Jakie pułapki czyhają na firmy szkoleniowe, które uzyskały wsparcie z funduszy strukturalnych

Przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu z PARP, lecz już po jego zakwalifikowaniu do dofinansowania, należy przygotować harmonogram płatności określający terminy i kwoty poszczególnych przelewów z PARP w ramach realizacji danego projektu. Pierwsza płatność wynosi 20 proc. kwoty dofinansowania przewidzianej do wydatkowania podczas I etapu realizacji projektu (obejmuje zazwyczaj okres pierwszych dwunastu miesięcy wdrażania projektu). Środki finansowe w tej wysokości zostaną przekazane na rachunek już po podpisaniu umowy w terminie do 60 dni kalendarzowych. Przykładowo, przygotowując harmonogram płatności dla projektu złożonego w marcu 2005 r., który otrzymał dofinansowanie na podstawie decyzji z lipca 2005 r., termin złożenia pierwszego wniosku o płatność należy określić na miesiąc sierpień lub wrzesień (w zależności od indywidualnego terminu podpisania umowy o dofinansowanie projektu), a wpływu środków finansowych należy oczekiwać w październiku lub listopadzie.

Harmonogram musi być przygotowany na cały okres trwania projektu. Podczas jego opracowywania należy pamiętać o zachowaniu zgodności planowanych do wypłaty kwot zarówno z wielkością środków podlegających refundacji w poszczególnych latach trwania projektu określonych w kosztorysie stanowiącym załącznik do wniosku, jak i z wartością środków w podziale na lata kalendarzowe realizacji projektu zgodnie ze złożonym wnioskiem o dofinansowanie. Ostatnia płatność (podobnie jak pierwsza) jest płatnością zaliczkową.

Istotną informacją dla wszystkich instytucji szkoleniowych, które zdecydowały się na comiesięczne składanie wniosków o płatność (i taką opcję zaznaczyły we wniosku), jest to, że tylko projekty realizowane w bardzo krótkim czasie lub o wyjątkowo niskiej wartości będą rozliczane w ten sposób. Wszystkie inne będą rozliczane co trzy miesiące i o zmianę opcji we wniosku zostaną Państwo poproszeni przez PARP. Uwaga ta nie dotyczy projektów, w ramach których wnioski o płatność składane będą co sześć miesięcy - ich sposób rozliczania pozostaje bez zmian. Wyraźnie widać tu zatem znaczenie, jakie miała podczas weryfikacji wniosków ocena finansowa wnioskodawcy, bowiem narzucony system płatności uniemożliwiłby niektórym firmom realizację projektu wyłącznie w wyniku niewystarczających własnych środków finansowych względem wielkości środków koniecznych do zaangażowania w realizację projektu.

System płatności w SPO RZL 2.3 a) zakłada wypłatę dwóch zaliczek (w ramach pierwszej i ostatniej płatności). Pozostałe środki przelewane są na rachunek beneficjenta (instytucji szkoleniowej) na zasadach refundacji. Ich podstawą jest przedłożenie w odpowiedniej Regionalnej Instytucji Finansowej wniosku o płatność wraz z kopiami dokumentów księgowych potwierdzającymi rozliczenie ci najmniej 80 proc. dotychczas otrzymanych transz. Złożony wniosek podlega ocenie formalnej w ciągu 21 dni od dnia jego złożenia. Jeśli jest on prawidłowy - wypłata środków następuje w terminie 45 dni kalendarzowych od dnia jego zaakceptowania. W przypadku gdy wniosek o płatność jest niekompletny lub zawiera błędy, jest on odsyłany do uzupełnienia. Praktycznie skutkuje to opóźnieniem płatności, ponieważ 21- i 45-dniowy termin jego oceny jest liczony od dnia ponownego złożenia wniosku.

Sposób przygotowania wniosku o płatność wraz załącznikami jest szczegółowo opisany w instrukcji do wniosku, którą beneficjenci otrzymują z PARP, zawierającej również przykłady prawidłowego wypełniania odpowiednich pól. W instrukcji brak jednak przykładu wypełniania załącznika nr 2 do wniosku dla pierwszej płatności. Poniżej prezentuję sposób wypełnienia tego załącznika dla projektu o łącznej wartości dotacji 200 tys. zł, w którym budżet na pierwszych dwanaście miesięcy wynosi 100 tys. zł.

Oprócz wniosku i kserokopii (potwierdzonych za zgodność z oryginałem) wszystkich stosownych dokumentów poświadczających dokonanie płatności, także wszystkie oryginalne dokumenty muszą zostać opieczętowane pieczęcią programu przez pracownika RIF. Czynności takiej można dokonać albo na bieżąco w RIF albo wysłać dokumenty pocztą, które po opieczętowaniu powinny być odesłane w ciągu 14 dni z powrotem. Obowiązek ten spotkał się z dużym niezadowoleniem ze strony wnioskodawców, ponieważ sprowadza się on do konieczności osobistego złożenia wniosku o płatność w RIF wraz z przedstawieniem oryginałów będących podstawą kserokopii i konieczności długiego oczekiwania na zwrot dokumentów księgowych. Propozycja skorzystania z usług poczty i kilkunastodniowego czekania na zwrot dokumentów również nie jest interesująca, ponieważ po pierwsze, wnioskodawca jest pozbawiony przez długi czas złożonych dokumentów, a po drugie, istnieje obawa ewentualnego ich zaginięcie, co z kolei może stać się przyczyną wielu problemów.

Wnioskodawcy, którzy nie mają możliwości odliczenia VAT na zasadach prawa obowiązującego w Polsce i złożyli odpowiednie oświadczenie wraz z wnioskiem o dofinansowanie, powinni pamiętać, że podobne (aktualne) oświadczenie muszą złożyć z każdym wnioskiem o płatność.

Do aktualnego oświadczenia powinno także zostać dołączone zestawienie dokumentów potwierdzających wydatki poniesione w ramach realizacji projektu. Wszystkie składane dokumenty muszą być opisane w sposób świadczący o sfinansowaniu wynikających z nich wydatków ze środków SPO RZL wraz z podaniem tytułu projektu, pozycji kosztorysu i wartości dofinansowania (określonej kwotowo i procentowo).

Istotną informacją dla wnioskodawców, którzy zaplanowali rozpoczęcie realizacji projektu na lipiec, sierpień lub wrzesień bieżącego roku, jednak ze względu na wydłużoną procedurę konkursową nie otrzymają w zaplanowanym czasie zaliczki, jest możliwość rozpoczęcia realizacji projektu zgodnie z harmonogramem dzięki zaangażowaniu własnych środków finansowych. W takim przypadku płatności należy dokonywać z rachunku bieżącego wnioskodawcy, a potwierdzenie przelewu oraz wyciąg z tego rachunku należy dołączyć do wniosku o kolejną (drugą) płatność. Takie postępowanie jest akceptowalne wyłącznie po podpisaniu umowy o dofinansowanie projektu i tylko w uzasadnionych przypadkach. Brak jest jednak katalogu takich sytuacji, dlatego zalecam daleko idącą ostrożność. W przypadku jej niezachowania może się bowiem okazać, iż wydatki zapłacone z rachunku bieżącego nie zostaną zrefundowane.

W związku z każdorazowym opóźnieniem oceny wniosków i związanym z tym przesunięciem w czasie realizacji projektu, przed podpisaniem umowy o dofinansowanie istnieje możliwość zmiany terminu rozpoczęcia realizacji projektu.

