1. Zasady dokumentowania wydatków kwalifikowanych w projektach unijnych - część 1

Rozliczanie projektu wspartego dotacją unijną wiąże się ze składaniem wniosków o płatność (zaliczkową, pośrednią lub końcową) wraz z informacją dotyczącą poziomu poniesionych wydatków kwalifikowanych oraz postępu realizacji prac zakładanych w harmonogramie rzeczowym i budżecie projektu.

Z punktu widzenia finansowania inwestycji rozdzielenie kategorii wydatków kwalifikowanych i niekwalifikowanych jest istotne, ponieważ refundacją objęte są wyłącznie wydatki kwalifikowane. Wydatki kwalifikowane to koszty i wydatki, które są zbieżne z celami programu operacyjnego i realizowanego projektu, pozostają w związku z realizowanym przedsięwzięciem oraz zostały faktycznie poniesione i we właściwy sposób udokumentowane. Wydatki niekwalifikowane to takie wydatki i koszty, które nie spełniają choć jednego z wymienionych warunków kwalifikowalności lub zostały wyłączone przez organ zarządzający programem operacyjnym z refundacji.

Informacje te powinny zostać potwierdzone dołączonymi do wniosku kopiami właściwie opracowanych dokumentów księgowych oraz innych dokumentów (oświadczeń, zaświadczeń, umów, kart czasu pracy pracownika, list obecności uczestników szkolenia itp.) wymaganych przez instytucje udzielające dotacji.

Zarówno dokumenty przedstawiane we wnioskach o płatność, jak i same wnioski muszą spełniać określone wymogi. Braki merytoryczne i formalne stwierdzone w dowodach załączonych we wniosku o płatność powodują, że część poniesionych wydatków nie będzie kwalifikowała się do refundacji. Uniknięcie braków i błędów w dokumentach wymaga opracowania zasad dotyczących prawidłowego sporządzania, opracowywania, prezentowania (w księgach rachunkowych) oraz archiwizowania dokumentów księgowych adekwatnych do uregulowań krajowych i wspólnotowych.