Zatrudnianie cudzoziemców 2025. Nowe zasady i procedury

Wstęp

Zachodzące w ostatnich latach przemiany gospodarcze oraz społeczne, jak również sytuacja polityczna przyczyniły się do mobilności zawodowej, a także migracji pracowników. Ponadto już od wielu lat obserwujemy rosnące zainteresowanie pracodawców zatrudnianiem cudzoziemców. W związku z tym regulacje dotyczące pracy cudzoziemców na terytorium Polski nabierają szczególnego znaczenia.

Niniejsza publikacja poświęcona jest w większości ustawie z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej (dalej: ustawa o powierzeniu pracy cudzoziemcom), która stanowi kluczowy element polityki migracyjnej Polski. Ustawa ta weszła w życie 1 czerwca 2025 r. To część reformy wpisanej w Krajowy Plan Odbudowy. Ustawa o powierzeniu pracy cudzoziemcom określa zasady, na jakich pracodawcy mogą zatrudniać cudzoziemców, oraz wymogi, jakie muszą spełniać zarówno pracownicy, jak i pracodawcy. Celem niniejszej publikacji jest przybliżenie czytelnikom złożonych aspektów prawnych związanych z zatrudnianiem cudzoziemców, a także wskazanie praktycznych rozwiązań dla przedsiębiorców i pracowników.

Zrozumienie przepisów prawnych dotyczących pracy cudzoziemców jest niezbędne dla skutecznego zarządzania zasobami ludzkimi w firmach oraz dla ochrony praw pracowników. Przedstawione poniżej informacje, przykłady i analizy mają na celu wspieranie zarówno pracodawców, jak i cudzoziemców w efektywnym poruszaniu się po polskim rynku pracy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Ustawa o powierzeniu pracy cudzoziemcom wprowadza m.in. likwidację testu rynku pracy, pełną elektronizację procesu uzyskania zezwolenia na pracę bez możliwości składania wniosków w formie papierowej, możliwość uzyskania zezwolenia na pracę na okres 1 roku dla nowo utworzonych podmiotów, odmowę wydania zezwolenia na pracę w przypadku zaległości wobec ZUS po stronie podmiotu ubiegającego się o wydanie zezwolenia, a także przewiduje inne narzędzia, które zapobiegną istniejącym na rynku pracy nadużyciom w związku z zatrudnianiem cudzoziemców.

W związku z tym, że celem ustawy o powierzeniu pracy cudzoziemcom jest ograniczenie występujących nadużyć, usprawnienie procedur dotyczących powierzania pracy cudzoziemcom, zmniejszenie zaległości załatwiania spraw przez urzędy oraz pełna elektronizacja postępowań, przedstawione przykłady oraz informacje będą odnosić się do praktycznego wskazania znaczenia wprowadzonych regulacji.

Ustawa o powierzeniu pracy cudzoziemcom wprowadza wiele nowych rozwiązań, jednocześnie adaptując i porządkując przepisy znane z uchylonej ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Ustawa ta określa szczegółowe warunki, na jakich cudzoziemcy mogą uzyskać dostęp do polskiego rynku pracy, wskazuje właściwe organy oraz opisuje procedury związane z zatrudnianiem cudzoziemców.

Ponadto ustawa o powierzeniu pracy cudzoziemcom reguluje działania mające na celu aktywizację zawodową i integrację społeczną cudzoziemców, które są finansowane ze środków Funduszu Pracy. Wprowadza także szczegółowy katalog form aktywności ekonomicznej, które cudzoziemcy mogą podejmować, oraz określa grupy cudzoziemców, do których przepisy ustawy nie mają zastosowania. Te wyjątki dotyczą cudzoziemców, których warunki podjęcia aktywności zawodowej są określone przez inne przepisy prawa polskiego, umowy międzynarodowe, zwyczaje międzynarodowe lub gdy ich aktywność na terenie Polski ma charakter incydentalny i nie jest związana z polskim rynkiem pracy. Do tej grupy należą m.in. cudzoziemcy, którzy posiadają zezwolenie na pobyt stały, status uchodźcy lub zgodę na pobyt ze względów humanitarnych w Polsce.

Rozdział I. Dotychczasowe regulacje dotyczące zatrudniania cudzoziemców

Do momentu wejścia w życie ustawy o powierzeniu pracy cudzoziemcom obowiązującym i dominującym aktem prawnym, który regulował zagadnienia związane z dostępem cudzoziemców do polskiego rynku pracy, była ustawa z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, zwana dalej „ustawą o promocji zatrudnienia”. Ustawa ta regulowała warunki i zasady wydawania, odmowy oraz uchylania zezwoleń na pracę, a także tryb postępowania oraz organy właściwe w tych sprawach. Ustawa o promocji zatrudnienia była wielokrotnie nowelizowana. Wprowadzenie nowych przepisów było związane m.in. z koniecznością dostosowania polskiego prawa do uregulowań unijnych oraz potrzebą reagowania na nowe sposoby obchodzenia przepisów ustawy o promocji zatrudnienia w zakresie dostępu cudzoziemców do polskiego rynku pracy. Jednakże rozwiązania przedstawione w ustawie o promocji zatrudnienia często dostarczały pracodawcom, jak również urzędom i organom administracyjnym wiele wątpliwości w zakresie ich praktycznego wykorzystania oraz codziennego stosowania. W związku z tym z czasem zauważono, że konieczne jest stworzenie czytelnych rozwiązań prawnych, przejrzystych procedur oraz skutecznych narzędzi informatycznych pozwalających na załatwianie spraw drogą elektroniczną oraz szybką wymianę informacji. Tym samym krokiem do poprawy istniejących regulacji oraz dokonania reformy rynku pracy było wyodrębnienie z ustawy o promocji zatrudnienia części przepisów związanych z zezwoleniami na pracę cudzoziemców, które po odpowiednim dopracowaniu zostały zawarte w ustawie o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Ustawa o powierzeniu pracy cudzoziemcom powiela część już istniejących rozwiązań prawnych w zakresie zatrudniania cudzoziemców. Jednakże konieczna była również nowa regulacja dotycząca powierzenia pracy wykwalifikowanym pracownikom w związku z istniejącym na rynku pracy zapotrzebowaniem na ich zatrudnienie. Zweryfikowane regulacje wskazane w ustawie o powierzeniu pracy cudzoziemcom wprowadzają czytelne zmiany systemowe, które będą miały wpływ na uproszczenie dostępu cudzoziemców do polskiego rynku pracy. Powinny one usprawnić i skrócić proces wydawania zezwoleń na pracę cudzoziemców, co podczas konsultacji nad projektem ustawy było zgłaszane zarówno przez organizacje pracodawców, jak i urzędy prowadzące postępowania administracyjne.

Rozdział II. Cel wprowadzenia nowej ustawy o powierzeniu pracy cudzoziemcom

Poza tym, że ustawa o powierzeniu pracy cudzoziemcom zmierza do elektronizacji postępowań związanych z udzielaniem cudzoziemcom zezwoleń na pracę oraz ma doprowadzić do uproszczenia procedur prowadzących do legalnego wykonywania pracy przez cudzoziemców, to jej celem jest również zapobieganie wyzyskowi cudzoziemców i podnoszenie standardów na rynku pracy. Nowe przepisy mają także na celu umożliwienie bardziej elastycznego podejścia do zatrudniania oraz wzmocnienie nadzoru nad zgodnością zatrudnienia cudzoziemców z obowiązującym prawem.

W tym celu w ustawie o powierzeniu pracy cudzoziemcom zaproponowano:

• wprowadzenie obowiązkowej przesłanki do odmowy wydania zezwolenia na pracę, jeśli pracodawca nie opłaca składek na obowiązkowe ubezpieczenie społeczne lub zaliczek na podatek dochodowy; dotychczas była to opcja fakultatywna;

• utrzymanie zasady, że nałożenie kary na pracodawcę za określone przewinienia będzie powodem odmowy wydania zezwolenia na pracę;

• zachowanie przesłanki dotyczącej porównywalności wynagrodzenia cudzoziemca z wynagrodzeniami polskich pracowników, co jest jednym z kluczowych narzędzi prawnych zapewniających, że dostęp cudzoziemców do polskiego rynku pracy ma charakter uzupełniający. Ma to na celu przeciwdziałanie zastępowaniu polskich obywateli tańszymi pracownikami z zagranicy. Planowane jest szersze wykorzystanie Centralnej Bazy Ofert Pracy (CBOP) do weryfikacji, czy wynagrodzenie dla cudzoziemca nie jest zaniżone;

• wprowadzenie możliwości odmowy wydania zezwolenia na pracę, jeśli z okoliczności wynika, że dany podmiot został utworzony lub działa głównie w celu ułatwienia cudzoziemcom wjazdu na terytorium Polski.

Ponadto innym celem ustawy o powierzeniu pracy cudzoziemcom jest również elektronizacja postępowań, aby skrócić czas wydawania zezwoleń na pracę oraz usprawnić proces rozpatrywania wniosków. Ustawa przewiduje pełną digitalizację procedury dotyczącej zezwoleń na pracę dla cudzoziemców. Proces ten będzie obejmował wszystkie etapy – od złożenia wniosku do odbioru decyzji. Realizacja tego zadania będzie możliwa dzięki wykorzystaniu istniejących systemów teleinformatycznych, które zostaną rozbudowane i dostosowane tak, aby umożliwić szybki dostęp do niezbędnych informacji posiadanych przez odpowiednie instytucje, bez konieczności opracowywania oddzielnych informacji przez ich pracowników i angażowania wnioskodawcy. Platforma teleinformatyczna praca.gov.pl umożliwi zarówno pracodawcom, jak i cudzoziemcom komunikację z organem odpowiedzialnym za wydawanie zezwoleń na pracę dla cudzoziemców. Pracodawcy będą zobowiązani do założenia konta na tej platformie. Po uzyskaniu dostępu do swojego konta cudzoziemiec będzie mógł sprawdzić np., czy zostało wydane zezwolenie na pracę. Decyzje dotyczące zezwoleń na pracę dla cudzoziemców będą dostarczane drogą elektroniczną, a postępowania odwoławcze również będą prowadzone w formie elektronicznej. W ramach systemów teleinformatycznych zostanie utworzona baza wynagrodzeń, która pozwoli na rzetelną ocenę, czy proponowane wynagrodzenie dla cudzoziemca jest porównywalne z wynagrodzeniami oferowanymi na lokalnym rynku pracy. Baza wynagrodzeń będzie oparta na ofertach pracy zgromadzonych w Centralnej Bazie Ofert Pracy (CBOP). Systemy teleinformatyczne zapewnią dostęp do bazy danych zawierającej informacje o decyzjach wydanych przez organ pierwszej instancji w sprawach dotyczących zezwoleń na pracę dla cudzoziemców, zarówno organom pierwszej i drugiej instancji, jak i organom kontrolnym (Państwowej Inspekcji Pracy oraz Straży Granicznej). Dzięki systemom teleinformatycznym możliwe będzie monitorowanie rzeczywistego zatrudnienia cudzoziemców, np. poprzez informacje pozyskane od innych instytucji dotyczące daty wjazdu i wyjazdu cudzoziemca z Polski, zgłoszeń pracodawcy o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca, a także poprzez weryfikację odprowadzanych składek na ubezpieczenie społeczne. Pozwoli to na ustalenie, czy umowa jest realizowana zgodnie z wydanym zezwoleniem na pracę. System teleinformatyczny dotyczący zezwoleń na pracę zostanie zintegrowany z systemami teleinformatycznymi dotyczącymi wiz i zezwoleń na pobyt cudzoziemców oraz z systemem zawierającym dane dotyczące przekraczania granicy przez cudzoziemców. Ponadto system teleinformatyczny umożliwi automatyczne pobieranie niezbędnych danych z rejestrów takich jak PESEL, Krajowy Rejestr Sądowy, Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej, Straż Graniczna, Państwowa Inspekcja Pracy, Krajowa Administracja Skarbowa, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego oraz Urząd do Spraw Cudzoziemców.

Rozdział III. Do kogo stosujemy nową ustawę o powierzeniu pracy cudzoziemcom

Co do zasady ustawa o powierzeniu pracy cudzoziemcom ma zastosowanie do wszystkich cudzoziemców, którzy chcą podjąć pracę na terytorium Polski. Obejmuje ona szeroki zakres osób i dotyczy:

• obywateli krajów spoza Unii Europejskiej (UE) i Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Cudzoziemcy z państw trzecich, którzy nie są obywatelami krajów członkowskich UE ani EOG, muszą spełniać określone warunki, aby móc legalnie pracować w Polsce. Zazwyczaj wymaga to uzyskania odpowiednich zezwoleń na pracę i pobyt. Z kolei obywatele państw członkowskich Unii Europejskiej i obywatele innych państw EOG mogą korzystać ze swobody przepływu pracowników wewnątrz UE i EOG, obejmującej zniesienie wszelkiej dyskryminacji ze względu na przynależność państwową m.in. w zakresie zatrudnienia. W tym zakresie należy więc ich traktować tak jak obywateli polskich, a nie należy do nich stosować przepisów ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Ustawy nie stosuje się również do obywateli Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej, spełniających warunki określone Umową Wystąpienia, również bezpośrednio stosowaną w polskim porządku prawnym, gdyż zachowali oni uprawnienia nabyte w okresie członkostwa Zjednoczonego Królestwa w Unii Europejskiej;

• osób posiadających status uchodźcy lub ochronę międzynarodową – cudzoziemcy, którzy uzyskali status uchodźcy, ochronę uzupełniającą lub inną formę ochrony międzynarodowej w Polsce, mają prawo do pracy na zasadach określonych w ustawie o powierzeniu pracy cudzoziemcom;

• osób posiadających zezwolenie na pobyt czasowy i pracę – cudzoziemcy, którzy uzyskali zezwolenie na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy, muszą przestrzegać warunków określonych w ustawie o powierzeniu pracy cudzoziemcom, aby ich zatrudnienie było legalne;

• studentów i absolwentów – studenci z zagranicy, którzy studiują w Polsce, oraz absolwenci polskich uczelni mogą podejmować pracę zgodnie z określonymi warunkami, które mogą wymagać uzyskania odpowiednich zezwoleń lub spełnienia innych wymogów;

• osób delegowanych – cudzoziemcy delegowani do pracy w Polsce przez zagranicznych pracodawców na określony czas również podlegają regulacjom ustawy dotyczącym warunków pracy.

Ustawy o powierzeniu pracy cudzoziemcom nie stosuje się do:

1) pracy cudzoziemca, który jest przedsiębiorcą wpisanym do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, wykonywanej na podstawie umowy cywilnoprawnej w ramach jego działalności gospodarczej;

2) pełnienia funkcji przez członków misji dyplomatycznych i urzędów konsularnych państw obcych oraz innych osób zrównanych z nimi na podstawie ustaw, umów lub powszechnie ustalonych zwyczajów międzynarodowych;

3) świadczeń wolontariuszy wykonywanych na zasadach określonych w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie;

4) wykonywania zadań w ramach stażu realizowanego przez cudzoziemca, który posiada odpowiednią wizę lub zezwolenie na pobyt czasowy dla stażysty;

5) okazjonalnego, incydentalnego wykonywania czynności na rzecz podmiotu zagranicznego, niemających związku z rynkiem pracy i gospodarką Rzeczypospolitej Polskiej, przez cudzoziemca, który przebywa na terytorium Polski w innym celu niż wykonywanie tych czynności, w szczególności jeżeli czynności te nie mają na celu świadczenia usług przez podmiot zagraniczny z terytorium lub na terytorium Polski i ich wykonywanie nie jest organizowane bezpośrednio lub pośrednio przez podmiot zagraniczny;

6) powierzania pracy:

a) obywatelom państw członkowskich Unii Europejskiej lub państw członkowskich Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (EFTA) – stron umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym,

b) obywatelom Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej, o których mowa w art. 10 ust. 1 lit. b oraz d Umowy o wystąpieniu Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej z Unii Europejskiej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej oraz członkom ich rodzin.

Rozdział IV. Pełen dostęp do wykonywania pracy w Polsce na podstawie ustawy o powierzeniu pracy cudzoziemcom

Omawiana ustawa zapewnia pewnym grupom cudzoziemców pełną swobodę w dostępie do rynku pracy. Oznacza to, że mogą oni podejmować pracę na takich samych warunkach jak obywatele Polski, bez konieczności uzyskiwania przez pracodawcę lub cudzoziemca specjalnych zezwoleń na pracę czy innych dokumentów administracyjnych, które określałyby ich możliwość zatrudnienia.

Swobodny dostęp do rynku pracy w Polsce oznacza, że mogą legalnie pracować bez dodatkowych zezwoleń na terenie naszego kraju cudzoziemcy, którzy spełniają jeden z poniższych warunków:

1) są rodziną obywatela UE/EFTA lub Konfederacji Szwajcarskiej (cudzoziemcy będący członkami rodziny obywatela UE, EFTA, Polski lub Konfederacji Szwajcarskiej, przebywający razem z nim w Polsce),

2) są osobami z prawem stałego pobytu (cudzoziemcy posiadający prawo stałego pobytu w Polsce),

3) mają zezwolenie na pobyt stały (cudzoziemcy posiadający zezwolenie na pobyt stały w Polsce),

4) są rezydentami długoterminowymi UE (cudzoziemcy posiadający zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE w Polsce),

5) mają status uchodźcy (cudzoziemcy posiadający status uchodźcy w Polsce),

6) są osobami z ochroną uzupełniającą (cudzoziemcy korzystający z ochrony uzupełniającej w Polsce),

7) są osobami z pobytem humanitarnym (cudzoziemcy posiadający zgodę na pobyt ze względów humanitarnych w Polsce),

8) są osobami z pobytem tolerowanym (cudzoziemcy posiadający zgodę na pobyt tolerowany w Polsce),

9) posiadają ochronę czasową (cudzoziemcy korzystający z ochrony czasowej w Polsce),

10) są osobami z zaświadczeniem o ochronie (cudzoziemcy posiadający ważne zaświadczenie o korzystaniu z ochrony w Polsce),

11) mają zezwolenie na pobyt czasowy (cudzoziemcy posiadający zezwolenie na pobyt czasowy w Polsce w określonych okolicznościach),

12) są małżonkami obywateli polskich lub osób z powyższymi zezwoleniami, posiadającymi zezwolenie na pobyt czasowy,

13) są dziećmi obywateli polskich lub osób z powyższymi zezwoleniami, do 21. roku życia lub pozostającymi na ich utrzymaniu,

14) posiadają zezwolenie na pobyt czasowy w szczególnych przypadkach (cudzoziemcy posiadający zezwolenie na pobyt czasowy w określonych szczególnych przypadkach),

15) są osobami oczekującymi na decyzję o pobycie rezydenta długoterminowego UE (cudzoziemcy przebywający w Polsce na podstawie wniosku o zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE, którzy spełniali wcześniej określone warunki).

Rozdział V. Ograniczony dostęp do rynku pracy dla cudzoziemców

Ograniczony dostęp do rynku pracy oznacza, że cudzoziemcy nie mogą swobodnie podejmować pracy na takich samych zasadach jak obywatele Polski lub cudzoziemcy posiadający swobodny dostęp do polskiego rynku pracy. Zamiast tego muszą spełnić określone wymagania i przejść przez dodatkowe procedury, aby uzyskać prawo do pracy, określone odpowiednim zezwoleniem na pobyt czasowy bądź warunkami pobytu przewidzianymi w ustawie z 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach.

1. Legalny pobyt cudzoziemca w Polsce

Cudzoziemiec może pracować w Polsce, jeśli ma zezwolenie na pracę lub oświadczenie o powierzeniu pracy, i jest uprawniony do pobytu w Polsce. Taką podstawą legalnego pobytu może być przebywanie w Polsce na podstawie:

1) wizy wydanej w odpowiednich celach określonych w ustawie o cudzoziemcach,

2) wniosku o pobyt rezydenta, jeśli wcześniej miał prawo do pracy w Polsce,

3) zezwolenia na pobyt czasowy, z wyjątkiem pewnych okoliczności,

4) dokumentu dla członków rodzin dyplomatów, jeśli Polska ma umowę z krajem cudzoziemca dotyczącą pracy członków rodzin dyplomatów,

5) dokumentu pobytowego z innego kraju Schengen,

6) ruchu bezwizowego, chyba że kraj cudzoziemca jest na liście państw, których obywatele nie mogą pracować w Polsce w ramach ruchu bezwizowego.

Minister może określić listę krajów, których obywatele nie mogą pracować w Polsce bez wizy, jeśli stanowi to ryzyko dla bezpieczeństwa lub porządku publicznego państwa. Taka regulacja została wprowadzona w związku z informacjami od instytucji kontrolnych o rosnącej skali nadużyć dotyczących wykorzystania zezwoleń na pracę do celów ułatwienia cudzoziemcom wjazdu na terytorium państw strefy Schengen bez zamiaru podjęcia pracy w Polsce.

Nie wszystkie wizy umożliwiają podjęcie pracy w Polsce. Oto przykłady wiz, które z reguły nie pozwalają na pracę w Polsce:

1) wiza turystyczna (typ C) – jest przeznaczona dla osób odwiedzających Polskę w celach turystycznych; nie pozwala na podejmowanie pracy,

2) wiza tranzytowa (typ A lub B) – dotyczy osób przejeżdżających przez Polskę w drodze do innego kraju; nie uprawnia do podejmowania zatrudnienia,

3) wiza w celu odwiedzin rodzinnych lub przyjacielskich – służy do odwiedzin bliskich i nie jest związana z możliwością podjęcia pracy,

4) wiza na udział w wydarzeniach kulturowych lub sportowych – przyznawana osobom biorącym udział w określonych wydarzeniach; nie uprawnia do pracy poza tymi wydarzeniami,

5) wiza szkoleniowa lub studencka – choć w niektórych przypadkach studenci mogą podejmować pracę, wiza ta z zasady nie jest przeznaczona do pełnoetatowej pracy zawodowej; praca na podstawie tej wizy może być dozwolona, ale często podlega ograniczeniom co do godzin i rodzaju zatrudnienia.

Nie jest również dozwolone wykonywanie pracy w Polsce na podstawie wizy wydanej przez inne kraje strefy Schengen. Takie ograniczenia wprowadzono, ponieważ pojawiły się liczne przypadki nadużyć, gdzie cudzoziemcy wykorzystywali wizy z innych krajów Schengen, aby legalnie przebywać w Polsce, nie wykonując przy tym pracy, mimo posiadania zezwolenia na pobyt czasowy.

2. Nielegalne wykonywanie pracy a nielegalne powierzenie pracy

Oceniając warunki, na jakich cudzoziemiec może podejmować i wykonywać pracę, kluczowe jest zwrócenie uwagi na definicję przedstawioną w ustawie o powierzeniu pracy cudzoziemcom dotyczącą tego, jaka praca wykonywana przez cudzoziemca będzie pracą nielegalną. Nielegalne wykonywanie pracy odnosi się bezpośrednio do cudzoziemca, który nie spełnia określonych przesłanek związanych z legalnym wykonywaniem pracy. Otóż nielegalne wykonywanie pracy przez cudzoziemca oznacza wykonywanie pracy przez cudzoziemca:

• który nielegalnie przebywa na terytorium Polski lub

• którego podstawa pobytu nie uprawnia do wykonywania pracy, lub

• który nie posiada odpowiedniego zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, jeżeli jest wymagane.

Z kolei warto też zauważyć, że w stosunku do podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi (przez co rozumie się jednostkę organizacyjną, chociażby nie posiadała osobowości prawnej, lub osobę fizyczną, które na podstawie umowy lub innego stosunku prawnego powierzają lub zamierzają powierzyć pracę cudzoziemcowi) mówimy o nielegalnym powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce wiąże się z przestrzeganiem określonych regulacji prawnych, które mają na celu zapewnienie legalności i uczciwości procesu zatrudnienia. Aby zapewnić, że proces ten odbywa się zgodnie z prawem, polskie przepisy szczegółowo określają, jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby zatrudnienie cudzoziemca było legalne.

Nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi jest poważnym naruszeniem prawa, które niesie za sobą konsekwencje zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika.

Nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi jest zdefiniowane w ustawie o powierzeniu pracy cudzoziemcom. Przepisy tej ustawy określają, kiedy zatrudnienie cudzoziemca staje się niezgodne z obowiązującymi regulacjami. Oto szczegółowe wyjaśnienie poszczególnych przypadków takiego nielegalnego powierzenia pracy:

1) nielegalny pobyt – powierzenie pracy cudzoziemcowi, który przebywa na terytorium Polski bez ważnego dokumentu pobytowego, jest nielegalne. Oznacza to, że cudzoziemiec nie ma prawa być w Polsce, a tym samym nie może podejmować pracy;

2) nieodpowiednia podstawa pobytu – jeśli cudzoziemiec ma dokument pobytowy, który nie uprawnia go do pracy, jego zatrudnienie również jest nielegalne. Przykładem może być wiza turystyczna, która pozwala na pobyt, ale nie na pracę;

3) brak zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy – zatrudnienie cudzoziemca bez odpowiedniego zezwolenia na pracę lub wpisanego do ewidencji oświadczenia jest naruszeniem prawa. Te dokumenty są wymagane, aby legalnie zatrudnić cudzoziemca, chyba że przepisy przewidują wyjątki;

4) inne warunki lub stanowisko niż określone w zezwoleniu na pracę lub oświadczeniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi wpisanym do ewidencji oświadczeń – praca na warunkach lub stanowisku innym niż te określone w zezwoleniu na pracę lub oświadczeniu jest nielegalna, chyba że przepisy pozwalają na ich zmianę lub cudzoziemiec ma inne podstawy do pracy;

5) inne warunki lub stanowisko niż określone w zezwoleniu na pobyt czasowy – podobnie jak w przypadku zezwolenia na pracę, praca na innych warunkach niż te określone w zezwoleniu na pobyt czasowy jest niezgodna z prawem, chyba że przepisy pozwalają na zmianę warunków lub cudzoziemiec ma prawo pracować na innej podstawie;

6) brak umowy pisemnej – powierzenie pracy bez zawarcia pisemnej umowy jest nielegalne, chyba że przepisy wyraźnie dopuszczają brak pisemnej formy w określonych sytuacjach.

Rozdział VI. Kto może pracować bez zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi wpisanego do ewidencji oświadczeń

Cudzoziemcy chcący podjąć pracę w Polsce zazwyczaj muszą spełnić określone wymagania prawne, aby legalnie wykonywać pracę. Jednak istnieją sytuacje, w których cudzoziemiec może pracować bez konieczności uzyskiwania dodatkowych zezwoleń. Cudzoziemiec przebywający w Polsce może pracować bez dodatkowych zezwoleń, jeśli spełnia jeden z poniższych warunków:

1) posiada Kartę Polaka; jest to dokument potwierdzający polskie pochodzenie, który daje dodatkowe prawa, w tym możliwość pracy bez zezwolenia,

2) ukończył szkołę w Polsce; jeśli cudzoziemiec ukończył szkołę ponadpodstawową w Polsce i posiada dokumenty potwierdzające jego kwalifikacje zawodowe,

3) ukończył studia w Polsce; absolwent studiów na polskiej uczelni może pracować bez zezwolenia,

4) posiada stopień doktora; osoba, która zdobyła stopień naukowy doktora w polskim systemie edukacji,

5) jest doktorantem; cudzoziemiec studiujący w szkole doktorskiej w Polsce może pracować bez zezwolenia,

6) pozwalają na to umowy międzynarodowe lub inne przepisy; istnieją specjalne umowy lub przepisy, które pozwalają na pracę bez konieczności uzyskiwania zezwolenia.

Te warunki upraszczają proces zatrudniania cudzoziemców, którzy mają silne związki z Polską przez edukację, pochodzenie lub specjalne przepisy prawne. Dodatkowo ustawa o powierzeniu pracy cudzoziemcom wskazuje, że przepisy szczególne mogą ustanawiać zwolnienie z wymogu posiadania zezwolenia na pracę.

Rozdział VII. Obowiązki podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi

Wskazując na poszczególne obowiązki związane z zatrudnieniem cudzoziemca w Polsce, należy przede wszystkim określić, co oznacza definicja „polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi”. Otóż według ustawy o powierzeniu pracy cudzoziemcom odnosi się ona do wszelkich jednostek organizacyjnych, które zatrudniają cudzoziemców i posiadają swoją siedzibę lub miejsce stałego pobytu na terenie Polski. Może to być firma, instytucja lub osoba fizyczna, której główne biuro, zakład lub miejsce zamieszkania znajduje się w Polsce.

W przypadku podmiotów zagranicznych powierzających pracę oznacza to podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi, niemający siedziby, miejsca pobytu stałego ani stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej na terytorium Polski, który ma siedzibę albo miejsce stałego pobytu w innym państwie oraz prowadzi na jego terytorium działalność gospodarczą (art. 2 pkt 5 ustawy o powierzeniu pracy cudzoziemcom). Definicja ta obejmuje również oddziały lub przedstawicielstwa działające na polskim terytorium. Oznacza to, że zagraniczne firmy, które prowadzą działalność poprzez swoje polskie oddziały lub przedstawicielstwa, także są uważane za polskie podmioty powierzające pracę cudzoziemcom. Ponadto, jeżeli pracodawcą jest obywatel kraju należącego do Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), musi on posiadać stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, aby być uznawanym za polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi. Stałe miejsce prowadzenia działalności oznacza, że firma lub przedsiębiorca regularnie wykonuje swoje operacje na terenie Polski, niezależnie od tego, czy ich główna siedziba znajduje się w innym kraju EOG. Powyższe definicje i ich zrozumienie mają kluczowe znaczenie w kontekście przepisów dotyczących zatrudnienia cudzoziemców, ponieważ określają, które podmioty są zobowiązane do przestrzegania polskich regulacji prawnych dotyczących pracy i zatrudnienia osób spoza Polski.

1. Weryfikacja i przechowywanie dokumentów pobytowych

Przy zatrudnianiu pracownika będącego cudzoziemcem polski podmiot zatrudniający cudzoziemca, oprócz przechowywania akt osobowych na takich samych zasadach jak przechowywania akt osobowych polskich pracowników, musi spełnić szczegółowe wymogi dotyczące prowadzenia dokumentacji takiego pracownika. Szczegółowy obowiązek przechowywania określonych dokumentów nakłada na pracodawcę również ustawa z 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1745). To właśnie zgodnie z jej zapisami podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi jest zobowiązany żądać od cudzoziemca przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Polski oraz przechowywać kopię tego dokumentu przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca. Pracodawca musi, przed podjęciem pracy przez cudzoziemca, zażądać od niego – obok podstawowych danych osobowych (imienia i nazwiska, daty urodzenia czy danych kontaktowych) – ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Dokumenty potwierdzające legalny pobyt to m.in. paszport z ważną wizą, zezwolenie na pobyt czasowy, stały czy rezydenta UE. Ważne jest, by dokument nie tylko potwierdzał pobyt, lecz także pozwalał na pracę. Większość wiz Schengen (typ „C”) i krajowych (typ „D”) to umożliwia, z wyjątkiem wiz turystycznych i tych na ochronę czasową, które nie pozwalają na pracę.

Cudzoziemcy z krajów objętych ruchem bezwizowym mogą wjechać do Polski bez wizy na 90 dni w ciągu 180 dni. Mogą pracować na tych samych zasadach jak ci z wizą. Aby przedłużyć pobyt, powinni w tym czasie złożyć wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy. Potwierdzenie złożenia wniosku daje im prawo do pozostania w Polsce do czasu decyzji. Pracodawca musi przechowywać dokumenty potwierdzające legalne zatrudnienie, takie jak zezwolenia na pracę czy oświadczenia o powierzeniu pracy. Jeśli prawo do pracy wynika z statusu imigracyjnego lub celu pobytu, jak studia stacjonarne, pracodawca powinien mieć odpowiednie dokumenty potwierdzające te okoliczności.

Następnie kopię takiego dokumentu pracodawca jest zobowiązany przechowywać przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca oraz przez okres 2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny będący podstawą zatrudnienia cudzoziemca uległ rozwiązaniu lub wygasł. Dokument pobytowy, który podmiot zatrudniający ma obowiązek przechowywać, powinien być aktualny, gdyż przewidziano podstawę do żądania od cudzoziemca ważnego dokumentu pobytowego nie tylko przed rozpoczęciem pracy, lecz także w trakcie jego zatrudnienia. Jest to jeden z najważniejszych obowiązków pracodawcy, by zapewnić legalne powierzenie wykonywania pracy cudzoziemcowi. Obowiązek ten nie dotyczy jednak wszystkich cudzoziemców, a w szczególności członków rodzin obywateli UE i analogicznych kategorii cudzoziemców, których prawo pobytu na terytorium Polski nie jest zależne od posiadania dokumentu pobytowego, ale od spełniania warunków prawa pobytu, określonych ustawą z 14 lipca 2006 r. o wjeździe na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, pobycie oraz wyjeździe z tego terytorium obywateli państw członkowskich Unii Europejskiej i członków ich rodzin (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 633).

2. Odpowiednie zgody na przetwarzanie danych osobowych cudzoziemca

Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi przetwarza dane osobowe cudzoziemca w sposób zapewniający ich bezpieczeństwo, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem. Uprawnienie do przetwarzania danych legalizujących pobyt cudzoziemca w Polsce wynika z Kodeksu pracy, który pozwala pracodawcy żądać innych danych osobowych niezbędnych do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z prawa, a zatem obowiązku weryfikowania danych o legalnym pobycie w Polsce. W związku z tym przetwarzanie danych osobowych dotyczących legalnego pobytu odbywać się będzie na podstawie RODO.

Zbieranie i przechowywanie informacji o legalnym pobycie cudzoziemców jest zgodne z prawem, ponieważ jest konieczne do spełnienia obowiązków, które spoczywają na pracodawcy jako osobie zatrudniającej cudzoziemca. Pracodawcy muszą się upewnić, że proces przetwarzania tych danych jest właściwie opisany w dokumentacji wewnętrznej, takiej jak rejestr czynności przetwarzania i analiza ryzyka. Dodatkowo, dane te powinny być chronione za pomocą odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. Nie tylko pracodawcy, ale również inne podmioty, które zlecają pracę cudzoziemcom (np. zleceniodawcy), są zobowiązani do zbierania i przechowywania kopii dokumentów potwierdzających legalny pobyt.

3. Zawarcie umowy na piśmie

Podobnie jak w art. 88h ust. 1 pkt 3 i art. 90d ustawy o promocji zatrudnienia, tak również na podstawie ustawy o powierzeniu pracy cudzoziemcom obowiązkiem podmiotu zatrudniającego cudzoziemca jest zawarcie z cudzoziemcem umowy na piśmie (art. 5 ust. 1 ustawy o powierzeniu pracy cudzoziemcom). Przy czym chodzi tutaj zarówno o umowę o pracę (na czas określony, nieokreślony, na okres próbny), jak również umowy cywilnoprawne, które mogą być podstawą do świadczenia usług lub wykonywania zlecenia na rzecz podmiotu powierzającego wykonywanie pracy przez cudzoziemca. Kolejnym obowiązkiem podmiotu powierzającego wykonywanie pracy jest przetłumaczenie umowy na język zrozumiały dla cudzoziemca. Tłumaczenie nie jest wymagane, gdy umowa jest sporządzona w języku dla cudzoziemca zrozumiałym. Zgodnie z ustawą o języku polskim podczas stosowania przepisów prawa pracy w Polsce powinno się używać języka polskiego. Dokumenty związane z prawem pracy, w tym umowy, muszą być sporządzane w języku polskim.

W Polsce można używać języka polskiego w zakresie prawa pracy, jeśli spełnione są dwa warunki:

1) osoba pracująca ma miejsce zamieszkania w Polsce w momencie zawarcia umowy,

2) umowa jest realizowana lub wykonywana na terenie Polski.

Można także przygotować dokumenty w wersji obcojęzycznej. Przepisy pozwalają na tworzenie dokumentów związanych z pracą w dwóch językach, ale jeden z nich musi być językiem polskim. Jeśli pojawią się wątpliwości co do interpretacji, pierwszeństwo ma polska wersja, o ile pracownik jest obywatelem Polski. Ustawa o języku polskim pozwala na odstępstwo od wymogu sporządzania dokumentów w języku polskim. Dokumenty mogą być przygotowane w języku obcym, jeśli pracownik, który nie jest obywatelem Polski, o to poprosi. Pracodawca powinien poinformować takiego pracownika o prawie do dokumentów w języku dla niego zrozumiałym. Państwowa Inspekcja Pracy nadzoruje, czy pracodawcy stosują język polski w dokumentach dotyczących prawa pracy.

Natomiast zgodnie z nowymi przepisami, jeżeli umowa o pracę czy też umowa cywilnoprawna będzie sporządzona w języku polskim, a cudzoziemiec nie posługuje się językiem polskim, podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi przed podpisaniem umowy będzie musiał przedstawić mu treść tej umowy na piśmie w wersji dla niego zrozumiałej. Taką umowę zatrudniający będzie musiał przechowywać przez cały czas zatrudnienia cudzoziemca oraz przez co najmniej 2 lat po zakończeniu roku, w którym umowa została rozwiązana lub wygasła, chyba że inne przepisy wymagają dłuższego okresu przechowywania. Jeżeli umowa zostanie sporządzona w języku obcym, podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi będzie przechowywał jej tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości przez taki sam okres jak wskazany powyżej (art. 5 ust. 3 ustawy o powierzeniu pracy cudzoziemcom).

Przepisy nie przewidują konieczności tłumaczenia innych dokumentów pracowniczych, ale jeśli pracownik nie będzie znał ich treści, to pojawi się również problem z egzekwowaniem obowiązków zawartych w tych dokumentach. Dlatego w przypadku zatrudniania cudzoziemców również wszelkie dokumenty pracownicze powinny być sporządzane dwujęzycznie lub tłumaczone.

4. Pozostałe obowiązki podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi

Zatrudniając cudzoziemca na podstawie umowy o pracę podmiot zatrudniający musi oczywiście przestrzegać obowiązków wynikających z Kodeksu pracy oraz innych przepisów związanych z zatrudnieniem na podstawie umowy o pracę. Każdy pracodawca zatrudniający cudzoziemców musi prowadzić dokumentację pracowniczą według takich samych zasad jak dla pracowników z Polski. Obowiązek ten dotyczy wszystkich pracodawców, niezależnie od tego, ile osób zatrudniają i w jakiej formie działają (art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy). Obywatelstwo pracowników nie ma tutaj znaczenia. Dokumentacja pracownicza obejmuje zarówno akta osobowe, jak i dokumenty związane z zatrudnieniem pracowników. Akta osobowe pracowników są podzielone na 5 części: A, B, C, D i E. Zawierają dokumenty z różnych etapów zatrudnienia. W poszczególnych częściach akt osobowych należy zamieścić następujące dokumenty:

• część A obejmuje dokumenty aplikacyjne kandydata,

• część B zawiera dokumenty dotyczące rozpoczęcia i trwania zatrudnienia,

• część C dotyczy dokumentów związanych z zakończeniem lub wygaśnięciem umowy,

• część D obejmuje dokumenty związane z odpowiedzialnością pracownika i karami porządkowymi,

• część E zawiera dokumenty z kontroli trzeźwości lub na obecność innych podobnie działających substancji, jeśli wynik badania pracownika jest pozytywny.

Dokumentacja związana z zatrudnieniem obejmuje:

• dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,

• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,

• kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,

• kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Aby prawidłowo wykonywać obowiązki związane z legalnym zatrudnieniem cudzoziemca, pracodawca jest zobowiązany do uzyskiwania oraz przechowywania dokumentów pracowników-cudzoziemców. Poniżej przedstawiamy wykaz dokumentów, które koniecznie muszą znaleźć się w aktach pracowniczych cudzoziemca:

1) dokumenty potwierdzające legalny pobyt:

a) paszport z wizą: paszport, który ma wizę i pieczątkę potwierdzającą złożenie wniosku o pobyt bez braków, pokazuje, że cudzoziemiec przebywa w Polsce legalnie,

b) decyzja o pobycie: oficjalny dokument, który pozwala cudzoziemcowi na pobyt w Polsce,

c) karta pobytu: plastikowy dowód, że osoba ma prawo mieszkać w Polsce,

d) dokument z innego kraju Schengen: umożliwia legalny pobyt w Polsce na podstawie prawa unijnego;

2) dokumenty legalizujące pracę:

a) zezwolenie na pracę: dokument wymagany do legalnej pracy w Polsce,

b) oświadczenie o zatrudnieniu: deklaracja, że cudzoziemiec będzie pracował na określonych warunkach,

c) powiadomienie o zatrudnieniu obywatela Ukrainy: informacja dla urzędów, że pracodawca zatrudnia obywatela Ukrainy zgodnie z prawem;

3) dokumenty umożliwiające dostęp do rynku pracy:

a) kopia Karty Polaka: dowód na specjalny status, który ułatwia pracę w Polsce,

b) dokument studencki: potwierdza, że cudzoziemiec jest studentem polskiej uczelni i może pracować,

c) dokument absolwencki: potwierdza, że osoba ukończyła studia w Polsce i może pracować bez dodatkowych zezwoleń,

d) dokument ukończenia szkoły ponadgimnazjalnej (obecnie ponadpodstawowej): dowód ukończenia polskiej szkoły, co zwalnia z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę.

Należy też zwrócić uwagę, że:

• cudzoziemiec będzie miał tylko te dokumenty, które są odpowiednie do jego sytuacji,

• obywatele Ukrainy mogą potrzebować do zatrudnienia tylko paszportu i powiadomienia o pracy, dzięki specjalnym przepisom związanym z konfliktem zbrojnym.

Wspomniane specyficzne dokumenty dotyczące zatrudnienia cudzoziemca powinny zostać przez pracodawcę pozyskane co do zasady jeszcze przed nawiązaniem stosunku pracy. Oznacza to, że takie dokumenty jak zezwolenia na pracę, wizy, dokumenty podróży, zezwolenia na pobyt czasowy i dokumenty pobytowe należy włączyć do części A, ewentualnie B akt osobowych, które dotyczą ubiegania się o zatrudnienie i etapu nawiązania stosunku pracy.

Zakres pozostałych obowiązków podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi, któremu wydano zezwolenie na pracę w Polsce, obejmuje szereg istotnych czynności i odpowiedzialności, które przedstawiamy w poniższej tabeli.

Obowiązki pracodawcy powierzającego pracę cudzoziemcowi

Poza tym podmiot zatrudniający cudzoziemca ma również pewne informacyjne obowiązki względem organu wydającego zezwolenie na pracę, tj. właściwego wojewody. Informuje organ w przypadku, gdy:

• cudzoziemiec nie rozpoczął pracy w ciągu 2 miesięcy od daty rozpoczęcia ważności zezwolenia na pracę,

• cudzoziemiec przerwał pracę na czas dłuższy niż 2 miesiące,

• cudzoziemiec zakończył pracę wcześniej niż 2 miesiące przed upływem terminu ważności zezwolenia na pracę.

W przepisach regulujących obowiązki informacyjne pracodawcy, dotyczące sytuacji opisanych powyżej oraz okoliczności związanych z wykorzystaniem zezwolenia na pracę (takich jak niepodjęcie pracy, przerwa w pracy czy zakończenie zatrudnienia), przewidziano, że powiadomienie będzie musiało zostać dokonane za pomocą systemu teleinformatycznego w ciągu 7 dni od momentu wystąpienia tych sytuacji.

Rozdział VIII. Zezwolenie na pracę – warunki formalne oraz procedura uzyskania

Cudzoziemiec może wykonywać pracę na podstawie zezwolenia na pracę oraz oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi przy spełnieniu warunków wskazanych w ustawie o powierzeniu pracy cudzoziemcom. Pracę na podstawie oświadczenia będzie mógł wykonywać tylko cudzoziemiec, który jest obywatelem państwa określonego w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw wewnętrznych, kierując się celami polityki migracyjnej. Należy wskazać, że dotychczas oświadczenie o powierzeniu pracy mogło być zarejestrowane dla obywatela Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Armenii i Ukrainy. Dodatkowy warunek pracy na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy to wykonywanie pracy tylko na podstawie umowy z polskim podmiotem powierzającym pracę cudzoziemcowi. W nowych przepisach doprecyzowano także, że kierowanie pracowników przez podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi do innych podmiotów dotyczy tylko sytuacji, gdy umowę z cudzoziemcem zawarła agencja pracy tymczasowej.

1. Kiedy wydaje się zezwolenie na pracę dla cudzoziemca

Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce wymaga przestrzegania określonych procedur prawnych, które mają na celu zapewnienie zgodności z krajowymi przepisami dotyczącymi rynku pracy. Jednym z kluczowych dokumentów, które regulują kwestie zatrudnienia osób z zagranicy, jest zezwolenie na pracę. Ustawa o powierzeniu pracy cudzoziemcom określa sytuacje, w których zezwolenie to jest wymagane, oraz warunki jego uzyskania. Zezwolenie na pracę jest niezbędne, aby cudzoziemiec mógł legalnie podjąć zatrudnienie w Polsce, a jego wydanie zależy od spełnienia określonych kryteriów oraz procedur administracyjnych. Przyjrzyjmy się, kiedy i w jakich okolicznościach zezwolenie na pracę dla cudzoziemca jest wydawane. Ustawa o powierzeniu pracy cudzoziemcom określa zamkniętą listę przypadków, w których mogą być wydane zezwolenia na pracę. Przypadki, kiedy wydaje się zezwolenie na pracę, zawiera poniższa tabela.

Dodatkowo zezwolenie na pracę cudzoziemca na rzecz polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi jest wydawane, jeżeli:

1) cudzoziemiec będzie wykonywał swoje obowiązki zawodowe na podstawie formalnej umowy zawartej z polskim podmiotem, powierzającym pracę cudzoziemcowi. Umowa ta będzie określać wszystkie warunki zatrudnienia, w tym zakres obowiązków, miejsce wykonywania pracy, czas pracy oraz wynagrodzenie. Zawarcie umowy z polskim pracodawcą zapewnia, że cudzoziemiec będzie pracował zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy w Polsce;

2) wysokość wynagrodzenia cudzoziemca nie będzie niższa niż wynagrodzenie pracowników wykonujących pracę o porównywalnym charakterze lub na porównywalnym stanowisku w tej samej firmie lub branży. Oznacza to, że cudzoziemiec nie będzie dyskryminowany pod względem wynagrodzenia i będzie otrzymywać wynagrodzenie odpowiadające wynagrodzeniu innych pracowników wykonujących podobne obowiązki;

3) wynagrodzenie cudzoziemca nie będzie niższe niż wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę, które jest określone w przepisach o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Przepisy te gwarantują, że każdy pracownik, niezależnie od narodowości, otrzymuje wynagrodzenie przynajmniej na poziomie określonym przez polskie prawo, co zapewnia podstawowy standard życia;

4) wymiar czasu pracy cudzoziemca nie będzie niższy niż 1/4 pełnego wymiaru czasu pracy. Oznacza to, że cudzoziemiec musi pracować co najmniej 1/4 standardowego pełnego etatu, co zapewnia minimalny poziom zaangażowania zawodowego i pozwala na uzyskanie proporcjonalnego wynagrodzenia. Wprowadzenie takiego rozwiązania ma na celu przeciwdziałanie nadużyciom ze strony nieuczciwych pracodawców, którzy uzyskują zezwolenia na pracę w niewielkim wymiarze czasu pracy, a powierzają pracę cudzoziemcom np. w pełnym wymiarze, wypłacając część wynagrodzenia nielegalnie;

5) wymiar czasu pracy cudzoziemca nie będzie wyższy niż pełny wymiar czasu pracy. Pełny wymiar czasu pracy oznacza standardowy czas pracy określony przepisami prawa, zwykle wynoszący 8 godzin dziennie i 40 godzin tygodniowo. Ograniczenie to zapewnia, że cudzoziemiec nie będzie zobowiązany do pracy ponad standardowy czas pracy, co mogłoby prowadzić do nadmiernego obciążenia i potencjalnie do nieprzestrzegania przepisów dotyczących czasu odpoczynku i zdrowia pracownika.

Z kolei, jeśli chodzi o zmianę wniosku o wydanie zezwolenia na pracę, to ustawa o powierzeniu pracy cudzoziemcom wskazuje, o jakich okolicznościach podmiot powierzający pracę powinien powiadomić wojewodę. Przepis ten nie nakłada obowiązku informowania o podwyższeniu wynagrodzenia, tym samym nie jest konieczne dokonywanie zmian w wydanych już zezwoleniach na pracę w związku późniejszym podwyższeniem cudzoziemcowi kwoty wynagrodzenia.

2. Procedura uzyskania zezwolenia na pracę oraz wymogi formalne wniosku

Zezwolenie na pracę w Polsce organ wydaje na wniosek podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi. Zezwolenie dla cudzoziemca, który będzie pracował dla polskiego podmiotu, wydaje wojewoda właściwy dla województwa, w którym znajduje się siedziba lub miejsce stałego pobytu tego polskiego podmiotu. Postępowanie w sprawie wydania zezwolenia na pracę dla cudzoziemca zatrudnianego przez polski podmiot nie zostanie wszczęte, a wszczęte postępowanie zostanie umorzone, jeśli praca cudzoziemca dotyczyłaby pracy sezonowej lub pełnienia określonych funkcji, np. członka zarządu lub prokurenta.

W omawianym zakresie zaszła kluczowa zmiana wprowadzona nową ustawą o powierzeniu pracy cudzoziemcom mająca na celu uproszczenie oraz przyspieszenie procesu uzyskiwania zezwoleń na pracę dla cudzoziemców oraz samej procedury prowadzonej przez urzędy. Zmiana ta dotyczy obowiązku wprowadzenia systemu teleinformatycznego, za pomocą którego procedowane są wnioski o zezwolenie na pracę (portal praca.gov.pl), jak również wprowadzane będą umowy o pracę lub też umowy cywilnoprawne zawarte z cudzoziemcem na podstawie uzyskanego właśnie zezwolenia na pracę. W rezultacie, przy jednoczesnym zachowaniu elastyczności podstawy zatrudnienia, wprowadzono instrumenty pozwalające ograniczyć powierzenie pracy na warunkach niezgodnych z treścią zezwolenia na pracę. System teleinformatyczny będzie wyposażony we wszystkie narzędzia potrzebne do złożenia wniosku o wydanie zezwolenia na pracę, złożenia odwołania lub zażalenia w sprawach dotyczących zezwoleń na pracę oraz do prowadzenia postępowań w pierwszej i drugiej instancji i wydania decyzji w tych sprawach.

Wniosek o wydanie zezwolenia będzie dostępny w systemie teleinformatycznym. W związku z tym jego wzór nie będzie publikowany, jak dotychczas, w odrębnym rozporządzeniu wykonawczym. Wniosek będzie zawierał informacje dotyczące podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi oraz odpowiednio pracodawcy użytkownika lub podmiotu, do którego pracownik jest delegowany, cudzoziemca oraz pracy, jaką cudzoziemiec ma wykonywać. Informacje, które powinien zawierać wniosek, zostały wymienione w art. 9 ustawy o powierzeniu pracy cudzoziemcom. Wśród tych informacji dotyczących oferowanej pracy wskazano m.in. na konieczność podania we wniosku:

1) okresu lub okresów pracy oznaczonej datami, jaką ma wykonywać cudzoziemiec,

2) stanowiska, rodzaju pracy lub funkcji,

3) zawodu zgodnego z klasyfikacją zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy,

4) miejsca wykonywania pracy,

5) podstawy prawnej wykonywania pracy,

6) wymiaru czasu pracy w przypadku umowy o pracę albo liczby godzin pracy w miesiącu lub tygodniu w przypadku umowy cywilnoprawnej,

7) najniższego wynagrodzenia, jakie będzie otrzymywać cudzoziemiec, określonego stawką godzinową lub miesięczną,

8) zakresu podstawowych obowiązków cudzoziemca.

Tym samym składanie wniosku o zezwolenie może zobrazować poniższy schemat.

Zasady składania wniosku o zezwolenie na pracę cudzoziemca

Jeśli cudzoziemiec będzie pracował krócej niż miesiąc, we wniosku o zezwolenie na pracę należy podać liczbę godzin pracy i wynagrodzenie za cały okres pracy.

Do wniosku o zezwolenie na pracę należy dołączyć:

1) oświadczenie od pracodawcy, pod rygorem odpowiedzialności karnej, że nie zachodzą określone okoliczności zgodne ze stanem faktycznym w dniu złożenia wniosku i podpisane nie wcześniej niż 30 dni przed tym dniem (chodzi o okoliczności dotyczące skazania zatrudniającego prawomocnie za wykroczenia i przestępstwa w zakresie nielegalnego zatrudniania cudzoziemców). Oświadczenie musi zawierać klauzulę: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.”;

2) dokumenty potwierdzające okoliczności określone we wniosku i uzasadniające wydanie zezwolenia na pracę oraz dowód dokonania opłaty.

Ja wskazano, podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi jest zobowiązany wnieść opłatę w związku z wnioskiem o wydanie zezwolenia na pracę. Opłata jest związana z faktem złożenia wniosku przez system oraz nie podlega zwrotowi. Oznacza to, że zwrot opłaty może dotyczyć tylko przypadków, gdy nie złożono wniosku, a opłata została wniesiona – tym samym zwrot nie będzie przysługiwał w sprawach, w których podjęto już czynności. W przypadku gdy wniosek o wydanie zezwolenia na pracę został rozpatrzony odmownie ze względu na przekroczenie limitu zezwoleń na pracę, które mogą zostać wydane w danym roku kalendarzowym, opłata podlega zwrotowi. To szczególne rozwiązanie zostało wprowadzone ze względu na możliwą sytuację, gdy system teleinformatyczny nie będzie dysponował aktualną informacją o wykorzystaniu limitów w dniu złożenia wniosku, a wnioskodawca wprowadzony w błąd złoży wniosek i wniesie związaną z nim opłatę. Opłata od wniosku, jak wskazano w ustawie o powierzeniu pracy cudzoziemcom, „nie przekroczy minimalnego wynagrodzenia za pracę lub 10% minimalnego wynagrodzenia za pracę w zależności od rodzaju zezwolenia na pracę” – dokładna wysokość opłaty zostanie określona w rozporządzeniu wykonawczym.

Pewne wnioski o wydanie zezwolenia na pracę będą korzystać z priorytetowego rozpatrywania przez organ urzędowy. W tym zakresie wnioski o wydanie zezwolenia na pracę będą rozpatrywane z uwzględnieniem szczególnych potrzeb gospodarki narodowej oraz ułatwienia kontynuacji zatrudnienia cudzoziemców zgodnie z wcześniejszym zezwoleniem na pracę. Ustawa o powierzeniu pracy cudzoziemcom przewiduje następującą kolejność priorytetowego rozpatrywania wniosków:

1) cudzoziemcy zatrudniani przez przedsiębiorców o istotnym znaczeniu dla gospodarki narodowej – cudzoziemcy, którzy będą pracować u przedsiębiorców wymienionych w wykazie przedsiębiorców uprawnionych do korzystania z przyspieszonej procedury legalizacji pracy i pobytu, prowadzących działalność gospodarczą ważną dla gospodarki narodowej,

2) cudzoziemcy ubiegający się o kolejne zezwolenie na pracę u tego samego pracodawcy – cudzoziemcy, którzy chcą kontynuować pracę u tego samego pracodawcy i ubiegają się o nowe zezwolenie na pracę,

3) cudzoziemcy pracujący w zawodach deficytowych – cudzoziemcy, którzy będą wykonywać pracę w zawodach wskazanych w wykazie zawodów, w przypadku których występują niedobory kadrowe,

4) pozostali cudzoziemcy – cudzoziemcy, którzy składają wniosek o wydanie zezwolenia na pracę, a nie spełniają kryteriów z powyższych kategorii.

Przyjęcie takiej kolejności ma na celu efektywne zaspokojenie potrzeb gospodarki narodowej oraz zapewnienie płynności zatrudnienia dla cudzoziemców, którzy już pracują zgodnie z wcześniejszymi zezwoleniami. Wprowadzenie regulacji dotyczącej priorytetowego rozpatrywania wniosków o zezwolenie na pracę jest niezbędne ze względu na znaczący wzrost liczby cudzoziemców starających się o dostęp do polskiego rynku pracy. Obecna przewlekłość procedur administracyjnych w tym zakresie prowadzi do negatywnych konsekwencji dla polskiej gospodarki, które mogą być znaczne.

Analizując cele i uzasadnienie proponowanej kolejności rozpatrywania wniosków, należy wskazać na najważniejsze z nich, mające decydujące znaczenie dla wprowadzonego rozwiązania:

1) eliminacja barier inwestycyjnych i rozwojowych:

• zatrudnianie pracowników spoza Unii Europejskiej, zwłaszcza tych o wysokich kwalifikacjach, napotyka problemy proceduralne, które utrudniają działalność kluczowych inwestorów i przedsiębiorstw technologicznych. Przyjęcie regulacji mającej na celu priorytetowe rozpatrywanie wniosków cudzoziemców zatrudnianych przez strategicznych inwestorów pomoże zlikwidować te bariery,

• dzięki temu Polska stanie się atrakcyjniejszym miejscem dla bezpośrednich inwestycji zagranicznych, przyciągając największe globalne przedsiębiorstwa. To pozytywnie wpłynie na rozwój polskich przedsiębiorstw w kluczowych branżach technologicznych,

• wzmocnienie transferu know-how, działanie efektu spillover oraz budowanie łańcuchów dostaw przyniesie znaczące korzyści dla rozwoju polskiej gospodarki, zwiększając jej konkurencyjność na rynku międzynarodowym;

2) zapobieganie rotacji kadrowej i związanym z tym kosztom:

• cudzoziemcy zatrudnieni czasowo w Polsce często nie mogą doczekać się zakończenia przedłużającej się procedury wydania kolejnego zezwolenia na pracę przez wojewodę, co zmusza ich do opuszczenia naszego kraju. Taka sytuacja prowadzi do zwiększonej rotacji kadrowej, która generuje dodatkowe koszty dla pracodawców związane z rekrutacją i wdrożeniem nowych pracowników,

• priorytetowe rozpatrywanie wniosków cudzoziemców ubiegających się o kolejne zezwolenie na pracę u tego samego pracodawcy pozwoli na kontynuację zatrudnienia bez przerw, co zmniejszy rotację kadrową i związane z tym koszty;

3) zaspokojenie popytu na pracę w branżach z deficytem kadrowym:

• branże, w których występują największe deficyty kadrowe, potrzebują szybkiego zaspokojenia popytu na pracę. Priorytetowe rozpatrywanie wniosków cudzoziemców zatrudnianych w zawodach deficytowych umożliwi szybkie uzupełnienie braków kadrowych,

• ułatwienie dostępu do wykwalifikowanej siły roboczej w tych branżach jest kluczowe dla ich efektywnego funkcjonowania i rozwoju, co w konsekwencji pozytywnie wpłynie na całą gospodarkę.

Zatem przyjęcie regulacji określającej priorytetową kolejność rozpatrywania wniosków o zezwolenie na pracę jest konieczne, aby zlikwidować istniejące bariery inwestycyjne i rozwojowe, zapobiec rotacji kadrowej i związanym z tym kosztom oraz skutecznie zaspokoić popyt na pracę w branżach z największymi deficytami kadrowymi.

3. Co zawiera zezwolenie na pracę

W zezwoleniu na pracę dla cudzoziemca zatrudnianego przez polską firmę zawarte powinny być następujące informacje:

1) dane polskiej firmy, która zatrudnia cudzoziemca,

2) dane osobowe cudzoziemca,

3) stanowisko lub rodzaj pracy, jaką będzie wykonywać cudzoziemiec,

4) wymiar czasu pracy,

5) najniższe wynagrodzenie, jakie cudzoziemiec będzie otrzymywać na swoim stanowisku,

6) rodzaj umowy, na podstawie której cudzoziemiec będzie pracować,

7) okres, przez jaki zezwolenie na pracę będzie ważne.

Jeśli zezwolenie dotyczy pracy cudzoziemca jako pracownika tymczasowego, w dokumencie jest także wskazany pracodawca użytkownik.

W ustawie o powierzeniu pracy cudzoziemcom nie uwzględniono możliwości ustanawiania kryteriów wojewódzkich dotyczących wydawania zezwoleń na pracę, które dotychczas były określane przez wojewodów na podstawie lokalnych przepisów. Takie podejście prowadzi do sytuacji, w której warunki uzyskania zezwoleń na pracę mogą się różnić w zależności od województwa. Zamiast tego ustawa o powierzeniu pracy cudzoziemcom wprowadza jednolite dla całego kraju zasady, które umożliwiają skrócenie czasu, na jaki może być wydane zezwolenie na pracę dla polskiego pracodawcy, w zależności od konkretnych okoliczności.

Jeśli chodzi o maksymalny czas, na jaki może zostać wydane zezwolenie na pracę, to wydaje się je na czas określony nie dłuższy niż 3 lata. Zezwolenie na pracę na okres maksymalnie jednego roku jest przewidziane, jeśli wniosek złożył polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi, prowadzący działalność gospodarczą przez okres krótszy niż 1 rok lub czas pracy cudzoziemca nie będzie przekraczał 1/2 pełnego etatu lub 20 godzin tygodniowo. Dodatkowo określono, że zezwolenie na pracę dla pracownika tymczasowego nie może przekraczać czasu określonego w art. 20 ustawy z 9 lipca 2003 r. dotyczącej zatrudniania pracowników tymczasowych (co do zasady 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy).

4. Likwidacja testu rynku pracy

W celu ograniczenia liczby procedur i uproszczenia systemu dostępu cudzoziemców do polskiego rynku pracy ustawa o powierzeniu pracy cudzoziemcom nie przewiduje wymogu uzyskania informacji od starosty dotyczącej możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych pracodawcy, która dotychczas była warunkiem wydania zezwolenia na pracę dla cudzoziemca. Dzięki temu proces wydawania zezwolenia na pracę zostanie przyspieszony i uproszczony.

W przypadku znaczącego pogorszenia sytuacji na lokalnych rynkach pracy, związanej z możliwością podjęcia pracy w określonych zawodach i rodzajach pracy, odpowiedni starosta stworzy listę zawodów, w których nie będą wydawane zezwolenia na pracę dla cudzoziemców chcących pracować na terenie danego powiatu. Lista ta będzie wpisana do rejestru zawodów po uzyskaniu akceptacji od właściwego wojewody. Ustawa o powierzeniu pracy cudzoziemcom zakłada, że sporządzenie takiej listy nastąpi na uzasadniony wniosek dyrektora powiatowego urzędu pracy, po otrzymaniu pozytywnej opinii powiatowej rady rynku pracy. Przy tworzeniu listy zawodów i rodzajów pracy starosta powinien uwzględnić stopę bezrobocia oraz zwolnienia grupowe na lokalnym rynku pracy, zwłaszcza liczbę zarejestrowanych bezrobotnych i poszukujących pracy w określonych zawodach w stosunku do liczby ofert zgłoszonych do powiatowych urzędów pracy oraz wzrost liczby osób objętych zwolnieniami grupowymi, o których pracodawcy powiadomili powiatowy urząd pracy. Zatwierdzając listę zawodów przedstawioną przez starostę, wojewoda będzie kierował się względami bezpieczeństwa państwa, polityki migracyjnej oraz potrzebami rynku pracy w danym województwie. Wyrażenie akceptacji przez wojewodę będzie polegać na wpisaniu listy do rejestru zawodów.

Wykorzystanie tego rozwiązania będzie polegać na sprawdzeniu listy zawodów sporządzonej przez odpowiedniego starostę i opublikowanej w rejestrze prowadzonym przez ministra właściwego do spraw pracy, co oznacza, że nie będzie stanowić dodatkowego obciążenia dla organu rozpatrującego wnioski o zezwolenia na pracę ani dla wnioskodawcy.

5. Kiedy wojewoda odmówi wydania zezwolenia na pracę

Składając wniosek o wydanie zezwolenia na pracę, podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi powinien również zweryfikować, w jakich przypadkach obligatoryjnie organ odmówi wydania zezwolenia, gdyż te przyczyny mogą być pomocne podczas składania wniosku oraz dopełnienia formalności. Tym samym zezwolenie na pracę nie zostanie wydane, jeśli podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi:

1) złożył wniosek z fałszywymi danymi lub dokumentami,

2) zeznał nieprawdę w trakcie postępowania lub użył fałszywego dokumentu,

3) został prawomocnie ukarany za wykroczenie dotyczące nielegalnego powierzenia pracy cudzoziemcowi,

4) w ciągu 2 lat od ukarania za wykroczenie za nielegalne zatrudnienie ponownie został ukarany za to samo,

5) został prawomocnie skazany za przestępstwa wymienione w art. 218–221 lub art. 225 § 2 Kodeksu karnego, które dotyczą różnych naruszeń prawa związanych głównie z prawami pracowniczymi, obowiązkami pracodawców oraz funkcjonowaniem organów państwowych,

6) został prawomocnie skazany za przestępstwa z art. 270, 271, 272, 273 lub 275 Kodeksu karnego, które dotyczą fałszerstw oraz naruszeń związanych z dokumentami,

7) został prawomocnie skazany za przestępstwo z art. 189a Kodeksu karnego (handel ludźmi) lub podobne przestępstwo za granicą,

8) nie wypełnia obowiązków z art. 17 ust. 4 lub 5 ustawy o powierzeniu pracy cudzoziemcom dotyczących zapewnienia odpowiedniego wynagrodzenia cudzoziemcowi,

9) nie płaci składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy itp., chyba że uzyskał odroczenie lub rozłożenie na raty,

10) nie zgłasza pracowników do ubezpieczenia społecznego,

11) zalega z podatkami, chyba że uzyskał zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty,

12) nie ma środków na pokrycie zobowiązań związanych z zatrudnieniem cudzoziemca,

13) nie prowadzi działalności uzasadniającej zatrudnienie cudzoziemca lub jest w stanie likwidacji,

14) został ustanowiony lub działa w celu ułatwienia cudzoziemcom wjazdu do Polski.

Ostatnia przesłanka ma celu zapobieganie nadużyciom polegającym na wykorzystywaniu zezwoleń na pracę do celów innych niż wykonywanie pracy.

Dodatkowo obligatoryjnie organ odmówi wydania zezwolenia z innych powodów, takich jak np.:

1) zbyt późny start pracy – data rozpoczęcia pracy wskazana we wniosku o zezwolenie pracy nastąpi później niż 12 miesięcy po złożeniu wniosku,

2) limit zezwoleń – przekroczono maksymalną liczbę zezwoleń na pracę w danym roku,

3) limit zatrudnienia – zatrudnienie cudzoziemca przekracza dozwolony limit cudzoziemców w firmie,

4) umowy międzynarodowe – wymogi wynikające z międzynarodowych umów nie pozwalają na wydanie zezwolenia,

5) agencja pracy – cudzoziemiec miałby pracować dla firmy, której działalność nie jest zgodna z przepisami o agencjach pracy tymczasowej, a praca byłaby wykonywana faktycznie dla osoby trzeciej,

6) działalność firmy – firma nie prowadzi działalności, która uzasadniałaby zatrudnienie cudzoziemca (np. zawieszenie działalności, likwidacja),

7) pozorne zatrudnienie – istnieje podejrzenie, że zezwolenie ma na celu pozorne zatrudnienie lub cudzoziemiec nie będzie pracował na określonych warunkach,

8) brak pracy w przeszłości – cudzoziemiec, który wcześniej posiadał zezwolenie, nie pracował w Polsce z nieuzasadnionych powodów,

9) utrudnianie kontroli – firma utrudniała lub udaremniała kontrolę legalności zatrudnienia cudzoziemców w ostatnich 24 miesiącach.

Obligatoryjne powody odmowy wydania zezwolenia na pracę to również okoliczności dotyczące samego cudzoziemca, takie jak:

1) brak kwalifikacji – cudzoziemiec nie ma odpowiednich kwalifikacji do wykonywania pracy w zawodzie, który wymaga specjalnych uprawnień,

2) skazanie – cudzoziemiec został prawomocnie skazany za fałszerstwo dokumentów lub podobne przestępstwa,

3) niepożądany pobyt – cudzoziemiec znajduje się na liście osób, których pobyt w Polsce jest niepożądany.

Poza odmową wydania zezwolenia na pracę organ, który wydał zezwolenie na pracę, może je uchylić, jeśli:

1) zmieniły się okoliczności lub dowody związane z decyzją,

2) pracodawca podczas postępowania złożył wniosek z fałszywymi danymi, dokumentami, zeznał nieprawdę, zataił fakty lub użył sfałszowanego dokumentu jako prawdziwego,

3) powód wydania zezwolenia przestał istnieć,

4) cudzoziemiec nie spełnia już wymaganych kryteriów,

5) pracodawca nie wypełnił swoich obowiązków,

6) organ otrzymał informacje o okolicznościach z art. 19 ustawy o powierzeniu pracy cudzoziemcom (przerwanie pracy, wcześniejsze zakończenie pracy bądź niepodjęcie pracy przez cudzoziemca),

7) cudzoziemiec znajduje się na liście osób niepożądanych w Polsce,

8) pracodawca nie prowadzi działalności uzasadniającej zatrudnienie cudzoziemca, np. nie prowadzi działalności gospodarczej, rolniczej, został wykreślony z rejestru, zawiesił działalność lub jest w stanie likwidacji.

Punktu 6 nie stosuje się, jeśli wojewoda otrzymał powiadomienie zawierające powody niepodjęcia lub przerwania pracy oraz zapewnienie, że zezwolenie zostanie wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem. Jeśli zezwolenie na pracę dla cudzoziemca przebywającego w Polsce zostanie uchylone, organ, który podjął decyzję o cofnięciu zezwolenia, musi poinformować o tym Straż Graniczną, gdy decyzja stanie się ostateczna. Zatem po zakończeniu wszystkich procedur odwoławczych i gdy decyzja o cofnięciu zezwolenia nie może już być zmieniona, odpowiedni organ ma obowiązek powiadomić Straż Graniczną o tym fakcie.

Z kolei obowiązek wykonywania czynności na podstawie umowy cywilnoprawnej lub świadczenia pracy wygasa, gdy cudzoziemiec nie spełnia warunków określonych w art. 3 ustawy o powierzeniu pracy cudzoziemcom. Dotyczy to sytuacji, w których cudzoziemiec nie ma ważnego zezwolenia na pracę lub dokumentu uprawniającego do pobytu w Polsce. W takim przypadku cudzoziemiec nie może pracować, a pracodawca nie ma obowiązku wypłaty wynagrodzenia, które przysługuje za wykonaną pracę. Regulacja ta nie przewiduje automatycznego rozwiązania umowy między stronami. Po uzyskaniu odpowiednich uprawnień cudzoziemiec może kontynuować pracę na podstawie wcześniej zawartej umowy.

6. Czy można przedłużyć zezwolenie na pracę

Ustawa o powierzeniu pracy cudzoziemcom zakłada również zniesienie możliwości przedłużenia zezwolenia na pracę. Do tej pory pracodawcy mogli korzystać z tej opcji, jeśli cudzoziemiec kontynuował pracę na tym samym stanowisku. Podmiot wnioskujący o przedłużenie zezwolenia był zwolniony z obowiązku przedstawienia informacji od starosty o niemożności zaspokojenia potrzeb kadrowych oraz miał prawo do zatrudniania cudzoziemca podczas trwania procedury przedłużenia zezwolenia. Rezygnacja z testu rynku pracy sprawia, że nie ma potrzeby utrzymywania osobnej procedury dla podmiotów, które nadal współpracują z cudzoziemcem. W ustawie o powierzeniu pracy cudzoziemcom pozostanie możliwość zatrudniania na tym samym stanowisku lub w tym samym rodzaju pracy podczas oczekiwania na wydanie nowego zezwolenia na pracę.

Zrezygnowano z osobnej procedury przedłużenia zezwolenia na pracę, jednocześnie umożliwiając cudzoziemcom kontynuowanie pracy u tego samego pracodawcy na tym samym stanowisku lub w ramach tego samego rodzaju pracy, na podstawie procedury uzyskania nowego zezwolenia na pracę na dotychczasowych warunkach. Warunkiem jest, aby wniosek o wydanie nowego zezwolenia, bez braków formalnych, został złożony przed wygaśnięciem dotychczasowego zezwolenia na pracę. Jeśli pracodawca złożył wniosek o nowe zezwolenie na pracę dla cudzoziemca, który kontynuuje pracę na tym samym stanowisku, i wniosek jest kompletny lub braki zostały uzupełnione na czas, cudzoziemiec może legalnie pracować od dnia wygaśnięcia poprzedniego zezwolenia do dnia, w którym decyzja o nowym zezwoleniu stanie się ostateczna. Okresy zawieszenia postępowania na wniosek strony nie są wliczane do tego czasu. Jeśli system teleinformatyczny nie działa prawidłowo, uniemożliwiając złożenie wniosku o zezwolenie na pracę, cudzoziemiec może legalnie pracować, jeśli wniosek zostanie złożony pierwszego dnia roboczego po usunięciu problemu. Przepis ten dotyczy również cudzoziemców, którzy złożyli wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy lub zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE, aby kontynuować pracę zgodnie z posiadanym zezwoleniem na pracę lub pobyt czasowy.

7. Kiedy nie jest konieczne wydanie nowego zezwolenia na pracę

W ustawie o powierzeniu pracy cudzoziemcom szczegółowo wymieniono sytuacje, w których nie jest konieczne dokonywanie zmiany ani wydawanie nowego zezwolenia na pracę dla cudzoziemca. Podobnie jak w dotychczas obowiązującej ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, obejmują one:

1) zmianę siedziby lub miejsca stałego pobytu – gdy podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi, podmiot, do którego pracownik jest delegowany, lub pracodawca użytkownik zmieniają swoją siedzibę lub miejsce stałego pobytu, nie jest wymagana aktualizacja zezwolenia na pracę,

2) zmiana nazwy lub formy prawnej podmiotu – w przypadku zmiany nazwy lub formy prawnej podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi, podmiotu, do którego pracownik jest delegowany, czy pracodawcy użytkownika, zezwolenie na pracę pozostaje ważne bez konieczności jego modyfikacji,

3) zmiana nazwy stanowiska pracy – jeśli nastąpi zmiana nazwy stanowiska pracy cudzoziemca, ale zakres jego obowiązków pozostaje niezmieniony, wydawanie nowego zezwolenia na pracę nie jest wymagane.

Sytuacja, kiedy nie ma konieczności wydania nowego zezwolenia na pracę, wystąpi również w przypadku, gdy polski pracodawca będzie zlecał cudzoziemcowi pracę o innym charakterze lub na innym stanowisku niż określone w zezwoleniu na pracę, pod warunkiem że nie przekracza to łącznie 30 dni w ciągu roku. Muszą być spełnione pozostałe warunki zezwolenia, a pracodawca musi wcześniej poinformować wojewodę przez system online.

Nowe zezwolenie na pracę nie jest potrzebne i podmiot zatrudniający nie musi o nie występować, jeśli:

1) zmiany dotyczące warunków pracy pracownika są w pełni zgodne z przepisami prawa pracy lub przepisami dotyczącymi ochrony miejsc pracy, np. zmiana dotyczy zmiany siedziby lub miejsca zamieszkania, nazwy lub formy prawnej podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi, przejęcia zakładu pracy lub jego części przez innego pracodawcę,

2) wymiar czasu pracy zwiększono do pełnego etatu, a wynagrodzenie proporcjonalnie wzrosło.

Rozdział IX. Inne rodzaje zezwolenia na pracę

Powyżej wskazane zasady dotyczą przypadku wydania zezwolenia na pracę dla cudzoziemca, który będzie wykonywał pracę na rzecz polskiego podmiotu powierzającego wykonywanie pracy. Poza tzw. standardowym przypadkiem wydania zezwolenia na pracę wyróżniamy również inne rodzaje zezwoleń na pracę:

• zezwolenie na pracę w związku z pełnieniem określonej funkcji,

• zezwolenie na pracę w celu delegowania cudzoziemca przez podmiot zagraniczny na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,

• zezwolenie na pracę sezonową.

1. Zezwolenie na pracę w związku z pełnieniem określonej funkcji

Regulacja dotycząca wydania zezwolenia na pracę dla cudzoziemców w związku z pełnieniem określonej funkcji wskazuje przesłanki w jakich wydaje się takie zezwolenie. Zezwolenie tego typu jest wydawane dla:

1) członków zarządu osoby prawnej wpisanej do rejestru przedsiębiorców KRS lub członków zarządu spółki kapitałowej w organizacji,

2) osób prowadzących sprawy spółki komandytowej lub komandytowo-akcyjnej, lub reprezentujących taką spółkę,

3) prokurentów.

W przypadku tego rodzaju zezwolenia na pracę konieczne są również warunki po stronie polskiego podmiotu powierzającego funkcje, co oznacza, że podmiot musi spełniać następujące kryteria:

• w roku podatkowym poprzedzającym złożenie wniosku o wydanie zezwolenia na pracę osiągnął dochód nie niższy niż 12-krotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w województwie, ogłaszanego przez Prezesa GUS,

• przez co najmniej rok przed złożeniem wniosku zatrudniał na czas nieokreślony i w pełnym wymiarze czasu pracy co najmniej dwóch pracowników, którzy są obywatelami polskimi lub osobami, o których mowa w art. 1 ust. 4 pkt 6 lub art. 3 ust. 1 ustawy o powierzeniu pracy cudzoziemcom, czyli cudzoziemcami, którzy mogą wykonywać pracę w Polsce bez zezwolenia na pracę.

Jeśli polski podmiot nie spełnia powyższych warunków, zezwolenie na pracę może zostać wydane, jeśli podmiot wykaże, że jego posiadane środki lub prowadzone działania (np. działalność przyczyniająca się do wzrostu inwestycji, transferu technologii, wprowadzania innowacji lub tworzenia miejsc pracy) pozwolą na spełnienie tych warunków w przyszłości. Co istotne, zezwolenie na pracę dla cudzoziemców pełniących określone funkcje różni się od standardowego zezwolenia na pracę wydawanego dla polskich podmiotów. Zgodnie z art. 37 ustawy o powierzeniu pracy cudzoziemcom takie zezwolenie nie zawiera informacji o wynagrodzeniu, czasie pracy ani rodzaju umowy, którą podmiot nawiąże z cudzoziemcem. Zamiast stanowiska, w zezwoleniu określa się pełnioną funkcję. Te zmiany wynikają z charakteru pełnienia funkcji, które niekoniecznie muszą wiązać się z zawarciem umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej.

Zezwolenie na pracę w celu pełnienia określonej funkcji wydaje wojewoda właściwy ze względu na siedzibę polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi. Jest ono wydawane na okres maksymalnie 3 lat, ale jeśli polska firma zatrudniająca cudzoziemca prowadzi działalność gospodarczą w Polsce przez mniej niż rok lub nie spełnia określonych warunków, zezwolenie na pracę dla cudzoziemca pełniącego określoną funkcję będzie wydawane na maksymalnie jeden rok. Cudzoziemiec nie potrzebuje wskazanego zezwolenia na pracę, jeśli przebywa na terytorium Polski przez okres nieprzekraczający łącznie 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy w związku z pełnieniem funkcji w zarządzie osoby prawnej wpisanej do rejestru przedsiębiorców lub spółki kapitałowej w organizacji albo w związku z reprezentacją lub prowadzeniem spraw spółki komandytowej lub komandytowo-akcyjnej, albo w związku z udzieloną mu prokurą.

2. Zezwolenie na pracę w celu delegowania cudzoziemca przez podmiot zagraniczny na terytorium Polski

Nowe przepisy dotyczą również wydawania zezwoleń na pracę dla cudzoziemców delegowanych przez zagranicznych pracodawców na terytorium Polski.

Zezwolenie na pracę tego typu jest potrzebne, gdy zagraniczna firma chce wysłać swojego pracownika do Polski. Dotyczy to sytuacji, gdy pracownik jest zatrudniony przez tę firmę za granicą i będzie pracować w Polsce w następujących okolicznościach:

1) praca w polskiej spółce – cudzoziemiec może pracować w polskim oddziale, zakładzie lub przedstawicielstwie zagranicznej firmy. Może też być delegowany do pracy w firmie, która jest blisko związana z zagraniczną firmą, np. gdy jedna firma kontroluje drugą lub są one ze sobą powiązane zgodnie z przepisami prawa handlowego. Delegowanie cudzoziemca może mieć miejsce tylko w przypadku, gdy w okresie poprzedzającym wysłanie go do Polski pracownik wykonywał pracę za granicą dla podmiotu zagranicznego;

2) wykonywanie usługi eksportowej – cudzoziemiec może być wysłany do Polski, aby pomóc w realizacji usług eksportowych przez zagraniczną firmę. Oznacza to, że zagraniczna firma świadczy usługę, którą sprzedaje do Polski. Usługa eksportowa to tymczasowa i okazjonalna usługa świadczona przez zagraniczną firmę, która nie prowadzi działalności gospodarczej na terenie Polski zgodnie z definicją zawartą w art. 3 ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 236 z późn.zm.) ani według innych specjalnych przepisów;

3) inne cele – cudzoziemiec może być delegowany do Polski w innych celach niż praca w oddziale czy świadczenie usług, na przykład na szkolenie lub projekty badawcze.

Cudzoziemcowi nie będzie wydane zezwolenie na pracę, jeśli wydanie zezwolenia na pracę wiązałoby się z pracą cudzoziemca:

1) w branży lub sektorze, który jest wykluczony dla wykonywania pracy przez cudzoziemca; istnieją konkretne branże lub sektory, w których cudzoziemcy nie mogą być zatrudnieni. Może to być związane z bezpieczeństwem narodowym, ochroną zdrowia publicznego czy innymi istotnymi względami, np. prace związane z tajnymi informacjami rządowymi mogą być ograniczone tylko do obywateli Polski;

2) w niedozwolonych przypadkach; niektóre rodzaje prac są niedozwolone dla zatrudnienia cudzoziemców. Może to dotyczyć warunków pracy, które są niezgodne z prawem, takich jak praca w warunkach niebezpiecznych bez odpowiednich kwalifikacji, lub pracy, która wymaga posiadania specjalnych zezwoleń, których cudzoziemiec nie może uzyskać.

Zezwolenie na pracę dla cudzoziemców delegowanych przez zagraniczne firmy do Polski wydaje wojewoda w zależności od poszczególnych okoliczności:

1) delegowanie do polskiego oddziału lub powiązanej firmy – jeśli cudzoziemiec jest delegowany do pracy w polskim oddziale, zakładzie, przedstawicielstwie lub powiązanej firmie, zezwolenie na pracę wydaje wojewoda odpowiedzialny za region, w którym znajduje się siedziba tej firmy;

2) delegowanie w celu świadczenia usług eksportowych – jeśli cudzoziemiec jest delegowany do Polski w celu świadczenia usług eksportowych przez zagraniczną firmę, zezwolenie na pracę wydaje wojewoda odpowiedzialny za region, w którym znajduje się siedziba lub miejsce stałego pobytu podmiotu, na rzecz którego świadczona jest usługa. Jeśli podmiot ten ma siedzibę lub miejsce stałego pobytu za granicą, zezwolenie wydaje wojewoda odpowiedzialny za główne miejsce wykonywania pracy przez cudzoziemca w Polsce;

3) delegowanie w innych celach – jeśli cudzoziemiec jest delegowany do Polski w celach innych niż praca w oddziale czy świadczenie usług, zezwolenie na pracę wydaje wojewoda odpowiedzialny za region, w którym cudzoziemiec będzie głównie wykonywał swoją pracę.

Jest również regulacja ogólna wskazująca na to, że jeżeli ze względu na specyfikę pracy cudzoziemca nie można ustalić głównego miejsca wykonywania pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zezwolenie na pracę wydaje wojewoda mazowiecki.

Przykłady organów odpowiedzialnych do wydawania zezwoleń:

• praca w polskim oddziale – firma X z Niemiec deleguje swojego pracownika do polskiego oddziału w Warszawie. Zezwolenie na pracę dla pracownika wydaje wojewoda mazowiecki;

• usługi eksportowe – firma Y z Francji deleguje pracownika do Polski, aby świadczył usługi eksportowe dla polskiego klienta z Krakowa. Zezwolenie na pracę dla pracownika wydaje wojewoda małopolski;

• inne cele – firma z USA deleguje pracownika do Polski na szkolenie w Gdańsku. Zezwolenie na pracę dla niego wydaje wojewoda pomorski.

Na podstawie powyższego zasadą jest, że wojewoda odpowiedzialny za wydanie zezwolenia na pracę dla cudzoziemca zależy od lokalizacji firmy, do której cudzoziemiec jest delegowany, lub miejsca, w którym będzie wykonywał swoją pracę w Polsce.

Odnośnie zaś do samych przesłanek, które musi spełnić dana firma zagraniczna, aby mogła delegować swojego pracownika do pracy w Polsce, jest kilka warunków, mianowicie:

1) warunki pracy zgodne z przepisami – praca cudzoziemca musi być wykonywana zgodnie z przepisami dotyczącymi delegowania pracowników w ramach świadczenia usług. Przepisy te określają, jak powinno wyglądać delegowanie pracowników, jakie warunki pracy są dozwolone oraz jakie prawa mają delegowani pracownicy;

2) wynagrodzenie – wynagrodzenie cudzoziemca za pracę w Polsce nie może być niższe niż 70% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w województwie. To przeciętne wynagrodzenie jest ogłaszane przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Cudzoziemiec nie może zarabiać mniej;

3) osoba reprezentująca zagraniczną firmę – zagraniczna firma musi wskazać osobę, która będzie przebywać w Polsce i będzie odpowiedzialna za dokumenty potwierdzające wynagrodzenie i inne obowiązki. Ta osoba musi być upoważniona do reprezentowania zagranicznej firmy przed wojewodą oraz innymi polskimi organami.

Właściwy wojewoda, wydając zezwolenie w celu delegowania cudzoziemca przez podmiot zagraniczny na terytorium Polski, w dokumencie zezwolenia wskazuje szereg kluczowych informacji. Te informacje są niezbędne, aby dokładnie określić warunki pracy i zapewnić zgodność z przepisami. W zezwoleniu zawarte są:

1) informacje o zagranicznej firmie – zezwolenie zawiera szczegółowe dane dotyczące zagranicznego podmiotu, który deleguje cudzoziemca. Obejmują one nazwę firmy, jej siedzibę oraz inne istotne dane identyfikacyjne zagranicznego podmiotu;

2) informacje o cudzoziemcu – dokument zezwolenia na pracę zawiera również dane osobowe cudzoziemca, takie jak imię, nazwisko, oraz inne dane niezbędne do identyfikacji pracownika;

3) stanowisko lub rodzaj pracy – w zezwoleniu określone jest stanowisko lub rodzaj pracy, którą cudzoziemiec będzie wykonywać w Polsce. Jest to ważne, aby jasno zdefiniować zakres obowiązków i charakter pracy delegowanej osoby wykonywanej w Polsce;

4) wymiar czasu pracy – zezwolenie określa wymiar czasu pracy, czyli ile godzin cudzoziemiec będzie pracować w tygodniu lub miesiącu. Może to być pełny etat lub określona liczba godzin, co pomaga w zarządzaniu czasem pracy i zapewnia zgodność z lokalnymi regulacjami;

5) minimalne wynagrodzenie – dokument zezwolenia zawiera informacje o najniższym wynagrodzeniu, jakie cudzoziemiec będzie otrzymywać na danym stanowisku. To gwarantuje, że pracownik będzie wynagradzany zgodnie z ustalonymi standardami, co chroni jego prawa finansowe;

6) okres ważności zezwolenia – zezwolenie określa także, jak długo będzie ważne. Jest to kluczowe dla planowania czasu, w którym cudzoziemiec może legalnie pracować w Polsce.

Delegowanie cudzoziemca do pracy w Polsce może się wiązać również z delegowaniem pracownika do różnych jednostek związanych z tą firmą, takich jak oddział, zakład czy przedstawicielstwo, lub do firmy, która jest powiązana z zagraniczną firmą poprzez relacje dominacji, zależności lub inne powiązania zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych. W przypadku, kiedy zagraniczna firma chce delegować cudzoziemca do powiązanych jednostek, to cudzoziemiec może być wysłany do pracy w jednostkach, które są częścią zagranicznej firmy, np. oddziału czy zakładu w Polsce, albo do firmy, która jest w relacji dominacji lub zależności z zagraniczną firmą. Dominacja oznacza, że jedna firma kontroluje inną, natomiast zależność oznacza, że firma jest kontrolowana przez inną.

Jeśli ta zagraniczna firma lub powiązana jednostka prowadzi działalność gospodarczą w Polsce przez mniej niż rok, zezwolenie na pracę dla delegowanego cudzoziemca będzie wydawane na czas określony, nie dłuższy niż jeden rok. Ograniczenie czasowe zezwolenia na pracę do jednego roku wynika z faktu, że firma jest stosunkowo nowa na polskim rynku. To zapewnia, że zezwolenie jest wydawane ostrożnie, uwzględniając stabilność i trwałość działalności firmy w Polsce.

Możliwe są również sytuacje, w których zezwolenie na pracę w celu delegowania cudzoziemca przez pracodawcę zagranicznego nie jest wymagane. Będzie to możliwe w następujących przypadkach:

1) delegowanie z państwa EOG – jeśli cudzoziemiec ma prawo do pobytu w jednym z krajów Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) i tam jest zatrudniony zgodnie z lokalnymi przepisami pracy, a zazwyczaj wykonuje pracę w tym kraju, może być czasowo wysłany przez swojego pracodawcę do Polski, aby świadczyć usługi. W takim przypadku zezwolenie na pracę w Polsce nie jest potrzebne;

2) delegowanie do polskiego oddziału lub powiązanej firmy na krótki okres – jeśli cudzoziemiec jest wysłany do Polski na okres nie dłuższy niż 30 dni w roku kalendarzowym, aby pracować w polskim oddziale, zakładzie, przedstawicielstwie zagranicznej firmy lub w firmie powiązanej z zagraniczną firmą przez relacje dominacji, zależności lub inne powiązania, zezwolenie na pracę nie jest wymagane. Dominacja oznacza, że jedna firma kontroluje drugą, a zależność oznacza, że firma jest kontrolowana przez inną;

3) delegowanie na krótki okres w innym celu – jeśli cudzoziemiec jest wysłany do Polski na okres nie dłuższy niż 30 dni w ciągu 180 dni, w innym celu niż praca w oddziale, zakładzie, przedstawicielstwie zagranicznej firmy lub świadczenie usług, zezwolenie na pracę nie jest potrzebne. Przykładowo może to być delegowanie na konferencję, szkolenie lub inną krótkoterminową aktywność, która nie jest związana z wykonywaniem usług.

3. Zezwolenie na pracę sezonową

Rodzaj zezwolenia na pracę sezonową znany jest również z poprzednio obowiązującej ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Treść przepisów dotyczących tego zezwolenia wdraża postanowienia dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/36/UE z 26 lutego 2014 r. w sprawie warunków wjazdu i pobytu obywateli państw trzecich w celu zatrudnienia w charakterze pracownika sezonowego (dalej dyrektywa sezonowa), w związku z tym w większości pozostawiono je w brzmieniu przewidzianym w ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

Warunki oraz przypadki, kiedy organ wydaje zezwolenie na pracę sezonową wskazano w tabeli poniżej. Wśród warunków przedstawiono okoliczności dotyczące podmiotu powierzającego pracę sezonową, wymagania dotyczące wynagrodzenia, a także okres zatrudnienia na podstawie zezwolenia sezonowego.

Warunki wydawania zezwoleń na pracę sezonową

Jak sama nazwa wskazuje, zezwolenie na pracę sezonową jest wydawane wyłącznie na wniosek podmiotu prowadzącego działalność w zakresie „sezonowych” podklas działalności według PKD. Oceniając, czy jest ono konieczne w danych okolicznościach, należy uwzględniać nie tylko PKD pracodawcy, ale również charakter pracy obcokrajowca. Dodatkowo Rada Ministrów jest uprawniona do wydania specjalnych przepisów, które określą, w jakich branżach można dostać zezwolenie na pracę sezonową. Te branże będą wybrane na podstawie statystyk, które pokazują, że w niektórych okresach roku potrzebna jest tam dodatkowa siła robocza z powodu sezonowych wydarzeń lub prac, które występują regularnie w tych okresach.

W procesie wydawania zezwoleń na pracę sezonową dla cudzoziemców, kluczową rolę odgrywa starosta, który jest odpowiedzialny za administrację w rejonie, gdzie znajduje się siedziba lub miejsce stałego zamieszkania polskiego podmiotu zatrudniającego cudzoziemca. Decyzja starosty opiera się na szczegółowym wniosku, który musi zostać złożony przez wspomniany podmiot.

Wniosek o zezwolenie na pracę sezonową, poza koniecznymi informacjami wymaganymi dla wniosku o wydanie zezwolenia na pracę, musi zawierać dodatkowe kluczowe dane, które są niezbędne do rozpatrzenia aplikacji. Są to:

1) data wjazdu i informacje dotyczące pobytu – wnioskodawca musi podać dokładną datę wjazdu cudzoziemca na terytorium państw strefy Schengen oraz szczegółowe dane dotyczące pobytu cudzoziemca w Polsce w dniu składania wniosku, w tym podstawę prawną jego obecności na terenie Polski. Te informacje są istotne dla zapewnienia zgodności z regulacjami dotyczącymi migracji i pobytu w strefie Schengen;

2) oświadczenie dotyczące zakwaterowania – wnioskodawca musi złożyć oświadczenie, które potwierdza, że polski podmiot zatrudniający cudzoziemca zapewnia mu zakwaterowanie lub że cudzoziemiec samodzielnie zapewnił sobie zakwaterowanie. Ten element wniosku jest kluczowy dla zagwarantowania, że cudzoziemiec ma zapewnione odpowiednie warunki bytowe podczas pobytu i pracy w Polsce;

3) informacje o płatnym urlopie – wniosek powinien zawierać informacje dotyczące przewidywanego płatnego urlopu, który przysługuje cudzoziemcowi. To zapewnia, że cudzoziemiec będzie miał możliwość odpoczynku zgodnie z obowiązującymi normami prawnymi i standardami pracy.

Taki sposób formułowania wniosku jest istotny dla upewnienia się, że wszystkie aspekty zatrudnienia cudzoziemca są zgodne z obowiązującymi przepisami i zapewniają mu odpowiednie warunki pracy i pobytu w Polsce.

Wnioski o zezwolenie na pracę sezonową są rozpatrywane z priorytetem dla cudzoziemców, którzy w ciągu ostatnich 5 lat przynajmniej raz pracowali dla danego polskiego pracodawcy na podstawie takiego zezwolenia. Priorytet jest przyznawany, jeśli praca będzie wykonywana na podstawie umowy o pracę.

Dla niektórych cudzoziemców przewidziano również specjalną możliwość wykonywania legalnie pracy w okresie, kiedy starosta będzie rozpatrywał wniosek. Jeśli cudzoziemiec przebywa w Polsce na podstawie dokumentu innego niż wiza wydana w celu wykonywania pracy sezonowej lub w ramach ruchu bezwizowego, a jego pracodawca złoży wniosek o zezwolenie na pracę sezonową, to cudzoziemiec może legalnie pracować od dnia złożenia wniosku (o ile wniosek jest kompletny) do dnia, kiedy starosta wyda decyzję, ale nie dłużej niż 30 dni.

W ustawie o powierzeniu pracy cudzoziemcom doprecyzowano również warunki pozytywnego zakończenia pierwszego etapu postępowania w sprawie wydania zezwolenia na pracę sezonową, tj. wpisu do ewidencji wniosków w sprawie pracy sezonowej. Zamiast ogólnego sformułowania „nie zachodzą okoliczności, z powodu których odmawia się wydania zezwolenia na pracę sezonową” wprowadzono odesłanie do przepisów określających przesłanki odmowy wydania zezwolenia na pracę. Należy zauważyć, że te kryteria zostały sformułowane bardziej szczegółowo niż w dotychczasowych przepisach, aby skuteczniej zapobiegać nadużyciom. Kryteria odmowy wydania zezwolenia na pracę sezonową powinny być zgodne z postanowieniami dyrektywy sezonowej. Dyrektywa określa te przesłanki w sposób bardziej ogólny. Uwzględniając fakt, że dyrektywa przewiduje branie pod uwagę rzeczywistego zapotrzebowania na pracowników sezonowych spoza UE oraz konieczność ochrony tych pracowników, szczegółowe określenie warunków udzielenia zezwolenia na pracę sezonową jest zgodne z celami dyrektywy. Tym samym, jeśli cudzoziemiec chce uzyskać wizę do pracy sezonowej albo planuje przyjechać do Polski bez wizy (w ramach ruchu bezwizowego) i spełnia wszystkie wymagane warunki, starosta odpowiedzialny za miejsce działalności polskiego pracodawcy postępuje następująco:

1) rejestracja wniosku – starosta wpisuje wniosek do specjalnej ewidencji wniosków,

2) wydanie zaświadczenia – starosta wydaje pracodawcy zaświadczenie, które potwierdza, że wniosek został zarejestrowany.

W zaświadczeniu znajdują się następujące informacje:

• dane pracodawcy (nazwa firmy, adres, NIP),

• informacje o pracodawcy użytkowniku, jeśli wniosek dotyczy pracy tymczasowej,

• dane cudzoziemca (imię, nazwisko, narodowość, data urodzenia),

• miejsce, gdzie praca sezonowa będzie wykonywana,

• podstawa prawna wykonywania pracy,

• wymiar czasu pracy (w przypadku umowy o pracę) albo liczba godzin pracy w miesiącu lub tygodniu (w przypadku umowy cywilnoprawnej),

• najniższe wynagrodzenie, jakie cudzoziemiec będzie otrzymywać (stawka godzinowa lub miesięczna),

• zakres podstawowych obowiązków cudzoziemca,

• okresy pracy sezonowej w poszczególnych latach kalendarzowych, jakie zostały wpisane do ewidencji wniosków,

• data wpisu wniosku do ewidencji wniosków.