Rozliczenie projektów, których wartość jest wyższa niż 700 tys. zł, jest możliwe po przedstawieniu certyfikatu audytora, którym może być podmiot uprawniony do badania sprawozdań finansowych w rozumieniu art. 10 ust. 1 ustawy z 13 października 1994 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie (j.t. Dz.U. z 2001 r. Nr 31, poz. 359 z późn.zm.). Wybierając audytora należy wziąć pod uwagę jego doświadczenie w zakresie badania sprawozdań dla projektów finansowanych ze środków pomocowych i grantów otrzymanych ze źródeł krajowych i zagranicznych oraz doświadczenie uzyskane z badania jednostek niedochodowych. Zakres przedmiotowy badania obejmuje:

• audyt zasadności kosztów kwalifikowalnych, ich sposobu dokumentowania i ujęcia w księgach rachunkowych beneficjenta zgodnie ze standardami rachunkowości i przepisami prawa,

• kontrolę wydatkowania zaliczek,

• sprawdzenie wniosków o płatność z księgami rachunkowymi beneficjenta w części dotyczącej projektu,

• sprawdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu przekazywanych przez beneficjenta,

• analizę kontroli wewnętrznej,

• weryfikację sposobu monitorowania projektu.

Przypominam, że koszt audytu jest kosztem kwalifikowalnym na zasadach pomocy pozostałej i podlega refundacji w wysokości 100 proc.

Pragnę zwrócić szczególną uwagę instytucjom szkoleniowym, które zdecydowały się na rozliczanie wkładu prywatnego przedsiębiorstw w formie wynagrodzeń pracowników, na fakt, iż podstawą refundacji tych wydatków jest przedłożenie kompletu dokumentów potwierdzających powstanie owych kosztów.

• listy płac,

• potwierdzenia przelewów i wyciągi bankowe dokumentujące wypłatę wynagrodzeń,

• deklaracje ZUS oraz potwierdzenia przelewów składek wraz z wyciągiem bankowym.

Ponadto konieczne jest przygotowanie i złożenie rozliczenia godzin, w których poszczególni pracownicy byli obecni na szkoleniu, ponieważ refundowane wydatki mogą dotyczyć tylko czasu faktycznego uczestnictwa w szkoleniu. Istnieje zatem zagrożenie, że w przypadku nieudostępnienia stosownych informacji i dokumentów przez przedsiębiorstwa poniesione w tej wielkości wydatki nie zostaną zrefundowane, co praktycznie oznacza koszt instytucji szkoleniowej; nie ma bowiem innej możliwości odzyskania środków, poza ewentualną zmianą sposobu jego wniesienia na wkład gotówkowy. Zmienia to jednak zasadniczo sposób realizacji projektu, dlatego uzależnione jest od pozytywnej decyzji instytucji wdrażającej.

Przed podjęciem działań informacyjnych projekty materiałów promocyjnych w wersji papierowej i elektronicznej należy każdorazowo przedstawić do akceptacji pracownikom PARP. Obowiązek taki wynika z faktu, iż wiele instytucji nie przestrzegało wytycznych dotyczących wizualizacji projektów współfinansowanych z programu, co wiązało się z brakiem uznania poniesionych kosztów za kwalifikowalne. Ogólne zasady informowania o realizacji projektu w ramach prezentowanego działania i schematu określają, że logo UE, EFS oraz Działania 2.3 SPO RZL powinny być umieszczone w jednej linii na górze strony i nie mogą być mniejsze niż inne znaki zamieszczone na plakacie. Znaki lidera, partnerów oraz PARP powinny zostać umieszczone na dole strony. W przypadku realizacji projektu przez wielu partnerów należy zamieścić prezentację najważniejszych, ponieważ zamieszczenie zbyt wielu znaków instytucji spowoduje nieczytelność materiału promocyjnego. Zaleca się zamieszczenie informacji na plakatach, publikacjach, dyplomach i certyfikatach, stronach internetowych i środkach audiowizualnych oraz innych, które zostały przedstawione we wniosku o dofinansowanie i których koszt został zaplanowany w kosztorysie. Treść takiej informacji powinna być następująca: Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.

Jeśli planowane są spotkania informacyjne promujące projekt, np.: wystawy, targi, konferencje czy seminaria, konieczne jest przekazanie stosownej informacji zarówno do RIF, jak i PARP w terminie minimum 10 dni przed datą spotkania.

Jeśli chodzi o uczelnie wyższe realizujące studia podyplomowe dofinansowane w ramach SPO RZL, których ukończenie poświadczane jest dyplomem, to w ich przypadku informacja o udziale środków unijnych w projekcie powinna być zawarta w dołączonym zaświadczeniu do dyplomu.

