Zamówienie z wolnej ręki – przesłanki stosowania procedury

Prowadzenie postępowania zakupowego w reżimie zamówienia z wolnej ręki musi być ściśle zgodne z przepisami. Stosowanie tej procedury jest bowiem wyjątkiem od zasady – i jako takie zawsze musi mieć poparcie w przepisach Prawa zamówień publicznych oraz, związane z nimi, uzasadnienie faktyczne. Jakich błędów nie popełnić w tej procedurze, aby nie narazić się na zarzut nieuprawnionego lub nieprawidłowego prowadzenia postępowania?

Prawo zamówień publicznych (dalej: Pzp) hołduje zasadzie, że zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców, a także w sposób przejrzysty i proporcjonalny. Pzp wprowadza tryby postępowań, w ramach których propaguje otwartość na rynek i konieczność udzielania zamówień publicznych w taki sposób, aby rozszerzać krąg wykonawców zainteresowanych ich realizacją. Jednocześnie ustawodawca pozwala zamawiającym na stosowanie trybu szczególnego, który polega na negocjowaniu warunków umowy tylko z jednym podmiotem.

Wyjątkowość trybu zamówienia z wolnej ręki

Zasadą wynikającą z art. 129 ust. 1 Pzp (który ma zastosowanie do postępowań o udzielenie zamówienia lub konkursów o wartości równej lub przekraczającej progi unijne) jest to, że zamawiający publiczni udzielają zamówienia w jednym z następujących trybów:

1) przetargu nieograniczonego,

2) przetargu ograniczonego,

3) negocjacji z ogłoszeniem,

4) dialogu konkurencyjnego,

5) partnerstwa innowacyjnego,

6) negocjacji bez ogłoszenia,

7) zamówienia z wolnej ręki.

Zamawiający zawsze może udzielić zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego i przetargu ograniczonego. W pozostałych trybach zamawiający może udzielić zamówienia tylko w przypadkach określonych w przepisach Pzp. Analogicznie uregulowano to w odniesieniu do postępowań o udzielenie zamówienia klasycznego o wartości mniejszej niż progi unijne, a także postępowań prowadzonych przez zamawiających sektorowych czy w przepisach dotyczących udzielania zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa. Zasadą jest, że w przypadku trybu zamówienia z wolnej ręki zamawiający wszczyna postępowanie o udzielenie zamówienia przez . Potwierdza to również definicja legalna pojęcia „postępowanie o udzielenie zamówienia”, w ramach której wskazano, że należy przez nie rozumieć postępowanie wszczynane przez przekazanie albo zamieszczenie ogłoszenia, przekazanie zaproszenia do negocjacji albo zaproszenia do składania ofert, prowadzone jako uporządkowany ciąg czynności, których podstawą są warunki zamówienia ustalone przez zamawiającego, prowadzące do wyboru najkorzystniejszej oferty lub wynegocjowania postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego, kończące się zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego albo jego unieważnieniem (z tym że zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego nie stanowi czynności w tym postępowaniu).