Ten proces zapewnia, że cudzoziemiec może legalnie pracować w Polsce w ramach pracy sezonowej, a pracodawca ma formalne potwierdzenie rejestracji wniosku. Jeśli sprawa nie wymaga dodatkowego postępowania wyjaśniającego starosta ma 7 dni roboczych na podjęcie decyzji od momentu otrzymania kompletnego wniosku w sprawie zezwolenia pracy sezonowej. W tym czasie starosta może albo wpisać wniosek do ewidencji wniosków, albo wydać decyzję o odmowie wydania zezwolenia na pracę sezonową. W zaświadczeniu, które potwierdza wpis wniosku do ewidencji, starosta zamieszcza dodatkowe informacje. Te informacje obejmują zasady wjazdu i pobytu cudzoziemców, ich prawa i obowiązki związane z pracą sezonową w Polsce oraz pouczenie o prawie do odszkodowania w przypadku uchylenia zezwolenia.

Z kolei, jeśli wniosek o zezwolenie na pracę sezonową nie jest kompletny lub nie spełnia wszystkich wymagań, starosta wzywa wnioskodawcę (czyli pracodawcę) do uzupełnienia braków. Pracodawca ma na to 7 dni od momentu otrzymania wezwania.

W przypadku zaś, jeśli po złożeniu wniosku okaże się, że sprawa wymaga wyjaśnień oraz jest bardziej skomplikowana i wymaga dodatkowego postępowania wyjaśniającego, starosta ma 30 dni na podjęcie decyzji od momentu otrzymania kompletnego wniosku. W tym czasie starosta może wpisać wniosek do ewidencji wniosków lub wydać decyzję o odmowie wydania zezwolenia na pracę sezonową.

Jeśli wniosek o zezwolenie na pracę sezonową został wpisany do specjalnej ewidencji, zezwolenie na pracę sezonową zostanie wydane po przyjeździe cudzoziemca do Polski. Cudzoziemiec musi wjechać do kraju na podstawie wizy wydanej w celu wykonywania pracy sezonowej lub w ramach ruchu bezwizowego. Aby starosta mógł wydać zezwolenie, pracodawca musi dostarczyć oświadczenie o zgłoszeniu się cudzoziemca do pracy (pracodawca musi przedstawić staroście oświadczenie, w którym potwierdza, że cudzoziemiec zgłosił się do pracy). Oświadczenie musi być uzupełnione:

• kopią dokumentu podróży (np. paszportu) cudzoziemca zawierającego wizę, na podstawie której przebywa w Polsce,

• jeśli cudzoziemiec wjechał w ramach ruchu bezwizowego – kopią strony paszportu z odciskiem stempla potwierdzającego wjazd oraz datę wjazdu na terytorium Schengen.

W oświadczeniu powinny być zawarte następujące informacje:

• dane firmy zatrudniającej cudzoziemca (nazwa, adres, NIP),

• dane cudzoziemca (imię, nazwisko, narodowość, data urodzenia),

• informacje dotyczące pobytu cudzoziemca w Polsce (np. adres zakwaterowania),

• adres, pod którym cudzoziemiec będzie mieszkać podczas pobytu w Polsce,

• okres, w jakim cudzoziemiec będzie wykonywał pracę sezonową.

Praca cudzoziemca na warunkach określonych w zaświadczeniu o wpisie do ewidencji jest uznawana za legalną od dnia, kiedy pracodawca dostarczy wymagane dokumenty staroście, aż do momentu otrzymania decyzji w sprawie zezwolenia na pracę sezonową. Okresy, w których postępowanie jest zawieszone na wniosek strony, nie są wliczane do okresu legalnej pracy. Jeżeli dzień rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca przypada na dzień wolny od pracy urzędu (np. weekend lub święto), praca na warunkach określonych w zaświadczeniu o wpisie jest uznawana za legalną pod warunkiem, że pracodawca dostarczy wymagane dokumenty staroście w pierwszym dniu roboczym urzędu po tym dniu wolnym.

W zezwoleniu na pracę sezonową określa się następujące informacje:

1) dane pracodawcy (nazwa firmy, adres, NIP),

2) dane cudzoziemca (imię, nazwisko, narodowość),

3) liczba godzin pracy lub wymiar czasu pracy,

4) minimalne wynagrodzenie, jakie cudzoziemiec będzie otrzymywać (stawka godzinowa lub miesięczna),

5) podstawa prawna zatrudnienia,

6) czas, na jaki zezwolenie jest ważne.

Jeśli zezwolenie dotyczy pracy tymczasowej, zawiera również dane pracodawcy, który będzie korzystał z usług cudzoziemca.

Pracodawca po złożeniu wniosku o wydanie zezwolenia na pracę sezonową oraz jego wpisaniu do ewidencji oświadczeń musi pamiętać o kilku ważnych obowiązkach względem organu:

1) obowiązek zgłoszenia cudzoziemca do pracy – po wpisaniu wniosku do ewidencji pracodawca jest zobowiązany do przedstawienia staroście oświadczenia, które potwierdza, że cudzoziemiec zgłosił się do pracy w celu wykonywania pracy sezonowej;

2) konsekwencje braku oświadczenia – jeśli pracodawca nie dostarczy takiego oświadczenia, postępowanie w sprawie wydania zezwolenia na pracę sezonową automatycznie zostanie zakończone (umorzone) z mocy prawa. To oznacza, że proces wydawania zezwolenia przestaje być kontynuowany i zostaje zamknięty;

3) terminy umorzenia postępowania – postępowanie ulega umorzeniu w dwóch przypadkach:

a) 90 dni od daty rozpoczęcia pracy; jeśli minie 90 dni od terminu rozpoczęcia pracy, który podał pracodawca we wpisie do ewidencji, a oświadczenie nie zostało złożone, postępowanie zostanie umorzone,

b) termin zakończenia pracy; jeśli minie termin zakończenia pracy określony we wpisie do ewidencji, bez złożenia oświadczenia, postępowanie również ulega umorzeniu;

4) unieważnienie wpisu – w przypadku umorzenia postępowania wpis do ewidencji wniosków automatycznie traci ważność i zostaje unieważniony. To oznacza, że wniosek nie będzie miał żadnych skutków prawnych.

W związku z powyższym z perspektywy pracodawcy kluczowe jest pilnowanie terminów powiadomienia starosty co do rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca, gdyż brak złożenia oświadczenia w określonym czasie prowadzi do automatycznego zakończenia procesu i unieważnienia wpisu, co uniemożliwi legalne zatrudnienie cudzoziemca. W związku z tym, jeśli zbliżają się terminy określone we wpisie do ewidencji, pracodawca powinien działać szybko, aby dostarczyć wszystkie wymagane dokumenty i uniknąć problemów związanych z umorzeniem postępowania.

Polski pracodawca, który zatrudnia cudzoziemca na podstawie zezwolenia na pracę sezonową, może powierzyć mu pracę innego rodzaju niż określona jako praca sezonowa lub zadania inne niż te określone w zezwoleniu, ale tylko na okres nie dłuższy niż 30 dni w czasie ważności zezwolenia. Aby było to możliwe, muszą być spełnione następujące warunki:

1) cudzoziemiec musi pochodzić z kraju określonego w odpowiednich przepisach,

2) cudzoziemiec musi otrzymywać wynagrodzenie nie mniejsze niż to określone w zezwoleniu na pracę sezonową,

3) cudzoziemiec nie może być zatrudniony jako pracownik tymczasowy.

3.1. Czas trwania zezwolenia na pracę sezonową

Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca jest wydawane na określony czas, który nie może przekroczyć 9 miesięcy w ciągu jednego roku kalendarzowego. Dla cudzoziemców, którzy przyjechali do Polski na podstawie wizy do pracy sezonowej lub w ramach ruchu bezwizowego, czas trwania zezwolenia zaczyna się liczyć od dnia ich pierwszego wjazdu do krajów strefy Schengen w danym roku, po tym jak wniosek został wpisany do ewidencji. Jeśli cudzoziemiec przebywa w Polsce na innej podstawie niż wiza sezonowa lub ruch bezwizowy, ale ma prawo do pracy, zezwolenie może być wydane na czas jego legalnego pobytu. Jednak ten okres pracy nie może przekroczyć 9 miesięcy w roku kalendarzowym, wliczając w to czas pracy określony w poprzednich zezwoleniach na pracę sezonową dla tej osoby. Pracodawca powinien tak zaplanować zatrudnienie cudzoziemca, aby nie przekroczyć 9 miesięcy w ciągu roku i zmieścić się we wskazanym limicie. Niemniej jednak starosta może wpisać wniosek o zezwolenie na pracę sezonową do ewidencji, a zezwolenie to może obejmować okresy nie dłuższe niż 9 miesięcy w każdym roku kalendarzowym i może być wydawane na maksymalnie 3 kolejne lata kalendarzowe. Dodatkowo w przypadku, o którym mowa w zdaniu poprzednim, polski pracodawca musiał zatrudniać tego cudzoziemca na podstawie zezwolenia na pracę sezonową przynajmniej raz w ciągu ostatnich 5 lat przed złożeniem wniosku.

3.2. Kiedy nie jest wymagane nowe zezwolenie na pracę sezonową

Nowe zezwolenie na pracę sezonową nie jest wymagane w następujących sytuacjach:

1) zmiana rodzaju umowy – jeśli pracodawca i cudzoziemiec zamienią umowę cywilnoprawną na umowę o pracę albo umowę cywilnoprawną na umowę o pomocy przy zbiorach,

2) umowa o pomoc przy zbiorach – jeśli pracodawca i cudzoziemiec zawrą umowę inna niż o pomocy przy zbiorach, nawet jeśli nie była ona wskazana w pierwotnym zezwoleniu na pracę sezonową,

3) powierzenie innej pracy we wskazanym czasie – jeśli wystąpią powyższe okoliczności dotyczące powierzenia innej pracy na czas nieprzekraczający 30 dni,

4) zwiększenie czasu pracy – jeśli zwiększy się wymiar czasu pracy lub liczba godzin pracy w tygodniu lub miesiącu, określone w zezwoleniu na pracę sezonową, ale nie więcej niż do pełnego wymiaru czasu pracy (pełen etat). Dla umowy cywilnoprawnej zwiększenie może wynosić do 299 godzin miesięcznie, pod warunkiem proporcjonalnego zwiększenia wynagrodzenia.

3.3. Przedłużenie zezwolenia na pracę sezonową

Jeśli cudzoziemiec przyjechał do Polski na podstawie wizy wydanej w celu wykonywania pracy sezonowej lub w ramach ruchu bezwizowego w związku z wnioskiem o wydanie zezwolenia na pracę sezonową, a jego wniosek o zezwolenie na pracę sezonową został wpisany do ewidencji, starosta może przedłużyć zezwolenie. Przedłużenie jest możliwe zarówno dla pracy u tego samego pracodawcy, jak i dla pracy u innego polskiego pracodawcy.

Jeśli cudzoziemiec przebywa w Polsce na podstawie innego dokumentu niż wiza sezonowa lub ruch bezwizowy, a jego wniosek nie jest wpisany do ewidencji, starosta odmówi wszczęcia postępowania o przedłużenie zezwolenia.

Przedłużenie zezwolenia jest możliwe na czas, który łącznie z wcześniejszym okresem pobytu w celu pracy sezonowej nie przekracza 9 miesięcy w roku.

Jeśli pracodawca złoży wniosek o przedłużenie zezwolenia, a wniosek jest kompletny, cudzoziemiec może pracować legalnie od dnia złożenia wniosku do dnia, kiedy decyzja staje się ostateczna. Czas zawieszenia postępowania na wniosek pracodawcy nie wlicza się do okresu legalnej pracy.

Jeśli po zakończeniu pracy na umowę o pomoc przy zbiorach cudzoziemiec zacznie pracować na inną umowę, a warunki pracy z zezwolenia się nie zmienią, nie trzeba występować o nowe zezwolenie na pracę.

Jeśli nowy pracodawca składa wniosek, a cudzoziemiec nie pracował wcześniej u tego pracodawcy na zezwolenie sezonowe, jego praca jest legalna do 30 dni od złożenia kompletnego wniosku, w oczekiwaniu na decyzję starosty.

Przepisy dotyczące wydawania zezwolenia na pracę sezonową obowiązują też przy jego przedłużaniu.

3.4. Zasady zakwaterowania cudzoziemców podczas pracy sezonowej

W ustawie o powierzeniu pracy cudzoziemcom wprowadzono zmiany dotyczące zakwaterowania cudzoziemców w porównaniu z poprzednimi regulacjami wskazanymi w ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. W odpowiedzi na zarzuty Komisji Europejskiej dotyczące niepełnego wdrożenia przepisów dyrektywy sezonowej dodano ograniczenia dotyczące wysokości czynszu za wynajem kwatery mieszkalnej. Nowe przepisy umożliwiają cudzoziemcom zgłaszanie skarg na warunki zakwaterowania zapewnione przez pracodawcę, a także określają procedurę przekazywania tych skarg do odpowiednich organów kontrolnych.

Zasady związane z zakwaterowaniem cudzoziemców i obowiązki pracodawcy w tym zakresie:

1) umowa o zakwaterowanie,

Jeśli cudzoziemiec przyjechał do Polski na podstawie wizy sezonowej lub bez wizy, a pracodawca zapewnia mu zakwaterowanie, musi zostać zawarta odrębna umowa w formie pisemnej. Umowa ta określa warunki najmu lub użyczenia kwatery mieszkalnej.

2) czynsz najmu,

Czynsz za najem kwatery mieszkalnej nie może być potrącany z wynagrodzenia cudzoziemca. Jakiekolwiek postanowienia umowy, które przewidują automatyczne potrącenie czynszu z wynagrodzenia, są nieważne.

3) wysokość czynszu,

Czynsz określony w umowie najmu nie może być wygórowany w stosunku do wynagrodzenia netto cudzoziemca. Należy uwzględnić standard zakwaterowania oraz stawki rynkowe, aby czynsz był odpowiedni.

4) tłumaczenie umowy,

Przed podpisaniem umowy pracodawca musi przedstawić cudzoziemcowi tłumaczenie umowy na język dla niego zrozumiały. Cudzoziemiec musi mieć pełną świadomość warunków najmu.

5) zgłoszenie nieodpowiednich warunków,

Cudzoziemiec, któremu pracodawca zapewnia zakwaterowanie, ma prawo zgłosić staroście, że kwatera mieszkalna nie spełnia odpowiednich warunków przewidzianych dla pomieszczeń przeznaczonych na pobyt ludzi.

6) kontrola warunków zakwaterowania.

Starosta, który otrzyma zgłoszenie od cudzoziemca dotyczące nieodpowiednich warunków zakwaterowania, przekazuje je właściwym organom zajmującym się kontrolą przestrzegania przepisów dotyczących utrzymywania obiektów budowlanych.

Pracodawca musi zapewnić odpowiednie warunki zakwaterowania dla cudzoziemca, przestrzegając wszystkich powyższych zasad. Umowa najmu musi być jasna, przetłumaczona na zrozumiały język i nie może przewidywać automatycznych potrąceń czynszu z wynagrodzenia. Cudzoziemiec ma prawo zgłosić nieodpowiednie warunki, które zostaną skontrolowane przez odpowiednie organy.

3.5. Uchylenie zezwolenia na pracę sezonową

Przepisy określają zasady i procedury uchylania zezwolenia na pracę sezonową przez starostę, a także prawa cudzoziemców w związku z uchyleniem zezwolenia.

Starosta może uchylić zezwolenie na pracę sezonową w następujących sytuacjach:

1) w przypadku naruszeń ze strony pracodawcy, np. naruszenia warunków pracy, fałszywych informacji we wniosku o zezwolenie, nielegalnego zatrudniania cudzoziemców, braku zgłoszenia cudzoziemca do pracy itp.,

2) w przypadku np. naruszenia przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, braku spełnienia warunków zakwaterowania itp.

Jeśli zezwolenie na pracę sezonową zostanie uchylone z powodów określonych powyżej, cudzoziemiec ma prawo do odszkodowania od polskiego pracodawcy za niewykonanie zobowiązań, które byłyby realizowane, gdyby zezwolenie nie zostało uchylone. Ta regulacja została wprowadzona w związku ze zobowiązaniem państw członkowskich do zapewnienia, że w przypadku cofnięcia zezwolenia na pracę sezonową z powodu zaprzestania działalności gospodarczej lub ukarania pracodawcy za nielegalne zatrudnienie pracodawca będzie musiał wypłacić pracownikowi sezonowemu odszkodowanie zgodnie z krajowymi procedurami. Jeżeli decyzja o uchyleniu zezwolenia na pracę sezonową dotyczy cudzoziemca, który przyjechał do Polski w związku z wnioskiem o zezwolenie wpisanym do ewidencji wniosków, decyzja o uchyleniu jest dodatkowo doręczana temu cudzoziemcowi. Gdy decyzja o uchyleniu zezwolenia na pracę sezonową stanie się ostateczna, starosta z urzędu unieważnia wpis do ewidencji wniosków. Oznacza to, że zezwolenie na pracę sezonową przestaje obowiązywać, a wpisy dotyczące tego zezwolenia są usuwane z ewidencji.

Rozdział X. Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi

Standardowo, aby zatrudnić cudzoziemca, pracodawca musi uzyskać zezwolenie na pracę dla tej osoby w Polsce. Jednak obecnie obywatele pięciu państw określonych w rozporządzeniu wykonawczym mogą pracować bez takiego zezwolenia – wystarczy, że pracodawca złoży oświadczenie o powierzeniu im pracy. Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi stanowi uproszczoną procedurę zatrudnienia cudzoziemca.

Podobnie jak w przypadku zezwoleń na pracę, proces składania oświadczeń o zatrudnieniu cudzoziemców będzie odbywał się wyłącznie przez internetowy system. Ten system znacznie usprawni i przyspieszy procedurę wpisywania oświadczeń do odpowiedniej ewidencji. Aplikacja dostarczona w ramach tego systemu będzie zawierała wszystkie niezbędne funkcje, które umożliwią użytkownikom składanie oświadczeń o zatrudnieniu cudzoziemca. Dodatkowo będzie można za jej pomocą składać odwołania czy zażalenia związane z wpisem oświadczeń do ewidencji. System ten będzie także wspierał prowadzenie postępowań na różnych etapach, zarówno w pierwszej, jak i drugiej instancji, oraz pozwoli na wydawanie decyzji w tych kwestiach.

1. Jakie warunki musi spełnić podmiot zatrudniający, aby złożyć oświadczenie o powierzeniu pracy

Aby złożyć oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi i wpisać je do ewidencji, konieczne jest spełnienie określonych warunków (art. 61 ustawy o powierzeniu pracy cudzoziemcom). Jeśli którykolwiek z tych warunków nie zostanie spełniony, sprawa nie będzie rozpatrywana. W praktyce oznacza to, że system teleinformatyczny zablokuje możliwość złożenia oświadczenia, jeśli nie spełnia ono wymaganych kryteriów. Taka wstępna eliminacja przypadków, które nie spełniają wymogów, pomoże zmniejszyć obciążenie powiatowych urzędów pracy, które zajmują się rozpatrywaniem spraw związanych z wpisem oświadczeń do ewidencji.

Polska firma, która chce zatrudnić cudzoziemca, musi złożyć przez system internetowy oświadczenie o zatrudnieniu cudzoziemca, jeśli:

• cudzoziemiec pochodzi z kraju określonego w przepisach rozporządzenia wykonawczego do ustawy o powierzeniu pracy cudzoziemcom (obecnie dotyczy to następujących krajów: Armenia, Białoruś, Gruzja, Mołdawia, Ukraina),

• cudzoziemiec będzie pracował w Polsce,

• cudzoziemiec nie będzie pracował w branżach wykluczonych przez przepisy wykonawcze do ustawy o powierzeniu pracy cudzoziemcom,

• zatrudnienie cudzoziemca nie dotyczy sytuacji wymienionych w przepisach (np. pełnienia funkcji w zarządach osób prawnych wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, lub spółek kapitałowych w organizacji, reprezentacji lub prowadzenia spraw spółki komandytowej lub komandytowo-akcyjnej wpisanej do rejestru przedsiębiorców KRS, pełnienia funkcji prokurenta przedsiębiorcy wpisanego do rejestru przedsiębiorców KRS),

• okres pracy cudzoziemca nie będzie dłuższy niż 24 miesiące,

• cudzoziemiec zacznie pracę nie później niż 6 miesięcy od złożenia oświadczenia.

Jeśli oświadczenie nie spełnia tych warunków, nie będzie rozpatrywane.

Odnośnie do spełnienia przesłanki pochodzenia z kraju, które zostało wskazane w przepisach, minister właściwy do spraw pracy w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw wewnętrznych, kierując się celami polityki migracyjnej, określi, w drodze rozporządzenia, państwa, których obywateli mogą dotyczyć oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi.

Oświadczenie będzie zawierało informacje dotyczące pracodawcy, cudzoziemca oraz pracy, jaką cudzoziemiec ma wykonywać. Informacje, które powinno zawierać oświadczenie, zostały wymienione dokładnie w ustawie o powierzeniu pracy cudzoziemcom. W związku z tym nie będzie również dodatkowego wzoru oświadczenia w rozporządzeniu wykonawczym.

Oświadczenie powinno zawierać następujące dane:

1) informacje o pracodawcy:

• nazwa lub imię i nazwisko – pełna nazwa firmy lub imię i nazwisko, jeśli pracodawca jest osobą fizyczną,

• adres – adres siedziby firmy lub stałego miejsca pobytu pracodawcy,

• kontakt – numer telefonu i adres do doręczeń,

• identyfikacja – NIP i REGON dla firm prowadzących działalność gospodarczą; PESEL dla osób fizycznych; numer wpisu do rejestru agencji zatrudnienia, jeśli dotyczy pracownika tymczasowego,

• działalność – rodzaj działalności, w której cudzoziemiec będzie pracować, zgodnie z klasyfikacją zawodów,

• deklaracja – oświadczenie pracodawcy o znajomości przepisów dotyczących zatrudniania cudzoziemców;

2) informacje o cudzoziemcu:

• imię i nazwisko – pełne imię i nazwisko cudzoziemca,

• obywatelstwo – kraj pochodzenia cudzoziemca,

• dokumenty – szczegóły dotyczące paszportu lub innego dokumentu podróży,

• legalność pobytu – numer wizy lub karty pobytu oraz okres ważności; podstawa prawna pobytu w Polsce,

• PESEL lub inne dane – numer PESEL lub, jeśli nie ma, datę urodzenia i płeć;

3) informacje dotyczące pracy:

• zawód – zawód zgodny z klasyfikacją zawodów i specjalności,

• stanowisko – dokładne stanowisko lub rodzaj pracy,

• lokalizacja – miejsce, gdzie praca będzie wykonywana,

• okres pracy – okres zatrudnienia, określony datami,

• typ umowy – rodzaj umowy, na podstawie której cudzoziemiec będzie pracować,

• wynagrodzenie – minimalna stawka godzinowa lub miesięczna,

• godziny pracy – wymiar czasu pracy lub liczba godzin pracy w tygodniu/miesiącu;

4) informacje o pracodawcy użytkowniku (jeśli zatrudnienie dotyczy pracownika tymczasowego):

• nazwa lub imię i nazwisko – dane pracodawcy użytkownika,

• adres – adres stałego pobytu lub siedziby pracodawcy użytkownika,

• identyfikacja – NIP i REGON dla firm, PESEL dla osób fizycznych,

• działalność – rodzaj działalności zgodnie z klasyfikacją.

Jeśli pracodawcą lub pracodawcą użytkownikiem jest obywatel państwa EOG bez stałego pobytu w Polsce, we wniosku podaje się stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce zamiast miejsca stałego pobytu.

Dodatkowo do oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi podmiot powierzający pracę dołącza:

1) oświadczenie, które potwierdza, czy istnieją określone okoliczności wymienione w art. 13 ust. 1 pkt 1 lit. c–g ustawy o powierzeniu pracy cudzoziemcom. Oświadczenie powinno być zgodne ze stanem faktycznym w dniu jego składania. Okoliczności wymienione w art. 13 ust. 1 pkt 1 lit. c–g ustawy o powierzeniu pracy cudzoziemcom dotyczą:

a) naruszenia przepisów dotyczących zatrudnienia; pracodawca musi potwierdzić, że nie narusza przepisów dotyczących zatrudniania cudzoziemców. Chodzi o to, że pracodawca potwierdza przestrzeganie wszystkich regulacji prawnych związanych z legalnym zatrudnieniem cudzoziemców,

b) braku odpowiednich warunków zakwaterowania; pracodawca musi zapewnić, że cudzoziemiec będzie miał odpowiednie warunki zakwaterowania, o ile jest to wymagane na podstawie przepisów ustawy o powierzeniu pracy cudzoziemcom. Potwierdzenie musi wskazywać, że miejsce, gdzie cudzoziemiec będzie mieszkał, spełnia wymagania przewidziane dla pomieszczeń przeznaczonych na pobyt ludzi,

c) naruszenia przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy; pracodawca musi potwierdzić, że przestrzega przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy. Oznacza to, że miejsce pracy jest bezpieczne i zdrowe dla cudzoziemca,

d) naruszenia przepisów dotyczących ochrony przeciwpożarowej; pracodawca musi potwierdzić, że przestrzega przepisów dotyczących ochrony przeciwpożarowej. Miejsce pracy musi być odpowiednio zabezpieczone przed ryzykiem pożaru,

e) braku zgłoszenia cudzoziemca do pracy; pracodawca musi potwierdzić, że zgłosił cudzoziemca do odpowiednich urzędów, aby legalnie rozpoczął pracę. Oznacza to, że wszystkie formalności związane z zatrudnieniem cudzoziemca zostały dopełnione, w tym zgłoszenie do ZUS, urzędu pracy lub innych właściwych instytucji;

2) dokumenty potwierdzające – pracodawca musi dostarczyć dokumenty, które potwierdzają podane okoliczności oraz uzasadniają wpisanie oświadczenia do ewidencji.

