Jak przygotować się do zmian 2026 w prawie pracy i ZUS

W 2026 r. będą obowiązywały nowe zasady ustalania stażu pracy, do którego zostaną zaliczone okresy zatrudnienia niepracowniczego. Uelastycznieniu ulegną zasady zawierania i zgłaszania układów oraz porozumień zbiorowych. Podwyższone zostanie również minimalne wynagrodzenie z 4666 zł do 4806 zł oraz minimalna stawka godzinowa dla zleceniobiorców z 30,50 zł do 31,40 zł.

Poniżej przedstawiamy wykaz najważniejszych zmian dotyczących prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, które zostały uchwalone do dnia opublikowania niniejszego poradnika.

I. PRAWO PRACY

Zmiany od 13 grudnia 2025 r.

1. Układy i porozumienia zbiorowe

1.1. Na czym polegają zmiany

Układy zbiorowe pracy i porozumienia zbiorowe są zawierane w drodze rokowań pomiędzy pracownikami reprezentowanymi przez związki zawodowe a pracodawcą. Warunki pracy ustalane są w nich odmiennie niż w przepisach ustawy z 26 czerwca 1974 r – Kodeks pracy (dalej: k.p.). Ustalenia te jednak nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy ogólnie obowiązujące.

W Polsce funkcjonują układy zakładowe zawierane na poziomie zakładu oraz ponadzakładowe, które mogą obejmować dowolną liczbę różnych zakładów pracy.

Porozumienia zbiorowe zawierane są natomiast między takimi sami podmiotami jak w przypadku układów zbiorowych pracy, przy czym nie muszą być rejestrowane (w wielu przypadkach są tylko przekazywane okręgowemu inspektorowi pracy). Podobnie jak układy także porozumienia zbiorowe nie mogą być mniej korzystne niż przepisy k.p., innych ustaw czy rozporządzeń. Zawierane są najczęściej w celu ograniczenia negatywnych dla pracowników konsekwencji, spowodowanych działaniem pracodawcy lub jego trudną sytuacją.

Ustawa z 5 listopada 2025 r. o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych (dalej: ustawa o UZP) to nowa regulacja, która w całości zastąpi dotychczasowe przepisy działu jedenastego k.p. „Układy zbiorowe pracy”. Jest to spowodowane chęcią uporządkowania i uelastycznienia dotychczasowych przepisów, a także częściową deregulacją tego obszaru zbiorowego prawa pracy. Ma to na celu upowszechnienie stosowania układów i porozumień zbiorowych.

W wyniku prac nad nową ustawą zmieniły się niektóre zasady dotyczące układów i porozumień zbiorowych. Zmianie ulegają m.in.:

• elementy treści układu zbiorowego pracy

Katalog spraw regulowanych w układzie zbiorowym pracy dotychczas był określony w k.p. W nowej ustawie o UZP partnerzy społeczni będą mogli sami o tym decydować w ramach prowadzonych rokowań. W ustawie ujęto bowiem tylko przykładowe obszary, które mogą być uregulowane w układzie zbiorowym pracy. Uczestnikom rokowań pozostawiono także decyzję, czy układ będzie dokumentem kompleksowym, czy ma regulować tylko wybrane aspekty stosunków pracy.

Ponadto układ zbiorowy pracy może określać tryb:

1) dokonywania okresowych ocen przestrzegania układu,

2) wyjaśniania treści postanowień układu,

3) rozstrzygania sporów między stronami.

Niezmienna natomiast pozostała zasada korzystności (art. 9 § 2 k.p.), która wskazuje, że postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych oraz regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy k.p. oraz innych ustaw i aktów wykonawczych.

• zgłoszenia do Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy

Ustawa o UZP upraszcza proces rejestrowania układów zbiorowych pracy, zarówno tych zakładowych, jak i ponadzakładowych. Regulacja rezygnuje już z obowiązku przesyłania dokumentów czy korespondencji w tej sprawie w wersji papierowej. Zgodnie z nową ustawą zgłoszenie do Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy (dalej: KEUZP) będzie się odbywało poprzez wprowadzenie do systemu teleinformatycznego uproszczonych danych na formularzu elektronicznym udostępnionym na stronie internetowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw pracy. System będzie następnie wysyłał potwierdzenie o wpisie danych wraz z automatycznym nadaniem numeru układowi zbiorowemu pracy lub porozumieniu zbiorowemu w KEUZP.

Zgłoszeniu do KEUZP, pod rygorem niewywoływania skutków prawnych, podlegają informacje dotyczące:

1) zawarcia układu zbiorowego pracy i protokołu dodatkowego do układu,

2) przedłużenia obowiązywania układu zbiorowego pracy,

3) wstąpienia w prawa i obowiązki strony układu zbiorowego pracy,

4) wystąpienia z ponadzakładowego układu zbiorowego pracy,

5) rozwiązania układu zbiorowego pracy,

6) odstąpienia od stosowania zakładowego układu zbiorowego pracy,

7) zawarcia porozumienia zbiorowego lub protokołu dodatkowego do porozumienia zbiorowego,

8) wypowiedzenia układu zbiorowego pracy lub porozumienia zbiorowego.

Natomiast z urzędu minister właściwy do spraw pracy wpisze do KEUZP informacje dotyczące:

1) stwierdzenia przez sąd nieobowiązywania układu zbiorowego pracy w całości albo w części,

2) rozszerzenia stosowania ponadzakładowego układu zbiorowego pracy.

Ponadto konieczność ewidencjonowania będzie dotyczyła także porozumień zbiorowych zawartych na podstawie innych ustaw, w tym m.in. porozumienia:

1) o zawieszeniu stosowania przepisów prawa pracy, jeżeli jest to uzasadnione kondycją finansową pracodawcy (art. 9¹ k.p.),

2) o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia (art. 23^1a k.p.), które jest drugim z porozumień zbiorowych zawieranych w związku ze złą sytuacją finansową pracodawcy, mającym na celu uzupełnienie regulacji art. 9¹ k.p.,

3) w sprawie zasad wykonywania pracy zdalnej (art. 67²⁰ k.p.),

4) o stosowaniu przerywanego czasu pracy (art. 139 k.p.),

5) w sprawie wykazu prac w porze nocnej (art. 151⁷ § 4 k.p.),

6) zawieranego w związku z przejściem zakładu pracy na nowego pracodawcę (art. 26¹ ust. 3 ustawy z 26 maja 1991 r. o związkach zawodowych),

7) w sprawie zwolnień grupowych (art. 3 ust. 1 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników).

Ewidencjonowane w KEUZP będą również porozumienia zbiorowe, które nie są oparte na ustawie, jeżeli dotyczą warunków płacy, zawarte przez organizacje związkowe i pracodawców.

Co istotne, układ zbiorowy pracy będzie wchodził w życie w terminie w nim określonym, nie wcześniej jednak niż z dniem prawidłowo dokonanego zgłoszenia do KEUZP, a postanowień układu zbiorowego pracy niezgłoszonego do KEUZP nie będzie się stosować.

Ze względu na przepisy dotyczące dyscypliny finansowej oraz kwestie techniczne prace nad wprowadzeniem systemu teleinformatycznego KEUZP dopiero się rozpoczną, a ich zakończenie zostanie ogłoszone przez resort pracy w postaci komunikatu w Dzienniku Ustaw.

• pomoc mediatora

Nowa ustawa o UZP przewiduje możliwość skorzystania ze wsparcia mediatora w trakcie rokowań nad układem zbiorowym pracy, w sytuacji gdy strony nie mogą dojść do porozumienia.

• czas obowiązywania układu zbiorowego pracy

Nowa ustawa o UZP dopuszcza możliwość zawierania układów zarówno na czas określony, jak i na czas nieokreślony, bez wprowadzania jakiejkolwiek cezury czasowej.

• wystąpienie z ponadzakładowego układu zbiorowego pracy

Dotychczas pracodawca objęty ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, chcąc z niego wystąpić, nie mógł zrobić tego samodzielnie, a jedynie mógł zwrócić się do stron tego układu (związków zawodowych lub organizacji pracodawców) o zawarcie protokołu dodatkowego, który wykreślałby go z listy podmiotów objętych układem. Nowa ustawa o UZP ułatwia wystąpienie z ponadzakładowego układu zbiorowego pracy tym pracodawcom, którzy z przyczyn ekonomicznych nie są w stanie go realizować, a z uwagi na różne problemy o charakterze organizacyjnym strony układu nie mogą podjąć rokowań nad nowym protokołem dodatkowym.

