Książki 14/2025 z 08.08.2025 [dodatek: Książki]

Książka aktualna

na dzień 08.05.2026

Od 1 stycznia 2026 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi: 4 806 zł brutto miesięcznie

Jak optymalizować koszty zatrudnienia. Poradnik dla pracodawców

Wstęp

Działania skoncentrowane na obniżeniu wydatków związanych z zatrudnieniem są uznawane za optymalizację kosztów z tym związanych. Ma to szczególne znaczenie w okresach, kiedy podmioty zatrudniające poszukują rozwiązań, które pozwolą im przetrwać w trudniejszej biznesowo rzeczywistości. Towarzyszy temu przede wszystkim wybór najkorzystniejszej formy współpracy lub jej zmiana, ale też możliwość czasowego ograniczenia uprawnień osób już zatrudnionych (m.in. przez zawieszenie przepisów wewnątrzzakładowych) czy korzystania z pracowników zewnętrznych (najczęściej w ramach pracy tymczasowej lub outsourcingu).

Podmiot zatrudniający może w każdym czasie optymalizować koszty zatrudnienia. Najczęściej jednak dochodzi do tego w sytuacji wystąpienia niekorzystnych trendów rynkowych. Przedsiębiorca powinien podejmować takie działania restrukturyzacyjne kosztów zatrudnienia, które pomogą przetrwać jego firmie w trudnych czasach. Zwykle bierze się wówczas pod uwagę zatrudnianie na podstawie umów cywilnoprawnych – zlecenia i o dzieło.

Alternatywą dla zatrudnienia w ramach stosunku pracy osób zarządzających lub kierujących zakładem pracy może być kontrakt menedżerski np. w formie umowy cywilno­prawnej w ramach działalności gospodarczej prowadzonej przez te osoby lub poza tą działalnością.

Innym sposobem na ograniczenie kosztów pracy jest możliwość skorzystania ze stażystów z urzędu pracy, praktykantów czy pracowników tymczasowych. Od 1 czerwca 2025 r. obowiązują zmiany w zakresie zatrudniania tych osób.

1. Umowy cywilnoprawne

Umowy cywilnoprawne nadal są najbardziej opłacalną formą zatrudnienia dla podmiotów powierzających pracę. Do najczęściej zawieranych umów cywilnoprawnych należą: umowa zlecenia, umowa agencyjna, umowa o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia (np. kontrakt menedżerski), a także umowa o dzieło. Ponieważ są to pozapracownicze (i jednocześnie bardzo elastyczne) formy zatrudnienia, osobom wykonującym pracę na tej podstawie nie przysługują uprawnienia pracownicze, tj. m.in. urlop wypoczynkowy, rekompensata za pracę nadliczbową i w porze nocnej, wynagrodzenie za przestój, odprawa czy uprawnienia w zakresie równego traktowania w zatrudnieniu. Nie jest też sztywno sformalizowana forma prowadzenia dokumentacji związanej z zatrudnieniem cywilnoprawnym, z wyjątkiem konieczności gromadzenia dokumentów potwierdzających, że z tytułu wykonywania umowy zlecenia lub o świadczenie usług zleceniodawca zapewnił minimalną stawkę godzinową.

Atrakcyjność umów cywilnoprawnych wynika przede wszystkim z niższych kosztów zatrudnienia na tej podstawie oraz możliwości łatwiejszego zakończenia takiej współpracy.

Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby osobie zatrudnionej zapewnić w takiej umowie prawo do dodatkowych świadczeń, jak np. premie, dodatki, inne gratyfikacje, odprawy czy dodatkowe dni wolne. Te kwestie powinny jednak regulować wprost postanowienia umowy i dopiero wówczas przywileje te będą mogły być skutecznie dochodzone przez zleceniobiorcę.

Podejmując decyzję o nawiązaniu współpracy na podstawie umowy cywilnoprawnej, należy w pierwszej kolejności ocenić, czy powierzona praca nie będzie miała cech charakterystycznych dla stosunku pracy, tzn. czy nie będzie:

• wykonywana:

– na rzecz pracodawcy,

– pod kierownictwem pracodawcy,

– w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę;

• miała charakteru wyłącznie odpłatnego.

Jeżeli wszystkie ww. warunki zostaną łącznie spełnione, będzie to zatrudnienie na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy. Nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu wskazanych warunków wykonywania pracy (art. 22 § 1–1² Kodeksu pracy). Zawarcie umowy cywilnoprawnej w warunkach właściwych dla stosunku pracy jest wykroczeniem zagrożonym grzywną od 1000 zł do 30 000 zł. Sankcję w tym zakresie ponosi pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu (art. 281 pkt 1 Kodeksu pracy).

1.1. Obowiązki w zakresie bhp

Podmiot zlecający pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej ma obowiązek zapewnienia osobom zatrudnionym w ten sposób bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, jeżeli wykonują pracę w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez przedsiębiorcę (art. 304 § 1 Kodeksu pracy). Zatem taki podmiot musi zapewnić warunki gwarantujące ochronę życia i zdrowia zatrudnionych osób zagrożonych w procesie pracy, a także bezpieczne i higieniczne warunki pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki osobom świadczącym pracę na podstawie umowy zlecenia. Osoba zatrudniona w ramach umowy cywilnoprawnej nie musi być w każdym przypadku kierowana na badania lekarskie. Obowiązujące przepisy nie nakazują bowiem wprost takiej praktyki, ale podmiot powierzający pracę może zdecydować, czy rodzaj wykonywanych przez te osoby prac oraz skala zagrożeń występująca przy wykonywaniu danych czynności wskazywałyby na celowość dopuszczania do pracy wyłącznie osób z odpowiednim stanem zdrowia.

W wyroku z 2 grudnia 2003 r. (III CK 430/03, OSNC 2005/1/100) Sąd Najwyższy uznał, że:

Zalecane jest także przeszkolenie w zakresie bhp osób wykonujących umowy cywilnoprawne. Powinien je przeprowadzić podmiot zatrudniający. Natomiast w przypadku wymogu posiadania badań lekarskich dopuszczających do wykonywania pracy koszty tych badań osoby zatrudnione mogą ponosić we własnym zakresie. Aby nie było wątpliwości, strony powinny to uregulować w umowie będącej podstawą wykonywania pracy. Ponadto jeżeli z charakteru powierzonej pracy wynika, że konieczne jest używanie odzieży czy obuwia ochronnego, jak również innych środków ochrony indywidualnej, a także zapewnienie napojów i posiłków profilaktycznych, podmiot zatrudniający powinien je zagwarantować.

1.2. Umowa zlecenia

Umowa zlecenia jest uregulowana w Kodeksie cywilnym (art. 734–751 Kodeksu cywilnego). Zawierając ten rodzaj umowy, przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie (art. 734 § 1 Kodeksu cywilnego), np. zawarcia umowy w imieniu zleceniodawcy czy jego reprezentacji przed organem państwowym. Najczęściej w obrocie prawnym zawierane są umowy o świadczenie usług (wykonywanie czynności faktycznych), do których zastosowanie mają przepisy o zleceniu (art. 750 Kodeksu cywilnego). Do takich czynności należą często proste prace, np. konserwacja, naprawa czy sprzątanie.

Umowa zlecenia jest uważana za umowę starannego działania. Celem tej umowy jest wykonywanie określonych czynności, które nie muszą zmierzać do osiągnięcia rezultatu. W zobowiązaniach starannego działania podjęcie przez zleceniobiorcę wymaganych czynności przy zachowaniu wiążącego go stopnia staranności oznacza, że wykonał swoje zobowiązanie, mimo iż nie osiągnięto określonego celu umowy (wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 21 listopada 2019 r., III AUa 2290/18). Osiągnięcie okreś­lonego celu jest charakterystyczne dla umowy o dzieło.

Nie ma szczególnej formy, w jakiej (dla swej ważności) umowa zlecenia powinna zostać zawarta. Zatem może być nawiązana tylko przez czynność dopuszczającą do jej wykonywania, np. ustnie. Jednak do celów dowodowych oraz egzekwowania wzajemnych praw i obowiązków stron (zwłaszcza jeżeli strony umówiły się na niestandardowe działania) zalecane jest, aby została sporządzona na piśmie.

Wzór 1. Umowa zlecenia

Rozwiązanie umowy zlecenia jest stosunkowo proste i może nastąpić w wyniku zakończenia okresu wykonywania pracy, dla której umowa została zawarta, czy przez wypowiedzenie, które z woli stron może trwać przez określony czas, np. kilka tygodni. Nie można zrzec się z góry uprawnienia do wypowiedzenia zlecenia z ważnych powodów. Zleceniodawca, tak jak i zleceniobiorca, może wypowiedzieć zlecenie w każdym czasie.

Jeżeli wypowiedzenia dokonuje zleceniodawca – powinien zwrócić zleceniobiorcy wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia. Natomiast w sytuacji odpłatnego zlecenia ma obowiązek wypłacić zleceniobiorcy część wynagrodzenia odpowiadającą jego dotychczasowym czynnościom, a jeżeli wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, powinien także naprawić szkodę.

W razie wypowiedzenia przez zleceniobiorcę, bez ważnego powodu, w sytuacji gdy zlecenie jest odpłatne – zleceniobiorca jest odpowiedzialny za szkodę.

Rozwiązanie zlecenia jest też możliwe za porozumieniem stron w terminie uzgodnionym przez strony.

Tak jak przy zawieraniu umowy zlecenia jej skuteczne rozwiązanie czy wypowiedzenie nie wymaga zachowania szczególnej formy. O ile w przypadku upływu okresu, do którego umowa miała trwać, nie jest wymagany żaden dokument, o tyle przy jej wypowiadaniu lub rozwiązaniu rekomenduje się jego utworzenie do celów dowodowych. Rozwiązanie czy wypowiedzenie to oświadczenie woli. Oświadczenie, które ma być złożone innej osobie, jest złożone wówczas, gdy doszło do niego w taki sposób, że osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią. Odwołanie takiego oświadczenia jest skuteczne, jeżeli doszło do niego jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej. Oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, aby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią (art. 61 Kodeksu cywilnego).

Wzór 2. Wypowiedzenie umowy zlecenia

1.3. Wynagrodzenie dla zleceniobiorcy

Z tytułu wykonania umowy zlecenia zleceniobiorcy przysługuje wynagrodzenie, chyba że strony wprost postanowią o braku odpłatności w treści umowy lub będzie to wynikało z okoliczności towarzyszących przy jej zawieraniu. Do celów dowodowych zobowiązanie zleceniobiorcy do nieodpłatnego wykonywania pracy powinna zawierać umowa. W przypadku odpłatnych umów zlecenia i o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu, wysokość wynagrodzenia nie może być niższa niż minimalna stawka za godzinę. Stawka ta w 2025 r. wynosi 30,50 zł brutto.

Stawka musi mieć formę pieniężną i zleceniobiorca nie ma możliwości zrzeczenia się do niej prawa ani przeniesienia tego prawa na inną osobę. Jeżeli umowa jest zawarta na okres dłuższy niż 1 miesiąc, wynagrodzenie w wysokości wynikającej z minimalnej stawki godzinowej zleceniobiorca musi otrzymać co najmniej raz w miesiącu (art. 8a ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę), a zatem:

• wynagrodzenie przekraczające minimalną stawkę godzinową może zostać wypłacone w innej formie niż pieniężna (np. w postaci towarów lub usług),

• zleceniobiorca może zrzec się wynagrodzenia powyżej stawki minimalnej lub przenieść prawo do nadwyżki na inną osobę.

Do zadań zleceniodawcy należy dokumentowanie wywiązania się z obowiązku zapewnienia zleceniobiorcy minimalnej stawki godzinowej. Przez okres 3 lat od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne, zleceniodawca przechowuje dokumenty określające sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług oraz dokumenty potwierdzające liczbę godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług (art. 8c ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę).

Prawa do minimalnej stawki godzinowej nie mają m.in. osoby fizyczne zatrudnione na podstawie umów zlecenia oraz samozatrudnieni, jeżeli zostaną spełnione poniższe warunki:

• o miejscu i czasie wykonania zlecenia lub świadczenia usług decyduje przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi oraz

• przyjmującemu zlecenie lub świadczącemu usługi przysługuje wyłącznie wynagrodzenie prowizyjne.

