6. Wykonywanie i ewidencja operacji kasowych

IZABELA MOTOWILCZUK

Każda jednostka organizacyjna zobowiązana do stosowania przepisów rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont i realizująca operacje gotówkowe ma obowiązek prowadzenia ewidencji na koncie 101 "Kasa".

PRZYKŁAD

W samorządowej jednostce budżetowej ze względu na niewielkie środki wypłacane sporadycznie w gotówce: pracownikom jednostki (drobne rozliczenia z pracownikami z tytułu udzielonych zaliczek, kosztów podróży służbowych, świadczeń z ZFŚS) oraz petentom (wypłata świadczeń i zasiłków dwa razy w miesiącu) nie wyodrębniono kasy i nie zatrudniono kasjera - ww. należności były wypłacane przez referenta księgowego, który pobierał odpowiednie kwoty z banku i natychmiast je wypłacał. W jednostce były także przechowywane drobne kwoty na nieprzewidziane wydatki - do 1000 zł - zdeponowane w metalowej kasetce w sekretariacie. W związku z brakiem konieczności organizacyjnego wydzielenia kasy nie była opracowana instrukcja kasowa, a ewidencja środków pobieranych z banku na wypłaty ewidencjonowana odbywała się wyłącznie na koncie 130 "Rachunek bieżący jednostki" - oczywiście na koniec roku odprowadzano wszystkie pieniądze z sekretariatu na rachunek bankowy. Ostatnio przeprowadzona kontrola przypadkiem natknęła się na te rozliczenia i zarzuciła m.in. niewłaściwe ewidencjonowanie obrotów kasowych. Czy w ramach uproszczeń w prowadzeniu rachunkowości wynikających z uor nie można było zastosować uproszczenia w ewidencji tych operacji - skoro ich kwoty były tak nieznaczne, że dla obrazu finansów jednostki nie miały znaczenia?

Jednostki budżetowe, ustalając zakładowy plan kont, zgodnie z § 15 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, mają obowiązek zamieścić w nim standardową liczbę kont określoną w załączniku nr 3 do tego rozporządzenia - przy czym mogą pominąć jedynie konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce. Jednak z podanego opisu stanu faktycznego wynika, że operacje gotówkowe - wykonywane za pośrednictwem kasy jednostki były wykonywane, tyle tylko, że sposób organizacji kasy w jednostce oraz zasady wykonywania operacji kasowych nie zostały w niej sformalizowane poprzez wydanie stosownego zarządzenia przez kierownika jednostki.