• rozszerzenie ponadzakładowego układu zbiorowego pracy

W nowej ustawie o UZP przewidziano uproszczenie procedury rozszerzania ponadzakładowego układu zbiorowego pracy. Nowa regulacja nie zawiera wymaganego wcześniej warunku istnienia ważnego interesu społecznego oraz wymogu prowadzenia działalności gospodarczej takiej samej lub zbliżonej do działalności pracodawców objętych tym układem. Zgodnie z nową ustawą organizacja pracodawców i pracodawca lub minimum 2 pracodawców bądź organizacje związkowe, które zawarły ponadzakładowy układ zbiorowy, będą mogli zwrócić się z wnioskiem do ministra właściwego do spraw pracy o rozszerzenie ponadzakładowego układu zbiorowego pracy.

1.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Układy zbiorowe pracy zawarte do dnia wejścia w życie nowej ustawy o UZP, tj. najpóźniej 12 grudnia 2025 r., pozostaną w mocy albo będą stosowane do dnia upływu terminu wypowiedzenia bądź rozwiązania takiego układu lub do dnia upływu terminu obowiązywania takiego układu, jeżeli jest w nim wskazany.

Analogicznie porozumienia i regulaminy regulujące zasady pracy zdalnej, porozumienia o stosowaniu przerywanego czasu pracy oraz o przedłużeniu okresu rozliczeniowego czasu pracy zawarte do dnia wejścia w życie niniejszej ustawy pozostaną w mocy albo będą stosowane do dnia upływu terminu obowiązywania takiego porozumienia lub regulaminu, jeżeli jest w nim wskazany.

Również do rokowań nad zawarciem układu zbiorowego pracy rozpoczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie ustawy o UZP stosuje się przepisy działu jedenastego k.p. odnoszące się do rokowań.

Ze względu na przepisy dotyczące dyscypliny finansowej oraz kwestie techniczne prace nad wprowadzeniem systemu teleinformatycznego KEUZP dopiero się rozpoczną, a ich zakończenie zostanie ogłoszone przez resort pracy w postaci komunikatu w Dzienniku Ustaw (ministerstwo ma teoretycznie 2 lata od wejścia w życie ustawy o UZP na prace nad systemem). Do czasu utworzenia KEUZP obowiązek zgłaszania informacji do ewidencji będzie realizowany przez przekazanie zgłoszenia zawierającego wymagane dane, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. Natomiast w terminie 1 roku od utworzenia KEUZP pracodawca objęty postanowieniami układu zbiorowego pracy lub porozumienia zbiorowego podlegającego zgłoszeniu do KEUZP dokonuje zgłoszenia do tej ewidencji informacji wraz z cyfrowym odwzorowaniem treści układu zbiorowego pracy lub porozumienia zbiorowego oraz protokołów dodatkowych, o ile są one aktualne na dzień zgłoszenia.

1.3. Przygotowanie do zmian

Krok 1. Zapoznaj się z regulacją.

Pracodawcy powinni zapoznać się szczegółowo z nową ustawą o UZP. Dotyczy to także tych, którzy dotychczas nie stosowali układów czy porozumień zbiorowych. Uproszczenie i uelastycznienie procedur być może zachęci pracodawców do zainicjowania procesów zmierzających do ustanowienia u siebie tego rodzaju rozwiązań.

Natomiast pracodawcy dotychczas niemogący „wyjść” z ponadzakładowego układu zbiorowego pracy, a którzy chcieli to uczynić, powinni zweryfikować pojawiającą się w nowej ustawie taką możliwość.

Krok 2. Zweryfikuj konieczność zgłoszenia do KEUZP porozumień wewnątrzzakładowych.

Szczególną uwagę należy zwrócić na obowiązek zgłaszania do KEUZP także innego rodzaju porozumień ze stroną pracowniczą, takich jak np. porozumienia: o zawieszeniu stosowania przepisów prawa pracy, jeżeli jest to uzasadnione kondycją finansową pracodawcy (art. 9¹ k.p.), o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia (art. 23^1a k.p.), w sprawie zasad wykonywania pracy zdalnej (art. 67²⁰ k.p.), o stosowaniu przerywanego czasu pracy (art. 139 k.p.), w sprawie wykazu prac w porze nocnej (art. 151⁷ § 4 k.p.).

Krok 3. Przygotuj się do elektronicznej formy zgłoszeń układów i porozumień do KEUZP.

Nowa forma zgłaszania układów i porozumień zbiorowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego i obsługującego KEUZP, a w okresie przejściowym przesyłanie drogą elektroniczną dokumentów z podpisem elektronicznym lub kwalifikowanym wymaga przygotowania elektronicznej wersji dokumentów, natomiast w przypadku podmiotów nieposiadających jeszcze wymaganych podpisów elektronicznego lub kwalifikowanego oznacza konieczność wyrobienia sobie przynajmniej jednego z nich. Ustawa o UZP nie przewiduje bowiem alternatywnej, tradycyjnej formy przekazywania dokumentów.

Krok 4. Odbierz papierowe egzemplarze z rejestru układów.

W związku z digitalizacją zgłoszeń układów i porozumień zbiorowych oraz utworzeniem systemu teleinformatycznego obsługującego KEUZP egzemplarze obowiązujących układów zbiorowych pracy, protokołów dodatkowych do tych układów, porozumień o stosowaniu układów oraz protokołów dodatkowych do tych porozumień, będące w dyspozycji okręgowych inspektorów pracy oraz ministra właściwego do spraw pracy, będą zwracane do:

1) pracodawcy będącego stroną zakładowego układu zbiorowego pracy,

2) pracodawcy lub organizacji pracodawców będących stroną ponadzakładowego układu zbiorowego pracy.

Proces zwracania dokumentów zgodnie z ustawą o UZP powinien zostać zrealizowany w terminie 3 lat od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy. Pracodawcy powinni być zatem przygotowani na odbiór dokumentacji.

Zmiany od 1 stycznia 2026 r.

2. Ustalanie stażu pracy

2.1. Na czym polegają zmiany

Ustawa z 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, która wejdzie w życie 1 stycznia 2026 r., wprowadza zasadnicze zmiany w sposobie wliczania do stażu pracy okresów wykonywania pracy zarobkowej. Poniższa tabela przedstawia wprowadzone nowelizacją okresy wliczane do stażu pracy i warunki, których spełnienie jest wymagane, aby dany okres mógł zostać zaliczony do okresu zatrudnienia.

Tabela 1. Nowe okresy wliczane do stażu pracy

Wszystkie wskazane okresy (z wyjątkiem zawieszenia działalności gospodarczej oraz okresu sprawowania przez osobę współpracującą osobistej opieki, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe) będą pracownikowi wliczane także do okresu zatrudnienia u danego pracodawcy (tj. do tzw. zakładowego stażu pracy) – o ile pracownik w ich ramach lub na ich podstawie świadczył wówczas pracę na rzecz obecnego pracodawcy (nowy art. 302¹ § 8 k.p.).

Okresy wykonywania pracy, które mogą na nowych zasadach zostać wliczone do stażu pracy, co do zasady będzie potwierdzał ZUS w zaświadczeniu.

Tabela 2. Rodzaje zaświadczeń z ZUS dokumentujących staż pracy

Wniosek o wydanie zaświadczenia przez ZUS będzie się składało do tego organu w postaci elektronicznej za pomocą profilu informacyjnego utworzonego w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez ZUS.

Natomiast jeśli ZUS nie będzie w posiadaniu danych dotyczących okresów podlegania ubezpieczeniom czy podstaw wymiaru składek zleceniobiorców, bo podmiot zatrudniający dokonywał rozliczeń bezimiennych, zgodnie z obowiązującymi w tym okresie przepisami, jak również w przypadku wykonywania umów zlecenia przez studentów lub uczniów do ukończenia 26 lat oraz okresów umowy zlecenia, jeżeli jest ona wykonywana na rzecz własnego pracodawcy, to na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracownika ZUS nie wyda zaświadczenia.

Pracodawca będzie zaliczał do okresów zatrudnienia okresy sprzed 1999 r. na podstawie innych dokumentów przedłożonych przez pracownika.