Wszystkie podejmowane działania muszą być zgodne z rozporządzeniem Komisji (WE) 1159/2000 z 30 maja 2000 r. w sprawie prowadzenia przez państwa członkowskie działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących pomocy udzielanej z funduszy strukturalnych. Szczegółowe informacje na temat promocji projektów współfinansowanych z EFS znajdą Państwo na stronie: zawierającej Księgę Tożsamości EFS, broszurę „Jak promować projekty EFS” oraz logo EFS. Ponadto na stronie Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości zamieszczony jest plik zawierający Wytyczne dotyczące zasad wizualizacji projektów realizowanych w ramach SPO RZL 2.3 a) oraz logo Działania 2.3 SPO RZL.

Planowane w ramach projektu szkolenie należy zgłosić w RIF minimum 10 dni przed jego rozpoczęciem. Zgłoszenie obejmuje kartę organizacyjną szkolenia, w której zawarte są informacje ogólne na temat projektu, miejsce realizacji szkolenia oraz wydatki z nim związane. Zgłoszenie zawiera również harmonogram szkolenia wskazujący na datę i godziny jego realizacji, liczbę godzin szkolenia oraz wykaz trenerów (jeśli szkolenie prowadzi osoba, której życiorys nie stanowił załącznika do wniosku, konieczne jest dołączenie do zgłoszenia CV przygotowanego zgodnie ze wzorem zamieszczonym na stronie internetowej PARP). Ponadto należy przesłać imienną listę osób zgłoszonych do udziału w szkoleniu, z podaniem nazwy i wielkości firmy poprzez jej zakwalifikowanie do sektora MSP lub sektora dużych przedsiębiorstw. Wraz ze zgłoszeniem pierwszego szkolenia należy również dołączyć wzór certyfikatu oraz wzór formularza ewaluacyjnego. Poprawne zgłoszenie szkolenia jest akceptowane przez Regionalną Instytucję Finansującą w terminie co najmniej 3 dni przed rozpoczęciem szkolenia. Ponieważ na organizację szkolenia składa się wynajęcie sal i sprzętu, zamówienie cateringu, zapewnienie zastępstwa w przedsiębiorstwach dla pracowników delegowanych na szkolenie i dokonanie innych czynności z tym związanych, odradzam przesyłanie zgłoszenia szkolenia w ostatnim możliwym dniu. Dotyczy to w szczególności początkowych zgłoszeń, kiedy występuje duże ryzyko braków w zgłoszeniu lub jego nieprawidłowego przygotowania. Jeśli RIF nie zaakceptuje przysłanego zgłoszenia, konieczne będzie jego przesunięcie w czasie, co będzie przyczyną nieprzyjemnych konsekwencji, być może nawet finansowych.

Dane przekazywane w zgłoszeniu szkolenia służą nie tylko śledzeniu jego realizacji, ale umożliwiają również dokonanie przez upoważnionych pracowników RIF lub PARP niezapowiedzianych wizyt monitorujących.

W przypadku planowanej kontroli informacja o niej jest przekazywana beneficjentowi 7 dni przed jej rozpoczęciem. Zespół kontrolny, składający się z minimum dwóch osób i posiadający upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, może dokonać sprawdzenia dokumentacji finansowej i merytorycznej zarówno w siedzibie beneficjenta, jak i w miejscu realizacji projektu.

W ciągu 5 dni od momentu zakończenia szkolenia należy przesłać do RIF listę osób, które wzięły w nim udział. Należy też pamiętać o dostarczeniu do RIF do 25 dnia każdego miesiąca zbiorczej informacji o szkoleniach planowanych do rozpoczęcia w kolejnym miesiącu. W zakresie sprawozdawczości obowiązkowe są sprawozdania kwartalne, roczne i końcowe przekazywane w dwóch egzemplarzach papierowych oraz w wersji elektronicznej. Należy je dostarczyć odpowiednio:

• do 10 dni od zakończenia kwartału,

• do 25 dni od zakończenia roku,

• do 25 dni od zakończenia projektu.

