Praca zdalna w sferze budżetowej – dopuszczalność i zasady stosowania

Urzędnicy państwowi oraz samorządowi mogą świadczyć pracę zdalną na ogólnych zasadach uregulowanych w Kodeksie pracy. Natomiast praca zdalna funkcjonariuszy służb mundurowych może odbywać się wyłącznie na polecenie przełożonego wydane w nadzwyczajnych okolicznościach związanych z zagrożeniem chorobami zakaźnymi.

Od 7 kwietnia 2023 r. obowiązują wprowadzone do Kodeksu pracy przepisy o pracy zdalnej. Nie można ich jednak stosować w przypadku wszystkich osób zatrudnionych w sferze budżetowej. Niektóre grupy mają bowiem swoje szczegółowe regulacje w tym zakresie. 

 1. Praca zdalna pracowników samorządowych i urzędników państwowych

Przepisy ustaw regulujących zasady zatrudniania pracowników samorządowych, członków korpusu służby cywilnej oraz pracowników urzędów państwowych nie zawierają regulacji dotyczących świadczenia pracy w formie zdalnej. W zakresie nieuregulowanym w pragmatykach pracowniczych do ww. grup pracowników zastosowanie znajdują przepisy Kodeksu pracy. W związku z tym od 7 kwietnia 2023 r. do pracowników samorządowych, członków korpusu służby cywilnej oraz pracowników urzędów państwowych, bez względu na podstawę nawiązania stosunku pracy – umowa o pracę, powołanie, mianowanie, wybór (art. 67³⁴ Kodeksu pracy), zastosowanie znajdują regulacje Kodeksu pracy dotyczące pracy zdalnej. 

1.1. Wprowadzenie pracy zdalnej w urzędach 

Zasady wykonywania pracy zdalnej pracodawca jest zobowiązany określić w porozumieniu zawieranym z zakładowymi organizacjami zawodowymi albo regulaminie. 

Należy przy tym podkreślić, że pracodawca nie ma obowiązku wprowadzenia pracy zdalnej jako elementu organizacji pracy. W takim przypadku nie musi zawierać porozumienia ani wydawać regulaminu pracy zdalnej. Pracodawca nie może jednak wprowadzić wewnętrznej regulacji, zgodnie z którą całkowicie wyłączy stosowanie pracy zdalnej. Nawet w przypadku pracodawców, którzy nie wprowadzą takiej formy organizacji pracy:

• wniosek o pracę zdalną będzie mógł złożyć pracownik uprzywilejowany, o którym mowa w art. 67¹⁹§ 6 Kodeksu pracy (chodzi m.in. o pracownice w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia, a także pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności), a także każdy inny pracownik, 
• każdy pracownik będzie miał prawo złożyć wniosek o pracę zdalną okazjonalną.

Natomiast pracodawca w okolicznościach wskazanych w Kodeksie pracy będzie uprawniony do wydania pracownikom polecenia pracy zdalnej.

1.2. Porozumienie ze związkami zawodowymi

Jeżeli u danego pracodawcy działają związki zawodowe, to warunki stosowania pracy zdalnej powinny zostać określone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową, jeśli natomiast u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. W przypadku natomiast gdy nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca jest zobowiązany uzgodnić treść porozumienia jedynie z organizacjami reprezentatywnymi, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy. 

1.3. Regulamin pracy zdalnej

Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu porozumienia nie dojdzie do jego zawarcia ze związkami zawodowymi, pracodawca powinien określić samodzielnie warunki stosowania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając jednak ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.

Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, warunki stosowania pracy zdalnej powinien określić pracodawca w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. 

W porozumieniu oraz regulaminie należy określić w szczególności:

1) grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną,

2) zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej,

3) zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu,

4) zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną, 

5) zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną, 

6) zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, 

7) zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,

8) zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Wzór regulaminu pracy zdalnej znajduje się w wydaniu elektronicznym MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń na www.inforlex.pl/ewydania w zakładce „Wzory, formularze, umowy”.

Regulamin pracy zdalnej powinien zostać wprowadzony przez pracodawcę zarządzeniem i ogłoszony w sposób przyjęty u danego pracodawcy (np. poprzez wysłanie wiadomości e-mail do wszystkich pracowników, umieszczenie treści regulaminu w innych kanałach komunikacji w firmie, np. w intranecie).

Niezależnie od zawarcia porozumienia lub wydania regulaminu rozpoczęcie świadczenia pracy zdalnej wymaga uzgodnienia z pracownikiem (zawarcia porozumienia dotyczącego pracy zdalnej). Obowiązek ten nie dotyczy świadczenia pracy zdalnej okazjonalnej oraz świadczenia pracy zdalnej na polecenie pracodawcy.