Podobnie będzie w przypadku zaliczania do okresu zatrudnienia tych okresów wykonywania pracy lub działalności, których ZUS nie będzie mógł potwierdzić w związku z niepodleganiem ubezpieczeniom społecznym, oraz okresów wykonywania innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej przebytych za granicą u pracodawcy zagranicznego. W tych przypadkach konieczne będzie udowodnienie tego okresu przez pracownika.

2.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Pracownicy, którzy będą chcieli skorzystać z możliwości uznania im przez pracodawców nowych okresów wliczanych do stażu pracy, mają na to 24 miesiące. W tym czasie powinni przedstawić zaświadczenie potwierdzające dodatkowy okres zatrudnienia. W przypadku jednostek sektora finansów publicznych okres ten będzie liczony od 1 stycznia 2026 r. Natomiast pracownikom firm prywatnych okres ten będzie liczony od 1 maja 2026 r.

Ponadto zgodnie z przepisami przejściowymi, jeśli 1 stycznia 2026 r. w przypadku podmiotów publicznych i 1 maja 2026 r. w przypadku firm prywatnych pracownik jest już w okresie wypowiedzenia, to do okresu zatrudnienia, od którego jest uzależniony okres wypowiedzenia umowy o pracę, nie będzie się wliczało nowych okresów zaliczanych do stażu pracy.

Analogicznie w naborach na wolne stanowiska wszczętych i niezakończonych przed 1 stycznia 2026 r. w podmiotach publicznych i 1 maja 2026 r. w firmach prywatnych do okresu pracy wymaganego od kandydatów na określone stanowiska nie będzie się wliczało nowych okresów zaliczanych do stażu pracy.

2.3. Przygotowanie do zmian

Krok 1. Sprawdź, od jakiego terminu Twoja organizacja powinna stosować uprawnienia pracownicze zależne od naliczonych na nowych zasadach stażów pracy.

Zmiany w naliczaniu stażów pracy obejmą wszystkich pracodawców. Jednak ustawa przewiduje dwa różne terminy, od których pracodawcy będą mieli obowiązek jej stosowania.

Pierwszy termin 1 stycznia 2026 r. będzie obowiązywał pracodawców będących jednostką sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Natomiast od 1 maja 2026 r. ustawa będzie obowiązywała także pracodawców prywatnych.

Krok 2. Poinformuj pracowników o możliwości wliczenia okresów zatrudnienia niepracowniczego do stażu pracy.

Pracodawcy, chcąc uniknąć dużej ilości przychodzących do działów kadrowych pracowników domagających się naliczenia im stażu za lata pracy niepodlegające dotychczas zaliczeniu do stażu pracy, powinni jak najszybciej pomyśleć o rzetelnym poinformowaniu pracowników, jakie okresy będą zgodnie z nową regulacją zaliczane do stażu pracy i spełnienia jakich warunków to wymaga, a także jakie dokumenty będą w związku z tym honorowane.

Taka informacja może być wysłana do pracowników e-mailem lub zamieszczona w intranecie. W przypadku pracowników niekorzystających z komputerów informację można zamieścić na tablicy ogłoszeń lub rozdać ulotki. Ważne, żeby informacja była krótka i sformułowana w prosty sposób.

Krok 3. Przygotuj dział kadr.

Działy kadr zajmujące się obsługą procesów kadrowych muszą liczyć się ze zwiększoną ilością pracy w okresie po wejściu w życie nowych przepisów dotyczących stażu pracy. Warto zatem zapewnić odpowiednią obsadę i przeszkolenie pracowników w zakresie nowych regulacji.

Dobrą praktyką będzie przygotowanie procedury dla osób obsługujących proces przeliczania stażów pracy pracowników – wskazanie w niej, w jakich okresach pracownicy mogą dostarczać dokumenty dotyczące stażu pracy i prosić o jego przeliczenie oraz jakiego rodzaju dokumenty będą honorowane.

Dla usprawnienia procesu i uniknięcia dezorganizacji pracy działu kadr można wyznaczyć konkretne godziny w określonych dniach, które będą przeznaczone na obsługę pracowników chcących uzupełnić swój straż pracy. Wówczas te godziny należy też zakomunikować pracownikom.

Krok 4. Przygotuj budżet.

Wliczenie nowych, wcześniej nieuznawanych okresów zatrudnienia niepracowniczego może wpłynąć na budżet wynagrodzeń pracowniczych. Przykładowo pracownicy, których dodatki do wynagrodzenia albo widełki płacowe są zależne od stażu pracy, mogą otrzymać w konsekwencji tej zmiany podwyżki lub większe premie, dodatki czy nagrody, np. jubileuszowe.

Zatem niezbędnym krokiem jest przegląd obowiązujących w organizacji regulacji wewnątrzzakładowych ustalających system wynagradzania. Pracodawcy, u których funkcjonują składniki wynagrodzenia zależne od stażu pracy, powinni dokonać odpowiedniej symulacji kosztów wynagrodzeń i założyć odpowiednią rezerwę budżetową.

Krok 5. Przygotuj kadrę menedżerską.

Wliczenie nowych, wcześniej nieuznawanych okresów zatrudnienia niepracowniczego wpłynie na naliczaną pracownikom pulę urlopową, a także może spowodować w przypadku niektórych pracowników wydłużenie okresów wypowiedzenia.

Menedżerowie zarządzający zespołami powinni jeszcze przed przystąpieniem do sporządzania planów urlopowych dowiedzieć się, czy mają wśród swoich podwładnych osoby, u których liczba dni urlopu może zwiększyć się z 20 do 26. Pozwoli to świadomie zaplanować urlopy w zespole w taki sposób, aby niespodziewane zwiększenie urlopu poszczególnych pracowników nie dezorganizowało pracy.

Jeśli pracodawca planuje rozwiązanie umowy o pracę z pracownikiem, to musi zdawać sobie sprawę, że od 1 stycznia 2026 r. w przypadku podmiotów publicznych, a od 1 maja 2026 r. u pracodawców prywatnych okresy wypowiedzenia poszczególnych osób mogą się wydłużyć. Dlatego warto podjąć z pełną świadomością decyzję o wręczeniu pracownikowi, którego chce się zwolnić, dokumentów wypowiadających stosunek pracy przed ww. datami. Jeśli okres wypowiedzenia będzie bowiem już trwał odpowiednio 1 stycznia 2026 r. u pracodawców publicznych i 1 maja 2026 r. u pracodawców prywatnych, to zastosowanie będą miały przepisy dotychczasowe.

III. WYNAGRODZENIA

Zmiany od 24 grudnia 2025 r.

3. Jawność wynagrodzeń i neutralność płciowa w ogłoszeniach rekrutacyjnych

3.1. Na czym polegają zmiany

Pracodawcy będą zobowiązani do podawania w publikowanych ogłoszeniach o pracę kwoty proponowanego poziomu wynagrodzenia (w tym jego składników, a także innych świadczeń związanych z pracą, bez względu na ich formę – pieniężna czy niepieniężna) na danym stanowisku. W przypadku braku tej informacji w ogłoszeniu lub nieogłaszania naboru pracodawca ma obowiązek przedstawienia jej kandydatowi do pracy w postaci papierowej lub elektronicznej przed rozmową kwalifikacyjną lub nawiązaniem stosunku pracy.

Ponadto nowelizacja wprowadza od 24 grudnia 2025 r. obowiązek zachowania neutralności płciowej w ogłoszeniach rekrutacyjnych. Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca będzie miał obowiązek zapewnienia, aby ogłoszenia o naborze na stanowisko oraz nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci, a proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący (art. 1 ustawy z 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy). Oznacza to, że wszystkie ogłoszenia o pracę publikowane począwszy od 24 grudnia 2025 r. powinny mieć nazwy stanowisk sformułowane w sposób niesugerujący płci poszukiwanej do zatrudnienia osoby, a także wszystkie dokumenty wewnętrzne powinny zawierać neutralne płciowo określenia stanowisk. Sam proces naboru pracownika powinien być pozbawiony znamion dyskryminacji. Dodatkowo pracodawca nie będzie mógł żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie informacji o wynagrodzeniu w obecnym stosunku pracy ani w poprzednich stosunkach pracy.

Wprowadzone rozwiązania mają na celu zwiększenie przejrzystości wynagrodzeń, eliminację luki płacowej oraz poprawę efektywności procesów zatrudnienia.