Wraz ze sprawozdaniami należy przedstawić zbiorcze zestawienie danych o beneficjentach ostatecznych projektu oraz kwartalne zestawienie dotyczące pomocy publicznej. Wzór sprawozdania zamieszczony na stronie PARP jest ogólnym raportem przygotowanym dla wszystkich działań finansowanych z EFS. Dlatego nie ma konieczności wypełniania wszystkich jego pól. Sprawozdania składają się z dwóch punktów rzymskich: I - zawierający informacje ogólne musi zostać wypełniony w całości, natomiast w punkcie 5 w części D punktu II dotyczącej osiągniętych wskaźników można pominąć następujące punkty arabskie: 3, 4, 9, 10, 12 i 14, ponieważ nie dotyczą one schematu a) działania 2.3 SPO RZL.

Dokonanie zmian w projekcie jest możliwe wyłącznie w drodze pisemnej. Niektóre zmiany można wprowadzić poprzez wysłanie pisma informującego wraz z aktualnym wnioskiem o dofinansowanie i kwartalnym sprawozdaniem. Inne zmiany mogą być dokonane wyłącznie w formie aneksu do umowy, dotyczą one:

1. Osób zaangażowanych w zarządzanie projektem, harmonogramu płatności, wprowadzenia nowej lub usunięcia jednej z planowanych form wsparcia.

2. Wprowadzenia nowej podkategorii wydatków, wyższej niż 5 proc. wartości głównej kategorii.

3. Zmiany powyżej 15 proc. odnoszące się do:

- ogólnej liczby beneficjentów ostatecznych,

- terminów realizacji zadań (na podstawie harmonogramu),

- głównych kategorii wydatków,

- rezultatów, rodzajów lub wartości wsparcia,

- obniżenia wydatków projektu.

Zmian można dokonać w okresie trwania projektu, lecz nie później niż trzy miesiące przed jego planowanym zakończeniem. Nie mogą one dotyczyć zwiększenia dofinansowania. Pismo proponujące wprowadzenie zmian wraz z aktualną wersją wniosku należy przesłać do RIF. Instytucja ta przesyła dokumenty wraz z opinią na temat planowanych zmian do PARP. O decyzji beneficjent zostanie poinformowany w ciągu 30 dni od dnia złożenia prawidłowych dokumentów. Jeśli jest ona pozytywna, to przesłany zostanie aneks do umowy, w przeciwnym wypadku odesłane zostanie pismo stwierdzające brak zgody na wprowadzenie zmian.

Jednym z powodów negatywnej decyzji dotyczącej podpisania aneksu do umowy o dofinansowanie jest zagrożenie nieosiągnięcia zakładanych rezultatów projektu. Chciałabym tutaj podkreślić, iż osiągnięcie rezultatów w wysokości poniżej 50 proc. wielkości wskazanej we wniosku oznacza niewykonanie umowy o dofinansowanie projektu, czego konsekwencją będzie konieczność zwrotu części środków finansowych.

Liczba dokumentów niezbędna do rozliczenia projektu, obowiązek ich przechowywania oraz konieczność przestrzegania różnych procedur mogą skutecznie przyczynić się do powstania wielu problemów podczas realizacji szkoleń. Pomimo że wnioskodawcy mogli uwzględnić we wniosku wynagrodzenie osób zajmujących się obsługą administracyjno-biurową oraz przygotowujących wnioski o płatność, to chyba nikt nie spodziewał się tak rozbudowanych, a przez to czasochłonnych obowiązków narzuconych umową na wnioskodawców. Wiele firm poza radością z pozytywnego rozpatrzenia wniosku jest jednocześnie przerażonych czekającą ich pracą, tym bardziej że osoby odpowiedzialne w PARP za rozliczenia finansowe projektów, mające służyć pomocą beneficjentom, są niestety nieustannie niedostępne. Jednak ingerencja funduszy strukturalnych na rynku szkoleń może spowodować, że tylko firmy, które podjęły decyzję o realizacji projektu w ramach SPO RZL mogą zdobyć nowych klientów i rozwinąć działalność.