1.4. Praca zdalna bez wewnętrznych regulacji 

Wykonywanie pracy zdalnej będzie dopuszczalne także wtedy, gdy nie zostanie zawarte porozumienie albo nie zostanie wydany regulamin pracy zdalnej. Wówczas zasady wykonywania pracy zdalnej będzie określało porozumienie zawarte z pracownikiem. Indywidualne porozumienie zawierane z pracownikiem powinno określać wszystkie te elementy, które zawiera porozumienie zawierane ze związkami zawodowymi oraz regulamin pracy zdalnej, poza określeniem grupy pracowników objętych pracą zdalną.

1.5. Praca zdalna rodziców oraz opiekunów osób niepełnosprawnych

Wniosek pracownika samorządowego, członka korpusu służby cywilnej oraz pracownika urzędu państwowego dotyczący wykonywania pracy zdalnej nie będzie co do zasady dla pracodawcy wiążący, z wyjątkiem wniosków pracownic w ciąży, pracowników wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia oraz pracowników wymienionych w art. 142¹ § 1 pkt 2 i 3 Kodeksu pracy, to jest:

1) pracowników-rodziców dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”, to jest zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;

2) pracowników-rodziców dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych; 

3) pracowników-rodziców dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe.

Dodatkowo wiążący wniosek o wykonywanie pracy zdalnej będzie przysługiwał także pracownikom sprawującym opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności. 

Pracodawca będzie mógł odmówić uwzględnienia wniosku ww. pracowników tylko wtedy, gdy nie będzie to możliwe z uwagi na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca będzie zobligowany poinformować pracownika, w postaci papierowej lub elektronicznej, w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Przepisy Kodeksu pracy nie stoją natomiast na przeszkodzie częściowemu uwzględnieniu wniosku o wykonywanie pracy zdalnej pracownika, o którym mowa w art. 67¹⁹ § 6 Kodeksu pracy. W związku z tym w przypadku gdy pracownik złoży wniosek o całkowitą pracę zdalną, pracodawca będzie mógł uzgodnić z pracownikiem wykonywanie pracy częściowo zdalnej.

1.6. Praca zdalna okazjonalna

Z inicjatywą wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej będzie mógł wystąpić wyłącznie pracownik. Wymiar takiej pracy wynosi do 24 dni w roku kalendarzowym. 

Wniosek pracownika o pracę zdalną okazjonalną nie jest wiążący dla pracodawcy. Pracodawca będzie mógł odmówić jego uwzględnienia. Nie może natomiast pozbawić pracownika prawa złożenia wniosku o pracę zdalną okazjonalną.

1.7. Praca zdalna na polecenie pracodawcy

Bez względu na organizację pracy w określonych okolicznościach pracodawca będzie uprawniony do wydania pracownikowi polecenia pracy zdalnej. Dopuszczalność wydania takiego polecenia zaistnieje:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego (np. stanu klęski żywiołowej), stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, lub 
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej. 

Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem sądowym (m.in. wyrok Sądu Apelacyjnego w Lublinie z 19 listopada 2019 r., III APa 15/19) za siłę wyższą jest uznawane wyłącznie zdarzenie charakteryzujące się następującymi cechami: zewnętrznością, niemożliwością jego przewidzenia oraz niemożliwością zapobieżenia jego skutkom. W konsekwencji za przejawy siły wyższej uznaje się katastrofalne zjawiska wywołane działaniem sił natury, np. powodzie, huragany, trzęsienia ziemi, pożary lasów. 

Polecenie pracy zdalnej przez pracodawcę będzie możliwe, jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy. Jeśli pracownik nie złoży oświadczenia o posiadaniu ww. warunków, pracodawca nie będzie miał podstaw prawnych do wydania polecenia. 

W każdym czasie polecenie wykonywania pracy zdalnej będzie mogło zostać cofnięte przez pracodawcę (np. jeśli uzna, że ustała już przyczyna, dla której wydano takie polecenie). Cofnięcie polecenia pracy zdalnej powoduje, podobnie jak w przypadku obowiązujących przepisów, że pracownik wykonujący pracę zdalną musi powrócić do wykonywania pracy na dotychczasowych zasadach i w dotychczasowym miejscu wykonywania pracy. Pracodawca powinien uzgodnić z pracownikiem, uwzględniając dotychczasowe miejsce wykonywania przez niego pracy zdalnej (np. oddalenie od zakładu pracy), termin powrotu pracownika do pracy w formie tradycyjnej. Pracodawca będzie mógł cofnąć polecenie pracy zdalnej z co najmniej 2-dniowym uprzedzeniem. Natomiast w przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej dalsze wykonywanie pracy zdalnej pracownik będzie zobowiązany poinformować o tym niezwłocznie pracodawcę. W takim przypadku pracodawca niezwłocznie cofnie polecenie wykonywania pracy zdalnej. 

