Prowadzenie i kontrola kompletności ksiąg rachunkowych w Polsce

Kompletność ksiąg rachunkowych nie jest w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor) zdefiniowana jednym przepisem, ale wynika łącznie z obowiązku ujęcia wszystkich przychodów i kosztów danego roku, wyodrębnienia wszystkich zdarzeń istotnych, prowadzenia pełnych elementów ksiąg, ujmowania wszystkich zakwalifikowanych do zaksięgowania dowodów w danym miesiącu oraz przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji. W praktyce oznacza to, że główny księgowy musi umieć wykazać nie tylko poprawność zapisów, lecz także brak luk w dokumentach, numeracji, interfejsach systemowych, rozrachunkach, cut-off, rezerwach, biernych rozliczeniach międzyokresowych kosztów oraz dokumentacji inwentaryzacyjnej.

Operacyjnym właścicielem procesu może być główny księgowy, ale ustawową odpowiedzialność za rachunkowość, także przy outsourcingu, ponosi kierownik jednostki. Podatkowo zaś księgi tracą moc dowodową, jeżeli są nierzetelne lub wadliwe, a organ może żądać elektronicznego przekazania ksiąg i dowodów oraz weryfikować kontrahentów podatnika.

Minimalny skuteczny model kontroli kompletności obejmuje: zamknięcie miesięczne z checklistą, kontrolę ciągłości numeracji i interfejsów, przegląd cut-off, poszukiwanie nieujętych zobowiązań i przychodów, uzgodnienia rozrachunków i stanów magazynowych, rozliczenie inwentaryzacji, przegląd rezerw/RMK oraz archiwum dowodowego za okres.

Ramy prawne i operacyjne, definicja kompletności ksiąg rachunkowych

Uor wymaga, aby jednostka stosowała przyjęte zasady rachunkowości w sposób rzetelny i jasny, ujmowała zdarzenia zgodnie z ich treścią ekonomiczną, rozpoznawała wszystkie przychody i koszty dotyczące danego okresu sprawozdawczego oraz wyodrębniała wszystkie zdarzenia istotne dla oceny sytuacji majątkowej, finansowej i wyniku finansowego jednostki. Z perspektywy kompletności ksiąg rachunkowych oznacza to obowiązek „domknięcia” każdego miesiąca i roku nie tylko formalnie, lecz również ekonomicznie.