KSeF – wdrożenie w sektorze publicznym

Wstęp

Od 1 lutego 2026 r. jednostki czeka rewolucja w fakturowaniu. Trzeba będzie wystawiać i otrzymywać faktury oraz ich korekty za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), tj. specjalnego, centralnego systemu teleinformatycznego. Więcej czasu na wdrożenie KSeF, tj. od 1 kwietnia 2026 r., będą miały jedynie jednostki, których obroty z tytułu działalności gospodarczej w 2024 r. nie przekroczyły 200 mln zł brutto. Odroczenie to będzie jedynie częściowe, gdyż dotyczy wyłącznie obowiązku wystawiania faktur. W zakresie otrzymywania faktur nowe przepisy o KSeF wprowadzają jeden uniwersalny dla wszystkich termin – 1 lutego 2026 r.

Termin obowiązkowego stosowania KSeF przekładano kilkakrotnie. Ministerstwo Finansów deklaruje, że uchwalone w 2025 r. (ustawą z 5 sierpnia 2025 r.) terminy są już ostateczne.

Zmiany w JST będą co najmniej tak poważne jak te, które były wdrażane przed 2017 r. w związku z obowiązkową centralizacją rozliczeń VAT. Wraz z wprowadzeniem obligatoryjnego KSeF faktury papierowe i obecne „zwykłe” faktury elektroniczne (PDF, XML z podpisem elektronicznym), w relacjach między podatnikami VAT, będą zastąpione fakturami ustrukturyzowanymi, wystawianymi i odbieranymi w KSeF.

Obowiązek e-fakturowania co do zasady wejdzie w życie 1 lutego 2026 r., przy tym w niektórych sytuacjach przewidziane są okresy przejściowe, choć z perspektywy JST będą miały one ograniczone zastosowanie. Wszystkie jednostki – niezależnie od wolumenu obrotów – będą zobowiązane do odbioru faktur z KSeF od samego początku wejścia w życie obowiązkowego systemu, tj. od 1 lutego 2026 r. Jedynie wystawianie faktur w KSeF jest odroczone dla mniejszych podatników.

Dostosowanie jednostek do wystawiania i odbioru faktur w KSeF to . Trzeba nie tylko zmodyfikować systemy informatyczne do komunikacji z KSeF, ale również wprowadzić odpowiednie zmiany w procesach wystawiania i odbioru faktur, ich obiegu, a także w procedurach wewnętrznych jednostki, zarządzeniach, umowach i regulaminach.