KSeF jest określona w strukturze logicznej i posiada ściśle określone pola, które podatnicy będą wypełniać. Część pól jest obowiązkowa, co wynika wprost z art. 106e ustawy o VAT, a część będzie wypełniana przez podatników wtedy, gdy zajdzie taka potrzeba.

Podkreślenia wymaga jednak fakt, że nie wszystkie faktury znajdujące się w obiegu będą wystawiane przy użyciu KSeF. Jak wskazuje bowiem art. 106ga ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Jednak obowiązek ten nie dotyczy wystawiania faktur: