Nieprawidłowości w zakresie ewidencjonowania operacji kasowych

W jednostkach budżetowych oraz w samorządowych zakładach budżetowych do ewidencji operacji kasowych służy konto syntetyczne 101 "Kasa". Zgodnie z opisem zasad jego funkcjonowania, podanym w załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, służy ono do ewidencjonowania krajowej i zagranicznej gotówki znajdującej się w kasach jednostki. Na stronie Wn tego konta ujmuje się wpływy gotówki do kasy oraz nadwyżki kasowe, a na stronie Ma - rozchody gotówki i niedobory kasowe. Konto może wykazywać wyłącznie saldo Wn, które oznacza stan gotówki w kasie. Wartość konta 101 koryguje się o różnice kursowe dotyczące gotówki w walucie obcej. Ewidencja szczegółowa do tego konta powinna umożliwiać ustalenie:

● stanu gotówki w walucie polskiej,

● stanu gotówki w walucie zagranicznej, wyrażonego w walucie polskiej i obcej, z podziałem na poszczególne waluty obce,

● wartości gotówki powierzonej poszczególnym osobom za nią odpowiedzialnym.

Poza tym operacje kasowe szczegółowo ewidencjonuje się w raporcie kasowym (RK), stanowiącym wypełnienie przez jednostki wymogu bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych z art. 24 ust. 5 pkt 3 uor - zgodnie z którym ujęcie wpłat i wypłat gotówką musi następować w tym samym dniu, w którym operacje te zostały dokonane.

Nieprawidłowości występujące przy prowadzeniu konta syntetycznego 101 oraz jego ewidencji pomocniczej zostały omówione w Poradniku "Przygotowanie jednostki do kontroli finansowej - Część I: Ustalanie polityki rachunkowości i prowadzenie ksiąg rachunkowych". W tej części zostaną omówione szczegółowo nieprawidłowości odnoszące się do sporządzania raportów kasowych.

"Raport kasowy" - RK - oprócz tego, że stanowi ewidencję szczegółową do konta syntetycznego 101 - jest zbiorczym, własnym, wewnętrznym dokumentem księgowym w rozumieniu art. 20 ust. 2 pkt 3 i ust. 3 pkt 1 uor, sporządzanym przez kasjera. Dokument ten służy do zbiorczego ujmowania w księgach rachunkowych jednostki operacji wpłat i wypłat gotówki do/z kasy jednostki, wykonanych w ustalonym w jednostce okresie. W związku z tym musi spełniać wszystkie wymogi ustalone dla dowodów księgowych oraz ksiąg rachunkowych, zawarte w uor. Wymagania, jakie musi spełniać raport kasowy, wraz z omówieniem najczęściej stwierdzanych w tym zakresie nieprawidłowości zawiera tabela 1.