Przez wynagrodzenie prowizyjne, do którego nie mają zastosowania przepisy ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę w zakresie obowiązku zapewnienia minimalnej stawki godzinowej, należy rozumieć wynagrodzenie uzależnione od wyników:

• uzyskanych przez przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi w ramach wykonania zlecenia lub świadczenia usług bądź

• działalności przedsiębiorcy albo innej jednostki organizacyjnej, na rzecz których jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi

– takich jak liczba zawartych umów, ich wartość, sprzedaż, obrót, pozyskane zlecenia, wykonane usługi lub uzyskane należności.

1.4. Składki ZUS i podatek od wynagrodzenia zleceniobiorcy

Z tytułu zawarcia umowy zlecenia zleceniobiorca może podlegać ubezpieczeniom w ZUS obowiązkowo lub dobrowolnie albo wcale nie będzie do nich zgłoszony.

Tabela 1. Warunki obejmowania zleceniobiorcy ubezpieczeniami w ZUS

Najbardziej atrakcyjne pod względem opłacalności w zakresie kosztów jest zawieranie zleceń z osobami, które:

• mają inny jednocześnie trwający tytuł do ubezpieczeń społecznych oraz

• uzyskują z tego tytułu co do zasady przychody podlegające oskładkowaniu na obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne i rentowe przynajmniej w wysokości minimalnej płacy – wówczas z zawartej umowy podlegają tylko obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu – albo

• są uczniami lub studentami w wieku do 26 lat.

Kosztem dla podmiotu zatrudniającego jest w takim przypadku wyłącznie kwota brutto wynagrodzenia. Zatrudnianie emerytów czy rencistów co do zasady nie wpływa na oszczędności w kosztach zatrudnienia, jeżeli osoby te nie mają innych równolegle trwających tytułów do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, o których była mowa wyżej. W przypadku zawarcia z emerytem (rencistą) umowy zlecenia, która stanowi dla niego jedyny przychód, podlega on obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym (z wyjątkiem ubezpieczenia chorobowego, które jest dobrowolne i stanowi obciążenie dla osoby zatrudnionej) i ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Wyjątkiem są aktywni zawodowo emeryci od ukończenia powszechnego wieku emerytalnego, którzy nie pobierają świadczenia mimo nabycia do niego prawa. Osobom tym przysługuje zwolnienie z podatku przychodów osiąganych m.in. z umów zlecenia do kwoty nieprzekraczającej rocznie 85 528 zł, pod warunkiem podlegania z tytułu uzyskania tych przychodów ubezpieczeniom społecznym w rozumieniu ustawy systemowej. Podleganie tym ubezpieczeniom może być obowiązkowe albo dobrowolne. Oszczędnością podmiotu zatrudniającego jest w tym przypadku możliwość wypłaty wyższego wynagrodzenia przy zachowaniu dotychczasowej kwoty brutto, a także pozostałych kosztów wynagrodzenia (składek na ubezpieczenia społeczne i fundusze pozaubezpieczeniowe). Istotna jest tu informacja o takiej możliwości skierowana do tej grupy podatników. Ze zwolnienia przychodów z podatku do rocznej kwoty wynoszącej 85 528 zł mogą korzystać (oprócz wymienionych wcześniej podatników do 26 lat) również inne grupy osób zatrudnionych, tj.:

• przenoszący miejsce zamieszkania do Polski,

• wychowujący co najmniej 4 dzieci.

W przypadku gdy podatnicy z ww. grup (z wyjątkiem 26-latków) będą zainteresowani korzystaniem ze zwolnienia przychodów z podatku, muszą złożyć wniosek płatnikowi podatku. Powstaje tu analogiczna opcja czasowej oszczędności jak w przypadku aktywnych zawodowo seniorów.

Rodzajem preferencji podwyższającym wysokość wynagrodzenia bez podwyżki i stanowiącym rodzaj okresowej oszczędności w przypadku podmiotów, których nie stać w danej chwili na podwyższenie wynagrodzeń, jest skierowanie do osób zatrudnionych propozycji skorzystania z kwoty zmniejszającej podatek. Z tego rozwiązania mogą też korzystać m.in. zleceniobiorcy, a także wykonawcy umowy o dzieło.

Zastosowanie przez płatnika miesięcznej kwoty zmniejszającej podatek, wynoszącej 300 zł miesięcznie (3600 zł rocznie), jest możliwe wyłącznie na podstawie oświadczenia złożonego przez podatnika. Oświadczenie płatnik uwzględni najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym je otrzymał.

Wzór 3. Oświadczenie podatnika składane płatnikowi w sprawie pomniejszenia podatku o kwotę zmniejszającą

Kwota zmniejszająca podatek może być zastosowana wyłącznie do dochodów opodatkowanych według skali podatkowej.

Tabela 2. Skala podatkowa obowiązująca w 2025 r.

Omawiana preferencja obejmuje przychody:

• ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy;

• z osobiście wykonywanej działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej, oświatowej i publicystycznej, w tym z tytułu udziału w konkursach z dziedziny nauki, kultury i sztuki oraz dziennikarstwa, z tytułu udziału w badaniach i eksperymentach prowadzonych przez podmioty tworzące system szkolnictwa wyższego i nauki, jak również przychody z uprawiania sportu, stypendia sportowe przyznawane na podstawie odrębnych przepisów oraz przychody sędziów z tytułu prowadzenia zawodów sportowych;

• z działalności polskich arbitrów uczestniczących w procesach arbitrażowych z partnerami zagranicznymi;

• otrzymywane przez osoby wykonujące czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich, bez względu na sposób powoływania tych osób, nie wyłączając odszkodowania za utracony zarobek;

• osób, którym organ władzy lub administracji państwowej albo samorządowej, sąd lub prokurator, na podstawie właściwych przepisów, zlecił wykonanie określonych czynności, a zwłaszcza przychody biegłych w postępowaniu sądowym, dochodzeniowym i administracyjnym oraz płatników i inkasentów należności publicznoprawnych, a także przychody z tytułu udziału w komisjach powoływanych przez organy władzy lub administracji państwowej albo samorządowej;

• otrzymywane przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych;

• otrzymywane przez członków Rady Mediów Narodowych;

• z tytułu wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło – z wyjątkiem przychodów uzyskanych na podstawie umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej;

• uzyskane na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze, w tym przychody z tego rodzaju umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej;

• z praw majątkowych, za które uważa się w szczególności przychody z praw autorskich i praw pokrewnych w rozumieniu odrębnych przepisów, praw do projektów wynalazczych, praw do topografii układów scalonych, znaków towarowych i wzorów zdobniczych, w tym również z odpłatnego zbycia tych praw;

• będące świadczeniami pieniężnymi wypłacanymi z tytułu odbywania praktyk absolwenckich, o których mowa w ustawie z 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich, lub odbywania stażu uczniowskiego, o którym mowa w art. 121a ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe.

Oświadczenie o stosowaniu miesięcznego pomniejszenia podatku podatnik może złożyć nie więcej niż trzem płatnikom. Takie uprawnienie ma także podatnik, który uzyskuje od tego samego podmiotu przychody z różnych źródeł, np. zawarł umowę o pracę i jednocześnie na rzecz tego samego podmiotu wykonuje umowę o dzieło lub zlecenia.

W przypadku podatnika uzyskującego w danym miesiącu przychody od więcej niż jednego płatnika złożenie oświadczenia o stosowaniu pomniejszenia podatku jest możliwe, jeżeli:

• łączna kwota pomniejszenia stosowana przez wszystkich płatników w tym miesiącu nie przekracza kwoty stanowiącej 1/12 kwoty zmniejszającej podatek (300 zł) oraz

• w roku podatkowym podatnik za pośrednictwem płatnika nie skorzystał w pełnej wysokości z pomniejszenia kwoty zmniejszającej podatek, w tym również gdy złożył wniosek o niepobieranie zaliczek w danym roku podatkowym (jeżeli przewiduje, że uzyskane przez niego dochody podlegające opodatkowaniu na zasadach ogólnych – według skali podatkowej, nie przekroczą w roku podatkowym kwoty 30 000 zł).

W oświadczeniu podatnik wskazuje, że płatnik jest uprawniony do pomniejszenia zaliczki o kwotę stanowiącą pełne miesięczne pomniejszenie (300 zł) lub jego część (150 zł lub 100 zł). Jak już wcześniej wspomniano, w przypadku gdy podatnik uzyskuje od tego samego płatnika przychody z różnych tytułów, płatnik stosuje do tych przychodów zmniejszenie podatku. Łączna kwota zmniejszenia zastosowana w danym miesiącu przez płatnika nie może przekroczyć kwoty wskazanej w oświadczeniu i nie może być łącznie wyższa niż 300 zł.

Tabela 3. Wysokość kwoty zmniejszającej podatek w 2025 r.

W zakresie oskładkowania przychodów z umowy zlecenia zasadniczo nie ma wyłączeń. Wyjątek stanowią przychody wymienione w § 2 w zw. z § 5 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, tj. m.in. świadczenia bhp, ekwiwalenty pieniężne za używanie własnych narzędzi lub sprzętu, diety z tytułu podróży służbowej, a także inne niż ww. przychody uzyskiwane przez osoby, które nie ukończyły 26 lat.

Przychody z umowy zlecenia co do zasady podlegają opodatkowaniu. Wyjątek stanowią niektóre świadczenia wymienione w art. 21 ust. 1 ustawy o pdof, w tym przychody uzyskiwane przez ww. osoby, a także przenoszące miejsce zamieszkania do Polski, wychowujące co najmniej 4 dzieci oraz od ukończenia powszechnego wieku emerytalnego i niepobierające emerytury – w łącznej wysokości nieprzekraczającej rocznie 85 528 zł.

Tabela 4. Porównanie kosztów wynagrodzeń zleceniobiorców (bez uwzględniania: wpłat na PPK, kwoty zmniejszającej podatek i preferencji dla podatników zwolnionych z podatku innych niż w wieku do 26 lat)

* Do obliczeń przyjęto składkę wypadkową w wysokości 0,93%.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby umowa zlecenia została zawarta przez pracodawcę z własnym pracownikiem. Warunkiem uznania takiego działania za prawidłowe jest jednak to, aby czynności wykonywane na podstawie umowy zlecenia nie pokrywały się z tymi, które pracownik realizuje w ramach stosunku pracy. Tak zawarta umowa zlecenia podlega jednak obowiązkowemu oskładkowaniu w pełnym zakresie, a to oznacza, że obowiązkowe staje się również ubezpieczenie chorobowe. Korzyścią dla pracodawcy zawierającego zlecenie z własnym pracownikiem jest to, że wynagrodzenie z tej umowy nie jest wliczane do podstawy wymiaru należności pracowniczych, np. wynagrodzenia urlopowego, ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, odpraw i odszkodowań.

Wynagrodzenie za wykonanie zlecenia jest jednak wliczane do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych.

1.5. Kontrakt menedżerski

Alternatywą dla zatrudnienia w ramach stosunku pracy osób zarządzających lub kierujących zakładem pracy może być kontrakt menedżerski np. w formie umowy cywilnoprawnej w ramach działalności gospodarczej prowadzonej przez te osoby lub poza tą działalnością. Jest to elastyczna formuła zatrudnienia, będąca pewną oszczędnością dla powierzającego pracę i jednocześnie stwarzająca możliwość pełniejszego wykorzystania potencjału takich osób. Ponadto daje to więcej opcji ich dyscyplinowania, co jest ograniczone w ramach stosunku pracy. Istotą kontraktu jest zarządzanie przedsiębiorstwem przez wykwalifikowanego menedżera w imieniu oraz na rzecz i ryzyko podmiotu zatrudniającego.

1.6. Forma kontraktu

Kontrakt menedżerski jest umową nienazwaną, co oznacza, że przepisy nie regulują wprost tej formy powierzenia pracy. Jednak zastosowanie mają do niej odpowiednio regulacje dotyczące umowy zlecenia (art. 750 Kodeksu cywilnego). Jest to umowa starannego działania, a więc zarządca nie zobowiązuje się do uzyskania konkretnego efektu w wyniku podjętych działań, lecz ma dołożyć wszelkich starań przy wykonywaniu powierzonych mu zadań. Zasadniczo prowadzi on bowiem sprawy podmiotu, w którym jest zatrudniony, i reprezentuje go na zewnątrz. Celem podstawowym kontraktu jest w szczególności podniesienie efektywności zarządzania, restrukturyzacja podmiotu czy zwiększenie jego wartości.

Na obowiązki stron kontraktu wpływa charakter pracy powierzonej menedżerowi. Należą do nich w szczególności:

• ścisłe współdziałanie menedżera z organami podmiotu, na rzecz którego praca jest wykonywana,

• zapewnienie menedżerowi dostępu do niezbędnych dokumentów, środków, narzędzi itp.,

• zapewnienie menedżerowi odpowiednich warunków bhp,

• wypłata wynagrodzenia.

Przepisy nie wymagają zachowania szczególnej formy kontraktu menedżerskiego. Biorąc jednak pod uwagę cel kontraktu i zakres obowiązków zarządcy, wymagania i oczekiwania stron, rekomenduje się sporządzenie go w formie pisemnej. Kontrakt powinien zawierać, oprócz daty jego sporządzenia i określenia jego stron, w szczególności:

• obowiązki menedżera, w tym związane z prowadzeniem spraw podmiotu, wprowadzeniem zmian i usprawnień, dotyczące zakazu konkurencji i zakresu tajemnicy obowiązujących menedżera,

• wynagrodzenie,

• zasady oceny pracy menedżera, w tym jej wyników,

• czas trwania umowy,

• przesłanki rozwiązania umowy przed terminem, na jaki została zawarta, w tym związane z tym ewentualne odszkodowanie.

Kontrakt nie pozwala zarządcy na podejmowanie wszystkich działań niezależnie od organów zarządzających danym podmiotem. Warto zatem określić w umowie, w jakim obszarze jest to możliwe, a gdzie będzie wymagana zgoda tych organów.

Wzór 4. Kontrakt menedżerski

Tak jak w przypadku zleceniobiorców i przedsiębiorców niezatrudniających pracowników ani zleceniobiorców do menedżerów należy stosować przepisy o minimalnym wynagrodzeniu gwarantowanym za każdą przepracowaną godzinę (w 2025 r. – 30,50 zł brutto) (art. 8a ust. 1 w zw. z art. 1 pkt 1b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę).

Podstawą odpowiedzialności wynikającej z kontraktu menedżerskiego są przepisy Kodeksu cywilnego. W tym przypadku chodzi przede wszystkim o odpowiedzialność za wyrządzenie szkody wskutek popełnienia czynu niedozwolonego lub niewykonania albo nienależytego wykonania zobowiązania. Menedżer odpowiada całym swoim majątkiem za faktycznie poniesione straty oraz utracone przez przedsiębiorstwo korzyści, które zostałyby osiągnięte przy zachowaniu należytej staranności w realizowaniu przedmiotu kontraktu.

1.7. Obowiązek ubezpieczeń społecznych kontraktu menedżerskiego

Umowa kontraktu menedżerskiego, która ma charakter umowy zlecenia, powoduje obowiązek ubezpieczeń, jaki powstaje przy umowie zlecenia. Zatem osoba realizująca tę umowę podlega ubezpieczeniom społecznym na takich samych zasadach jak zleceniobiorca. Według organu rentowego umowa kontraktu menedżerskiego zawarta z przedsiębiorcą jest traktowana jako tytuł do ubezpieczeń społecznych, a nie jak umowa wykonywana w ramach działalności gospodarczej.

W interpretacji indywidualnej z 24 lutego 2017 r. (WPI/200000/43/238/2017) ZUS uznał, że:

W uchwale z 17 czerwca 2015 r. (III UZP 2/15, OSNP 2015/12/163) Sąd Najwyższy uznał, że tytułem do podlegania ubezpieczeniom społecznym przez członka zarządu spółki akcyjnej, który zawarł z tą spółką umowę o świadczenie usług w zakresie zarządzania w ramach prowadzonej przez siebie pozarolniczej działalności gospodarczej, jest umowa o świadczenie usług (art. 6 ust. 1 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Sąd Najwyższy nadał uchwale moc zasady prawnej, a przedstawiona w niej wykładnia wiąże od dnia podjęcia uchwały. SN stwierdził w powołanej uchwale, że skoro umowa, której przedmiotem jest świadczenie usług, najbardziej odpowiada faktycznym czynnościom wykonywanym przez usługodawcę na rzecz spółki kapitałowej, to ta właśnie umowa, a nie prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej przez członka zarządu spółki, stanowi tytuł do podlegania ubezpieczeniom społecznym.

1.8. Umowa o dzieło

Przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia (art. 627 Kodeksu cywilnego). Jest to powierzenie pracy, w wyniku wykonywania której strony umowy spodziewają się uzyskać określony, konkretny rezultat (wynik, efekt). Dla ważności takiej umowy nie ma zastrzeżonej określonej formy, w jakiej powinna zostać zawarta. Zatem współpraca na tej podstawie może zostać nawiązana w każdy sposób, tj. dorozumiany, ustnie lub na piśmie. Jednak w celu ochrony interesów obu stron zaleca się zawarcie takiej umowy w formie pisemnej.

Wykonawca dzieła dysponuje w zasadzie nieograniczoną swobodą środków, aby uzys­kać zamierzony umownie efekt. Rezultat takiej umowy może być zarówno materialny, np. wykonanie rzeźby, mebla czy namalowanie obrazu, jak i niematerialny, np. napisanie aplikacji na telefon czy scenariusza filmu.

Często zdarza się, że strony nieprawidłowo zawierają umowę o dzieło zamiast umowy zlecenia. Co prawda umowa o dzieło jest najtańszą formą powierzenia pracy (od przychodu z tej umowy nie nalicza się składek ZUS), i jest to nierzadko wiodące przy podejmowaniu decyzji o nawiązaniu współpracy na tej podstawie, jednak wiąże się z ryzykiem zakwestionowania jej przez ZUS podczas kontroli i uznania za umowę zlecenia (o świadczenie usług) ze wszystkimi tego konsekwencjami (w szczególności dopłatą zaległych składek łącznie z odsetkami). Dlatego tego rodzaju umowy należy zawierać w przypadku wykonywania prac, co do których nie ma wątpliwości (lub są one minimalne), że spełniają warunki umowy o dzieło.

Należy zadbać o to, aby:

• opis dzieła do wykonania był na tyle precyzyjny, że nie będzie budził wątpliwości,

• dysponować potwierdzeniem powstania dzieła i jego odebrania (protokół odbioru), z uwidocznionym osiągniętym rezultatem w postaci np. zdjęć czy nagrań,

• istniała możliwość poddania dzieła sprawdzianowi na istnienie wad fizycznych.

Podjęcie decyzji o zawarciu umowy o dzieło powinna poprzedzać analiza prac do wykonania i celu, w jakim strony chcą zawrzeć ten rodzaj umowy. Aktualne orzecznictwo wyklucza określone prace z istoty umowy o dzieło. Do najczęściej kwestionowanych należą:

• wykłady (Autorskiego charakteru dzieła nie ma zwykle wykład, którego przedmiot sprowadza się do powielenia treści ogólnie znanych i powszechnie dostępnych – wyrok Sądu Najwyższego z 21 maja 2019 r., I UK 75/18);

• nauka języków obcych [W wypadku przeprowadzania zajęć nauczania języka obcego, nawet w oparciu o samodzielnie przygotowany program i pomoce naukowe, nie występuje rezultat tych czynności ucieleśniony w konkretnej postaci. Jest to wyłącznie staranne zachowanie wykonawcy umowy (lektora), który stosownie do posiadanej wiedzy, świadczy usługi starannej nauki, które przekazuje nauczanym. Dlatego usługi nauczycieli lub inne nauczanie noszą konstrukcyjne cechy umów (czynności) starannego działania, a nie umów rezultatu, bo nie przynoszą konkretnych, mierzalnych lub pewnych indywidualnych rezultatów niematerialnych, także wtedy gdy były prowadzone według indywidualnych programów nauczyciela – postanowienie Sądu Najwyższego z 20 lipca 2018 r., II UK 401/17];

• organizacja i przeprowadzenie egzaminu, prowadzenie zajęć sportowych i treningów, zajęć terapeutycznych, zajęć z nauki pływania czy kurs nauki jazdy (Proces dydaktyczny prowadzony w ramach kursów, szkoleń, wykładów nie sprowadza się do indywidualnej i twórczej działalności, a jedynie do przekazania wiedzy z danej dziedziny. Proces nauczania sprowadza się do prezentacji wiedzy przy zastosowaniu określonych metod i procedur przekazu – wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z 27 września 2016 r., III AUa 42/16);

• przygotowanie prelekcji reklamowych (Przeprowadzenie prelekcji nie należy do kategorii „rezultatu” charakteryzującego umowę o dzieło – wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 17 kwietnia 2013 r., III AUa 1385/12);

• sprzątanie budynków i terenów wokół nich [Trudno (…) mówić o samoistności rezultatów pracy (…), ponieważ stan rzeczy istniejący po wykonaniu (…) określonych umową czynności nie miał charakteru stałego i podlegał dalszym zmianom. Jak już zostało wyżej wyjaśnione, samoistność rezultatu, przez co rozumie się jego niezależność od dalszego działania twórcy, jest konstytutywną cechą dzieła. Przemijalność efektu pracy zainteresowanej ma zatem znaczenie dla kwestii jego oceny jako dzieła w rozumieniu art. 627 k.c. – wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z 30 lipca 2015 r., III AUa 346/15];

• aktualizacja i dostosowanie materiałów szkoleniowych [Analiza treści (…) umów w cytowanym zakresie prowadzi do wniosku, że nie zawierają one określenia indywidualnych cech „rezultatu”, jaki miałby być osiągnięty w wyniku umów, pozwalających na jego weryfikację w kontekście ewentualnych wad fizycznych. (…) „za rezultat umowy traktowano nabycie umiejętności radzenia sobie w określonych sytuacjach na egzaminie”. Z kolei przesłuchany w charakterze strony prezes Fundacji (...) zeznał, że „dla nas rezultatem było zadowolenie uczestników, którzy uznali, że są wystarczająco przygotowani”. Wskazany „rezultat” z całą pewnością nie poddaje się sprawdzianowi na istnienie wad fizycznych, a zatem nie stanowi dzieła w rozumieniu powołanego wyżej art. 627 k.c. – wyrok Sądu Apelacyjnego w Lublinie z 18 września 2014 r., III AUa 543/14].

Płatnicy składek lub osoby fizyczne zlecające dzieło mają obowiązek informowania ZUS o zawarciu każdej umowy o dzieło, jeżeli taka umowa zostanie zawarta z osobą, z którą nie pozostają w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy osoba ta nie wykonuje pracy na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy, w terminie 7 dni od dnia zawarcia tej umowy (art. 36 ust. 17 ustawy systemowej). Zatem ZUS już wcześniej wie o zawarciu takich umów przez płatnika, co ułatwia ich kontrolę w zakresie prawidłowości zawierania.

Tabela 5. Najczęściej występujące przedmioty umów o dzieło zgłaszane w formularzu ZUS RUD

Źródło: www.zus.pl

W wyroku z 26 września 2019 r. (III UK 252/18) Sąd Najwyższy wypowiedział się w kwestii różnic pomiędzy umową zlecenia a umową o dzieło:

Zakończenie umowy o dzieło wyznacza termin oddania dzieła. Zamawiający może jednak odstąpić od tej umowy w następujących przypadkach:

• jeżeli wykonawca opóźnia się z rozpoczęciem lub wykończeniem dzieła tak bardzo, że nie jest prawdopodobne, aby ukończył je w umówionym czasie; odstąpienie może nastąpić przed upływem terminu do wykonania dzieła bez wyznaczenia dodatkowego terminu (art. 635 Kodeksu cywilnego), lub

• dopóki dzieło nie zostanie ukończone, ale płacąc wykonawcy umówione wynagrodzenie z możliwością odliczenia tego, co wykonawca oszczędził z powodu niewykonania dzieła (art. 644 Kodeksu cywilnego).

1.9. Wynagrodzenie dla wykonawcy

Umowa o dzieło w odróżnieniu od umowy zlecenia zawsze jest odpłatna, przy czym nie obowiązuje tu minimalna stawka. Nie ma też obowiązku, aby wynagrodzenie zostało określone tylko w postaci pieniężnej. Jeżeli jednak strony postanowią, że wynagrodzenie w całości lub części zostanie wypłacone w innej formie niż pieniężna, muszą to zastrzec w umowie.

Wysokość wynagrodzenia za wykonanie dzieła strony mogą określić:

• przez wskazanie podstaw do jego ustalenia (wynagrodzenie ryczałtowe); w przypadku gdy strony nie określiły wysokości wynagrodzenia ani nie wskazały podstaw do jego ustalenia, należy przyjąć w razie wątpliwości, że strony miały na myśli zwykłe wynagrodzenie za dzieło tego rodzaju. Jeżeli także w ten sposób nie można ustalić wysokości wynagrodzenia, przysługuje wynagrodzenie odpowiadające uzasadnionemu nakładowi pracy oraz innym nakładom przyjmującego zamówienie (art. 628 § 1 Kodeksu cywilnego). Taki sposób ustalania wynagrodzenia jest zwykle przyjmowany przy wycenie dzieła o mniej skomplikowanym charakterze;

• na podstawie zestawienia planowanych prac i przewidywanych kosztów (wynagrodzenie kosztorysowe); w sytuacji gdy w toku wykonywania dzieła zarządzenie właściwego organu państwowego zmieniło wysokość cen lub stawek obowiązujących dotychczas w obliczeniach kosztorysowych, każda ze stron może żądać odpowiedniej zmiany umówionego wynagrodzenia. Nie dotyczy to jednak należności uiszczonej za materiały lub robociznę przed zmianą cen lub stawek. Ten sposób ustalania wynagrodzenia jest zwykle przyjmowany przy wycenie dzieła o bardziej skomplikowanym charakterze, jeżeli nie można dokładnie określić, jakie wynagrodzenie będzie odpowiadać wykonawcy (art. 628 § 1 i art. 629 Kodeksu cywilnego).

Jeżeli strony nie postanowią w umowie inaczej, wynagrodzenie przysługuje wykonawcy w chwili oddania dzieła. W przypadku gdy dzieło ma być oddawane częściami, a wynagrodzenie zostało obliczone za każdą część z osobna, wynagrodzenie przysługuje wykonawcy z chwilą spełnienia każdego ze świadczeń częściowych. Umowa powinna określać, czym jest świadczenie częściowe w konkretnym przypadku, sposób odbioru świadczenia częściowego oraz termin wypłaty wynagrodzenia z tego tytułu.

Zamawiający nie może odmówić zapłaty wynagrodzenia mimo niewykonania dzieła, jeżeli przyjmujący zamówienie był gotów je wykonać, lecz doznał przeszkody z przyczyn dotyczących zamawiającego. Jednak w takim przypadku zamawiający może odliczyć to, co przyjmujący zamówienie oszczędził z powodu niewykonania dzieła.

1.10. Składki ZUS i podatek od wynagrodzenia wykonawcy

Wynagrodzenie za wykonanie umowy o dzieło nie jest oskładkowane (ten rodzaj umowy nie jest tytułem do ubezpieczeń społecznych ani zdrowotnego), lecz wyłącznie opodatkowane. Jest to duża oszczędność dla podmiotu zatrudniającego, o ile faktycznie mamy do czynienia z pracą kwalifikującą się do uznania jej za dzieło, a nie wynika to wyłącznie z nazwy umowy. Jednak w przypadku gdy taka umowa zostanie zawarta z własnym pracodawcą, oprócz opodatkowania podlega także obowiązkowemu oskładkowaniu w zakresie ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Przychód z umowy o dzieło jest wówczas sumowany z przychodem z umowy o pracę i składki ZUS należy naliczyć od łącznej kwoty. Koszt wynagrodzenia z umowy o dzieło jest taki sam jak w przypadku umowy o pracę.

2. Samozatrudnienie

Innym sposobem na ograniczenie kosztów zatrudnienia w czasach kryzysu jest korzystanie z pracy przedsiębiorców – osób prowadzących jednoosobową pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie umowy o świadczenie usług (do której mają zastosowanie przepisy dotyczące zlecenia). Tak jak umowa zlecenia jest to współpraca swobodna, niepracownicza, bez elementu podporządkowania. Zatem decydując się na tę formę współpracy, tak jak w przypadku umowy zlecenia czy o dzieło, należy w pierwszej kolejności przeanalizować, czy jest ona odpowiednia do warunków i rodzaju pracy, która ma być wykonywana.

Obowiązki związane z zapewnieniem samozatrudnionemu bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz dotyczące badań lekarskich tych osób są takie same jak w przypadku umowy zlecenia. Zawierając umowę z samozatrudnionym, warto precyzyjnie (w razie sporu) określić zakres czynności, odpowiedzialność stron, ich prawa i obowiązki.

Ta forma zatrudnienia może jednak zostać zakwestionowana (najczęściej będzie uważana za przyjętą w celu ominięcia przepisów Kodeksu pracy o zatrudnieniu w ramach stosunku pracy), jeżeli przedsiębiorca spełni następujące warunki (tzw. katalog negatywny określony w art. 5b ust. 1 ustawy o pdof):

• odpowiedzialność wobec osób trzecich za rezultat tych czynności oraz ich wykonywanie, z wyłączeniem odpowiedzialności za popełnienie czynów niedozwolonych, ponosi zlecający wykonanie tych czynności;

• czynności są wykonywane pod kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez zlecającego te czynności;

• wykonujący te czynności nie ponosi ryzyka gospodarczego związanego z prowadzoną działalnością.

Niekorzystna dla podmiotu zlecającego pracę przedsiębiorcy będzie też okoliczność, gdy osoba ta świadczy pracę w ramach działalności wyłącznie dla jednego podmiotu i przez dłuższy czas. Istnieje wówczas domniemanie, że działalność została założona pozornie, a przedsiębiorca w czasie kontroli z dużą dozą prawdopodobieństwa zostanie uznany za pracownika ze wszystkimi tego konsekwencjami w zakresie praw dla tej grupy zatrudnionych wynikających z przepisów Kodeksu pracy.

W wyroku z 26 marca 2019 r. (III AUa 547/18) Sąd Apelacyjny w Szczecinie uznał, że:

Jednak przy założeniu, że współpraca z samozatrudnionym została nawiązana prawidłowo, podmiot powierzający pracę odnosi te same korzyści, które są związane z zawarciem umowy zlecenia czy o dzieło, przy czym jest on jedynie zobowiązany do wypłaty umówionej kwoty wynagrodzenia. Natomiast w zakresie rozliczeń z tytułu składek ZUS i podatku odpowiedzialność ponosi wyłącznie samozatrudniony.

3. Zawieszenie lub rezygnacja z przepisów wewnątrzzakładowych

Porozumienie o zawieszeniu stosowania postanowień wewnątrzzakładowych obowiązujących u pracodawcy jest uwarunkowane jego sytuacją finansową i powinno mieć na celu ochronę miejsc pracy. Nie istnieją jednak kodeksowe kryteria, zgodnie z którymi można ustalić tę sytuację i uznać za zasadną do wprowadzenia zawieszenia regulacji zakładowych. Należy jednak przyjąć, że chodzi o okoliczności, które mogą prowadzić do redukcji zatrudnienia, ograniczenia działalności przedsiębiorstwa czy nawet jego zamknięcia. Zawiesić można te przepisy prawa pracy, tj. postanowienia układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów i statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy, które mają niekorzystny wpływ na sytuację finansową pracodawcy. Chodzi o świadczenia fakultatywne, tj. inne lub wyższe niż gwarantowane w ogólnie obowiązujących przepisach, m.in. premie, nagrody, inne gratyfikacje, ale też o te zapewnione ustawowo, które mogą zostać obniżone (np. diety – dieta za podróż zagraniczną nie może być niższa niż za podróż krajową – obecnie 45 zł), jak również o dodatkowe fundusze tworzone przez pracodawcę (np. zfśs czy premiowania).

W wyroku z 6 grudnia 2005 r. (III PK 91/05, OSNP 2006/21–22/316) Sąd Najwyższy uznał, że sytuacja finansowa pracodawcy, ze względu na którą zostają zawieszone postanowienia wewnątrzzakładowe, nie podlega kontroli sądu.

Sytuacja finansowa pracodawcy uprawniająca do zawieszenia postanowień wewnątrzzakładowych nie podlega kontroli sądu, ale podlega jej legalność zawarcia porozumienia o ich zawieszeniu. Procedura zawieszenia przepisów wewnątrzzakładowych została przedstawiona w punkcie 4. Zmiana indywidualnych warunków wynagradzania na podstawie Kodeksu pracy (na str. 38–41 książki).

Pracodawca zobowiązany do utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs), którego kondycja finansowa ze względu np. na niekorzystne warunki rynkowe lub sytuację w kraju została osłabiona, może zoptymalizować koszty związane z zatrudnianiem pracowników przez obniżenie wysokości odpisu na ten fundusz lub rezygnację z prowadzenia działalności socjalnej.

Należy przypomnieć, że zfśs mają obowiązek utworzyć pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników, oraz pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku:

• co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,

• co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty – na wniosek zakładowej organizacji związkowej

– przy czym układ zbiorowy pracy w przypadku ww. pracodawców może dowolnie kształtować wysokość odpisu na zfśs, jak również postanawiać, że fundusz nie będzie tworzony (art. 4 ust. 1 ustawy o zfśs).

Pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć zfśs na ogólnych zasadach lub wypłacać świadczenie urlopowe. Wskazani pracodawcy mogą też z tego zrezygnować w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a jeżeli taka nie działa u pracodawcy – z przedstawicielem pracowników. Odpowiednie postanowienia w tym zakresie powinien zawierać układ zbiorowy pracy, a w przypadku jego braku – regulamin wynagradzania. Zmiany dotyczące rezygnacji z tworzenia zfśs lub wypłaty świadczeń urlopowych zaczną obowiązywać po upływie 2 tygodni od dnia podania tej informacji do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy. Za okres, przez który fundusz nie istnieje, nie należy naliczać odpisu. Dotychczas zgromadzone środki nie tracą jednak swojego charakteru i należy je do wyczerpania wydatkować na działalność socjalną. W sytuacji zawieszenia funkcjonowania zfśs (co również wymaga konsultacji ze stroną pracowniczą i wprowadzenia stosownych postanowień do przepisów wewnątrzzakładowych) odpisy na ten fundusz nadal są dokonywane, przy czym nie są z niego udzielane świadczenia.

Natomiast pracodawcy nieobjęci układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania informację w sprawie nietworzenia zfśs i niewypłacania świadczenia urlopowego przekazują pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, np. przez ogłoszenie w intranecie, na tablicy ogłoszeń, w komunikacie przesłanym w e-mailu.

Wzór 5. Informacja o nietworzeniu zfśs i niewypłacaniu świadczenia urlopowego

Pracodawca, wydatkując środki zfśs, powinien przy udzielaniu świadczeń wziąć pod uwagę kryterium socjalne. Jest to rodzaj również optymalizacji, ale ryzyka związanego z dystrybucją środków funduszu. Nieprawidłowe rozdysponowanie środków z zfśs oznacza, że ich wartość traci charakter socjalny i stają się one zwykłym przychodem z tytułu zatrudnienia. Powoduje to dla podmiotu zatrudniającego konieczność naliczenia składek ZUS i podatku od pełnej wartości świadczenia bez względu na przewidziane przepisami zwolnienia składkowo-podatkowe. Zatem przy przyznawaniu środków funduszu istotne jest ich zróżnicowanie.

Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 8 stycznia 2014 r. (I UK 202/13):

Postanowienia regulaminu zfśs mogą określać, że przy ustalaniu prawa do świadczeń z funduszu pracownik musi przedstawić dochody np. za 3 lub 6 miesięcy. Okres, jaki powinien zostać uwzględniony przy ocenie sytuacji socjalnej osoby uprawnionej, jest kwestią uznaniową i wymaga wskazania w regulaminie zfśs po uzgodnieniu z przedstawicielem pracowników. Okresy, z których dochód jest uwzględniany przy ustalaniu prawa do świadczeń z zfśs, mogą być różne i mogą zależeć od rodzaju świadczenia, o jakie występuje pracownik. Należy jednak pamiętać, aby do wszystkich beneficjentów funduszu stosować te same kryteria przyznawania świadczeń.

Praktyka pokazuje, że przy przyznawaniu wsparcia z zfśs pracodawcy najczęściej uwzględniają dochód pracownika pochodzący z roku poprzedzającego wnioskowanie o świadczenie. Jest to jednak okres przyjęty uznaniowo, a nie narzucony przez przepisy ustawy o zfśs, które w tym zakresie wskazują, aby zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu zostały określone w regulaminie funduszu.

4. Zmiana indywidualnych warunków wynagradzania na podstawie Kodeksu pracy

Pracodawca, który w wyniku pogorszenia sytuacji finansowej jest zmuszony obniżyć swoim pracownikom wynagrodzenia, może dokonać zmian w tym zakresie na podstawie przepisów Kodeksu pracy.

Ze względu na pogorszenie sytuacji finansowej pracodawca może zawrzeć ze stroną społeczną porozumienie o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia pracowników niż wynikające z umów o pracę zawartych z tymi pracownikami (art. 23^1a Kodeksu pracy).

W zakresie i przez czas określony w takim porozumieniu nie są stosowane, wynikające z zawieszonych regulacji, warunki umów o pracę i innych aktów stanowiących podstawę nawiązania stosunku pracy, np. prawo do premii regulaminowej czy nagrody jubileuszowej. W tym przypadku nie wprowadza się zmian w trybie indywidualnych porozumień z pracownikami czy wypowiedzeń zmieniających.

Z porozumienia o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia pracowników niż wynikające z zawartych z nimi umów o pracę może skorzystać, jeżeli uzasadnia to jego sytuacja finansowa, pracodawca, który:

• nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub

• zatrudnia mniej niż 20 pracowników.

Zawieszenie przepisów wewnątrzzakładowych na podstawie wskazanych porozumień nie może trwać dłużej niż 3 lata.

Zawierając porozumienie o zawieszeniu zarówno regulacji wewnątrzzakładowych, jak i warunków zatrudnienia wynikających z umów o pracę, pracodawca ma obowiązek przekazać je właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy. Nie obowiązuje sztywny termin na dopełnienie tego obowiązku. Należy jednak przyjąć, że pracodawca powinien uczynić to bez zbędnej zwłoki.

W wyroku z 1 marca 2018 r. (I PK 168/17, OSNP 2018/11/149) Sąd Najwyższy uznał, że:

Procedura zawieszenia przepisów wewnątrzzakładowych i wprowadzenia warunków zatrudnienia mniej korzystnych niż wynikające z umów o pracę:

Krok 1. Pracodawca przygotowuje porozumienie o zawieszeniu wybranych postanowień wewnątrzzakładowych, np. regulaminu wynagradzania (przez okres nie dłuższy niż 3 lata).

Krok 2. Porozumienie pracodawca przekazuje:

• reprezentującym pracowników związkom zawodowym, a w przypadku ich braku

• przedstawicielowi pracowników wyłonionemu w trybie przyjętym u pracodawcy.

Krok 3. Przedstawicielstwo pracowników – związkowe lub pozazwiązkowe – wyraża swoje stanowisko w zakresie treści porozumienia. W przypadku wyrażenia zgody (jeżeli pracowników reprezentuje więcej niż jedna organizacja związkowa, wymagana jest zgoda każdej z nich na zawarcie porozumienia) strony podpisują porozumienie. W przeciwnym razie porozumienie nie wchodzi w życie (pracodawca nie może wprowadzić go samodzielnie). Strony mogą nadal negocjować warunki porozumienia.

Krok 4. Uzgodnione i podpisane porozumienie pracodawca przekazuje stronie społecznej i właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy.

Wzór 6. Porozumienie w sprawie stosowania mniej korzystnych warunków zatrudnienia niż wynikające z umów o pracę

Pracodawca, który znajduje się w trudnej sytuacji finansowej, ale w żaden z ww. sposobów nie dojdzie do porozumienia z podmiotem reprezentującym załogę, może zaproponować pracownikom obniżenie ich wynagrodzeń na podstawie indywidualnych uzgodnień. Ponieważ zgoda pracownika na zmianę jest wiążąca tylko dla stron stosunku pracy, obowiązuje wyłącznie w odniesieniu do konkretnego pracownika.

Natomiast brak zgody pracownika na obniżenie jego wynagrodzenia w wyniku porozumienia zmieniającego oznacza, że pracodawcy pozostaje tylko złożenie mu wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy i płacy. Ponieważ jest to jednostronna czynność prawna, dla swej skuteczności wymaga od pracodawcy:

• przedstawienia pracownikowi na piśmie propozycji nowych warunków oraz

• zastosowania okresu wypowiedzenia odpowiedniego dla zawartej z pracownikiem umowy o pracę, po upływie którego nowe warunki wejdą w życie.

Co istotne, w przypadku wypowiadania warunków pracy i płacy umów zawartych na czas nieokreślony wymagane jest podanie przez pracodawcę uzasadnienia tej decyzji.

Jeżeli pracownik przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków, uważa się, że wyraził zgodę na te warunki (pismo pracodawcy wypowiadające warunki pracy lub płacy powinno zawierać pouczenie w tej sprawie). Natomiast złożenie przez pracownika oświadczenia o odmowie przyjęcia nowych warunków w tym terminie skutkuje rozwiązaniem umowy o pracę po upływie okresu wypowiedzenia.

5. Zatrudnianie osób w wieku powyżej 50 lat

Aby zoptymalizować koszty pracy, pracodawcy mogą skorzystać z pracowników powyżej 50 roku życia przyjętych z urzędu pracy. Na ich zatrudnienie przysługuje dofinansowanie z urzędu pracy. W zakresie refundacji wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne za zatrudnionych bezrobotnych, którzy ukończyli 50 rok życia, od 1 czerwca 2025 r. zmieniły się przepisy.

5.1. Zasady dofinansowania

Starosta może, na podstawie zawartej umowy, przyznać pracodawcy lub przedsiębiorcy dofinansowanie wynagrodzenia za zatrudnienie skierowanego bezrobotnego albo poszukującego pracy po 50 roku życia, jeżeli nie był on zatrudniony lub nie wykonywał innej pracy zarobkowej u tego pracodawcy bezpośrednio przed zarejestrowaniem jako bezrobotny albo poszukujący pracy. Zasady tego dofinansowania przedstawiono w tabeli 6.

Tabela 6. Zasady dofinansowania wynagrodzenia za zatrudnienie skierowanego bezrobotnego albo poszukującego pracy po 50 roku życia

Ze wsparcia w zatrudnianiu osób po 50 roku życia nie może skorzystać pracodawca, u którego senior był zatrudniony lub dla którego wykonywał inną pracę zarobkową bezpośrednio przed zarejestrowaniem jako poszukujący pracy. Powyższe rozwiązanie ma celu ograniczenie ryzyka ewentualnych nadużyć w zakresie możliwości uzyskania dofinansowania z powiatowych urzędów pracy przez przedsiębiorców za zatrudnienie osób po 50 roku życia.

Z uwagi na trudną sytuację materialną osób starszych wsparcie będzie mogło być kierowane także do osób z ustalonym prawem do emerytury czy renty.

5.2. Zakończenie zatrudnienia z winy bezrobotnego albo poszukującego pracy

Jeżeli bezrobotny, który ukończył 50 rok życia, a nie ukończył – w przypadku kobiety – 60 lat, a w przypadku mężczyzny – 65 lat, w trakcie okresu finansowania albo przed upływem 6 kolejnych miesięcy zatrudnienia:

• rozwiąże umowę o pracę,

• zostanie zwolniony w trybie bez zachowania okresu wypowiedzenia na podstawie art. 52 albo art. 53 Kodeksu pracy lub

• wygaśnie jego stosunek pracy,

– starosta kieruje na zwolnione stanowisko pracy innego bezrobotnego, który ukończył 50 rok życia, a nie ukończył 60 lat (w przypadku kobiety) lub 65 lat (w przypadku mężczyzny).

W przypadku braku odpowiedniego bezrobotnego pracodawca lub przedsiębiorca nie zwraca uzyskanego dofinansowania wynagrodzenia za okres zatrudniania skierowanego bezrobotnego. Natomiast, jeśli pracodawca lub przedsiębiorca odmówi przyjęcia skierowanego bezrobotnego, zwraca uzyskaną pomoc w całości wraz z odsetkami ustawowymi naliczonymi od dnia otrzymania pierwszej refundacji, w terminie 30 dni od dnia doręczenia wezwania starosty. Jeżeli jednak pracodawca lub przedsiębiorca zatrudniał skierowanego bezrobotnego przez okres przysługiwania dofinansowania wynagrodzenia oraz przez co najmniej połowę dalszego okresu zatrudnienia, pracodawca lub przedsiębiorca oddaje 50% kwoty, którą pracodawca zwraca w sytuacji niezatrudniania bezrobotnego lub poszukującego pracy przez okres pobierania dofinansowania, w terminie 30 dni od dnia doręczenia wezwania starosty.

Jeżeli poszukujący pracy, który ukończył 50 rok życia, a nie ukończył – w przypadku kobiety – 60 lat, a w przypadku mężczyzny – 65 lat, w okresie finansowania albo przed upływem jednego miesiąca dodatkowego utrzymania w zatrudnieniu:

• rozwiąże umowę o pracę,

• zostanie zwolniony w trybie bez zachowania wynagrodzenia (na podstawie art. 52 albo art. 53 Kodeksu pracy) lub

• wygaśnie jego stosunek pracy

– starosta nie kieruje na zwolnione stanowisko pracy innego poszukującego pracy, a pracodawca lub przedsiębiorca nie zwraca uzyskanego dofinansowania.

5.3. Wniosek o dofinansowanie

Pracodawca może złożyć wniosek o dofinansowanie wynagrodzeń i składek ZUS za osoby w wieku powyżej 50 lat, jeżeli:

1) osoby reprezentujące tego pracodawcę lub osoby nim zarządzające w okresie ostatnich 2 lat nie były prawomocnie skazane za przestępstwo składania fałszywych zeznań lub oświadczeń, przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów lub przeciwko obrotowi gospodarczemu i interesom majątkowym w obrocie cywilnoprawnym, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo skarbowe lub za odpowiedni czyn zabroniony określony w przepisach prawa obcego;

2) na dzień złożenia wniosku pracodawca ten nie zalega z:

a) wypłacaniem wynagrodzeń pracownikom, z opłacaniem należnych składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz z wpłatami na PFRON,

b) opłacaniem należnych składek na KRUS lub na ubezpieczenie zdrowotne,

c) opłacaniem innych danin publicznych.

Do wniosku dołącza się oświadczenie potwierdzające te okoliczności. Oświadczenie składa się pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń. Składają je osoby reprezentujące wnioskodawcę lub osoby nim zarządzające.

Składający oświadczenie jest zobowiązany do zawarcia w nim klauzuli następującej treści: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia”. PUP nie ma obowiązku pouczyć składającego wniosek o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń. Złożenie niezgodnego z prawdą oświadczenia powoduje obowiązek zwrotu uzyskanej pomocy wraz z odsetkami ustawowymi naliczonymi od całości uzyskanej pomocy od dnia otrzymania pierwszej refundacji, w terminie 30 dni od dnia doręczenia wezwania starosty.

6. Dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych

Pracodawca zatrudniający osoby niepełnosprawne może ubiegać się o dofinansowanie do ich wynagrodzeń ze środków PFRON. Warunkiem otrzymania wsparcia jest to, aby pracownik został ujęty w ewidencji zatrudnionych osób niepełnosprawnych prowadzonej przez PFRON. Miesięczne dofinansowanie od lipca 2024 r. przysługuje w wysokości:

• 2760 zł – w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do znacznego stopnia niepełnosprawności,

• 1550 zł – w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności,

• 575 zł – w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do lekkiego stopnia niepełnosprawności.

Powyższe kwoty w odniesieniu do osób niepełnosprawnych, którym orzeczono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe lub epilepsję, oraz niewidomych, PFRON zwiększa o:

• 1380 zł – w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do znacznego stopnia niepełnosprawności,

• 1035 zł – w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności,

• 690 zł – w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do lekkiego stopnia niepełnosprawności.

Omawiane dofinansowanie jest wypłacane proporcjonalnie do wymiaru etatu tych pracowników.

Miesięczne dofinansowanie nie przysługuje:

• pracodawcy zatrudniającemu co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy i nieosiągającemu wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 6%;

• na pracowników zaliczonych do umiarkowanego lub lekkiego stopnia niepełnosprawności, którzy mają ustalone prawo do emerytury;

• do wynagrodzeń wypłaconych po dniu złożenia wniosku o wypłatę miesięcznego dofinansowania za dany miesiąc;

• jeżeli wynagrodzenie pracownika niepełnosprawnego nie zostało przekazane na jego rachunek bankowy lub rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej albo na adres zamieszkania tego pracownika, za pośrednictwem osób prawnych prowadzących działalność w zakresie doręczania kwot pieniężnych;

• jeżeli miesięczne koszty płacy zostały poniesione przez pracodawcę z uchybieniem terminów, wynikających z odrębnych przepisów, przekraczającym 14 dni.

Miesięczne dofinansowanie jest limitowane do 90% faktycznie poniesionych miesięcznych kosztów płacy, a w przypadku pracodawcy wykonującego działalność gospodarczą – do 75% tych kosztów.

Natomiast pracodawcy, którzy są zobowiązani do dokonywania wpłat na PFRON (zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy i niezapewniający 6% wskaźnika wszystkich osób zatrudnionych), mogą obniżyć wpłaty na PFRON z tytułu zakupu produkcji lub usługi, z wyłączeniem handlu, odpowiednio wytworzonej lub świadczonej przez:

• zakłady aktywności zawodowej,

• przedsiębiorstwa społeczne zatrudniające co najmniej 10 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy lub

• innych pracodawców zatrudniających co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy

– jeżeli wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych zaliczonych do osób o znacznym stopniu niepełnosprawności lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, w odniesieniu do których orzeczono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe lub epilepsję, oraz niewidomych wynosi co najmniej 30%.

7. Środki Krajowego Funduszu Szkoleniowego na podnoszenie kwalifikacji zawodowych

W odróżnieniu od form pomocy dla bezrobotnych i poszukujących pracy opisywanych wcześniej, Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS) został utworzony ze środków Funduszu Pracy z myślą o wspomaganiu podmiotów inwestujących w kształcenie ustawiczne osób pracujących (art. 125 ust. 1 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia). Natomiast celem pomocy udzielanej z jego środków jest utrzymanie zatrudnienia i rozwój potencjału osób pracujących przez dostosowanie ich wiedzy, umiejętności lub kwalifikacji do wymagań zmieniającej się gospodarki.

Koszty związane z kształceniem ustawicznym są finansowane ze środków KFS na podstawie umowy zawartej między starostą a podmiotem, który złożył wniosek o finansowanie. Od 1 czerwca 2025 r. obowiązują nowe zasady uzyskiwania wsparcia z KFS.

7.1. Podmioty uprawnione do korzystania z KFS

O środki z Krajowego Funduszu Szkoleniowego mogą ubiegać się pracodawcy, którzy:

• inwestują w kształcenie ustawiczne osób pracujących, w celu dostosowania do zmieniającej się gospodarki,

• realizują programy zwolnień monitorowanych (zwolnienie monitorowanie to zwolnienie z przyczyn dotyczących pracodawcy co najmniej 50 pracowników w okresie 3 miesięcy, podczas których pracodawca ma obowiązek podejmowania działań w ramach współpracy z PUP, które pomogą zwolnionym odnaleźć się na rynku pracy).

Należy podkreślić, że nie każdy pracodawca może skorzystać z KFS, lecz tylko podmioty wywiązujące się ze zobowiązań publicznoprawnych.

Tabela 7. Podmioty mogące korzystać z KFS i z tej możliwości wyłączone

7.2. Wniosek o finansowanie działań ze środków KFS

Podmiot ubiegający się o pomoc składa wniosek w postaci elektronicznej za pośrednictwem indywidualnego konta, do PUP właściwego ze względu na jego siedzibę albo adres prowadzenia działalności.

Przy składaniu wniosku o finansowanie działań ze środków KFS należy wziąć pod uwagę potrzeby lokalnego lub regionalnego rynku pracy oraz koszty usług edukacyjnych podobnych do usług kształcenia ustawicznego, które pracodawca chciałby sfinansować z KFS.

Przy rozpatrywaniu wniosku podmiotu ubiegającego się o finansowanie działań ze środków KFS starosta uwzględnia:

• zgodność dofinansowywanych działań z ustalonymi priorytetami wydatkowania środków KFS na dany rok,

• zgodność wiedzy, umiejętności lub kwalifikacji nabywanych przez uczestników kształcenia ustawicznego z potrzebami lokalnego lub regionalnego rynku pracy,

• koszty usługi kształcenia ustawicznego wskazanej do sfinansowania ze środków KFS w porównaniu z kosztami podobnych usług dostępnych na rynku (art. 125 ust. 13 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia).

7.3. Koszty finansowane z KFS

Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia ściśle reguluje, jakie koszty związane z kształceniem ustawicznym mogą być finansowane ze środków KFS. Mogą być to koszty:

• pracowników,

• pracodawców,

• osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą,

• osób świadczących usługi na podstawie umów cywilnoprawnych (art. 125 ust. 10 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia).

Wskazana ustawa zawiera też katalog kosztów kształcenia ustawicznego, które mogą być finansowane z KFS. Obejmują one należności:

1) dla instytucji realizującej szkolenia wskazane przez podmiot wnioskujący o udzielenie pomocy na kształcenie ustawiczne,

2) dla instytucji potwierdzającej nabytą wiedzę i umiejętności lub wydającej dokumenty potwierdzające nabycie wiedzy i umiejętności,

3) dla instytucji realizującej studia podyplomowe,

4) dla instytucji realizującej badania lekarskie i psychologiczne wymagane do podjęcia przez osoby pracujące kształcenia lub zadań zawodowych po ukończonym kształceniu,

5) z tytułu ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków w związku z podjętym kształceniem, ponoszone przez podmiot wnioskujący o udzielenie pomocy na kształcenie ustawiczne lub instytucję realizującą to kształcenie (art. 125 ust. 11 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia).

Regulacja zawiera także ograniczenia dla tego rodzaju finansowania. Mianowicie środki KFS nie mogą zostać przeznaczone na opłacenie kosztów kształcenia ustawicznego, które:

• zostało sfinansowane z innych środków publicznych,

• pracodawca jest obowiązany zapewnić na podstawie odrębnych przepisów,

• obejmuje działania rozpoczęte przed dniem podpisania umowy o finansowanie (art. 125 ust. 12 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia).

Nowe przepisy określają również maksymalną wysokość finansowania dla konkretnej osoby. Jest ona zależna od liczby pracowników w przeliczeniu na pełne etaty zatrudnianych w dniu złożenia wniosku o środki KFS.

Tabela 8. Wysokość finansowania kształcenia ustawicznego z KFS

Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia zawiera także limit środków, jakie może w danym roku kalendarzowym wykorzystać wnioskodawca (pracodawca lub przedsiębiorca). Zależy on również od liczby pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i stanowi wielokrotność przeciętnego wynagrodzenia w danym roku kalendarzowym.

Tabela 9. Wysokość środków KFS dla jednego wnioskodawcy w roku kalendarzowym

Płatność ze środków KFS jest dokonywana przelewem na rachunek płatniczy podmiotu, który zawarł umowę o przyznanie środków KFS, w terminie określonym w umowie (art. 131 ust. 1 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia).

7.4. Obowiązki pracodawcy lub przedsiębiorcy, który otrzymał środki z KFS

Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia wyraźnie wskazuje, jakie obowiązki ciążą na pracodawcy lub przedsiębiorcy, który zawarł umowę o finansowanie działań ze środków KFS. Są to:

1) utrzymanie zatrudnienia osoby, na której kształcenie ustawiczne przyznano finansowanie, przez okres co najmniej 3 miesięcy od momentu ukończenia przez nią kształcenia, z wyjątkiem:

a) rozwiązania przez tę osobę umowy o pracę,

b) rozwiązania z tą osobą umowy o pracę w trybie bez zachowania okresu wypowiedzenia (na podstawie art. 52 i art. 53 Kodeksu pracy)

c) wygaśnięcia stosunku pracy,

d) otrzymania przez tę osobę finansowania w przypadku zwolnienia monitorowanego;

2) niezawieszenie albo niezaprzestanie prowadzenia dotychczasowej działalności gospodarczej przez okres 3 miesięcy od momentu ukończenia kształcenia, w przypadku gdy z finansowania kształcenia ustawicznego skorzystał pracodawca lub osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, chyba że powodem będzie ogłoszenie przez niego upadłości;

3) zatrudnianie (zawarcie umowy o pracę lub umowy o zatrudnienie cywilnoprawne), przez okres co najmniej 3 miesięcy od momentu ukończenia kształcenia osoby, która skorzystała z finansowanego kształcenia ustawicznego, a świadczyła usługi na podstawie umów cywilnoprawnych.

Wypełnienie powyższych obowiązków starosta ocenia za pośrednictwem systemu tele­informacyjnego albo dokumentów pozyskanych od podmiotu. Jeżeli pracodawca nie spełnia powyższych obowiązków, wówczas nie otrzymuje finansowania z KFS w ciągu roku od ukończenia finansowanego kształcenia.

7.5. Wybór podmiotu szkoleniowego

Pracodawca korzystający z finansowania KFS nie ma pełnej dowolności w wyborze instytucji edukacyjnej, z której skorzysta. Musi on wybrać instytucję realizującą szkolenie spośród podmiotów wpisanych do rejestru podmiotów, które zapewniają należyte świadczenie usług doradczych i szkoleniowych (prowadzonego przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości).

Przy wyborze musi się także kierować trzema określonymi w ustawie zasadami:

• konkurencyjności,

• równego traktowania oraz

• przejrzystości.

Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania polegające na:

• uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

• posiadaniu udziałów lub co najmniej 5% akcji,

• pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

• pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze realizatora.

7.6. Kontrola przestrzegania umowy o finansowanie kształcenia ustawicznego ze środków KFS

Nowe przepisy przewidują też mechanizmy kontrolne, pozwalające zweryfikować, czy środki z KFS są wydatkowane zgodnie z ich przeznaczeniem, a organem uprawnionym do takich działań jest starosta (art. 132 ust. 1 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia). Starosta może przeprowadzać kontrolę w zakresie:

• przestrzegania postanowień umowy o finansowanie kształcenia ustawicznego ze środków KFS,

• wydatkowania środków KFS zgodnie z przeznaczeniem,

• właściwego dokumentowania wykorzystania środków,

• wywiązywania się ze zobowiązania utrzymania zatrudnienia osoby, na której kształcenie ustawiczne przyznano finansowanie, przez okres co najmniej 3 miesięcy od momentu ukończenia przez nią kształcenia,

• finansowanych działań w trakcie i w miejscu ich przeprowadzania.

Jeżeli pracodawca wydatkował środki niezgodnie z umową lub nie dotrzymał zobowiązania utrzymania zatrudnienia osoby, na której kształcenie ustawiczne przyznano finansowanie, przez okres co najmniej 3 miesięcy od momentu ukończenia przez nią kształcenia, musi zwrócić na rachunek bankowy PUP otrzymane środki. Zwrot musi nastąpić w terminie 30 dni od dnia doręczenia wezwania starosty.

W przypadku wydatkowania środków niezgodnie z umową pracodawca zwraca środki KFS w wysokości odpowiadającej kwocie środków, które zostały wydatkowane niezgodnie z umową, wraz z odsetkami ustawowymi naliczonymi od tych kwot od dnia ich wypłaty.

Natomiast w przypadku, gdy pracodawca nie dotrzymał zobowiązania utrzymania zatrudnienia, zwraca środki KFS w wysokości odpowiadającej kwocie środków wydatkowanych na kształcenie tej osoby wraz z odsetkami ustawowymi naliczonymi od tych kwot od dnia ich wypłaty.

