Zakres kontroli merytorycznej dowodów księgowych obcych

Obce dowody księgowe stanowią w jednostkach sektora finansów publicznych dokumenty będące podstawą do opłacenia ze środków publicznych wydatków na zakup środków rzeczowych (środków trwałych, materiałów), praw (np. licencji na użytkowanie programów komputerowych zaliczanych do wartości niematerialnych i prawnych) oraz usług (w tym także robót budowlanych i remontowych). Dowody te zazwyczaj wymagają zamieszczania na nich:

● rozszerzonego opisu merytorycznego zawierającego opis uzupełniający operacji gospodarczych,

● wskazanie trybu, w jakim zlecono wykonanie dostaw i usług,

● potwierdzenie realizacji dostaw i usług zgodnie z obowiązującymi jednostkę umowami, regulaminami realizacji usług, cennikami, taryfami, normami i standardami.

Osobami zobowiązanymi do kontroli merytorycznej dowodów obcych są zazwyczaj kierownicy lub pracownicy komórek merytorycznie odpowiedzialnych w jednostce za realizację danego rodzaju zadań. W przypadkach dostaw o szczególnym charakterze może zaistnieć potrzeba powołania komisji odbiorowej, która odpowiada za sprawdzenie zgodności przedmiotu zamówienia i dostawy pod względem ilościowym oraz jakościowym. Jeśli w jednostce funkcjonuje odrębna komórka organizacyjna odpowiedzialna za dokonywanie zamówień publicznych, za część opisu merytorycznego dotyczącą prawidłowości zlecenia dostaw (usług) odpowiada kierownik (pracownicy) tej komórki. Za zamieszczenie opisów merytorycznych na rachunkach i fakturach odpowiadają pracownicy komórek merytorycznych (w zależności od rozwiązania przyjętego w jednostce - opis może należeć do pracownika prowadzącego sprawę, podczas gdy sprawdzenie dokumentu będzie należało do kierownika tej komórki organizacyjnej, może być też tak, że zarówno za sprawdzenie, jak i zamieszczenie na dowodzie opisu odpowiada osoba wskazana przez kierownika jednostki jako zobowiązana do wykonania kontroli merytorycznej). Jeśli w wyniku kontroli stwierdzone zostaną błędy, muszą one zostać w odpowiednim trybie zgłoszone osobom uprawnionym w imieniu jednostki do kontaktów z kontrahentem, ponieważ pracownicy jednostki odpowiedzialni za wykonanie kontroli merytorycznej nie mogą sami wprowadzać poprawek do obcych dokumentów źródłowych. Błędy w dokumentach zewnętrznych mogą być korygowane jedynie poprzez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem (art. 22 ust. 2 uor). W przypadku wystawionych rachunków błędy można korygować na podstawie noty korygującej (obciążeniowo-uznaniowej), a w przypadku faktur - zasady ich korygowania określa art. 106j i art. 106k ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) - zasady te przedstawia tabela 9.