Jak powinien postąpić podatnik w przypadku wystawienia paragonu z błędną stawką podatku VAT
PROBLEM
Klientka zwolniona z VAT podmiotowo zakupiła kasę rejestrującą. Serwisant zaprogramował kasę ze stawką 23% zamiast ZW. Po paru dniach klientka zorientowała się, że błędnie wystawia paragony. Nie ma możliwości odzyskania błędnych paragonów. Czy w tej sytuacji ma możliwość zrobienia ewidencji korekt, czy musi oddać do urzędu skarbowego podatek należny?
RADA
Jak stanowi art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty. W konsekwencji podatnicy, którzy wystawią fakturę z błędnie wystawioną kwotą podatku VAT obowiązani są do zapłaty tego podatku.
UZASADNIENIE
Nie ma podobnego przepisu dotyczącego paragonów. W konsekwencji wystawienie paragonu z błędnie wystawioną kwotą podatku VAT nie zobowiązuje podatników do zapłaty tego podatku.
Jak przy tym stanowi § 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:
- błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego);
- krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.
W przypadkach takich, jak stanowi § 3 ust. 5 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, podatnik ewidencjonuje przy zastosowaniu kasy sprzedaż w prawidłowej wysokości.
Wskazane przepisy nie mają zastosowania w przypadku pomyłek innych niż oczywista (w tym w przypadku pomyłek ujawnianych po upływie pewnego czasu od dokonania sprzedaży - zob. przykładowo interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 31 lipca 2014 r., sygn. IPTPP4/443-366/14-2/BM), jednak również w przypadku takich pomyłek dopuszczalne jest korygowanie paragonów (także w przypadku braku oryginałów tych paragonów - zob. przykładowo wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z 6 lipca 2016 r., sygn. I SA/Lu 187/16, czy wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy z 19 grudnia 2016 r., sygn. I SA/Bd 718/16). Jak czytamy w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 18 kwietnia 2019 r. (sygn. IPTPP1/4512-546/15-3/2019/S/RG), „wprawdzie obowiązujące przepisy prawa nie przewidują możliwości skorygowania błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży i podatku należnego zaewidencjonowanego za pomocą kasy rejestrującej w sytuacji, gdy powstałe błędy nie są efektem oczywistej pomyłki, jednakże brak regulacji prawnych w tym zakresie, nie może pozbawić podatnika możliwości dokonania korekty, jeżeli możliwe jest wykazanie, że obrót z danej transakcji był inny niż kwota figurująca na paragonie, bądź też paragon nie odzwierciedla zaistniałego stanu faktycznego”.
W tym celu - jak czytamy dalej w cytowanej powyżej interpretacji indywidualnej „należy prowadzić tzw. ewidencję korekt, z której musi dokładnie wynikać kwota korekty sprzedaży i podatku należnego przypisana do konkretnego paragonu. Ewidencja taka nie ma określonego wzoru, ale wskazane jest, aby zawierała co najmniej dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty, a zapisy w niej widniejące pozwalały na określenie prawidłowej kwoty obrotu i podatku należnego”. Oznacza to, że w przypadku pomyłek innych niż oczywista korekta paragonów ogranicza się do dokonania zapisów w ewidencji korekt (nie trzeba do tej ewidencji dołączać oryginału paragonu fiskalnego, ani wystawiać nowego paragonu).
Dotyczy to według autora również korekt takich jak wskazana, tj. korekt dokonywanych w związku z zastosowaniem stawki 23% zamiast zwolnienia od podatku VAT. Zatem w przedstawionej sytuacji powinny zostać dokonane stosowane zapisy korygujące w ewidencji korekt (bez wystawiania nowych paragonów) oraz dowód wewnętrzny dokumentujący przedmiotową sprzedaż jako zwolnioną od podatku VAT. W oparciu o ten dowód sprzedaż ta powinna zostać wykazana przez klientkę w ewidencji VAT oraz w pliku JPK_VAT jako sprzedaż zwolniona od podatku VAT (z oznaczeniem WEW).
§ 3 ust. 4-5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2025 r. poz. 845),
art. 108 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 775).
Powołane interpretacje:
interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 31 lipca 2014 r., sygn. IPTPP4/443-366/14-2/BM,
interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 18 kwietnia 2019 r., sygn. IPTPP1/4512-546/15-3/2019/S/RG.
Powołane orzecznictwo:
wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z dnia 6 lipca 2016 r., sygn. I SA/Lu 187/16,
wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy z dnia 19 grudnia 2016 r. , sygn. I SA/Bd 718/16.
Tomasz Krywan
doradca podatkowy, specjalista w zakresie prawa podatkowego. Autor wielu praktycznych odpowiedzi na pytania z zakresu prawa podatkowego i licznych publikacji na ten temat
POTRZEBUJESZ POMOCY?