2. Służba pełniona w formie zdalnej

Na mocy nowelizacji Kodeksu pracy regulacje w zakresie pracy zdalnej zostały dodane również w ustawach regulujących pragmatyki służbowe funkcjonariuszy: Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej. Regulacje te wprowadzają jednak znacznie bardziej ograniczoną, niż przewidziana w Kodeksie pracy, możliwość pracy zdalnej funkcjonariuszy. Funkcjonariusze ww. służb mogą wykonywać pracę zdalną wyłącznie w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego, stanu epidemii lub stanu klęski żywiołowej związanej z występowaniem chorób zakaźnych u ludzi, w celu przeciwdziałania chorobom zakaźnym, jeżeli przełożony lub osoba przez niego upoważniona poleci funkcjonariuszowi pełnienie służby zdalnie. Przepisy nie przewidują w stosunku do funkcjonariuszy możliwości całkowitej lub częściowej pracy zdalnej na wniosek funkcjonariusza. Funkcjonariusz nie ma też prawa do okazjonalnej pracy zdalnej.

2.1. Polecenie służby zdalnej

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego, stanu epidemii lub stanu klęski żywiołowej związanej z występowaniem chorób zakaźnych u ludzi przełożony funkcjonariusza lub osoba przez niego upoważniona mogą w celu przeciwdziałania chorobom zakaźnym polecić funkcjonariuszowi pełnienie służby poza miejscem jej stałego wykonywania, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Tabela. Podmioty uprawnione do wydania polecenia służby zdalnej funkcjonariuszowi

Przełożony lub osoba przez niego upoważniona w poleceniu pełnienia służby w formie zdalnej określają czas i miejsce jej pełnienia oraz sposób porozumiewania się funkcjonariusza z bezpośrednim przełożonym.

Przełożony lub osoba przez niego upoważniona przed rozpoczęciem przez funkcjonariusza służby pełnionej w formie zdalnej przekazują mu informacje dotyczące:

• zasad oraz sposobu właściwej organizacji stanowiska służby pełnionej w formie zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii,
• zasad bezpiecznego i higienicznego wykonywania służby pełnionej w formie zdalnej,
• zasad postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia,
• czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania służby pełnionej w formie zdalnej.

Przed dopuszczeniem do wykonywania służby pełnionej w formie zdalnej funkcjonariusz w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej:

1) potwierdza:

a) zapoznanie się z informacjami dotyczącymi:

• zasad oraz sposobu właściwej organizacji stanowiska służby pełnionej w formie zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii,
• zasad bezpiecznego i higienicznego wykonywania służby pełnionej w formie zdalnej,
• zasad postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia,
• czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania służby pełnionej w formie zdalnej,

b) że na stanowisku służby pełnionej w formie zdalnej w miejscu wskazanym w poleceniu są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej służby;

2) zobowiązuje się do przestrzegania powyższych zasad oraz do wykonywania ww. czynności.

Przełożony lub osoba przez niego upoważniona mogą w każdym czasie cofnąć polecenie pełnienia służby w formie zdalnej. Skrócenie wskazanego w poleceniu okresu wykonywania służby zdalnej nie wymaga żadnego uprzedzenia ani wskazania przyczyny. Odbywa się ono w formie polecenia służbowego. Funkcjonariusz może więc być z dnia na dzień wezwany do służby w siedzibie jednostki bez żadnego uzasadnienia. Jednocześnie funkcjonariusz nie może odmówić wykonania takiego polecenia, chyba że jest ono sprzeczne z prawem.

W czasie pełnienia służby zdalnej funkcjonariusz ma obowiązek na polecenie bezpośredniego przełożonego stawić się w miejscu stałego wykonywania służby. Przepisy nie określają, z jakim wyprzedzeniem funkcjonariusz powinien być wezwany do stawienia się w miejscu służby. Należy przyjąć, że czas ten powinien być tak określony, aby umożliwiał dojazd z określonego w poleceniu miejsca świadczenia służby zdalnej.

2.2. Organizacja stanowiska służby zdalnej

Funkcjonariusz może pełnić służbę w formie zdalnej, jeżeli ma możliwości techniczne oraz lokalowe do jej pełnienia i pozwala na to charakter wykonywanych przez niego zadań.

Funkcjonariusz organizuje stanowisko służby pełnionej w formie zdalnej, uwzględniając wymagania ergonomii. Do funkcjonariusza należy więc obowiązek wyposażenia stanowiska w ergonomiczne biurko, krzesło, a także zapewnienie właściwego oświetlenia w miejscu wykonywania zadań.

Przełożony zapewnia natomiast funkcjonariuszowi narzędzia i materiały niezbędne do pełnienia służby w formie zdalnej oraz obsługę logistyczną. Co do zasady przełożony powinien więc zapewnić funkcjonariuszowi komputer, telefon, materiały piśmiennicze oraz inne narzędzia potrzebne do wykonywania zadań służbowych.

W trakcie pełnienia służby w formie zdalnej funkcjonariusz może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez przełożonego, jeżeli:

1) narzędzia i materiały spełniają wymagania w zakresie zapewnienia ochrony tajemnic związanych ze służbą oraz danych osobowych (są właściwie zabezpieczone),

2) narzędzia spełniają wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego Kodeksu pracy.

Na polecenie przełożonego lub osoby przez niego upoważnionej funkcjonariusz pełniący służbę w formie zdalnej ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę ich wykonania. Ewidencję wykonanych czynności funkcjonariusz sporządza w formie i z częstotliwością określonymi w poleceniu.

W trakcie służby pełnionej w formie zdalnej funkcjonariusz jest zobowiązany zapewnić ochronę tajemnic związanych ze służbą oraz danych osobowych.

2.3. Obowiązki w zakresie bhp

Przełożony realizuje w stosunku do funkcjonariusza pełniącego służbę w formie zdalnej obowiązki w zakresie zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, badań profilaktycznych, szkolenia w zakresie bhp, z wyłączeniem obowiązków określonych w:

• art. 208 § 1 – organizacja pracy w przypadku, gdy jednocześnie w tym samym miejscu wykonują pracę pracownicy zatrudnieni przez różnych pracodawców,
• art. 209¹–209³ – pierwsza pomoc w nagłych przypadkach, postępowanie w przypadku możliwości wystąpienia zagrożenia dla zdrowia lub życia, działania pracownika w przypadku wystąpienia bezpośredniego zagrożenia dla ich zdrowia lub życia albo dla zdrowia lub życia innych osób,
• art. 210 § 1–5 – prawo powstrzymywania się od wykonywania pracy, gdy warunki pracy nie odpowiadają przepisom bezpieczeństwa i higieny pracy i stwarzają bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia pracownika albo gdy wykonywana przez niego praca grozi takim niebezpieczeństwem innym osobom,
• przepisów wykonawczych wydanych na podstawie art. 210 § 6 Kodeksu pracy (prace wymagające szczególnej sprawności psychofizycznej),
• art. 212 pkt 1 i 4 – obowiązek pracodawcy organizowania stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz dbania o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego, a także o sprawność środków ochrony zbiorowej i ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem,
• art. 213 – obowiązki pracodawcy związane z budową i przebudową zakładu, 
• art. 214 i art. 233 – obowiązek pracodawcy zapewnienia pomieszczeń pracy odpowiednich do rodzaju wykonywanych prac i liczby zatrudnionych pracowników oraz obowiązek utrzymywania obiektów budowlanych i znajdujących się w nich pomieszczeń pracy, a także terenów i urządzeń z nimi związanych w stanie zapewniającym bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

Przełożony lub osoba przez niego upoważniona mają prawo przeprowadzać kontrolę warunków bezpieczeństwa i higieny służby pełnionej w formie zdalnej przez funkcjonariusza w miejscu i w godzinach pełnienia tej służby. Przełożony jest zobowiązany dostosować sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania i charakteru służby pełnionej w formie zdalnej. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności funkcjonariusza pełniącego służbę w formie zdalnej i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Zgłoszenie bezpośredniemu przełożonemu wypadku pozostającego w związku z pełnieniem służby w formie zdalnej jest równoznaczne z wyrażeniem przez funkcjonariusza zgody na przeprowadzenie oględzin miejsca wypadku, narzędzi, oceny ich stanu technicznego oraz zbadania warunków pełnienia tej służby i innych okoliczności, które mogły mieć wpływ na powstanie wypadku lub mają z nim związek. Oględzin dokonuje się niezwłocznie po zgłoszeniu wypadku pozostającego w związku z pełnieniem służby w formie zdalnej, w terminie uzgodnionym przez funkcjonariusza albo jego domownika, w przypadku gdy funkcjonariusz ze względu na stan zdrowia nie jest w stanie uzgodnić tego terminu, i przewodniczącego komisji powypadkowej. Komisja powypadkowa może odstąpić od dokonywania oględzin, jeżeli uzna, że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą jej wątpliwości. W razie zaistnienia wypadku pozostającego w związku z pełnieniem służby w formie zdalnej stosuje się przepisy ustawy z 4 kwietnia 2014 r. o świadczeniach odszkodowawczych przysługujących w razie wypadku lub choroby pozostających w związku ze służbą.

Ewa Łukasik

ekspert z zakresu prawa pracy i bhp, autorka wielu publikacji z tej tematyki