Kontrasygnata i kontrola wstępna – obowiązki skarbnika i głównego księgowego

Wstęp

Wszystkie dokumenty finansowe lub decyzje, zwłaszcza te dotyczące wydatków publicznych, muszą być podpisane przez odpowiednie osoby i dodatkowo zatwierdzone przez innego upoważnionego urzędnika.

Powszechnie obowiązujące przepisy o finansach publicznych wskazują na dwie kategorie stanowisk głównych księgowych w jednostkach sektora finansów publicznych: głównych księgowych budżetów (państwa i JST) oraz głównych księgowych jednostek organizacyjnych. Nie definiują jednak, czym różnią się te stanowiska, w szczególności nie wymieniają związanych z nimi obowiązków i uprawnień. Zarówno główni księgowi budżetów, jak i główni księgowi jednostek muszą wykonywać obowiązki w zakresie kontroli wstępnej operacji gospodarczych i finansowych. Poza tym główni księgowi budżetów JST (skarbnicy) są zobowiązani przez samorządowe ustawy ustrojowe do kontrasygnowania czynności prawnych. Ponieważ prawo nie definiuje pojęć „kontrasygnata” i „kontrola wstępna”, są one często mylone. W praktyce jest wiele wątpliwości co do tego, w jaki sposób wykonywać przypisane do nich obowiązki. Celem Poradnika jest rozwianie tych wątpliwości. Z Poradnika można się dowiedzieć m.in.:

• jakie obowiązki wiążą się z zajmowaniem stanowiska głównego księgowego, głównego księgowego budżetu JST (skarbnika) i głównego księgowego budżetu państwa,
• co rozumieć przez pojęcie „kontrasygnata”, a co przez pojęcie „kontrola wstępna” operacji gospodarczych i finansowych,
• czym różni się czynność prawna od oświadczenia woli, a czym operacja gospodarcza od operacji finansowej,
• czy zobowiązanie majątkowe jest tożsame z zobowiązaniem pieniężnym, a zobowiązanie cywilnoprawne z zobowiązaniem w rozumieniu przepisów o rachunkowości,
• czy podpis złożony na dowód wykonania kontroli operacji gospodarczej lub finansowej jest tym samym co kontrasygnata,
• w jakim terminie na dokumentach składa się kontrasygnatę albo podpis na dowód wykonania kontroli wstępnej i czy brakujące podpisy można uzupełniać,