Ponadto pracodawca, który zawarł umowę o finansowanie kształcenia ustawicznego ze środków KFS, zwraca na rachunek bankowy PUP środki KFS także w przypadku, gdy osoba, na której kształcenie ustawiczne przyznano finansowanie, bez uzasadnionej przyczyny:

• nie podejmie lub nie ukończy tego kształcenia,

• nie przystąpi do procesu potwierdzenia nabytej wiedzy i umiejętności lub uzyskania dokumentu potwierdzającego nabycie wiedzy i umiejętności,

• nie przystąpi do badań lekarskich i psychologicznych wymaganych do podjęcia przez osoby pracujące kształcenia lub zadań zawodowych po ukończonym kształceniu.

Pracodawca zwraca wówczas, w terminie 30 dni od dnia doręczenia wezwania starosty, środki KFS w wysokości odpowiadającej kwocie środków wydatkowanych na kształcenie ustawiczne tej osoby wraz z odsetkami ustawowymi naliczonymi od tych kwot od dnia ich wypłaty.

W nowej ustawie rozszerzono możliwości przeprowadzenia przez urzędy pracy kontroli wydatkowania środków KFS. Kontroli będzie mógł podlegać nie tylko podmiot, który otrzymał wsparcie, ale również instytucja realizująca usługi finansowane z KFS.

8. Zatrudnianie stażystów z urzędu pracy

Jedną z form optymalizacji kosztów pracy jest możliwość zatrudnienia przez pracodawcę stażystów z urzędu pracy. Od 1 czerwca 2025 r. obowiązują nowe zasady zatrudniania takich osób przez pracodawcę.

8.1. Wniosek o staż i umowa o organizację stażu

Starosta może skierować bezrobotnego do odbycia stażu. Jest to płatna forma aktywizacji zawodowej, skierowana do osób bezrobotnych, która ma na celu nabycie umiejętności praktycznych niezbędnych do wykonywania pracy.

Organizatorem stażu może być:

• pracodawca,

• przedsiębiorca niezatrudniający pracowników,

• pełnoletnia osoba fizyczna, nieposiadająca statusu bezrobotnego, zamieszkująca i prowadząca w Polsce – osobiście i na własny rachunek – działalność w zakresie produkcji roślinnej lub zwierzęcej, w tym ogrodniczej, sadowniczej, pszczelarskiej i rybnej, w pozostającym w jej posiadaniu gospodarstwie rolnym, lub prowadząca dział specjalny produkcji rolnej,

• podmiot ekonomii społecznej (o którym mowa w art. 2 pkt 5 ustawy o ekonomii społecznej) lub jednostka tworząca podmiot ekonomii społecznej (o którym mowa w art. 2 pkt 5 lit. b lub c ustawy o ekonomii społecznej),

• rolnicza spółdzielnia produkcyjna.

Ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia określa też, kto z możliwości odbywania stażu zostaje wyłączony. Mianowicie bezrobotny nie może odbywać stażu u tego samego organizatora, u którego wcześniej:

• odbywał staż,

• był zatrudniony (w tym jako pracownik młodociany w celu przygotowania zawodowego),

• wykonywał inną pracę zarobkową

– jeżeli od ich zakończenia nie upłynęły co najmniej 24 miesiące.

Aby zorganizować staż dla bezrobotnych, należy złożyć do starosty wniosek o zawarcie umowy o zorganizowanie stażu (art. 114 ust. 6 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia). Wniosek o organizację stażu powinien zawierać elementy, które określi Minister Rodziny, Pracy i Spraw Socjalnych w rozporządzeniu. Na dzień oddania publikacji do druku rozporządzenie to nie zostało jeszcze opublikowane w Dzienniku Ustaw.

Jeżeli wniosek rozpatrzono pozytywnie, starosta zawiera z organizatorem stażu i bezrobotnym umowę o organizację stażu (art. 114 ust. 5 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia).

Według poprzednio obowiązującej ustawy umowa o organizację stażu zawierana była między organizatorem stażu a urzędem pracy. W obowiązującej od 1 czerwca 2025 r. ustawie o rynku pracy i służbach zatrudnienia wprowadzono trójstronną umowę o organizację stażu, która jest zawierana pomiędzy:

• starostą (urzędem pracy),

• organizatorem stażu oraz

• osobą kierowaną na staż.

Umowa określa prawa i obowiązki każdej ze stron. Stażysta podpisując umowę zapoznaje się nie tylko z programem stażu, ale również poznaje swoje prawa i obowiązki oraz inne regulacje związane z odbywanym stażem. Tak jak przy innych formach pomocy, jest możliwe odbywanie stażu poza właściwością miejscową urzędu pracy, gdzie zarejestrowany jest bezrobotny, w celu promowania mobilności na rynku pracy.

Elementy umowy o organizacji stażu znajdą się w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Spraw Socjalnych (wydanym na podstawie art. 124 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia). Na dzień oddania publikacji do druku rozporządzenie to nie zostało opublikowane w Dzienniku Ustaw.

Stażysta nie jest pracownikiem. Przepisy dotyczące stażysty nie odsyłają do Kodeksu pracy. Oznacza to, że nie stosuje się przepisów Kodeksu pracy w odniesieniu do stażystów. Jedynie niektóre reguły zostały zapożyczone z Kodeksu pracy do ustawy.

Przez cały okres odbywania stażu w świetle prawa stażysta pozostaje osobą bezrobotną, a nadzór nad odbywaniem stażu przez bezrobotnego sprawuje starosta (art. 123 ust. 1 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia).

Stażysta nie tylko wykonuje pracę, ale pozostaje pod opieką opiekuna stażysty. Jest to osoba wyznaczona przez organizatora stażu, która odpowiada za prawidłową realizację stażu i za opiekę nad osobą odbywającą staż.

8.2. Maksymalna liczba stażystów

Maksymalna liczba stażystów zależy od tego, kto organizuje staż (art. 115 ust. 1 i 2 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia).

Tabela 10. Maksymalne liczby stażystów

8.3. Długość stażu

Co do zasady staż może trwać od 3 do 6 miesięcy. Natomiast staż, który ma być zakończony potwierdzeniem nabycia wiedzy lub umiejętności, np. egzaminem zawodowym lub czeladniczym, może trwać do 12 miesięcy.

W porównaniu z dotychczas obowiązującą ustawą skrócono czas odbywania stażu przez bezrobotnego, przyjmując zasadę, że ta forma aktywizacji nie ma zastępować zatrudnienia, a być przede wszystkim okazją do nabycia wiedzy i umiejętności praktycznych potrzebnych do odnalezienia się na rynku pracy.

8.4. Program stażu

Podczas odbywania stażu bezrobotny wykonuje pracę w sposób zbliżony jak pracownik. Z tego względu warunki jego pracy powinny być zbliżone do pracowniczych.

Staż odbywa się według przygotowanego przez organizatora stażu programu określonego w umowie. Program stażu powinien uwzględniać:

• predyspozycje psychofizyczne i zdrowotne osoby odbywającej staż,

• wykształcenie bezrobotnego,

• dotychczasową wiedzę i umiejętności bezrobotnego (art. 114 ust. 5 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia).

Elementy programu stażu znajdą się w rozporządzeniu, które wyda Minister Rodziny, Pracy i Spraw Socjalnych (art. 124 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia). Na dzień oddania tekstu do druku nie zostało ono jeszcze opublikowane w Dzienniku Ustaw.

8.5. Staż w formie zdalnej

Podobnie jak w przypadku pracowników, dopuszczalna jest zdalna forma pracy stażysty. Warunkiem pracy zdalnej stażysty jest określenie w umowie o organizację stażu:

• wymiaru stażu w formie zdalnej (np. 2/5 praca zdalna, 3/5 praca stacjonarna) oraz

• szczegółowych zasad zdalnego stażu (art. 114 ust. 4 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia).

W gestii starosty pozostawiono decyzję w zakresie wymiaru czasu odbywania stażu w formie zdalnej, która powinna być poprzedzona analizą specyfiki wykonywanych zadań w danym zawodzie. W pozostałym zakresie dotyczącym odbywania stażu w formie zdalnej wskazano zastosowanie odpowiednich przepisów Kodeksu pracy.

Stażysta może wykonywać pracę zdalną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez stażystę i każdorazowo uzgodnionym z organizatorem stażu, w tym pod adresem zamieszkania stażysty.

Podobnie jak w przypadku pracowników, są trzy rodzaje pracy zdalnej na stażu:

1) praca zdalna uzgodniona;

Zdalne odbywanie stażu musi zostać poprzedzone uzgodnieniem między stronami umowy o organizację stażu. Uzgodnienie może mieć miejsce przy zawieraniu umowy albo później. Oznacza to, że jeśli pracy zdalnej nie uzgodniono przy zawieraniu umowy, to zdalny staż w trakcie umowy będzie wymagał zgody organizatora i PUP.

2) praca zdalna na polecenie pracodawcy;

Stażysta może odbywać staż zdalnie na polecenie organizatora:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub

• w okresie, gdy zapewnienie przez pracodawcę wymaganych przepisami warunków bhp w dotychczasowym miejscu pracy stażu nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Warunkiem odbywania zdalnego stażu na polecenie pracodawcy jest złożenie przez stażystę bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenia, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Organizator stażu może zawsze cofnąć polecenie zdalnego stażu, z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem. Organizator musi cofnąć polecenie zdalnego stażu, jeżeli u stażysty zmienią się warunki lokalowe i techniczne uniemożliwiające zdalny staż, o czym stażysta niezwłocznie informuje organizatora stażu.

3) praca zdana okazjonalna.

Staż może być realizowany zdalnie okazjonalnie, na wniosek stażysty w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

Zdalny staż jest realizowany zgodnie z zasadami pracy zdalnej ustalonymi dla pracowników w porozumieniu albo w regulaminie pracy zdalnej (o których mowa w art. 67²⁰ Kodeksu pracy). Jeżeli nie zostało zawarte porozumienie albo nie został wydany regulamin, organizator określa zasady zdalnego stażu w porozumieniu ze stażystą. Jeśli organizator wydaje polecenie zdalnego stażu we wspomnianych wyżej szczególnych sytuacjach, określa zasady zdalnego stażu w tym poleceniu.

Stażysta lub organizator mogą wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie zdalnego stażu i przywrócenie warunków stacjonarnych. Wspólnie ustalają termin przywrócenia poprzednich warunków, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Stażysta i organizator stażu mogą ustalić zasady wykorzystywania przez stażystę urządzeń technicznych, niezapewnionych przez organizatora, np. stanowiących własność stażysty. Stażysta ma wówczas prawo do ekwiwalentu pieniężnego jak pracownik.

Organizator stażu może kontrolować zdalną realizację stażu, przestrzeganie przez stażystę bhp, procedur bezpieczeństwa informacji oraz ochrony danych osobowych. Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu ze stażystą w miejscu realizacji stażu w godzinach pracy stażysty.

Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności stażysty wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem. Jeżeli w trakcie kontroli organizator stwierdzi uchybienia w bhp lub przestrzeganiu wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, zobowiązuje stażystę do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie albo cofa zgodę na zdalny staż. W przypadku wycofania zgody na zdalny staż stażysta wraca do stacjonarnego stażu w terminie określonym przez organizatora.

Organizator stażu umożliwia osobie na zdalnym stażu przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi stażystami i pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń organizatora, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.

Przed dopuszczeniem do zdalnego stażu stażysta:

• potwierdza w oświadczeniu zapoznanie się z informacją zawierającą zasady bhp pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania,

• składa oświadczenie zawierające potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez stażystę i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy w okresie stażu.

8.6. Obowiązki organizatora stażu przed dopuszczeniem stażysty do wykonywania pracy

Organizator stażu nie może dopuścić do realizacji stażu bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań u stażysty do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie. Gdyby jednak pracodawca dopuścił do realizacji stażu bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonych stanowiskach, mogłoby to stanowić przyczynę zewnętrzną wypadku przy pracy.

Podobnie jak w przypadku powierzenia pracy osobie zatrudnionej na podstawie umowy o pracę, przed powierzeniem stażyście wykonania zadań przewidzianych programem stażu organizator stażu:

• na własny koszt kieruje kandydata na stażystę na wstępne badania lekarskie, na zasadach przewidzianych dla pracowników,

• zapoznaje stażystę z obowiązującym regulaminem pracy i pobiera na piśmie potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy,

• przekazuje stażyście na piśmie zakres obowiązków i uprawnień (art. 116 ust. 1 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia).