Powyższe oświadczenie jest składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe oświadczenia. Pracodawca musi umieścić w oświadczeniu klauzulę: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia”. Ta klauzula ma na celu przypomnienie pracodawcy o konsekwencjach prawnych za podanie nieprawdziwych informacji. Oświadczenie powinno być podpisane przez pracodawcę nie wcześniej niż 30 dni przed złożeniem oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Ten wymóg czasowy zapobiega składaniu oświadczeń, które mogą nie odzwierciedlać aktualnych warunków.

Analizując cel powyższych wymogów formalnych mających na celu przedstawienie przez pracodawcę oświadczenia o wyżej wskazanej treści, należy wskazać, że regulacje te zmierzają do:

• zapewnienia zgodności z prawem – przepisy te mają na celu zapewnienie, że zatrudnienie cudzoziemców odbywa się zgodnie z obowiązującymi normami prawnymi, co chroni pracodawców przed konsekwencjami związanymi z nieprzestrzeganiem prawa,

• ochrony cudzoziemców – dzięki wymaganiu dostarczenia dokumentów potwierdzających warunki pracy przepisy chronią cudzoziemców przed nieuczciwymi praktykami zatrudnienia,

• przypomnienia o odpowiedzialności – klauzula dotycząca odpowiedzialności karnej ma na celu przypomnienie pracodawcom o poważnych konsekwencjach prawnych związanych z fałszywymi oświadczeniami, co ma na celu zachowanie uczciwości w procesie zatrudniania.

Ponadto minister właściwy do spraw pracy ma zadanie stworzenia rozporządzenia, które określi, jakie dokumenty pracodawca musi dołączyć do oświadczenia o zatrudnieniu cudzoziemca. Dokumenty te będą potrzebne do potwierdzenia informacji zawartych w oświadczeniu, w tym danych osobowych cudzoziemca. Rozporządzenie określi, jak należy dokonać opłaty związanej ze złożeniem oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Celem tego jest zapobieganie nadużyciom, takim jak używanie jednego dowodu opłaty w wielu sprawach, oraz eliminowanie niejasności dotyczących tytułu przelewu. Dodatkowo pracodawca musi przedstawić dowód dokonania opłaty związanej z wpisem oświadczenia do ewidencji.

Pracodawca, który chce zatrudnić cudzoziemca, musi złożyć oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi wraz z opłatą. Ta opłata jest podzielona po połowie między budżet państwa a budżet powiatu, co oznacza, że każda z tych instytucji otrzymuje równą część tej opłaty. Zazwyczaj opłata ta nie podlega zwrotowi, chyba że wystąpią określone sytuacje.

Na podstawie regulacji wskazanych w ustawie o powierzeniu pracy cudzoziemcom (art. 65 ust. 1 pkt 3) opłata może być zwrócona, gdy wystąpią okoliczności wymienione w art. 13 ust. 1 pkt 4 lub 5 tej ustawy. Przepisy te dotyczą sytuacji, w których oświadczenie nie może być zrealizowane z powodu pewnych przeszkód, takich jak błędy formalne czy brak możliwości wykonania pracy przez cudzoziemca. Ponadto, na podstawie art. 65 ust. 1 pkt 5 ustawy o powierzeniu pracy cudzoziemcom, zwrot opłaty jest możliwy, gdy odmówiono wpisania oświadczenia do ewidencji, co oznacza, że oświadczenie nie zostaje zarejestrowane z przyczyn proceduralnych.

Minister właściwy do spraw pracy jest odpowiedzialny za określenie wysokości tej opłaty. Zgodnie z przepisami opłata nie może przekroczyć 10% minimalnego wynagrodzenia. Minimalne wynagrodzenie jest ustalone w przepisach o wynagrodzeniu minimalnym i stanowi dolną granicę płac, którą pracodawca musi zapewnić pracownikowi. Wysokość opłaty będzie ustalona, biorąc pod uwagę czas, przez który cudzoziemiec będzie wykonywał pracę, oraz szacowane koszty związane z procesem składania oświadczenia. Opłata będzie wnoszona za pomocą systemu informatycznego bezpośrednio po złożeniu oświadczenia i będzie powiązana z tym oświadczeniem.

2. Procedura wpisu oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oraz terminy

Kiedy polski pracodawca chce zatrudnić cudzoziemca, musi złożyć oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Starosta, który jest właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce pobytu stałego polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi lub ze względu na stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej przez polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi, wpisuje oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń. Jeśli pracodawca prowadzi działalność gospodarczą w miejscu innym niż jego stałe miejsce pobytu, wpisu dokonuje starosta odpowiedzialny za lokalizację tej działalności gospodarczej. Podczas wpisywania oświadczenia do ewidencji starosta ma prawo określić inny dzień rozpoczęcia pracy niż ten, który został wskazany w oświadczeniu. Jednak ten nowy termin nie może być wcześniejszy niż dzień następujący po dniu, w którym oświadczenie zostało wpisane do ewidencji. Oznacza to, że starosta może przesunąć datę rozpoczęcia pracy, zapewniając jednocześnie, że wszystkie formalności związane z wpisem są zakończone przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca.

W sprawach, które nie wymagają postępowania wyjaśniającego, decyzja o wpisie lub odmowie wpisu oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń musi zostać podjęta najpóźniej w ciągu 7 dni roboczych od dnia otrzymania oświadczenia. Natomiast w przypadkach, które wymagają przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, termin ten wynosi nie więcej niż 30 dni od dnia otrzymania oświadczenia.

Ustawa o powierzeniu pracy cudzoziemcom w kwestiach proceduralnych jasno odnosi się do przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.) w kontekście postępowań administracyjnych dotyczących wpisu oświadczenia do ewidencji oświadczeń oraz określenia organu wyższego stopnia. W dotychczasowych przepisach ustawy o promocji zatrudnienia brakowało takich regulacji, co stwarzało wątpliwości, czy i w jakim zakresie postępowania dotyczące wpisu oświadczenia do ewidencji powinny być prowadzone zgodnie z k.p.a. Środki zaskarżenia w sprawach dotyczących wpisu oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń będą składane wyłącznie za pomocą systemu teleinformatycznego, określonego w ustawie o rynku pracy i służbach zatrudnienia. Jeśli środek zaskarżenia zostanie złożony inną drogą niż przez wskazany system teleinformatyczny, taka czynność prawna będzie uznana za bezskuteczną, czyli nieważną. Niemniej jednak, aby zapewnić, że strona nie zostanie pozbawiona prawa do złożenia odwołania lub zażalenia z powodu problemów technicznych, ustawa o powierzeniu pracy cudzoziemcom wprowadza przepis szczególny (art. 67 ust. 4 ustawy o powierzeniu pracy cudzoziemcom). Ten przepis pozwala na wydłużenie terminu do wniesienia środka zaskarżenia o czas, w którym system teleinformatyczny nie działał prawidłowo. W szczególności środek zaskarżenia można wnieść najpóźniej pierwszego dnia roboczego po usunięciu nieprawidłowości. Organem wyższego stopnia w sprawach dotyczących oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, zgodnie z przepisami k.p.a., jest minister właściwy do spraw pracy.

Podobnie jak w przypadku zezwoleń na pracę, jedyną stroną postępowania w sprawach dotyczących oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi jest pracodawca, czyli podmiot powierzający pracę. Aby uniknąć niejasności co do tego, kto może być stroną lub uczestniczyć w postępowaniu na prawach strony, przepisy art. 31 k.p.a., które pozwalają organizacjom społecznym uczestniczyć w postępowaniu administracyjnym, nie mają tutaj zastosowania.

Przesłanki wydania zezwolenia na pracę koncentrują się głównie na pracodawcy, który jest profesjonalnym podmiotem. Dlatego tylko pracodawca został określony jako strona postępowania. Charakter tych przesłanek, takich jak wymóg określenia wynagrodzenia dla cudzoziemca, kwestie związane z karalnością pracodawcy za określone przestępstwa czy wykroczenia oraz utrudnianie kontroli legalności zatrudnienia cudzoziemców, nie uzasadniają udziału organizacji społecznych w postępowaniu o wydanie zezwolenia na pracę zgodnie z zasadami określonymi w art. 31 k.p.a.

Jednakże członkowie organizacji społecznych mogą reprezentować pracodawcę w tym postępowaniu, jeśli posiadają odpowiednie pełnomocnictwo.

3. Odmowa wpisu oświadczenia do ewidencji

Starosta, właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce pobytu stałego polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi lub ze względu na stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej przez polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi, odmawia dokonania wpisu oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń, jeżeli zachodzą następujące przesłanki negatywne:

1) wysokość wynagrodzenia;

Wysokość wynagrodzenia cudzoziemca jest niższa niż wynagrodzenie pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku oraz niższa niż wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę, określonego w przepisach o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

2) fałszywe dane;

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi zawiera nieprawdziwe dane osobowe lub fałszywe informacje, lub polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi dołączył do tego oświadczenia dokumenty zawierające takie dane.

3) zachodzą okoliczności uniemożliwiające wpisanie oświadczenia;

Zachodzą okoliczności, o których mowa poniżej (wskazane w art. 13 ust. 1 pkt 1 lit. c–n, pkt 2 lub pkt 4–11 ustawy o powierzeniu pracy cudzoziemcom) dotyczące naruszeń przepisów prawa:

• naruszenie przepisów dotyczących zatrudnienia – pracodawca nie przestrzega przepisów dotyczących legalnego zatrudnienia cudzoziemców,

• brak odpowiednich warunków zakwaterowania – pracodawca nie zapewnia cudzoziemcowi odpowiednich warunków zakwaterowania, zgodnych ze standardami przewidzianymi dla pomieszczeń przeznaczonych na pobyt ludzi,

• naruszenie przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy – miejsce pracy nie spełnia wymogów bhp, co zagraża zdrowiu i życiu cudzoziemca,

• naruszenie przepisów dotyczących ochrony przeciwpożarowej – miejsce pracy nie jest odpowiednio zabezpieczone przed ryzykiem pożaru, pracodawca nie przestrzega przepisów ochrony przeciwpożarowej,

• brak zgłoszenia cudzoziemca do pracy – pracodawca nie zgłosił cudzoziemca do odpowiednich urzędów, co jest wymagane do legalnego zatrudnienia,

• naruszenie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych – pracodawca naruszył przepisy dotyczące ochrony danych osobowych cudzoziemca,

• naruszenie przepisów dotyczących wynagrodzenia – pracodawca np. nie zapewnia minimalnego wynagrodzenia,

• naruszenie przepisów dotyczących czasu pracy – pracodawca narusza przepisy dotyczące maksymalnego czasu pracy oraz odpoczynku,

• naruszenie przepisów dotyczących umów o pracę – pracodawca nie przestrzega przepisów dotyczących zawierania i realizacji umów o pracę,

• naruszenie przepisów dotyczących pracowników tymczasowych – pracodawca narusza przepisy dotyczące zatrudnienia pracowników tymczasowych,

• naruszenie przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych – pracodawca nie zgłosił cudzoziemca do ubezpieczeń społecznych, co jest wymagane do legalnego zatrudnienia,

• naruszenie przepisów dotyczących ochrony zdrowia – pracodawca nie przestrzega przepisów dotyczących ochrony zdrowia cudzoziemca,

• podanie fałszywych danych – oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi zawiera nieprawdziwe dane osobowe bądź fałszywe informacje lub dołączone dokumenty zawierają takie dane,

• naruszenie przepisów dotyczących ochrony zdrowia i życia – pracodawca narusza przepisy dotyczące ochrony zdrowia i życia cudzoziemca, np. poprzez niewłaściwe warunki pracy,

• naruszenie przepisów dotyczących ochrony środowiska – pracodawca narusza przepisy dotyczące ochrony środowiska, co ma wpływ na zdrowie cudzoziemca,

• naruszenie przepisów dotyczących ochrony praw pracowników – pracodawca nie przestrzega przepisów dotyczących ochrony praw pracowników, np. dotyczących wynagrodzenia, czasu pracy, umów o pracę,

• naruszenie przepisów dotyczących zatrudnienia cudzoziemców – pracodawca narusza przepisy dotyczące zatrudnienia cudzoziemców, co uniemożliwia legalne zatrudnienie,

• naruszenie przepisów dotyczących ochrony pracowników tymczasowych.

4) ukaranie za wykroczenia;

Osoba fizyczna będąca polskim podmiotem powierzającym pracę cudzoziemcowi albo działająca w imieniu podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi została co najmniej dwukrotnie prawomocnie ukarana w okresie 12 miesięcy poprzedzających datę złożenia oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi za wykroczenie, o którym mowa w art. 84 ust. 10 ustawy o powierzeniu pracy cudzoziemcom (chodzi o niedopełnienie obowiązku lub przekazywanie nieprawdziwych informacji o podjęciu, niepodjęciu lub zakończeniu pracy przez cudzoziemca na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi).

5) przekroczenie limitu.

W danym roku kalendarzowym nastąpiło przekroczenie obowiązującego limitu oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi.

Rada Ministrów ma kompetencję do określenia, w drodze rozporządzenia, maksymalnej liczby oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, które mogą zostać wpisane do ewidencji oświadczeń w danym roku kalendarzowym. Jest to uzasadnione ze względu na zagrożenie bezpieczeństwa państwa i porządku publicznego lub ryzyko, że wysoka liczba oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi utrudni zatrudnienie obywateli polskich oraz innych cudzoziemców. Limity mogą dotyczyć województw, powiatów, zawodów, rodzajów umów, na podstawie których cudzoziemcowi może zostać powierzona praca, lub rodzajów działalności polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi według klasyfikacji określonej w przepisach odrębnych.

Minister właściwy do spraw pracy umieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego tego ministra informacje o stanie wykorzystania limitów na koniec każdego miesiąca oraz ogłasza ich pełne wykorzystanie w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski”, w drodze obwieszczenia.

Odmowa dokonania wpisu oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń następuje w drodze decyzji administracyjnej.

4. Obowiązki podmiotu powierzającego zatrudnienie na podstawie oświadczenia

Jeżeli pracodawca, który zatrudnia cudzoziemca, uzyskał wpis oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń, musi spełnić następujące obowiązki:

1) warunki umowy;

Pracodawca musi uwzględnić w umowie z cudzoziemcem warunki określone w oświadczeniu o powierzeniu pracy. Jeśli nastąpią zmiany warunków, które nie wymagają nowego oświadczenia, te zmiany również muszą być uwzględnione.

2) przekazanie umowy;

Pracodawca ma obowiązek przesłać kopię umowy z cudzoziemcem w języku polskim do organu, który wpisał oświadczenie do ewidencji. Kopię umowy należy przesłać za pomocą systemu teleinformatycznego, o którym mowa w ustawie o rynku pracy i służbach zatrudnienia, przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca.

3) minimalne wynagrodzenie;

Wynagrodzenie cudzoziemca musi być dostosowane do kwoty nie niższej niż aktualne minimalne wynagrodzenie za pracę lub minimalna stawka godzinowa, zgodnie z przepisami o minimalnym wynagrodzeniu.

4) proporcjonalne podwyższenie wynagrodzenia;

Jeśli wymiar czasu pracy cudzoziemca zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy lub liczba godzin pracy na umowę cywilnoprawną zostaną zwiększone, pracodawca musi proporcjonalnie podwyższyć wynagrodzenie.

5) przekazanie oświadczenia;

Pracodawca musi przekazać cudzoziemcowi oświadczenie o powierzeniu pracy wpisane do ewidencji oświadczeń.

6) należyta staranność;

Pracodawca musi wykazać należytą staranność w postępowaniu związanym z wpisem oświadczenia do ewidencji oświadczeń, co oznacza, że pracodawca powinien:

• upewnić się, że wszystkie informacje w oświadczeniu są kompletne i prawdziwe,

• zapewnić zgodność z prawem; przestrzegać wszystkich przepisów dotyczących zatrudnienia cudzoziemców,

• złożyć oświadczenie w wymaganym terminie,

• dostarczyć wszystkie wymagane dokumenty potwierdzające spełnienie warunków,

• korzystać z określonych systemów teleinformatycznych do składania oświadczeń,

• szybko rozwiązywać wszelkie problemy lub niejasności.

7) udostępnianie dokumentów;

Pracodawca musi udostępnić na żądanie starosty, wojewody, ZUS, KRUS, konsula, ministra spraw zagranicznych, Państwowej Inspekcji Pracy, Krajowej Administracji Skarbowej, Straży Granicznej lub Policji dokumenty potwierdzające spełnienie obowiązków związanych z warunkami umowy, minimalnym wynagrodzeniem oraz proporcjonalnym podwyższeniem wynagrodzenia. Dokumenty te muszą być sporządzone w języku polskim lub przetłumaczone na język polski.

8) przekazanie kopii oświadczenia.

Na wniosek pracodawcy użytkownika, pracodawca musi przekazać mu kopię oświadczenia dotyczącego pracownika tymczasowego.

Dodatkowe obowiązki pracodawcy, który uzyskał wpis oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, to:

• szybkie reagowanie na wezwanie do wykonania obowiązków; jeśli zostaną stwierdzone naruszenia przepisów, pracodawca musi niezwłocznie dopełnić obowiązków określonych w ustawie o powierzeniu pracy cudzoziemcom,

• wypłata zaległego wynagrodzenia; w przypadku niewypłacenia należnego wynagrodzenia, pracodawca musi wypłacić cudzoziemcowi zaległe wynagrodzenie za okres wykonywanej pracy.

Pracodawca, który zatrudnia cudzoziemca, musi spełnić szereg obowiązków związanych z warunkami zatrudnienia, wynagrodzeniem i dokumentacją. Pracodawca musi również wykazać się należytą starannością w procedurach administracyjnych i zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami. W przypadku naruszeń pracodawca jest zobowiązany do szybkiego ich naprawienia i wypłacenia zaległego wynagrodzenia.

Ponadto przewidziano również obowiązki informacyjne podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi oraz skutki prawne, jakie mogą wiązać z się z tymi obowiązkami w zakresie ważności wpisu oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń. Jeśli zatem pracodawca, zleceniodawca zatrudnia cudzoziemca na podstawie oświadczenia wpisanego do ewidencji, musi dopełnić następujących obowiązków:

1) powiadomienie o rozpoczęciu pracy – kiedy cudzoziemiec zacznie pracę, podmiot ma 7 dni na poinformowanie o tym starosty, który dokonał wpisu oświadczenia. To oznacza, że trzeba zgłosić fakt, że cudzoziemiec podjął pracę zgodnie z umową;

2) powiadomienie o niepodjęciu pracy – jeśli cudzoziemiec nie zacznie pracy, należy poinformować starostę w ciągu 14 dni od daty, która była zapisana w ewidencji jako dzień rozpoczęcia pracy. W ten sposób należy zgłosić, że cudzoziemiec nie rozpoczął zatrudnienia;

3) powiadomienie o rezygnacji lub wcześniejszym zakończeniu pracy – jeśli cudzoziemiec nie podejmie pracy lub zakończy ją wcześniej niż przewidziano, obowiązkowo trzeba również o tym poinformować starostę. W wyniku takiego powiadomienia wpis do ewidencji oświadczeń zostanie automatycznie unieważniony. Wskutek tego powiadomienia oświadczenie zostanie wyeliminowane z obrotu prawnego przez unieważnienie z mocy prawa wpisu oświadczenia do ewidencji oświadczeń.

Ze względu na brak ograniczenia w zakresie liczby oświadczeń, jakie mogą być składane w związku z pracą jednego cudzoziemca, powiadomienie o podjęciu bądź niepodjęciu pracy pozwoli ustalić, czy cudzoziemiec wykonuje pracę u danego podmiotu. Wszystkie powiadomienia muszą być przesłane za pomocą systemu teleinformatycznego wskazanego w ustawie o powierzeniu pracy cudzoziemcom. Jeśli system teleinformatyczny nie działa prawidłowo i podmiot powierzający pracę nie może przesłać powiadomienia w terminie, ma czas do pierwszego dnia roboczego po naprawieniu problemów technicznych, aby to zrobić.

5. Kiedy nie trzeba składać nowego oświadczenia

Nie trzeba składać nowego oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, jeśli:

1) zmienią się dane dotyczące polskiego podmiotu, takie jak adres siedziby, miejsce stałego pobytu, miejsce prowadzenia działalności, nazwa firmy lub jej forma prawna, albo pracodawcy użytkownika,

2) zakład pracy lub jego część zostanie przejęta przez innego pracodawcę,

3) zostanie zwiększony czas pracy lub liczba godzin pracy w tygodniu lub miesiącu do pełnego etatu, zgodnie z oświadczeniem,

4) nastąpi zmiana nazwy stanowiska pracy, o ile nie zmieni się zakres obowiązków cudzoziemca.

6. Specjalna procedura przedłużenia legalności pracy cudzoziemca

Podobnie jak w ustawie o promocji zatrudnienia, nowe przepisy uwzględniają rozwiązania, które umożliwiają cudzoziemcom kontynuowanie pracy podczas trwania postępowania o wydanie zezwolenia na pracę lub zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, pod warunkiem spełnienia określonych wymogów. Te przepisy mają być ułatwieniem dla pracodawców, którzy już zatrudnili cudzoziemców na podstawie umowy o pracę przed złożeniem wniosku o zezwolenie. Jeśli pracodawca zatrudnia cudzoziemca na podstawie umowy o pracę przez co najmniej 3 miesiące, zgodnie z oświadczeniem wpisanym do ewidencji, i złoży wniosek o zezwolenie na pracę przed upływem okresu pracy określonego w oświadczeniu, praca cudzoziemca jest uznawana za legalną do czasu wydania zezwolenia lub decyzji odmownej, pod warunkiem że wniosek jest kompletny.

Korzyści wynikające z tego dla pracodawców:

1) kontynuacja pracy;

Cudzoziemcy mogą nadal pracować na dotychczasowych warunkach, które nie są gorsze niż te określone w pierwotnym oświadczeniu o powierzeniu pracy, od dnia zakończenia okresu pracy określonego w oświadczeniu do dnia wydania zezwolenia na pracę lub doręczenia decyzji odmownej.

2) ciągłość zatrudnienia.

To zapewnia ciągłość zatrudnienia i eliminuje przerwy w pracy, które mogą być problematyczne zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika.

Aby możliwa była kontynuacja zatrudnienia cudzoziemca, który pracował na podstawie oświadczenia wpisanego do ewidencji, należy spełnić następujące warunki:

1) okres zatrudnienia – cudzoziemiec musi być zatrudniony na podstawie umowy o pracę przez co najmniej 3 miesiące, zgodnie z oświadczeniem wpisanym do ewidencji,

2) termin złożenia wniosku – pracodawca musi złożyć wniosek o wydanie zezwolenia na pracę lub zezwolenia na pobyt czasowy przed upływem okresu pracy określonego w oświadczeniu,

3) kompletność wniosku – wniosek musi być kompletny, czyli nie może zawierać braków formalnych. W przypadku gdy braki formalne wystąpią, muszą być uzupełnione w terminie,

4) warunki pracy – kontynuacja pracy musi odbywać się na warunkach nie gorszych niż te określone w oświadczeniu wpisanym do ewidencji. Oznacza to, że wynagrodzenie, wymiar czasu pracy i inne warunki zatrudnienia nie mogą być pogorszone.

5) zawieszenie postępowania – przepisy dotyczące kontynuacji pracy nie mają zastosowania, jeśli postępowanie w sprawie wydania zezwolenia na pracę lub zezwolenia na pobyt czasowy zostanie zawieszone na wniosek strony,

6) problemy techniczne – w przypadku nieprawidłowego działania systemu teleinformatycznego, wniosek o wydanie zezwolenia musi być złożony najpóźniej pierwszego dnia roboczego po usunięciu problemów technicznych.

Rozdział XI. Indywidualne konta oraz przetwarzanie danych w systemach teleinformatycznych

Ustawa o powierzeniu pracy cudzoziemcom w sposób kompleksowy reguluje kwestie związane z tworzeniem i dostępem do kont w systemie teleinformatycznym dla pracodawców i cudzoziemców. System ten, określony w nowej ustawie o rynku pracy i służbach zatrudnienia, jest kluczowy dla efektywnego zarządzania procesem zatrudniania cudzoziemców oraz przetwarzania związanych z tym danych. Określono zasady i przesłanki utworzenia przez podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi oraz cudzoziemca indywidualnego konta w systemie teleinformatycznym, przez które będzie następowała komunikacja z urzędem.

Zgodnie z ustawą o powierzeniu pracy cudzoziemcom urząd ma obowiązek udzielać wsparcia w zakładaniu konta na miejscu w swoim lokalu. Rozwiązanie to jest skierowane do osób, które mają trudności z obsługą aplikacji cyfrowych. Ponadto organ odpowiedzialny za wydawanie zezwoleń na pracę lub oświadczeń dotyczących zatrudnienia cudzoziemców będzie również działał jako punkt potwierdzający profil zaufany.

1. Tworzenie konta w systemie teleinformatycznym dla podmiotów zatrudniających cudzoziemca

Zgodnie z art. 26 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia z 20 marca 2025 r. osoby fizyczne oraz podmioty powierzające pracę cudzoziemcom mogą założyć indywidualne konto w systemie teleinformatycznym. Osoby fizyczne uprawnione do reprezentowania pracodawcy, osoby nieprowadzące działalności gospodarczej oraz cudzoziemcy, którzy mają zezwolenie na pracę, są uprawnieni do zakładania konta. Również jednostki organizacyjne i osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą mogą zakładać takie konto. Aby założyć konto, wymagana jest autoryzacja zgodnie z metodami określonymi w ustawie o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne lub za pomocą certyfikatu podstawowego z ustawy o aplikacji mObywatel. Przy zakładaniu konta osoby fizyczne podają niezbędne dane zgodnie z wymogami systemu.

Aby założyć indywidualne konto, należy podać określone dane, które różnią się w zależności od osoby lub podmiotu, a które są konieczne do założenia konta:

1) osoba fizyczna:

• identyfikator użytkownika zgodny z przepisami o informatyzacji działalności publicznej,

• imię i nazwisko,

• miejsce zamieszkania,

• numer PESEL lub inny numer identyfikacyjny, jeśli PESEL nie jest dostępny, wraz z krajem i nazwą tego numeru,

• adres e-mail,

• numer telefonu;

2) jednostka organizacyjna zatrudniająca cudzoziemca:

• numer KRS (jeśli jest posiadany),

• numer NIP,

• numer REGON,

• nazwa lub firma,

• adres siedziby,

• adres e-mail,

• numer telefonu;

3) osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą zatrudniająca cudzoziemca:

• identyfikator użytkownika zgodny z przepisami o informatyzacji działalności publicznej,

• imię i nazwisko,

• firma przedsiębiorcy,

• miejsce zamieszkania,

• numer PESEL lub inny numer identyfikacyjny, jeśli PESEL nie jest dostępny, wraz z krajem i nazwą tego numeru,

• numer NIP,

• numer REGON,

• adres e-mail,

• numer telefonu.

Ponadto w zależności od podmiotu powierzającego zatrudnienie należy zwrócić uwagę na kilka dodatkowych kwestii:

1) zagraniczne podmioty zatrudniające cudzoziemców – zamiast numerów KRS i NIP, zagraniczny pracodawca podaje swój numer identyfikacyjny, nazwę tego numeru oraz kraj, który go wydał;

2) pomoc w urzędzie – urząd odpowiedzialny za zezwolenia na pracę dla cudzoziemców musi zapewnić pomoc w zakładaniu indywidualnego konta oraz składaniu różnych wniosków i odwołań. Dotyczy to m.in. wniosków o pracę, oświadczeń związanych z zatrudnieniem, środków odwoławczych oraz innych powiadomień, które są wymagane przez przepisy;

3) punkt potwierdzający – urząd może również pełnić funkcję punktu potwierdzającego, co oznacza, że może potwierdzać tożsamość użytkowników w systemie teleinformatycznym, zgodnie z ustawą o informatyzacji;

4) składanie dokumentów – wszelkie wnioski, wyjaśnienia, odwołania i inne dokumenty należy składać za pomocą indywidualnego konta. Zasady składania tych dokumentów są zgodne z Kodeksem postępowania administracyjnego, co zapewnia formalność i przejrzystość procesu.

Te przepisy mają na celu ułatwienie procesu zakładania konta i składania dokumentów, szczególnie dla zagranicznych podmiotów i osób, które mogą potrzebować dodatkowego wsparcia.

Wszystkie podania, wnioski, wyjaśnienia, odwołania i inne dokumenty związane z zatrudnieniem cudzoziemców będą składane wyłącznie poprzez indywidualne konto. Podobnie dokumenty wystawione przez organ, takie jak decyzje, postanowienia czy powiadomienia, będą przekazywane stronie za pośrednictwem tego konta. Warto zwrócić uwagę na kilka praktycznych aspektów w zakresie wprowadzonego systemu teleinformatycznego:

1) podpisywanie dokumentów – wszystkie wnioski, odwołania i inne dokumenty składane w systemie online muszą być podpisane elektronicznie. Można użyć kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego. To zapewnia bezpieczeństwo i autentyczność dokumentów;

2) otrzymywanie decyzji – decyzje i inne pisma dotyczące zezwoleń na pracę są przesyłane elektronicznie na indywidualne konto w systemie. Gdy dokumenty zostaną umieszczone na koncie, strona postępowania otrzymuje powiadomienie na swój e-mail, a dodatkowo mogą być przesłane na numer telefonu;

3) doręczanie dokumentów – dokumenty są uznawane za doręczone, gdy zostaną odebrane na koncie. Jeśli nie zostaną odebrane w ciągu 14 dni, będą uznane za doręczone po tym okresie;

4) zasady doręczeń – w kwestiach doręczeń, które nie są tutaj opisane, stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, co zapewnia formalność i przejrzystość procesu.

To podejście ma na celu uproszczenie procesu składania i odbierania dokumentów, umożliwiając przedsiębiorcy efektywne zarządzanie formalnościami online.

2. Konto w systemie teleinformatycznym cudzoziemca

Cudzoziemiec planujący podjęcie zatrudnienia na terytorium Polski zobowiązany jest do założenia konta w systemie teleinformatycznym. Konto stanowi integralny element umożliwiający cudzoziemcowi monitorowanie statusu jego zatrudnienia, uzyskanie dostępu do danych dotyczących zezwoleń na pracę oraz składanie wniosków o czasowe pozwolenie na pobyt. Konto umożliwia cudzoziemcowi również sprawdzanie statusu swojego zatrudnienia, dostęp do informacji dotyczących zezwoleń na pracę oraz składanie wniosków o pobyt czasowy.

Procedura utworzenia konta wymaga przekazania wielu danych osobowych, w tym imienia i nazwiska, obywatelstwa, numeru paszportu oraz dokumentów potwierdzających legalność pobytu na terenie Polski. Po pomyślnej weryfikacji tych informacji cudzoziemiec uzyskuje dostęp do funkcjonalności systemu, co umożliwia mu pełne uczestnictwo w procesach administracyjnych związanych z zatrudnieniem.

Proces zakładania konta będzie wymagał uwierzytelnienia, co zapewni bezpieczeństwo i ochronę danych osobowych. Po uzyskaniu dostępu na koncie cudzoziemca będą widoczne wszelkie zezwolenia na pracę, oświadczenia oraz decyzje wydane przez urzędy pierwszej i drugiej instancji, które dotyczą jego możliwości pracy w Polsce.

Przepisy przewidują, że zakres przetwarzanych danych osobowych w tym systemie będzie ograniczony do niezbędnego minimum, które umożliwia efektywne zarządzanie procesem dostępu cudzoziemców do polskiego rynku pracy. Oznacza to, że informacje zbierane od cudzoziemców będą takie same, jak te wymagane zgodnie z ustawą o promocji zatrudnienia. W ramach tego procesu, cele przetwarzania danych są zgodne z art. 6 ust. 1 lit. c oraz lit. e RODO, które pozwalają na przetwarzanie danych osobowych w celu wypełnienia obowiązków prawnych oraz realizacji zadań publicznych.

3. Co znajdzie się w systemach teleinformatycznych

Migracje ekonomiczne są złożonym zjawiskiem, które obejmuje kwestie związane zarówno z zatrudnieniem, jak i pobytem cudzoziemców, wymagając współpracy wielu instytucji. Wojewodowie i starostowie odpowiadają za wydawanie zezwoleń na pracę, konsulowie za wydawanie wiz, a Urząd do Spraw Cudzoziemców oraz Straż Graniczna zajmują się kontrolą legalności pracy i pobytu. Państwowa Inspekcja Pracy monitoruje zgodność zatrudnienia z przepisami. Aby te zadania były realizowane skutecznie, konieczny jest sprawny system wymiany informacji. Instytucje te mogą uzyskiwać dostęp do określonych danych z centralnego rejestru, ale nie mają bezpośredniego dostępu do wszystkich zgromadzonych danych. Dostęp do informacji jest kontrolowany i wymaga spełnienia określonych warunków, takich jak identyfikacja osoby, która uzyskuje dane, oraz rejestrowanie daty, zakresu i celu ich wykorzystania. Cały proces odbywa się zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

W związku z utworzeniem jednego, ogólnego systemu obsługującego proces zatrudnienia cudzoziemców będą prowadzone elektroniczne rejestry dotyczące zatrudnienia cudzoziemców, które obejmują:

1) zezwolenia na pracę,

2) zezwolenia na pracę sezonową,

3) oświadczenia o zatrudnieniu cudzoziemca.

Te rejestry zawierają szczegółowe dane i są prowadzone przez odpowiednie organy władzy, tj.:

• wojewoda odpowiada za rejestry związane z zezwoleniami na pracę,

• starosta prowadzi rejestry dotyczące pracy sezonowej oraz oświadczeń o zatrudnieniu,

• minister właściwy ds. pracy zajmuje się rejestrami w kontekście odwołań.

Każdy z tych rejestrów przetwarza dane osobowe, informacje o dokumentach załączonych do spraw, postanowieniach, decyzjach administracyjnych i orzeczeniach sądowych. Celem jest efektywne zarządzanie procesami związanymi z zatrudnieniem cudzoziemców oraz udostępnianie tych danych uprawnionym organom i instytucjom. Przykładowo, rejestr zezwoleń na pracę sezonową dodatkowo obejmuje wpisy do ewidencji wniosków oraz zaświadczenia, co pomaga w monitorowaniu i zarządzaniu sezonowym zatrudnieniem.

Minister do spraw pracy tworzy i zarządza centralnym rejestrem w systemach teleinformatycznych, który zawiera dane przetwarzane w rejestrach wymienionych powyżej. Wojewoda, starosta oraz minister pracy przesyłają dane do centralnego rejestru i mają możliwość korzystania z danych w nim zawartych, o ile jest to konieczne do realizacji zadań określonych w ustawie o powierzeniu pracy cudzoziemcom, przy użyciu oprogramowania określonego w odrębnych przepisach (art. 26 ust. 4 ustawy z 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia). Minister pracy przetwarza dane osobowe w rejestrze centralnym, aby udostępniać je uprawnionym organom i instytucjom zgodnie z przepisami prawa. Dane używane do celów statystycznych w centralnym rejestrze są anonimizowane. Ponadto dane mogą być udostępniane tylko wtedy, gdy jest to zgodne z RODO i konieczne do realizacji obowiązku prawnego, który spoczywa na administratorze. Taki obowiązek musi stanowić niezbędny i proporcjonalny środek, służący osiągnięciu celów określonych w art. 23 ust. 1 RODO. Przykładowo może to obejmować działania na rzecz zapobiegania przestępczości, ochrony istotnych interesów gospodarczych lub finansowych państwa, zabezpieczenia postępowań sądowych, realizacji funkcji kontrolnych związanych z władzą publiczną, ochrony osoby, której dane dotyczą, ochrony praw i wolności innych osób czy też egzekwowania roszczeń cywilnoprawnych.

Organ odpowiedzialny za wydawanie zezwoleń na pracę lub oświadczeń o zatrudnieniu cudzoziemców zbiera bezpłatnie dane od Państwowej Inspekcji Pracy oraz Straży Granicznej, korzystając z transmisji elektronicznej. Te informacje są potrzebne, aby ustalić ważne fakty w procesie wydawania zezwoleń. Dane dotyczą:

1) informacji o ukaraniu lub wniesieniu sprawy do sądu przeciwko firmie zatrudniającej cudzoziemców lub osobom działającym w jej imieniu w ciągu ostatnich 2 lat za określone wykroczenia,

2) informacji o zgłoszeniu do prokuratora możliwości popełnienia przestępstw przez osoby fizyczne zatrudniające cudzoziemców lub działające w ich imieniu, zgodnie z przepisami Kodeksu karnego, dotyczących handlu ludźmi, czyli wykorzystania osób poprzez przymus lub oszustwo, naruszenia praw pracowniczych, takich jak uporczywe naruszanie praw lub fałszowanie dokumentów związanych z zatrudnieniem, utrudnianie działań urzędowych, np. podczas kontroli legalności pracy, fałszowanie dokumentów, czyli podrabiania ich w celu użycia jako autentycznych, fałszowanie dokumentów urzędowych przez funkcjonariusza publicznego, wyłudzanie poświadczenia nieprawdy, czyli uzyskiwanie fałszywych dokumentów poprzez wprowadzenie w błąd, używanie fałszywych dokumentów jako prawdziwych, posługiwanie się dokumentem zawierającym fałszywe informacje – wszystkie te wymienione przepisy mają na celu ochronę legalności zatrudnienia i uczciwości w dokumentacji pracy.

Organ zajmujący się wnioskami o zezwolenie na pracę lub oświadczeniami dotyczącymi zatrudnienia cudzoziemców pobiera bezpłatnie z Krajowego Rejestru Karnego informacje istotne dla procesu. Dotyczą one:

1) prawomocnych wyroków za poważne przestępstwa, takie jak handel ludźmi, naruszenia praw pracowniczych, utrudnianie działań urzędowych oraz fałszowanie dokumentów. Skazania te mogą dotyczyć osób fizycznych zatrudniających cudzoziemców lub ich przedstawicieli, a także podobnych przestępstw popełnionych za granicą, związanych z handlem ludźmi zgodnie z międzynarodowymi konwencjami;

2) skazania cudzoziemców za fałszowanie dokumentów i posługiwanie się dokumentami zawierającymi nieprawdę. Te informacje są kluczowe dla oceny wiarygodności i legalności zatrudnienia cudzoziemców.

Organ, który rozpatruje wnioski o zezwolenie na pracę lub oświadczenia dotyczące zatrudnienia cudzoziemców, bezpłatnie uzyskuje od Straży Granicznej informacje dotyczące cudzoziemca drogą elektroniczną. Informacje te pochodzą z systemu teleinformatycznego Straży Granicznej i dotyczą przekraczania granicy Polski przez cudzoziemców. Są one niezbędne do ustalenia ważnych okoliczności w postępowaniu, zgodnie z przepisami określonymi w art. 13 ust. 1 pkt 10 i art. 54 ust. 2 ustawy o powierzeniu pracy cudzoziemcom, które odpowiednio odnoszą się do wymagań dotyczących wjazdu cudzoziemców na terytorium Polski, takich jak posiadanie odpowiednich dokumentów podróży czy wiz, oraz zasad dotyczących pobytu cudzoziemców w Polsce, w tym legalności ich zatrudnienia i zgodności z przepisami dotyczącymi pracy w związku z pracą sezonową. Te informacje są kluczowe dla zapewnienia, że zatrudnienie cudzoziemców odbywa się zgodnie z prawem i że osoby te mają prawo przebywać i pracować w Polsce. Dzięki temu organ może lepiej ocenić zgodność wniosku z obowiązującymi przepisami.

Podczas wydawania zezwolenia na pracę kluczowa będzie weryfikacja samego podmiotu, który powierza pracę, oraz realizowania przez podmiot obowiązków publicznoprawnych. Organ jest zobowiązany ocenić, czy firma przestrzega przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych i finansowych. Organ, który zajmuje się wydawaniem zezwoleń na pracę dla cudzoziemców, jest zobowiązany również ustalić i uzyskać z Krajowej Administracji Skarbowej informacje, które są potrzebne, aby określić ważne szczegóły w postępowaniu. Obejmują one:

• informacje o przychodach, dochodach lub stratach firmy zatrudniającej cudzoziemców, które są opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych lub prawnych,

• informacje o zaległościach podatkowych firmy w związku z podatkiem dochodowym od osób fizycznych lub prawnych,

• liczbę osób, które firma wykazała w deklaracjach dotyczących zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, jako uzyskujących dochody od tej firmy.

Te dane pomagają organowi lepiej zrozumieć sytuację finansową firmy zatrudniającej cudzoziemców i upewnić się, że działa zgodnie z przepisami podatkowymi. Co więcej, organ odpowiedzialny za wydawanie zezwoleń na pracę dla cudzoziemców bezpłatnie będzie pobierał z systemu ZUS informacje drogą elektroniczną, które są potrzebne do ustalenia ważnych faktów w postępowaniu. Stwierdzi w ten sposób m.in.:

• czy firma zgłosiła pracowników lub inne osoby do obowiązkowego ubezpieczenia społecznego,

• czy firma zgłosiła umowy o dzieło, które wymagają zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego,

• ile osób firma zgłosiła do ubezpieczenia,

• czy firma ma zaległości w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Emerytur Pomostowych oraz Fundusz Solidarnościowy.

Warto również zwrócić uwagę przed uzyskaniem zezwolenia na pracę czy zezwolenia na pracę sezonową, jakie kwestie będą weryfikowane przez organ, który wydaje takie zezwolenie w stosunku do poszczególnych podmiotów. Część z nich została wymieniona powyżej, jednakże organ odpowiedzialny za rozpatrywanie zezwoleń na pracę sezonową dodatkowo będzie miał możliwość weryfikacji i skorzystania z danych z Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, które są przesyłane drogą elektroniczną. Te informacje są potrzebne do ustalenia ważnych faktów w postępowaniu i dotyczą tego:

• czy rolnicy zgłaszają swoich pomocników do ubezpieczeń społecznych,

• czy rolnicy płacą składki na ubezpieczenia społeczne za swoich pomocników,

• ilu pomocników rolnika zostało zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych,

• czy firma zatrudniająca cudzoziemców ma zaległości w płaceniu składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Dodatkowo organ zajmujący się zezwoleniami na pracę dla cudzoziemców korzysta z krajowego zbioru rejestrów, aby uzyskać informacje o wizach i dokumentach pozwalających na legalny pobyt cudzoziemców w Polsce, a także o cudzoziemcach, których pobyt w Polsce jest niepożądany. Organ również korzysta z Krajowego Rejestru Sądowego i Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, aby uzyskać dane niezbędne do oceny sytuacji prawnej i finansowej firmy zatrudniającej cudzoziemców. Wszystkie te dane są pobierane bezpłatnie i drogą elektroniczną, co pozwala na efektywne prowadzenie postępowań.

Organ zajmujący się wydawaniem zezwoleń na pracę dla cudzoziemców korzysta z systemu PESEL, aby bezpłatnie i elektronicznie uzyskać potrzebne dane osób fizycznych. Dane te są wykorzystywane do ustalenia ważnych faktów w postępowaniu i obejmują:

1) informacje o polskich pracodawcach zatrudniających cudzoziemców, takie jak imiona, nazwisko, adres zameldowania na pobyt stały oraz numer PESEL,

2) dane osób, które pełnią funkcję przedstawicieli polskich organizacji zatrudniających cudzoziemców, w tym ich imiona, nazwisko, adres zameldowania na pobyt stały oraz numer PESEL,

3) informacje o cudzoziemcach, w tym imiona, nazwisko, płeć, datę urodzenia, obywatelstwo, numer PESEL oraz szczegóły dotyczące ważnego dokumentu podróży lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość.

Dodatkowo organ uzyskuje te dane z różnych zewnętrznych systemów za pośrednictwem elektronicznych systemów zarządzanych przez ministra odpowiedzialnego za sprawy pracy.

Dane z centralnego rejestru będą udostępniane wojewodom, aby mogli efektywnie prowadzić postępowania związane z wydawaniem zezwoleń na pracę, pobyt czasowy, status rezydenta długoterminowego UE oraz wiz. Wojewoda musi m.in. sprawdzić, czy cudzoziemiec ma stabilne i regularne dochody, które pozwolą mu mieszkać w Polsce bez konieczności korzystania z pomocy społecznej. Dostęp do danych z rejestrów prowadzonych przez starostów ułatwi wojewodom te postępowania i zmniejszy obciążenia administracyjne dla cudzoziemców. Na przykład cudzoziemcy nie będą musieli dostarczać wcześniej posiadanych zezwoleń na pracę sezonową czy oświadczeń. Przy wydawaniu zezwoleń na pracę, dostęp do centralnego rejestru pozwoli wojewodzie zweryfikować historię zatrudnienia cudzoziemca, co może być podstawą do odmowy zezwolenia, jeśli zezwolenie nie będzie używane zgodnie z jego przeznaczeniem. Starostowie również będą mieć dostęp do danych, co – podobnie jak w przypadku wojewodów – umożliwi im odmowę zezwolenia na pracę lub wpisania oświadczenia do ewidencji, jeśli okaże się, że nie zostaną użyte zgodnie z ich celem.

Poza tym dzięki udostępnieniu danych poprzez system konsul będzie mógł sprawdzić, czy dokumenty przedstawione przez cudzoziemca aplikującego o wizę są prawdziwe i czy cel jego podróży do Polski lub strefy Schengen jest zgodny z deklaracjami, aby uniknąć sytuacji obejścia przepisów o zatrudnieniu w celu przekroczenia granicy do dalszego kraju. Przykładowo, konsul będzie mógł przeanalizować miejsce pracy cudzoziemca, jej warunki oraz dane pracodawcy. Taki dostęp pozwoli konsulowi dokładnie ocenić cel pobytu i ryzyko migracyjne, co jest istotne, ponieważ konsul musi odmówić wydania wizy, jeśli ma uzasadnione wątpliwości co do zamiaru opuszczenia przez cudzoziemca Polski przed wygaśnięciem wizy lub gdy cudzoziemiec przedłożył fałszywe dokumenty lub podał nieprawdziwe informacje.

Dostęp do danych z rejestru centralnego jest kluczowym elementem wspierającym różne organy w realizacji ich obowiązków związanych z kontrolą i zarządzaniem kwestiami dotyczącymi cudzoziemców przebywających w Polsce. Dzięki temu instytucje mogą efektywnie prowadzić postępowania, zapewniając zgodność z przepisami prawa oraz bezpieczeństwo na wielu poziomach. Poniżej przedstawiamy, jakie korzyści płyną z udostępnienia tych danych dla różnych organów:

1) dostęp do danych dla Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców: wykorzystanie danych z rejestru centralnego do decyzji dotyczących:

• pozwolenia na pobyt czasowy,

• statusu rezydenta długoterminowego UE,

• ochrony międzynarodowej,

• nakazu powrotu cudzoziemca,

• przedłużenia wizy;

2) dostęp dla Państwowej Inspekcji Pracy i Straży Granicznej:

• ułatwienie kontroli legalności zatrudnienia cudzoziemców,

• usprawnienie działań związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej;

3) dostęp dla Policji:

• sprawdzanie legalności pobytu cudzoziemców w Polsce,

• możliwość żądania dokumentów potwierdzających:

– środki na utrzymanie,

– uprawnienia do pracy lub prowadzenia działalności gospodarczej,

– cel i warunki pobytu;

4) dostęp dla Głównego Inspektora Transportu Drogowego:

• ułatwienie weryfikacji legalności zatrudnienia kierowców z zagranicy,

• szybsze podejmowanie decyzji dotyczących:

– wydania świadectwa kierowcy,

– odmowy wydania, zmiany, cofnięcia lub zawieszenia świadectwa,

– kontroli wydanych świadectw kierowcy;

5) Krajowa Administracja Skarbowa: wsparcie w nadzorze i kontrolach podatkowych;

6) Zakład Ubezpieczeń Społecznych: ułatwienie zarządzania i monitorowania ubezpieczeń społecznych;

7) Prezes Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego: pomoc w zarządzaniu ubezpieczeniami rolniczymi;

8) Służba Kontrwywiadu Wojskowego: zwiększenie efektywności działań związanych z bezpieczeństwem narodowym;

9) Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego: wsparcie w działaniach związanych z ochroną bezpieczeństwa wewnętrznego;

10) Centralne Biuro Antykorupcyjne: pomoc w zwalczaniu korupcji i zapewnianiu przejrzystości działań administracyjnych.

Dzięki tym mechanizmom organy odpowiedzialne za kontrolę i zarządzanie mogą skuteczniej realizować swoje zadania, co wpływa na poprawę efektywności działań administracyjnych oraz zwiększenie bezpieczeństwa w kraju. Dane osobowe będą przechowywane przez 10 lat, co odpowiada okresowi przechowywania dokumentacji pracowniczej zgodnie z Kodeksem pracy.

Chociaż przetwarzanie danych osobowych w ramach nowej ustawy może wiązać się z potencjalnym ryzykiem dla użytkowników systemu, wcześniejsze doświadczenia z systemami teleinformatycznymi zarządzanymi przez ministerstwo pracy będą wykorzystane do ochrony tych danych. Zostaną wprowadzone odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić bezpieczeństwo danych, biorąc pod uwagę ich charakter i zakres oraz ryzyko naruszenia praw osób. Podczas tworzenia ustawy uwzględniono wszystkie aspekty ochrony danych osobowych. Dane będą przetwarzane wyłącznie w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania systemu, zgodnie z zasadą ograniczenia celu i proporcjonalności – tylko te, które są naprawdę potrzebne. Modernizacja systemu może poprawić bezpieczeństwo danych, a korzyści dla użytkowników przewyższają potencjalne ryzyko.

Rozdział XII. Szczególne działania w zakresie aktywizacji zawodowej i integracji społecznej cudzoziemców

Ustawa o powierzeniu pracy cudzoziemcom wprowadza przepisy mające na celu poprawę aktywizacji zawodowej i integracji społecznej cudzoziemców. W ustawie przedstawiono ramy prawne dla resortowych programów aktywizacyjnych, które mają wspierać cudzoziemców w zdobywaniu pracy i integracji z lokalną społecznością. Celem ustawy o powierzeniu pracy cudzoziemcom jest stworzenie efektywnego systemu, który ułatwi cudzoziemcom adaptację na polskim rynku pracy oraz w społeczeństwie. Minister pracy ma możliwość stworzenia specjalnego programu, który ma na celu wsparcie cudzoziemców legalnie przebywających w Polsce w ich rozwoju zawodowym oraz integracji społecznej. Ten program aktywizacyjny jest zaprojektowany tak, aby pomagać cudzoziemcom w znajdowaniu pracy, rozwijaniu umiejętności zawodowych oraz włączeniu się w życie lokalnej społeczności. W ramach programu będą realizowane różnorodne inicjatywy, które mają na celu nie tylko ułatwienie cudzoziemcom wejścia na rynek pracy, ale również ich aktywny udział w społeczeństwie. Program kładzie nacisk na budowanie kompetencji zawodowych, rozwijanie umiejętności interpersonalnych oraz promowanie uczestnictwa w wydarzeniach społecznych. Konkurs taki będzie mógł być skierowany do różnych organizacji, takich jak organizacje pozarządowe, urzędy pracy, OHP, agencje zatrudnienia, instytucje szkoleniowe, lokalne samorządy, spółdzielnie socjalne oraz centra i kluby integracji społecznej. Nowe przepisy ustawy o powierzeniu pracy cudzoziemcom wprowadzą jednolity i przejrzysty system wspierania cudzoziemców, który pozwoli organizacjom pozarządowym na skuteczne działania integracyjne. Dzięki różnorodnym inicjatywom cudzoziemcy będą lepiej dostosowani do potrzeb społecznych i gospodarczych Polski. Dodatkowo, poprawa znajomości języka polskiego przez cudzoziemców pomoże im w łatwiejszej komunikacji podczas załatwiania formalności związanych z legalizacją pobytu. Finansowanie programu, w tym jego administracja, pochodzi z Funduszu Pracy, co zapewnia stabilne wsparcie finansowe dla realizowanych działań. Aby zapewnić wysoką jakość usług i efektywność programu, minister pracy organizuje konkursy ofert, w których różne podmioty mogą ubiegać się o realizację zadań związanych z programem. Konkursy te pozwalają na wybór najlepszych propozycji, które przyczynią się do osiągnięcia celów aktywizacyjnych i integracyjnych dla cudzoziemców.

Zgodnie z ustawą o powierzeniu pracy cudzoziemcom minister pracy może sfinansować koszty kursów języka polskiego dla cudzoziemców, którzy legalnie przebywają w kraju i posiadają dyplom lekarza, dentysty, pielęgniarki lub położnej. W przeciwieństwie do wcześniejszych przepisów, które koncentrowały się na obywatelach Ukrainy, nowa ustawa pozwala również obywatelom innych państw korzystać z dofinansowania. Taka możliwość ma na celu zwiększenie liczby cudzoziemców zainteresowanych pracą w medycznych zawodach w Polsce. Okręgowe izby lekarskie oraz pielęgniarek i położnych mogą co miesiąc składać wnioski do ministra pracy o dofinansowanie kursów językowych. Po zatwierdzeniu wniosku minister podpisuje umowę z izbą i przekazuje fundusze na pokrycie kosztów szkolenia. Dofinansowanie kosztów szkoleń, o których mowa powyżej, nie może przekraczać kwoty 3000 zł dla jednej osoby za jedno szkolenie. Cudzoziemiec, który jest uprawniony do wzięcia udziału w szkoleniu, może wziąć udział w maksymalnie trzech szkoleniach.

W świetle nowych przepisów w powiatowych urzędach pracy mogą być ustanawiane specjalistyczne punkty wsparcia dla cudzoziemców, które mają na celu ułatwienie ich integracji z lokalnym rynkiem pracy, zwłaszcza w sytuacjach, gdy lokalny rynek pracy wykazuje zapotrzebowanie na siłę roboczą z zagranicy. Takie punkty są tworzone w odpowiedzi na specyficzne potrzeby społeczności lokalnej i mogą przyczynić się do lepszego wykorzystania potencjału cudzoziemców w regionie. Główne zadania tych punktów obejmują:

• informowanie – cudzoziemcy zainteresowani podjęciem pracy w Polsce mogą uzyskać szczegółowe informacje dotyczące warunków legalnego zatrudnienia. Punkty te oferują wyjaśnienia na temat przepisów prawa pracy, wymogów formalnych oraz procedur związanych z uzyskaniem pozwolenia na pracę;

• wsparcie prawne i administracyjne – punkty wsparcia zapewniają pomoc w zakresie prawnych i administracyjnych aspektów związanych z dostępem do rynku pracy. Cudzoziemcy mogą liczyć na wsparcie w przygotowywaniu niezbędnych dokumentów, doradztwo w sprawach związanych z legalizacją pobytu oraz pomoc w nawigowaniu po polskim systemie prawnym i administracyjnym.

Działalność tych punktów ma na celu nie tylko ułatwienie cudzoziemcom wejścia na rynek pracy, lecz także wspieranie ich w adaptacji do życia w Polsce, co w dłuższej perspektywie może przynieść korzyści zarówno samym cudzoziemcom, jak i lokalnym społecznościom oraz gospodarce.

Rozdział XIII. Kontrola legalności pracy i pobytu cudzoziemców oraz sankcje za naruszenie przepisów

Zatrudnianie cudzoziemców oraz ich aktywność zawodowa na polskim rynku pracy podlegają specyficznym regulacjom prawnym. Przepisy te mają na celu ochronę cudzoziemców przed nielegalnym zatrudnieniem, dlatego karalność obejmuje wykroczenia związane z określaniem warunków ich pracy. Dla pracodawców kluczowe jest prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej pracowników spoza Polski.

Legalność zatrudnienia cudzoziemców jest kontrolowana przez:

• inspektorów PIP, zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy,

• Straż Graniczną, w oparciu o art. 1 ust. 2 pkt 13a ustawy o Straży Granicznej.

Ustawa o powierzeniu pracy cudzoziemcom zawiera przepisy karne, które są kontynuacją regulacji z dotychczas obowiązującej ustawy o promocji zatrudnienia. Zasadniczo zwiększono wysokość kar za wykroczenia wskazane w nowej ustawie, aby skutecznie zniechęcać do łamania prawa oraz naruszeń związanych z nielegalnym zatrudnieniem. Poprzednie, niższe kary były często traktowane jako jeden z kosztów prowadzenia działalności, co prowadziło do świadomego zatrudniania cudzoziemców w sposób niezgodny z prawem. Uzasadnienie dla podwyższenia kar opiera się na potrzebie zwiększenia ich odstraszającej roli. Celem jest zniechęcenie podmiotów do nielegalnego zatrudniania poprzez nałożenie bardziej dotkliwych sankcji finansowych. Wysokie kary mają być wyraźnym sygnałem, że naruszanie przepisów dotyczących zatrudnienia cudzoziemców nie będzie tolerowane. Taka zmiana ma na celu nie tylko zwiększenie zgodności z prawem, lecz także ochronę praw pracowników cudzoziemskich i promowanie uczciwości na rynku pracy.

Podmioty oraz osoby, które zatrudniają cudzoziemców niezgodnie z przepisami, mogą zostać ukarane grzywną w wysokości od 3000 zł do 50 000 zł. Nielegalne powierzenie pracy to przypadki oraz różnorodne sytuacje, w tym zatrudnianie cudzoziemca bez koniecznego zezwolenia na pracę lub na warunkach innych niż te, które zostały określone w zezwoleniu. Cudzoziemcy pracujący nielegalnie na terenie Polski również podlegają karze. W przypadku nielegalnego wykonywania pracy grozi im grzywna wynosząca co najmniej 1000 zł. Przepis ten ma na celu promowanie zgodności z prawem wśród pracowników zagranicznych i zachęcanie ich do podejmowania pracy w sposób legalny. Dodatkowo, podmioty, osoby, które wprowadzają w błąd cudzoziemców, wykorzystując ich nieświadomość, zależność służbową lub zdolność do właściwego zrozumienia sytuacji, aby zmusić ich do pracy w sposób nielegalny, mogą zostać ukarane grzywną od 6000 zł do 50 000 zł. Tego typu działania są szczególnie potępiane, ponieważ wykorzystują słabszą pozycję cudzoziemców i narażają ich na ryzyko nielegalnego zatrudnienia. Kara ma na celu ochronę cudzoziemców przed takimi nadużyciami oraz promowanie uczciwego traktowania wszystkich pracowników.

Osoby oraz podmioty, które żądają od cudzoziemców zapłaty w zamian za pomoc w uzyskaniu zezwolenia na pracę lub innych dokumentów pozwalających na legalne zatrudnienie, mogą zostać ukarane grzywną w wysokości od 6000 zł do 50 000 zł. Tego rodzaju praktyki są surowo zabronione, ponieważ wykorzystują trudną sytuację cudzoziemców i mogą prowadzić do ich nadużywania. Ponadto każdy, kto poprzez oszustwo, manipulację błędami lub wykorzystanie niezdolności do pełnego zrozumienia działań, doprowadza inną osobę do nielegalnego zatrudnienia cudzoziemca, podlega takiej samej karze grzywny. Ten przepis ma na celu ochronę zarówno pracodawców, jak i cudzoziemców przed nieuczciwymi działaniami i zapewnienie, że zatrudnienie odbywa się zgodnie z prawem. Dodatkowo osoby, które nie przestrzegają określonych obowiązków związanych ze zgłoszeniem zatrudnienia cudzoziemca do odpowiednich organów lub do zapewnienia, że cudzoziemiec posiada wszystkie wymagane dokumenty i pozwolenia na pracę, jak również nie zapewniają obowiązku odpowiednich warunków pracy zgodnych z umową o pracę lub przepisami dotyczącymi zatrudnienia cudzoziemców, a także obowiązku regularnego raportowania do odpowiednich instytucji o statusie zatrudnienia cudzoziemca lub o zmianach w jego zatrudnieniu, mogą zostać ukarane grzywną w wysokości od 1000 zł do 3000 zł. Te obowiązki są kluczowe dla utrzymania porządku i zgodności z regulacjami prawnymi, a ich nieprzestrzeganie może prowadzić do negatywnych konsekwencji zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Za niedopełnienie obowiązku zawarcia z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej oraz za brak jej tłumaczenia na język zrozumiały dla cudzoziemca przewidziano karę grzywny w wysokości od 1000 zł do 3000 zł. Jeśli ktoś nie spełnia obowiązków związanych z warunkami zatrudnienia lub wynagrodzeniem cudzoziemców, grozi mu grzywna od 500 zł do 2000 zł.

Uznanie niewywiązania się z obowiązku podpisania umowy najmu lub użyczenia lokalu mieszkalnego cudzoziemcowi, a także ustalenie zbyt wysokiej kwoty czynszu za wynajem tego lokalu, jest zagrożone karą od 200 zł do 2000 zł.

Nieprzestrzeganie obowiązków wynikających z art. 70 ust. 1 pkt 1 lub 2 (chodzi o niepodjęcie pracy przez cudzoziemca) lub podawanie fałszywych informacji na temat zatrudnienia cudzoziemca, zgodnie z oświadczeniem o powierzeniu pracy, może skutkować grzywną od 500 do 5000 zł.

Ustawa o powierzeniu pracy cudzoziemcom odnosi się również do wykroczeń związanych z praktykami, w których podmioty kierują cudzoziemców do pracy u innych firm bez właściwej umowy dotyczącej pracy tymczasowej. Chodzi także o korzystanie z pracy cudzoziemców przez firmy, które nie są agencjami pracy tymczasowej. Sankcje dla tych, którzy omijają przepisy dotyczące pracy tymczasowej, mają na celu skuteczniejsze zwalczanie procederu „przerzucania” cudzoziemców między różnymi podmiotami. Tego rodzaju działania prowadzą do tworzenia fałszywych powiązań, które utrudniają identyfikację osób faktycznie odpowiedzialnych za zatrudnianie cudzoziemców. W efekcie takie praktyki mogą ograniczać efektywność kontroli nad legalnością zatrudnienia cudzoziemców i uniemożliwiać ukaranie osób dopuszczających się nadużyć w tym zakresie. Grzywna za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców powinna być ustalana w zależności od liczby osób, którym powierzono pracę, przy czym minimalna kwota wynosi 3000 zł za każdego cudzoziemca. Takie podejście ma na celu zwiększenie surowości kar dla firm, które zatrudniają dużą liczbę cudzoziemców niezgodnie z prawem, szczególnie tych, które opierają swoją działalność na nielegalnym zatrudnieniu. Ustawa przewiduje podobne zasady wymierzania kar dla innych wykroczeń, jak kierowanie cudzoziemców do pracy w sposób niezgodny z przepisami dotyczącymi pracy tymczasowej.

Podmiot zatrudniający cudzoziemca bez ważnej wizy lub dokumentu pobytowego nie będzie ukarany, jeśli spełni następujące warunki:

1) dopełnił obowiązków żądania od cudzoziemca przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i przechowywał kopie tych dokumentów przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca oraz okres 2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny będący podstawą zatrudnienia cudzoziemca uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że wiedział, iż dokument pobytowy cudzoziemca jest podrobiony,

2) zgłosił zatrudnionego cudzoziemca do ubezpieczeń społecznych, jeśli taki obowiązek wynika z przepisów.

Środki z grzywien nałożonych zgodnie z przepisami zasilają Fundusz Pracy. Sąd przekazuje wyegzekwowane grzywny powiatowym urzędom pracy na ich specjalne konta bankowe, zgodnie z zasadami wykonywania budżetu państwa. Rozstrzyganie spraw o wykroczenia odbywa się zgodnie z Kodeksem postępowania w sprawach o wykroczenia.

Kary przewidziane w ustawie o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej

Rozdział XIV. Zmiany w wizach

Ustawa o powierzeniu pracy cudzoziemcom wprowadza zmiany w ustawie o cudzoziemcach. Przewidują one zasady pierwszeństwa w rozpatrywaniu wniosków wizowych i wniosków o jednolite zezwolenia na pobyt czasowy i pracę (tzw. fast-track). Nowelizacja ustawy o cudzoziemcach wprowadza nowe zasady dotyczące priorytetowego rozpatrywania wniosków wizowych związanych z pracą. Konsul będzie nadawał pierwszeństwo w rozpatrywaniu wniosków dwóm grupom cudzoziemców, tj.:

• cudzoziemcom pracującym dla kluczowych firm; pierwszeństwo będą mieli cudzoziemcy zatrudnieni przez przedsiębiorstwa, które są uznawane za kluczowe dla polskiej gospodarki. Te firmy znajdują się na specjalnej liście, wskazującej ich istotne znaczenie dla ekonomii kraju;

• cudzoziemcom w zawodach z niedoborem kadrowym; priorytetowo będą traktowane wnioski osób wykonujących zawody, które są obecnie w Polsce deficytowe. Zawody te są wymienione na liście profesji, gdzie występują braki kadrowe.

Obie te grupy cudzoziemców będą traktowane z równym priorytetem, co oznacza, że ich wnioski zostaną rozpatrzone szybciej niż innych osób. Ważne jest jednak, że zasady te dotyczą jedynie kolejności rozpatrywania wniosków, a nie samego procesu rezerwacji spotkań wizowych. Rezerwacja spotkania wizowego często jest najdłużej trwającym etapem w procesie ubiegania się o wizę i nie jest objęta tymi zmianami. W praktyce, choć wnioski wizowe mogą być rozpatrywane szybciej dla uprzywilejowanych grup, cudzoziemcy nadal mogą napotkać opóźnienia związane z samą rezerwacją terminu spotkania w konsulacie. To pokazuje, że mimo wprowadzenia szybkiego trybu rozpatrywania wniosków, cały proces uzyskiwania wizy może być wymagający i czasochłonny.

Nowe regulacje wprowadzają także priorytety w rozpatrywaniu wniosków o jednolite zezwolenia na pobyt czasowy i pracę. Zasady te będą analogiczne do tych stosowanych przy zezwoleniach na pracę dla cudzoziemców zatrudnionych przez polskie firmy, które zostały opisane wcześniej.

Rozdział XV. Zmiana zasad zatrudniania wysoko wykwalifikowanych cudzoziemców (tzw. Blue Card)

Dopełnieniem reformy zasad zatrudniania cudzoziemców jest ustawa z 24 kwietnia 2025 r. o zmianie ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw, która dokonuje wdrożenia do polskiego systemu prawnego dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1883 z 20 października 2021 r. w sprawie warunków wjazdu i pobytu obywateli państw trzecich w celu zatrudnienia w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji oraz uchylenia dyrektywy Rady 2009/50/WE, wprowadzająca fundamentalne zmiany w funkcjonowaniu EU Blue Card. Jej przepisy weszły w życie od 1 czerwca 2025 r.

Kluczową zmianą, jaką przewiduje ta nowelizacja, jest brak wskazania pracodawcy w treści decyzji o zezwoleniu na pobyt czasowy w celu pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji (tzw. Blue Card). Jest to rewolucyjna zmiana dla tej grupy cudzoziemców, gdyż dotychczas zezwolenia wiązały posiadacza Blue Card z konkretnym pracodawcą. Nowe przepisy zwiększą mobilność wysoko wykwalifikowanych cudzoziemców na rynku pracy w Polsce. Dodatkowo ustawa wprowadza ułatwienia w zakresie mobilności wewnątrz Unii Europejskiej dla posiadaczy Blue Card oraz przewiduje szerokie prawo do łączenia rodzin i mobilność dla członków rodzin posiadaczy karty.

Ustawa o Blue Card zakłada rozpatrywanie wniosków o to zezwolenie w ciągu 30 dni, z możliwością jednokrotnego przedłużenia postępowania o kolejne 30 dni. Przy założeniu, że wojewodowie będą w stanie sprostać temu wymogowi, zmiana ta znacząco przyspieszy proces zatrudniania wysoko wykwalifikowanych specjalistów z państw trzecich, co może być szczególnie istotne dla sektorów borykających się z brakami kadrowymi, np. IT czy medycyny.

Rozdział XVI. Zmiany w systemie wizowym i dostępie studentów do polskiego systemu edukacji i zatrudnienia

Kolejną istotną regulacją, która dotyczy reformy zatrudniania cudzoziemców w Polsce jest ustawa z 4 kwietnia 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej.

Ustawa ta wprowadza reformę systemu wydawania wiz krajowych w zakresie odbycia studiów oraz zezwoleń na pobyt czasowy w celu kształcenia się na studiach. Zgodnie z tą nowelizacją kandydaci na studentów będą musieli:

• przedstawić dokumenty poświadczające wykształcenie uznane przez Dyrektora Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej (NAWA),

• wykazać znajomość języka wykładowego na poziomie min. B2,

• zdać egzaminy wstępne lub przejść rozmowę kwalifikacyjną.

Dodatkowo ustawa przewiduje rozwiązania pozwalające na koordynację między konsulem, uczelnią i służbami w celu weryfikacji rzeczywistych zamiarów edukacyjnych cudzoziemców.

Szczególnie istotnym elementem ustawy jest wprowadzenie limitu liczby cudzoziemców studiujących na danej uczelni. Odsetek studentów zagranicznych nie będzie mógł przekroczyć 50% ogólnej liczby studentów w danej szkole wyższej. Jeżeli uczelnia będzie miała więcej niż połowę obcokrajowców wśród studentów, będzie musiała wstrzymać rekrutację cudzoziemców do czasu, aż proporcja spadnie poniżej progu 50%.

Mimo zaostrzenia przepisów dotyczących studentów zagranicznych wskazana ustawa ma utrzymać zwolnienie studentów z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę. Studenci nadal będą mogli pracować bez dodatkowych formalności na podstawie ważnej wizy lub karty pobytu wydanej na studia.

Ponadto omawiana ustawa przewiduje ograniczenia w zmianach celu pobytu cudzoziemca. Chodzi o wieloletnią praktykę wykorzystywania wiz wydanych przez inne państwa strefy Schengen jako „furtki” do polskiego rynku pracy.

Cudzoziemiec otrzymywał wizę np. od władz łotewskich czy bułgarskich, następnie przyjeżdżał do Polski i bez większych przeszkód składał wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę. To rozwiązanie było szczególnie atrakcyjne dla obywateli krajów wysokiego ryzyka migracyjnego: Bangladeszu, Indii, Pakistanu, Nigerii, Kenii czy Uzbekistanu – gdzie od lat występował duży problem z uzyskaniem polskich wiz.

Omawiane przepisy mają definitywnie zakończyć tę praktykę. Cudzoziemcy posiadający wizy innych państw Schengen zostaną pozbawieni możliwości składania wniosków o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę w Polsce. To oznacza konieczność całkowitej przebudowy strategii rekrutacyjnych przez firmy oraz agencje zatrudnienia. Po zmianie przepisów każdy cudzoziemski kandydat do pracy będzie musiał przejść pełną, wieloetapową procedurę legalizacji pobytu i pracy jeszcze przed przyjazdem do Polski. To praktycznie zamyka możliwość sprowadzania pracowników z krajów postrzeganych jako ryzykowne w elastyczny sposób.

Wskazane zmiany weszły w życie od 1 czerwca 2025 r.

Przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców

Podstawa prawna opracowania:

• art. 94 pkt 9a ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 277)

• art. 2–24, art. 26–27, art. 30–66, art. 68–73, art. 80, art. 84–86, art. 96, art. 114 ustawy z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2025 r. poz. 621)

• art. 26 ustawy z 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. z 2025 r. poz. 620)

• art. 1, art. 23 ustawy z 24 kwietnia 2025 r. o zmianie ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2025 r. poz. 619)

• art. 6, art. 39 ustawy z 4 kwietnia 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2025 r. poz. 622)

• art. 7, art. 7b, art. 8 ustawy z 7 października 1999 r. o języku polskim (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 1556, ost. zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 622)

• art. 7 ustawy z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 236)

• art. 60 ust. 1 ustawy z 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 769, ost. zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 622)

• art. 2–3 ustawy z 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 1745; ost. zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 621)

• art. 6 ust. 1 lit. c oraz lit. e rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE L z 2016 r. Nr 119, str. 1; ost. zm. Dz.Urz. UE L z 2021 r. Nr 74, str. 35)

O Autorce

O Autorce

Dr Paulina Sołtys – ekspertka w dziedzinie prawa pracy, posiadająca tytuł doktora nauk prawnych oraz uprawnienia radcy prawnego, zarejestrowana na liście radców prawnych przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Krakowie; jest autorką licznych publikacji naukowych i praktycznych dotyczących prawa pracy oraz kwestii związanych z zatrudnianiem cudzoziemców; prowadzi również profesjonalne szkolenia, które obejmują tematy takie jak prawo pracy, wynagrodzenia i zatrudnianie cudzoziemców.