3.2. Przygotowanie do zmian

Przygotowanie się do przedstawionych zmian przepisów wymaga podjęcia przez pracodawcę wieloaspektowych działań, koncentrujących się na rewizji wewnętrznych regulacji dotyczących zatrudnienia i wynagrodzenia oraz procedur rekrutacyjnych i informacyjnych.

Krok 1. Zweryfikuj regulacje wewnątrzzakładowe w zakresie stawek wynagrodzenia.

Zdefiniuj i ustandaryzuj w regulacjach wewnątrzzakładowych kwoty wynagrodzenia, wskazując ich minimalną i, jeżeli to możliwe, maksymalną wysokość dla każdego stanowiska, z uwzględnieniem obiektywnych i neutralnych pod względem płci kryteriów wynagradzania. Te informacje będą konieczne z punktu widzenia:

• treści ogłoszenia o pracę, w którym możesz podać wysokość początkowego wynagrodzenia lub jego przedział, lub
• informacji dla kandydata do pracy o przysługującym mu ww. wynagrodzeniu na oferowanym stanowisku.

Wynagrodzenie, jakie należy przedstawić w ofercie pracy lub informacji dla kandydata, powinno zawierać wszystkie składniki wynagrodzenia, bez względu na ich nazwę i charakter, a także inne świadczenia związane z pracą, przyznawane pracownikom w formie pieniężnej lub w innej formie niż pieniężna.

W ogłoszeniu lub informacji możesz wskazać, czy proponowana kwota początkowa lub przedział wynagrodzenia podlegają negocjacji. Jednak nie może to prowadzić do sytuacji, w której ustalone z kandydatem wynagrodzenie okaże się niższe od obowiązujących u pracodawcy stawek na danym stanowisku. Oferowane wynagrodzenie nie może być też niższe od minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Krok 2. Przygotuj indywidualną informację dla kandydata.

W razie braku informacji o wynagrodzeniu w ogłoszeniu o pracę przygotuj z odpowiednim wyprzedzeniem (umożliwiającym zapoznanie się – przed rozmową kwalifikacyjną lub przed nawiązaniem stosunku pracy) indywidualną informację dla kandydata w formie papierowej lub elektronicznej:

• zawierającą początkową wysokość wynagrodzenia lub jego przedział – oparte na obiektywnych, neutralnych kryteriach, w szczególności pod względem płci, oraz
• o odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania – w przypadku gdy pracodawca jest objęty układem zbiorowym pracy lub obowiązuje u niego regulamin wynagradzania.

Krok 3. Dokonaj przeglądu wszystkich stanowisk i zmiany ich nazw na neutralne płciowo.

Obowiązek zapewnienia neutralnych płciowo nazw stanowisk oznacza również konieczność dokonania przeglądu wszystkich nazw stanowisk w organizacji. Jeśli w jego trakcie okaże się, że chociaż niektóre z nich są sformułowane w sposób sugerujący płeć pracownika, konieczna będzie ich zmiana.

Krok 4. Dokonaj przeglądu dokumentów wewnątrzzakładowych.

Po dokonaniu przeglądu stanowisk i uzgodnieniu nowego ich brzmienia dobrą praktyką będzie przeprowadzenie audytu dokumentacji wewnątrzzakładowej. Wiele dokumentów wewnętrznych może zawierać odniesienia do stanowisk pracy. Przykładowo regulamin wynagradzania z widełkami płacowymi, dokumentacja bhp, skierowania na badania medycyny pracy, regulamin pracy zdalnej itp. Nowelizacja k.p. wprowadzająca te zmiany nie zawiera żadnych przepisów przejściowych, co w praktyce oznacza, że z dniem ich wejścia w życie 24 grudnia 2025 r. pracodawcy powinni wdrożyć na każdym poziomie nowe, neutralne płciowo nazwy stanowisk pracy. W szczególności będzie to miało znaczenie w sytuacji, gdy w ogłoszeniu rekrutacyjnym pracodawca użyje zupełnie nowej nazwy stanowiska, która nie będzie korespondowała z żadnymi dokumentami wewnątrzzakładowymi.

Krok 5. Przygotuj rekruterów.

Osoby odpowiedzialne za rekrutacje powinny być zaznajomione z wchodzącymi 24 grudnia 2025 r. nowymi wymogami neutralności płciowej i konieczności prowadzenia rekrutacji w sposób niedyskryminujący. Oznacza to przygotowanie nowych szablonów ogłoszeń rekrutacyjnych. W nowych ogłoszeniach konieczna jest nie tylko zmiana samej nazwy stanowiska, ale i przeredagowanie całej jej treści, tak aby brzmiała neutralnie.

Ponadto dobrą praktyką będzie wyczulenie rekruterów na konieczność prowadzenia całego procesu rekrutacyjnego w sposób niedyskryminujący. Co prawda konieczność neutralności w procesie rekrutacji nie jest nowym wymogiem w prawie pracy, niemniej nowe przepisy na pewno stawiają na ten aspekt mocniejsze akcenty, co może powodować większe wyczulenie kandydatów na te kwestie. Zatem warto przypomnieć osobom prowadzącym procesy naboru pracowników o tym, że niektóre kategorie pytań, np. kandydatek płci żeńskiej o planowane potomstwo, noszą znamiona dyskryminacji i są kategorycznie zakazane.

Należy też poinformować osoby rekrutujące nowych pracowników, że po zmianie przepisów od 24 grudnia 2025 r. nie można zadawać osobom starającym się o zatrudnienie pytań o ich wynagrodzenie w obecnie trwającym stosunku pracy ani w poprzednich miejscach zatrudnienia.

Zmiany od 1 stycznia 2026 r.

4. Minimalne wynagrodzenie za pracę dla pracowników i zleceniobiorców

4.1. Na czym polegają zmiany

4.1.1. Minimalne wynagrodzenie dla pracowników

Od 1 stycznia 2026 r. minimalne wynagrodzenie za pracę dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy wyniesie 4806 zł.

Ostatecznie będzie o 140 zł wyższe od obowiązującego w 2025 r. Minimalna płaca przysługuje bez względu na to, czy jest to pierwszy czy kolejny rok pracy pracownika. Pracownikom zatrudnionym na część etatu należy zagwarantować wynagrodzenie nie niższe niż minimalne, proporcjonalne do liczby godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu.

Wzrost minimalnego wynagrodzenia od 1 stycznia 2026 r. spowoduje zmianę należności pracowniczych uzależnionych od jego wysokości, m.in. zmianę kwoty:

• odszkodowania za naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu i odszkodowania za stosowanie mobbingu (w przypadku wydania przez sąd w 2026 r. orzeczenia potwierdzającego naruszenia w tym zakresie pracownik będzie miał prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż 4806 zł),
• wynagrodzenia za czas przestoju niezawinionego przez pracownika (miesięcznie nie mniej niż 4806 zł), proporcjonalnie do wymiaru etatu,
• wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy ze względu na rozkład czasu pracy pracownika wynagradzanego w inny sposób niż stawką miesięczną lub godzinową (miesięcznie nie mniej niż 4806 zł), proporcjonalnie do wymiaru etatu,
• dodatku za pracę w porze nocnej (podstawa obliczenia dodatku nie może być niższa niż 4806 zł).

Tabela 3. Wysokość dodatku za pracę w porze nocnej w 2026 r.

Ponadto w związku ze zmianą minimalnej płacy w 2026 r. będą obowiązywały nowe, wyższe kwoty wolne od potrąceń. Ich wysokość będzie zróżnicowana. Wpływ na kwotę wolną od potrąceń mają bowiem w szczególności:

1) przystąpienie do PPK oraz wysokość wpłaty dokonywanej przez pracodawcę i pracownika lub rezygnacja z PPK;

2) przekroczenie 30-krotności podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe;

3) stawka podatkowa (12% lub 32%);

4) koszty uzyskania przychodów (zwykłe – 250 zł, lub podwyższone – 300 zł, albo rezygnacja z ich stosowania);

5) prawo do kwoty zmniejszającej podatek (300 zł);

6) prawo do zwolnienia z podatku przychodów (do kwoty rocznej wynoszącej 85 528 zł) osiąganych przez podatnika:

a) wychowującego co najmniej 4 dzieci,

b) który przeniósł miejsce zamieszkania na terytorium Polski,

c) będącego aktywnym zawodowo emerytem,

d) do ukończenia 26 lat;

7) wspólne rozliczenie z małżonkiem albo jako osoba samotnie wychowująca dziecko lub dzieci.

Nowe kwoty wolne od potrąceń należy stosować do wynagrodzeń należnych pracownikom za 2026 r.

Tabela 4. Kwoty wolne od potrąceń w 2026 r.*

¹ Użyte skróty oznaczają: kup – koszty uzyskania przychodów, Mw – minimalne wynagrodzenie.

* Przy założeniu niezmienności parametrów podatkowych uwzględnionych w wyliczeniach w 2026 r.

** Przy pierwszej wpłacie, która została dokonana po miesiącu jej naliczenia, pobrania i wpłaty oraz pod warunkiem, że uczestnik PPK nie dokonuje niższej wpłaty na PPK niż 2% wynagrodzenia, ze względu na osiąganie z różnych źródeł w danym miesiącu kwoty nieprzekraczającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia. Kolejne wpłaty dokonywane przez podmiot zatrudniający powodują powstanie opodatkowanego przychodu, który wpłynie na wysokość kwoty wolnej.

Trzeba wziąć pod uwagę, że wraz ze zmianą wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę przysługującego pracownikom zmieni się kwota wolna od potrąceń przysługująca zleceniobiorcom i innym osobom fizycznym będącym dłużnikami, uzyskującym świadczenia okresowe, które zapewniają im utrzymanie lub stanowią dla nich jedyne źródło przychodów. W zakresie granic potrącenia i kwot wolnych od potrąceń należy bowiem w przypadku tej grupy zatrudnionych dłużników stosować zasady wynikające z przepisów k.p.

4.1.2. Minimalne wynagrodzenie dla zleceniobiorców i osób świadczących usługi

Zleceniobiorcy i przedsiębiorcy niezatrudniający pracowników ani zleceniobiorców mają prawo, podobnie jak pracownicy, do minimalnego wynagrodzenia, ale w postaci gwarantowanej stawki za godzinę wykonania zlecenia lub świadczenia usług (art. 1 pkt 1a–1b ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, dalej: ustawa o minimalnym wynagrodzeniu). W 2026 r. stawka godzinowa przysługująca tym osobom nie będzie mogła być niższa niż 31,40 zł. Będzie tym samym ostatecznie o 90 gr wyższa od stawki obowiązującej w 2025 r. (30,50 zł brutto).

4.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

4.2.1. Minimalne wynagrodzenie dla pracowników

Ustalenie w regulacjach wewnętrznych terminu wypłaty pensji w miesiącu przypadającym po przepracowanym miesiącu może powodować wątpliwości dotyczące wysokości minimalnego wynagrodzenia, jakie należy wypłacić pracownikowi za grudzień 2025 r. w styczniu 2026 r. Zmiana wysokości obowiązuje bowiem od 1 stycznia 2026 r. i może sugerować, że pracownik powinien otrzymać wyższą pensję minimalną za grudzień 2025 r., ponieważ jej wypłata następuje w 2026 r. Wynagrodzenie w określonej wysokości przysługuje jednak za pracę wykonaną. Jeżeli zatem pracownik ma umówione wynagrodzenie minimalne za pracę świadczoną w grudniu 2025 r., to w takiej wysokości powinien je otrzymać w styczniu 2026 r. W tej sytuacji data wypłaty nie ma wpływu na wysokość wynagrodzenia.

4.2.2. Minimalne wynagrodzenie dla zleceniobiorców i osób świadczących usługi

Wynagrodzenie za umowy zlecenia i umowy o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu, wykonywane od 1 stycznia 2026 r. i trwające w tym dniu, nie może być niższe niż 31,40 zł za godzinę.

4.3. Przygotowanie do zmian

4.3.1. Minimalne wynagrodzenie dla pracowników

Prawidłowe stosowanie nowych przepisów odnoszących się do minimalnego wynagrodzenia wymaga od pracodawcy – poza znajomością zmian – następujących działań:

Krok 1. Sprawdź, którzy pracownicy będą osiągali minimalne wynagrodzenie po zmianach od 1 stycznia 2026 r.

Do obliczenia wysokości minimalnej płacy przyjmuje się przysługujące pracownikowi składniki wynagrodzenia i inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy, zaliczone według zasad statystyki zatrudnienia i wynagrodzeń określonych przez GUS do wynagrodzeń osobowych (art. 6 ust. 4 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu).

Wynagrodzenia osobowe obejmują w szczególności:

• wynagrodzenia zasadnicze w formie czasowej, akordowej, prowizyjnej i innej,
• dodatki lub dodatkowe wynagrodzenia za szczególne kwalifikacje, w tym znajomość języków obcych,
• premie oraz nagrody regulaminowe i uznaniowe,
• wynagrodzenia dodatkowe za prace wykonywane w ramach obowiązującego wymiaru czasu pracy, lecz niewynikające z zakresu czynności,
• wyrównanie do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,
• wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy wypłacane ze środków pracodawców (wynagrodzenia za urlopy wypoczynkowe i dla poratowania zdrowia, za czas niezdolności do pracy wskutek choroby, za czas przestoju niezawinionego przez pracownika i inne).

Do minimalnego wynagrodzenia nie zalicza się:

• dodatku za staż pracy – rozumianego jako dodatek do wynagrodzenia przysługujący pracownikowi z tytułu osiągnięcia ustalonego okresu zatrudnienia, na zasadach określonych w odrębnych przepisach, układzie zbiorowym pracy, innym opartym na ustawie porozumieniu zbiorowym, regulaminie wynagradzania, statucie określającym prawa i obowiązki stron stosunku pracy, umowie o pracę lub spółdzielczej umowie o pracę,
• nagrody jubileuszowej,
• odprawy pieniężnej przysługującej pracownikowi w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy,
• wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych (dotyczy to również ryczałtu za godziny nadliczbowe),
• dodatku za pracę w porze nocnej (dotyczy to również ryczałtu za pracę w nocy),
• dodatku za szczególne warunki pracy – rozumianego jako dodatek do wynagrodzenia z tytułu wykonywania pracy w warunkach szczególnie uciążliwych lub szczególnie szkodliwych dla zdrowia, pracy związanej z dużym wysiłkiem fizycznym lub umysłowym lub pracy szczególnie niebezpiecznej, przysługujący pracownikowi na zasadach określonych w odrębnych przepisach, układzie zbiorowym pracy, innym opartym na ustawie porozumieniu zbiorowym, regulaminie wynagradzania, statucie określającym prawa i obowiązki stron stosunku pracy, umowie o pracę lub spółdzielczej umowie o pracę.

Krok 2. Zmień umowy o pracę w części dotyczącej wynagrodzenia pracownikom, którzy nie osiągnęli minimalnej płacy.

Pracownicy, którzy nie osiągają minimalnej płacy, powinni mieć podwyższone wynagrodzenie. Zmianę minimalnego wynagrodzenia należy ustalać następująco w przypadku:

• gdy pracownik jest wynagradzany tylko stawką zasadniczą;

Pracodawca, który wskazał w umowie o pracę wysokość minimalnego wynagrodzenia obowiązującą w danym roku, a pracownik nie otrzymuje innych składników wynagrodzenia zaliczanych do płacy minimalnej, może wprowadzić zmianę w tym zakresie porozumieniem zmieniającym. W tej sytuacji konieczna jest bowiem zgoda pracownika na zmianę. Jeżeli pracodawca nie podwyższy pracownikowi pensji zasadniczej, będącej jego jedynym składnikiem wynagrodzenia, będzie zobowiązany wypłacać wyrównanie do płacy minimalnej. Na takie działanie zgoda pracownika nie jest niezbędna. W sytuacji gdy z umowy o pracę wynika, że pracownikowi przysługuje płaca minimalna, ale nie została ona określona kwotowo (takie rozwiązanie jest dopuszczalne), wystarczy, że zatrudniający poinformuje pracownika o aktualnej wysokości płacy minimalnej. Może to zrobić w sposób przyjęty w zakładzie pracy, np. wywieszając stosowną informację na tablicy ogłoszeń, informując przez intranet lub indywidualnie na piśmie.

• gdy pracownik otrzymuje dodatkowe składniki wynagrodzenia.

Jeśli pracodawca wypłaca pracownikowi – obok płacy zasadniczej, jeżeli jest ona niższa niż minimalne wynagrodzenie – inne składniki wynagrodzenia (zaliczane do płacy minimalnej) i po ich zsumowaniu zatrudniony otrzymuje co najmniej ustawowe minimum, nie ma konieczności podwyższania pensji podstawowej.

4.3.2. Minimalne wynagrodzenie dla zleceniobiorców i osób świadczących usługi

Podwyższenie stawki godzinowej od 1 stycznia 2026 r. powoduje, że wynagrodzenie zleceniobiorcy lub osoby świadczącej usługi nie może być niższe od 31,40 zł za godzinę pracy. Mimo obowiązku zapewnienia tym osobom minimalnej stawki godzinowej strony umowy mogą utrzymać w umowie dotychczasowe wynagrodzenie w innej formie niż godzinowa, np. ryczałtowe za wykonanie całej umowy, miesięczne, za dzień. Jeżeli w umowie realizowanej w 2026 r. wysokość wynagrodzenia została określona w inny sposób niż za godzinę (np. ryczałtowo, miesięcznie), lecz w stosunku do liczby godzin wykonywania zlecenia lub świadczenia usługi płaca ta nie będzie zapewniała przyjmującemu zlecenie lub świadczącemu usługi otrzymania za każdą godzinę pracy wynagrodzenia w wysokości co najmniej 31,40 zł brutto, osobom tym przysługuje wynagrodzenie w wysokości obliczonej z uwzględnieniem tej stawki. Zatem w takim przypadku wynagrodzenie należy wyrównać.

Jeżeli w umowie trwającej w 2026 r. wskazano godzinową stawkę wynagrodzenia w wysokości obowiązującej w 2025 r., zaleca się jej zmianę w ramach aneksu do umowy. W przypadku gdy w umowie stawka została podana za godzinę, lecz bez wskazywania wysokości, a jedynie zastosowano sformułowanie „zleceniobiorcy przysługuje minimalna stawka godzinowa”, zleceniodawca nie dokonuje żadnych zmian.

5. Nagrody jubileuszowe dla nauczycieli

5.1. Na czym polegają zmiany

Od 1 stycznia 2026 r. zostaną podwyższone oraz wprowadzone dodatkowe nagrody jubileuszowe dla nauczycieli, tj.:

• za 40 lat pracy – nagroda wzrośnie z dotychczasowych 250% do 300% wynagrodzenia miesięcznego,
• za 45 lat pracy – wprowadzona zostanie nowa nagroda w wysokości 400% wynagrodzenia miesięcznego.

Utrzymano wysokość nagród za krótszy staż pracy, która wynosi:

• za 20 lat pracy – 75% wynagrodzenia miesięcznego,
• za 25 lat pracy – 100% wynagrodzenia miesięcznego,
• za 30 lat pracy – 150% wynagrodzenia miesięcznego,
• za 35 lat pracy – 200% wynagrodzenia miesięcznego.

Przed zmianą przepisów nauczyciel za wieloletnią pracę otrzymywał nagrodę jubileuszową za maksymalnie 40 lat pracy.

5.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Nowelizacja przepisów ustawy z 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela (dalej: Karta Nauczyciela) zawiera rozwiązania przejściowe. Zgodnie z nimi nauczyciel otrzyma nagrodę w wyższej wysokości za 40 lat pracy (300% wynagrodzenia miesięcznego) lub nową (za 45 lat pracy), jeżeli staż pracy wymagany do jej nabycia upłynie z dniem wejścia w życie zmian, tj. najwcześniej 1 stycznia 2026 r.

5.3. Przygotowanie do zmian

Prawidłowe stosowanie nowych przepisów odnoszących się do nagród jubileuszowych dla nauczycieli wymaga od pracodawcy – poza znajomością zmian – następujących działań:

Krok 1. Sprawdź, którzy pracownicy najwcześniej 1 stycznia 2026 r. osiągną staż pracy uprawniający do nagrody za 40 lub 45 lat pracy.

Prawo do nowej nagrody lub nagrody w wyższej wysokości nabędzie ten nauczyciel, który staż pracy uprawniający do nagrody osiągnął najwcześniej 1 stycznia 2026 r. (art. 11 ustawy z 25 lipca 2025 r. o zmianie ustawy – Karta Nauczyciela oraz niektórych innych ustaw). Zatem tego prawa nie nabędą nauczyciele, którym okres pracy (40 lub 45 lat) upłynął przed ww. datą. Potwierdził to resort edukacji w odpowiedzi na interpelację nr 12125 z 29 września 2025 r., w której wskazał, że:

MEN (…) wprowadzenie nowego uprawnienia w postaci nagrody jubileuszowej za 45 lat pracy stanowi wyraz swobody ustawodawcy w zakresie kształtowania polityki społecznej i wynagrodzeniowej państwa. Każde świadczenie tego rodzaju funkcjonuje od daty określonej w ustawie i znajduje zastosowanie wyłącznie do zdarzeń przyszłych. Oznacza to, że osoby, które osiągnęły wymagany staż pracy przed dniem wejścia w życie nowelizacji, nie zostały pozbawione praw już nabytych, lecz nie zostały objęte nowym uprawnieniem, którego w systemie prawnym dotychczas nie przewidziano. (…)

Należy także podkreślić, że różnicowanie sytuacji prawnej nauczycieli na podstawie daty osiągnięcia wymaganego stażu pracy nie stanowi dyskryminacji. Wszyscy nauczyciele, którzy znajdą się w tożsamej sytuacji faktycznej – tj. osiągną 45-letni staż pracy od dnia wejścia w życie ustawy nowelizującej – będą traktowani w sposób identyczny. Zróżnicowanie dotyczy jedynie momentu nabycia prawa, co jest naturalną i akceptowaną konsekwencją zmian legislacyjnych.

Krok 2. Ustal wysokość nagrody i dokonaj jej wypłaty.

Podstawę obliczenia nagrody jubileuszowej stanowi wynagrodzenie miesięczne przysługujące nauczycielowi w dniu nabycia prawa do nagrody, a jeżeli jest to dla nauczyciela korzystniejsze – wynagrodzenie przysługujące mu w dniu jej wypłaty. Jeżeli nauczyciel nabył prawo do nagrody jubileuszowej, będąc zatrudniony w innym tygodniowym obowiązkowym wymiarze godzin niż w dniu jej wypłaty, podstawę obliczenia nagrody stanowi wynagrodzenie przysługujące nauczycielowi w dniu nabycia prawa do nagrody.

Omawiane świadczenie oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.

Nauczyciel nabywa prawo do nagrody jubileuszowej w dniu, w którym upływa okres uprawniający do nagrody. Zatem powinna ona zostać wypłacona niezwłocznie po ustaleniu tego prawa. W sytuacji rozwiązania stosunku pracy w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy nauczycielowi, któremu do nabycia prawa do nagrody jubileuszowej brakuje mniej niż 12 miesięcy, licząc od dnia rozwiązania stosunku pracy, nagrodę tę wypłaca się w dniu rozwiązania stosunku pracy (§ 2–4 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z 30 października 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania okresów pracy i innych okresów uprawniających nauczyciela do nagrody jubileuszowej oraz szczegółowych zasad jej obliczania i wypłacania).

6. Odprawy dla nauczycieli

6.1. Na czym polegają zmiany

W wyniku zmiany przepisów od 1 stycznia 2026 r. zostanie podwyższona wysokość jednorazowej odprawy w związku z przejściem nauczyciela na emeryturę, rentę lub nauczycielskie świadczenie kompensacyjne. Wysokość tej odprawy, tak jak poprzednio, będzie uzależniona od okresu pracy nauczyciela, przy czym zostanie wprowadzone dodatkowe kryterium stażu (po 15 latach) i zostanie podwyższona maksymalna wysokość tej odprawy (poprzednio stanowiła 3-krotność miesięcznego wynagrodzenia). Ostatecznie od 1 stycznia 2026 r. odprawa wyniesie (art. 87 ust. 1 Karty Nauczyciela):

• po 10 latach pracy – 2-miesięczne wynagrodzenie,
• po 15 latach pracy – 3-miesięczne wynagrodzenie,
• po 20 latach pracy – 6-miesięczne wynagrodzenie.

Doprecyzowano też, że do okresów pracy uprawniających do odprawy należy wliczyć wszystkie poprzednio zakończone okresy zatrudnienia oraz inne okresy, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Ponadto zmianie ulegną zasady wypłaty omawianej odprawy w przypadku jej zbiegu z prawem do innych odpraw.

W sytuacji zbiegu odprawy emerytalno-rentowej (art. 87 Karty Nauczyciela) z odprawą w razie orzeczenia przez lekarza przeprowadzającego badanie okresowe lub kontrolne o niezdolności nauczyciela do wykonywania dotychczasowej pracy (art. 28 Karty Nauczyciela) nauczyciel otrzyma korzystniejszą odprawę.

Natomiast w razie zbiegu odprawy emerytalno-rentowej z odprawą z przyczyn organizacyjnych leżących po stronie szkoły (art. 20 ust. 2 Karty Nauczyciela) nauczycielowi będzie przysługiwała pełna odprawa emerytalno-rentowa (w nowej, wyższej stawce) oraz połowa odprawy z tytułu zmian organizacyjnych (art. 87 ust. 5 Karty Nauczyciela).

6.2. Przygotowanie do zmian

Prawidłowe stosowanie nowych przepisów odnoszących się do odpraw dla nauczycieli wymaga od pracodawcy – poza znajomością zmian – następujących działań:

Krok 1. Sprawdź, którzy pracownicy nabędą prawo do odprawy emerytalno-rentowej.

Prawo do odprawy emerytalno-rentowej według nowych zasad nabędzie ten nauczyciel, który przejdzie na świadczenie emerytalno-rentowe lub kompensacyjne najwcześniej 1 stycznia 2026 r. Nowelizacja Karty Nauczyciela nie zawiera w tym zakresie przepisów przejściowych.

Krok 2. Ustal wysokość odprawy i dokonaj jej wypłaty.

Wynagrodzenie stanowiące podstawę do ustalenia wysokości odprawy emerytalno-rentowej należy obliczać według zasad obowiązujących przy ustalaniu nauczycielskiego ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. A z kolei do ekwiwalentu mają zastosowanie zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy (§ 6 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z 26 czerwca 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nauczycieli). Odprawę należy wypłacić niezwłocznie po ustaleniu do niej prawa.

III. UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE I ZDROWOTNE

Zmiany od 1 stycznia 2026 r.

7. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne osób prowadzących działalność gospodarczą

7.1. Na czym polegają zmiany

Od 1 stycznia 2026 r. wzrośnie kwota składek na ubezpieczenia społeczne (oraz fundusze pozaubezpieczeniowe) osób prowadzących pozarolniczą działalność.

Co do zasady podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne tych osób stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek. W 2026 r., zgodnie z projektem ustawy budżetowej na ten rok (druk nr 1749), będzie to 9420 zł.

Od 1 stycznia 2026 r. podstawa wymiaru składek wyniesie więc 5652 zł (9420 zł x 60%).

Składka w nowej wysokości obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku kalendarzowego.

Składka zdrowotna jest ustalana na innych zasadach, w zależności od wybranej formy opodatkowania.

Tabela 5. Wysokość składek ZUS w 2026 r. (ogólne zasady)

Osoby, które rozpoczynają prowadzenie działalności, mogą opłacać składki ZUS na preferencyjnych warunkach, tj. od kwoty 30% minimalnego wynagrodzenia.

W okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2026 r. minimalne wynagrodzenie wyniesie 4806 zł (podstawa wymiaru składek 1441,80 zł).

Tabela 6. Wysokość składek w ramach tzw. Małego ZUS w 2026 r.

7.2. Przygotowanie do zmian

Przygotowanie do zmian wymaga podjęcia następujących działań:

Krok 1. Zapoznaj się z informacją na temat wysokości składek obowiązujących od 1 stycznia 2026 r.

Krok 2. Zabezpiecz środki finansowe na opłacanie składek ZUS w wyższej kwocie.

8. Mały ZUS Plus

8.1. Na czym polegają zmiany

Od 1 stycznia 2026 r. zmieni się sposób liczenia okresu przerwy, po upływie którego przedsiębiorca będzie mógł ponownie skorzystać z ulgi Mały ZUS Plus (możliwości opłacania składek na ubezpieczenia społeczne od przychodu). Powrót do ulgi będzie możliwy po upływie 24 miesięcy od zakończenia okresu korzystania z ww. preferencji, w dowolnym miesiącu w danym roku. Obniżone składki na ubezpieczenia społeczne w ramach ww. preferencji można płacić maksymalnie przez 36 miesięcy w każdych 60 miesiącach kalendarzowych prowadzenia działalności.

Przedsiębiorcy mogą płacić obniżone składki na ubezpieczenia społeczne w ramach Małego ZUS Plus, jeżeli spełniają następujące warunki:

• przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej prowadzonej przez cały poprzedni rok kalendarzowy nie przekroczyły 120 000 zł,
• działalność gospodarcza była prowadzona w poprzednim roku kalendarzowym przez nie mniej niż 60 dni kalendarzowych.

Ze wskazanej ulgi nie można korzystać:

• w pierwszym roku prowadzenia działalności,
• jeśli zostały spełnione warunki do płacenia obniżonych składek na ubezpieczenia społeczne, od podstawy wynoszącej 30% minimalnego wynagrodzenia.

Dotychczas okres przerwy, po upływie którego przedsiębiorca mógł na nowo korzystać z ww. ulgi, wynosił 36 miesięcy – takie stanowisko prezentował ZUS, co było kwestionowane przez sądy.

Zgodnie z nowymi regulacjami:

• pierwszy 60-miesięczny okres prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej zaczyna się od pierwszego miesiąca kalendarzowego, w którym podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe była ustalona indywidualnie (w ramach ulgi),
• każdy kolejny 60-miesięczny okres prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej zaczyna się każdorazowo od pierwszego miesiąca kalendarzowego prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej po upływie poprzedniego okresu 60 miesięcy kalendarzowych prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej,
• do 36-miesięcznych okresów kalendarzowych i 60-miesięcznych okresów kalendarzowych prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej wlicza się jako pełny każdy miesiąc kalendarzowy, w którym ubezpieczony odpowiednio ustalał indywidualną podstawę składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na preferencyjnych zasadach lub prowadził pozarolniczą działalność gospodarczą przez co najmniej 1 dzień kalendarzowy.

8.2. Przygotowanie do zmian

Regulacje wprowadzające przepisy o Małym ZUS Plus nie przewidują w tym zakresie rozwiązań przejściowych. Zatem nowe regulacje będą obowiązywały od 1 stycznia 2026 r.

W celu przygotowania do zmian płatnik składek uprawniony do ww. ulgi powinien podjąć następujące działania:

Krok 1. Zapoznaj się z nowymi przepisami w zakresie ulgi Mały ZUS Plus.

Krok 2. Jeśli spełniasz warunki do skorzystania z ww. ulgi, wyrejestruj się z ZUS najpierw na druku ZUS ZWUA z obecnym kodem tytułu ubezpieczenia, wskazując jako przyczynę wyrejestrowania kod 600 (inna przyczyna).

Krok 3. W odpowiednim terminie zgłoś się do ubezpieczeń poprzez złożenie dokumentu ZUS ZUA z kodem tytułu ubezpieczenia 05 90 xx lub 05 92 xx.

Pamiętaj, że w celu zachowania ciągłości ubezpieczenia termin wyrejestrowania i termin zgłoszenia do ubezpieczeń powinny być takie same.

9. Zmiany w składce na ubezpieczenie zdrowotne przedsiębiorców

9.1. Na czym polegają zmiany

W nowym roku składkowym (od 1 lutego 2026 r. do 31 stycznia 2027 r.) przedsiębiorcy, którzy dotychczas (w 2025 r.) opłacali składkę zdrowotną od 75% minimalnego wynagrodzenia, będą opłacali składkę zdrowotną na zasadach, jakie obowiązywały w 2024 r. Wynika to z tego, że od 1 lutego 2026 r. nie będzie już obowiązywała obniżona dla tej grupy płatników podstawa wymiaru składki zdrowotnej wynosząca 75% minimalnego wynagrodzenia.

Zmiany obowiązujące w nowym roku składkowym dotyczą wyłącznie płatników składek uprawnionych do opłacania składki zdrowotnej od minimalnej podstawy wymiaru.

W pozostałych przypadkach zasady ustalania podstawy wymiaru składek nie uległy zmianie.

9.1.1. Skala podatkowa

W przypadku przedsiębiorców prowadzących działalność opodatkowaną według skali podatkowej składka zdrowotna w 2026 r. wyniesie 9% dochodów z poprzedniego miesiąca (liczonych w sposób narastający), jednak nie mniej niż 9% minimalnego wynagrodzenia.

