Nieprawidłowości w zakresie ewidencji księgowej

W tym punkcie przedstawiamy błędy w ewidencji księgowej najczęściej popełniane w praktyce. Jak wynika z protokołów pokontrolnych, część uchybień dotyczy niezachowania zasad ewidencjonowania operacji gospodarczych w porządku systematycznym.

Zapisów w księgach rachunkowych należy dokonywać z zachowaniem porządku systematycznego, w związku z art. 15 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor) stosownie do zasad funkcjonowania kont, określonych w załącznikach:

● nr 2 - plan kont dla budżetów jednostek samorządu terytorialnego,

● nr 3 - plan kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych

do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont).

Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 uor). Uznaje się za:

1) rzetelne - jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty;

2) prowadzone bezbłędnie - jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych;

3) sprawdzalne - jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności:

● udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych,

● zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych,