Gospodarka majątkiem trwałym jednostki

Do dokumentowania przychodów (rozchodów) środków trwałych stosowane są dokumenty:

● OT - "Przyjęcie środka trwałego" (w niektórych jednostkach także IT - "Przyjęcie środka trwałego z inwestycji"),

● PT - "Przyjęcie/Przekazanie środka trwałego" (w niektórych jednostkach także PI - "Przekazanie nakładów inwestycyjnych"),

● MT - "Zmiana miejsca użytkowania środka trwałego",

● LT - "Likwidacja środka trwałego".

Wymienione dowody księgowe stanowią podstawę dokonywania zapisów w bilansowej ewidencji syntetycznej i analitycznej jednostki, poza wyjątkami, do których należą dokumenty:

● MT - "Zmiana miejsca użytkowania środka trwałego", który służy wyłącznie do wprowadzania zmian w bilansowej ewidencji szczegółowej jednostki,

● LT - "Likwidacja środka trwałego" - na podstawie którego dokonuje się księgowań zarówno w ewidencji bilansowej, jak i pozabilansowej jednostki.

W przypadku dokumentowania przyjęcia do użytkowania wartości niematerialnych i prawnych - w zależności od postanowień polityki rachunkowości jednostki - można w tym celu stosować dokumenty przewidziane dla środków trwałych (OT, LT) lub inne dokumenty wewnętrzne własne jednostki, np. PK - "Polecenie księgowania".

1. Dowód OT - "Przyjęcie środka trwałego"

Dowód OT - "Przyjęcie środka trwałego" jest dokumentem wewnętrznym jednostki, służącym do udokumentowania operacji gospodarczej polegającej na rozpoczęciu użytkowania środka trwałego. Jego sporządzanie jest konieczne ze względu na specyficzne uregulowania w zakresie ewidencjonowania kosztów związanych z pozyskiwaniem środków trwałych. Zgodnie z obowiązującymi przepisami zarówno prawa bilansowego, jak i podatkowego, wartości początkowej środków trwałych nie można odnosić bezpośrednio w koszty działalności jednostki w miesiącu, w którym zostały poniesione wydatki na nabycie bądź modernizację tych składników majątkowych, ale powinna być odnoszona w nie stopniowo za pomocą tzw. odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych). Ponieważ przepisy uzależniają możliwość rozpoczęcia amortyzacji od wprowadzenia środka trwałego do ewidencji środków trwałych, przy czym wprowadzenie to powinno nastąpić w miesiącu przekazania ich do używania (art. 16d ust. 2 i art. 16h ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych; dalej: updop) bądź od rozpoczęcia użytkowania środka trwałego przez jednostkę (art. 32 ust. 1 uor), w jej ewidencji księgowej muszą być zaewidencjonowane dwie różne operacje gospodarcze: