e-Inwentaryzacja – jak usprawnić proces inwentaryzacji aktywów i pasywów

Wstęp

Jednostki sektora finansów publicznych są zobowiązane do corocznego przeprowadzania inwentaryzacji okresowej aktywów i pasywów. Muszą przeprowadzić bardzo czaso- i pracochłonne procedury spisu z natury, uzgodnień sald z kontrahentami oraz weryfikacji zapisów ksiąg rachunkowych z dokumentacją. Z tego względu coraz częściej jednostki decydują się na informatyczne wspomaganie inwentaryzacji. Skraca to wydatnie czas potrzebny na jej przeprowadzenie, a ponadto ogranicza ryzyko powstawania błędów.

Uregulowania w zakresie techniki przeprowadzania, rozliczania i dokumentowania inwentaryzacji powstały i po dziś dzień są utrwalone wyłącznie w formie tzw. praktyki w rachunkowości. Zasady te są przystosowane jednak do techniki tradycyjnej, gdzie wszystkie czynności inwentaryzacyjne przeprowadza się ręcznie i dokumentuje na papierze. Informatyzacja tych procesów, w szczególności w zakresie spisu z natury i uzgadniania sald, powoduje powstawanie nowych praktyk. Tak jak w przypadku każdego takiego procesu – jest to zadanie trudne i rodzi wiele wątpliwości.

W Poradniku przedstawiono rozwiązania dotyczące modyfikacji procedur inwentaryzacyjnych w jednostkach, które zdecydowały się na pełne lub częściowe wspomaganie informatyczne spisu z natury, uzgodnień sald i weryfikacji sald. Propozycje te uwzględniają Stanowisko w sprawie inwentaryzacji zapasów oraz KSR w sprawie rozrachunków z kontrahentami. Ponadto podane są zasady przeprowadzania wspomaganego informatycznie spisu z natury gotówki, środków trwałych i zbiorów bibliotecznych oraz uzgodnień sald z kontrahentami, a także zasady, jakich należy przestrzegać przy weryfikacji zapisów w komputerowo prowadzonych księgach rachunkowych.

Z Poradnika można dowiedzieć się m.in.:

• na czym polega pełne i niepełne wspomaganie informatyczne spisu z natury,
• jak przygotować spis z natury wspomagany informatycznie,
• jakie rozwiązania w zakresie znakowania i inwentaryzowania składników majątkowych najlepiej stosować do różnych ich kategorii, biorąc pod uwagę szybkość i wygodę spisu z natury oraz oszczędność środków publicznych,