Minimalne wynagrodzenie w 2026 r. będzie wynosiło 4806 zł, a zatem minimalna składka zdrowotna wyniesie 432,54 zł.

9.1.2. Podatek liniowy

Miesięczna składka zdrowotna w 2026 r. w tym przypadku to 4,9% dochodu za miesiąc poprzedni (liczonego w sposób narastający). Nie może być jednak niższa niż 9% minimalnego wynagrodzenia (tak samo jak dla skali podatkowej). Zatem minimalna składka zdrowotna, podobnie jak w przypadku skali podatkowej, wyniesie 432,54 zł.

9.1.3. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

W przypadku przedsiębiorców korzystających z ryczałtowej formy opodatkowania składka zdrowotna będzie zależała od wielkości przychodów:

• roczny przychód do 60 000 zł – 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z IV kwartału 2025 r.,
• roczny przychód od 60 001 zł do 300 000 zł – 100% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z IV kwartału 2025 r.,
• roczny przychód powyżej 300 000 zł – 180% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z IV kwartału 2025 r.

Wysokość przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z IV kwartału 2025 r. zostanie ogłoszona przez Prezesa GUS w styczniu 2026 r.

9.2. Przygotowanie do zmian

Aby przygotować się do zmian, należy podjąć następujące działania:

Krok 1. Zapoznaj się z obowiązującymi przepisami i wyjaśnieniami ZUS w zakresie ustalania podstawy wymiaru składki zdrowotnej.

Krok 2. Zdecyduj, czy chcesz stosować dotychczasowe czy nowe regulacje w zakresie uwzględniania w podstawie wymiaru składki zdrowotnej przychodu ze zbycia środka trwałego.

Krok 3. Zabezpiecz środki finansowe na opłacanie wyższej składki zdrowotnej.

10. Zmiany w działalności nierejestrowanej

10.1. Na czym polegają zmiany

Od 1 stycznia 2026 r. osoby prowadzące działalność nierejestrowaną będą mogły rozliczać przychody w ujęciu kwartalnym, a nie miesięcznym, jak dotychczas. Limit przychodów z działalności nierejestrowanej wyniesie 225% minimalnego wynagrodzenia, czyli 10 813,50 zł kwartalnie (225% x 4806 zł).

Działalność nierejestrowaną mogą prowadzić osoby fizyczne, które:

• nie prowadziły działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 60 miesięcy,
• nie wykonują działalności wymagającej koncesji, licencji lub zezwoleń,
• działają indywidualnie (nie w ramach spółki cywilnej).

W razie przekroczenia w danym kwartale wskazanego limitu działalność nierejestrowana staje się automatycznie działalnością gospodarczą od dnia przekroczenia limitu. Tym samym należy zarejestrować się w CEIDG w terminie 7 dni od daty przekroczenia ww. limitu, a następnie zgłosić do odpowiednich ubezpieczeń w ZUS.

10.2. Przygotowanie do zmian

Przepisy ustawy nowelizującej nie przewidują w tym zakresie przepisów przejściowych. Wobec tego nowe regulacje wejdą w życie 1 stycznia 2026 r.

Krok 1. Zapoznaj się z nowymi przepisami i wyjaśnieniami ZUS dotyczącymi działalności nierejestrowanej.

Krok 2. Sprawdź, czy spełniasz warunki, aby prowadzić działalność nierejestrowaną, która nie wymaga zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych w ZUS.

Krok 3. Monitoruj na bieżąco wysokość przychodów z działalności, aby nie doszło do przekroczenia kwoty limitu.

11. Uproszczone zasady przyznawania i wypłaty zasiłku pogrzebowego

11.1. Na czym polegają zmiany

Od 1 stycznia 2026 r. będą obowiązywały nowe, uproszczone zasady przyznawania zasiłku pogrzebowego. Wzrośnie też kwota zasiłku pogrzebowego – od 1 stycznia 2026 r. wyniesie 7000 zł.

Zgodnie z nowymi regulacjami ustalenie prawa do zasiłku pogrzebowego oraz jego wysokości zasadniczo nie będzie wymagało wydania decyzji przez ZUS.

ZUS będzie wydawał decyzję w razie poniesienia kosztów pogrzebu przez:

• więcej niż jedną osobę lub podmiot (pracodawca, dom pomocy społecznej, gmina, powiat, osoba prawna Kościoła lub związek wyznaniowy), tj. gdy zasiłek pogrzebowy ulega podziałowi między te osoby lub podmioty – proporcjonalnie do poniesionych kosztów pogrzebu,
• inną osobę niż członek rodziny, pracodawcę, dom pomocy społecznej, gminę, powiat, osobę prawną Kościoła lub związku wyznaniowego, tj. gdy zasiłek pogrzebowy przysługuje w wysokości udokumentowanych kosztów pogrzebu (nie wyższej niż ustawowa wysokość tego zasiłku – 7000 zł).

Wniosek o przyznanie zasiłku pogrzebowego będzie można złożyć bezpośrednio do organu rentowego lub za pośrednictwem zakładu pogrzebowego. Zasiłek pogrzebowy może być wypłacony w całości lub części upoważnionemu przez osobę uprawnioną zakładowi pogrzebowemu, w formie bezgotówkowej na wskazany w upoważnieniu rachunek bankowy tego zakładu pogrzebowego. Dotyczy to również wniosków składanych przez inne osoby niż członkowie rodziny.

Dotychczas ZUS wypłacał zasiłek pogrzebowy w terminie 30 dni. Termin ten zostanie skrócony do 14 dni.

11.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Do postępowań w sprawie zasiłku pogrzebowego wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie nowelizacji (czyli przed 1 stycznia 2026 r.) będą miały zastosowanie przepisy dotychczasowe.

11.3. Przygotowanie do zmian

Krok 1. Zapoznaj się z nowymi regulacjami dotyczącymi przyznawania zasiłku pogrzebowego.

Krok 2. Poinformuj pracownika o nowych zasadach przyznawania i wypłaty zasiłku pogrzebowego lub skieruj go do organu rentowego, jeżeli zwróci się do Ciebie o pomoc lub z zapytaniem w tym zakresie.

12. Nowe zasady kontroli płatników składek

12.1. Na czym polegają zmiany

Od 1 stycznia 2026 r. będą obowiązywały nowe zasady kontroli płatników składek.

Kontrole będą przeprowadzane zgodnie z okresowym planem kontroli, po uprzednim dokonaniu okresowej analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa w ramach wykonywania działalności gospodarczej (kontrola planowa). Analiza obejmuje identyfikację obszarów podmiotowych i przedmiotowych, w których ryzyko naruszenia przepisów jest największe. Na podstawie wyników tej analizy ZUS przypisze płatników składek do jednej z trzech kategorii ryzyka (niskie, średnie lub wysokie), od której zależy maksymalna częstotliwość przeprowadzanych kontroli.

W przypadku:

• niskiego ryzyka – nie częściej niż raz w ciągu 5 lat,
• średniego ryzyka – nie częściej niż raz w ciągu 3 lat,
• wysokiego ryzyka – tak często, jak to jest konieczne dla zapewnienia skutecznego stosowania odpowiednich przepisów, z uwzględnieniem wysokiego ryzyka wystąpienia nieprawidłowości oraz środków niezbędnych do jego ograniczania.

Ponadto ZUS będzie zobowiązany do publikowania informacji o zasadach umożliwiających przypisanie przedsiębiorców do właściwej dla nich kategorii ryzyka, na podstawie dotychczasowej okresowej analizy, w terminie 6 miesięcy od dnia przyjęcia kolejnej okresowej analizy, zastępującej dotychczasową okresową analizę.

Powyższe zmiany dotyczą tylko kontroli planowych – nie obejmują kontroli doraźnych (będą one przeprowadzane na dotychczasowych zasadach).

12.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Do kontroli przedsiębiorców wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie nowych regulacji stosuje się przepisy dotychczasowe.

12.3. Przygotowanie do zmian

Krok 1. Zapoznaj się z nowymi zasadami przeprowadzania przez ZUS kontroli planowych.

Krok 2. Sprawdź, czy potencjalnie występują ryzyka (i czego one dotyczą) w zakresie naruszenia przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych.

Małgorzata Kozłowska

Bożena Goliszewska

Magdalena Sybilska-Bonicka