8.7. Obowiązki organizatora stażu z zakresu bhp

Organizator stażu ma wobec stażystów wiele obowiązków z zakresu bhp odpowiadających obowiązkom pracodawcy wobec pracowników.

8.7.1. Bezpieczne i higieniczne warunki odbywania stażu

Organizator stażu ma obowiązek zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki odbywania stażu. Obowiązek ten ma charakter podstawowy, na takich samych zasadach jak wobec pracowników.

W praktyce oznacza to, że organizator stażu zobowiązany jest wobec stażysty do:

1) organizowania pracy w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy,

2) uwzględnienia ochrony zdrowia karmiących dziecko piersią czy pracowników niepełnosprawnych w ramach podejmowanych działań profilaktycznych,

3) zapewnienia, aby budowa i przebudowa obiektu budowlanego, w którym znajdują się pomieszczenia pracy, była wykonywana zgodnie z wymogami bezpieczeństwa,

4) zapewnienia, aby praca była wykonywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo pracownikom,

5) zapewnienia pomieszczeń odpowiednich do rodzaju wykonywanej pracy,

6) stosowania materiałów i procesów technologicznych po uprzednim ustaleniu ich szkodliwości dla zdrowia,

7) stosowania substancji chemicznych oznakowanych w sposób widoczny i umożliwiający ich identyfikację,

8) zastępowania substancji i czynników rakotwórczych czynnikami mniej szkodliwymi,

9) ochrony pracowników przed promieniowaniem jonizującym,

10) informowania pracowników o ryzyku zawodowym.

W rozporządzeniu w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 58) wyraźnie stwierdzono, że przez określenie „pracownik” rozumie się każdą osobę zatrudnioną przez pracodawcę, w tym praktykanta i stażystę. Zgodnie z § 4 tego rozporządzenia pracodawca (czyli organizator stażu) jest obowiązany organizować stanowiska pracy stażysty wyposażone w monitory ekranowe w taki sposób, aby spełniały one minimalne wymagania bhp oraz ergonomii, określone w załączniku do tego rozporządzenia. Przepisów rozporządzenia nie stosuje się do:

• kabin kierowców oraz kabin sterowniczych maszyn i pojazdów,

• systemów komputerowych na pokładach środków transportu,

• systemów komputerowych przeznaczonych głównie do użytku publicznego,

• systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy,

• kalkulatorów, kas rejestrujących i innych urządzeń z małymi ekranami do prezentacji danych lub wyników pomiarów,

• maszyn do pisania z wyświetlaczem ekranowym.

Pracodawca (organizator stażu) jest obowiązany do przeprowadzania na stanowiskach pracy, wyposażonych w monitory ekranowe, oceny warunków pracy w aspekcie:

• organizacji stanowisk pracy, w tym rozmieszczenia elementów wyposażenia, w sposób zapewniający spełnienie wymagań bhp,

• stanu elementów wyposażenia stanowisk pracy, zapewniającego bezpieczeństwo pracy, w tym ochronę przed porażeniem prądem elektrycznym,

• obciążenia narządu wzroku oraz układu mięśniowo-szkieletowego stażystów,

• obciążenia stażystów czynnikami fizycznymi, w tym szczególnie nieodpowiednim oświetleniem,

• obciążenia psychicznego stażystów, wynikającego ze sposobu organizacji pracy.

Ocena warunków pracy powinna być przeprowadzana w szczególności dla nowo tworzonych stanowisk oraz po każdej zmianie organizacji i wyposażenia stanowisk pracy. Na podstawie tej oceny pracodawca (organizator stażu) jest obowiązany podejmować działania mające na celu usunięcie stwierdzonych zagrożeń i uciążliwości.

8.7.2. Szkolenie bhp i ppoż

W praktyce, z uwagi na ograniczony czas stażu, szkolenie w zakresie bhp będzie szkoleniem wstępnym, analogicznym co do treści jak to dla pracowników. Organizator powinien przeszkolić także osoby odbywające staż zdalnie. Szkolenie ppoż powinno być analogiczne do tego rodzaju szkolenia przeprowadzanego dla pracownika.

8.7.3. Wyposażenie bhp

Organizator stażu powinien stażyście zapewnić:

• odzież i obuwie robocze lub ekwiwalent za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego,

• ekwiwalent za pranie odzieży roboczej,

• środki ochrony indywidualnej,

• niezbędne środki higieny osobistej,

• profilaktyczne posiłki i napoje.

Odzież i obuwie robocze, które spełniają wymagania określone w Polskich Normach, powinny być udostępnione stażyście:

• jeżeli odzież własna stażysty może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,

• ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Jeżeli pracodawca ustalił stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bhp, dotyczy to także stażysty. W takiej sytuacji stażysta ma prawo do ekwiwalentu pieniężnego jak pracownik.

Warto przypomnieć, że odzieżą roboczą nie jest ubranie, które jest używane w celu zachowania jednolitego wyglądu zatrudnionych w firmie. Jest to odzież służbowa, a zasady jej użytkowania określa pracodawca w regulaminie pracy, a jeśli nie wydaje takiego regulaminu – w wewnętrznym zarządzeniu. Wówczas mogą one dotyczyć także stażysty.

8.7.4. Profilaktyczna ochrona zdrowia stażysty

Stażysta również jest objęty profilaktyczną ochroną zdrowia na zasadach analogicznych do pracowników.

Przykładowo, na zasadach dotyczących pracowników, organizator stażu jest obowiązany zapewnić stażyście okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego (§ 8 rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe). Uprawnienie przysługuje stażystom, którzy użytkują podczas realizacji stażu monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Dla realizacji obowiązku przez organizatora stażu nie ma znaczenia, że staż będzie wykonywany tylko przez kilka miesięcy.

8.7.5. Wypadek przy pracy stażysty

Jeżeli stażysta ulegnie wypadkowi przy pracy, należy powiadomić o zdarzeniu ZUS, sporządzić kartę wypadku, a jeśli zdarzenie zakwalifikowano jako wypadek przy pracy – także statystyczną kartę wypadku.

Jeżeli zdarzenie było nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, powodujące uraz lub śmierć i które nastąpiło w okresie ubezpieczenia wypadkowego z danego tytułu podczas odbywania stażu, to należy go zakwalifikować jako wypadek przy pracy. Odpowiada bowiem definicji wypadku przy pracy z art. 3 ust. 3 pkt 4 ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych. Z przepisu tego wprost wynika, że dotyczy to także sytuacji podczas odbywania stażu przez osobę pobierającą stypendium w okresie odbywania stażu.

Organizator stażu jest zobowiązany w przypadku takiego zdarzenia:

• ustalić okoliczności i przyczyny tego wypadku oraz

• sporządzić kartę wypadku.

Ustalenie okoliczności i przyczyn tego wypadku należy przeprowadzić w trybie i na zasadach określonych w przepisach § 1–6 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (Dz.U. z 2009 r. Nr 105, poz. 870 ze zm.).

Należy także sporządzić kartę wypadku zgodnie ze wzorem określonym w załączniku do tego rozporządzenia w terminie 14 dni od dnia uzyskania zawiadomienia o wypadku.

Niezwłocznie po uzyskaniu zawiadomienia o wypadku organizator stażu powinien powiadomić pisemnie właściwą terenową jednostkę organizacyjną ZUS o wszczęciu postępowania powypadkowego, ponieważ przedstawiciel ZUS ma prawo uczestniczyć w tym postępowaniu.

Kartę wypadku sporządza się w 3 egzemplarzach:

• pierwszy egzemplarz otrzymuje poszkodowany lub uprawniony członek rodziny,

• drugi egzemplarz pozostaje u podmiotu ustalającego okoliczności i przyczyny wypadku (organizator stażu),

• trzeci egzemplarz jest przekazywany do ZUS, jeżeli zdarzenie zostało uznane za wypadek przy pracy.

Organizator stażu powinien sporządzić statystyczną kartę tego wypadku i przekazać ją w formie elektronicznej na portal sprawozdawczy GUS.

8.7.6. Zapewnienie norm odpoczynku stażyście

Stażysta ma prawo do odpoczynku na zasadach zagwarantowanych pracownikowi przez Kodeks pracy, zatem przysługuje mu w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Reguły tej nie stosuje się do przypadków konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii. Jeżeli w takich nadzwyczajnych sytuacjach dojdzie do naruszenia odpoczynku dobowego, stażyście przysługuje, w okresie rozliczeniowym, równoważny okres odpoczynku.

Stażyście przysługuje w każdym tygodniu prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku, obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego. W przypadkach konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii oraz w przypadku zmiany pory wykonywania pracy przez pracownika w związku z jego przejściem na inną zmianę, zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy, tygodniowy nieprzerwany odpoczynek może obejmować mniejszą liczbę godzin, nie może być jednak krótszy niż 24 godziny. Odpoczynek tygodniowy powinien przypadać w niedzielę. W przypadkach dozwolonej pracy w niedzielę odpoczynek może przypadać w innym dniu niż niedziela (stażysta może wyjątkowo pracować w niedzielę). Niedziela obejmuje 24 kolejne godziny, poczynając od godziny 6.00 w tym dniu, chyba że u danego pracodawcy została ustalona inna godzina.

8.8. Pozostałe obowiązki organizatora stażu wobec stażysty

Organizator stażu ma wobec stażysty także obowiązek:

• ochrony przed mobbingiem,

• równego traktowania i zakazu dyskryminacji.

8.9. Obowiązki stażysty

Stażysta w trakcie odbywania stażu:

• przestrzega ustalonego przez organizatora rozkładu czasu pracy,

• sumiennie i starannie wykonuje zadania objęte programem stażu oraz stosuje się do poleceń organizatora stażu i opiekuna stażysty, o ile nie są one sprzeczne z prawem,

• dba o należyty stan maszyn, urządzeń, narzędzi i sprzętu,

• przestrzega przepisów i zasad obowiązujących u organizatora stażu, w szczególności regulaminu pracy, tajemnicy służbowej, przepisów oraz zasad bhp oraz przepisów przeciwpożarowych.

8.10. Czas wykonywania pracy przez stażystę

Stażysta nie może pracować dłużej niż 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 3 miesięcy. 8-godzinna norma jest sztywna, a 40-godzinna tygodniowa – przeciętna.

Jeżeli stażysta jest osobą niepełnosprawną, nie może pracować dłużej niż 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo (art. 118 ust. 1 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia).

Jednocześnie wprowadzono zasadę, że stażysta nie może pracować krócej niż 20 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (czyli nie mniej niż pół etatu pracowniczego), w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 3 miesięcy (art. 118 ust. 2 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia).

Stażysta nie jest pracownikiem, a więc nie mają do niego zastosowania zasady dotyczące doby pracowniczej. Oznacza to, że można wprowadzić wobec stażysty taki rozkład czasu, że kolejnego dnia będzie rozpoczynał staż wcześniej niż poprzedniego. Można też polecić stażyście z dnia na dzień stawienie się do pracy wcześniej niż dnia poprzedniego.

Można też ustalić, że stażysta będzie rozpoczynał pracę w przedziale godzinowym, według własnej decyzji, np. między godziną 7.00 a godziną 9.30. Takie rozwiązania stosowane są także wobec pracowników, jednakże odnośnie do stażystów nie obowiązuje specjalna procedura wprowadzania takiej zasady.

Na zasadach przewidzianych dla pracowników stażysta może wziąć udział w podróży służbowej i szkoleniu zorganizowanym z inicjatywy organizatora stażu lub za jego zgodą (art. 117 ust. 2 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia).

Wyjątkowo starosta może wyrazić zgodę na realizację stażu w niedzielę i święta, w porze nocnej lub w systemie pracy zmianowej, o ile charakter pracy w danym zawodzie wymaga takiego rozkładu czasu pracy.

W celu wykluczenia wątpliwości dotyczących usprawiedliwiania różnych rodzajów nieobecności bezrobotnych na stażu, wprowadzona zostaje zasada, zgodnie z którą do bezrobotnych odbywających staż zastosowanie będą miały przepisy o usprawiedliwianiu nieobecności pracowników.

8.11. Urlop stażysty

Stażystom nie przysługuje prawo do urlopów wypoczynkowych na zasadach ustanowionych dla pracowników. Mają jednak prawo do dni wolnych przeznaczonych na wypoczynek, których udzielenie nie wiąże się dla pracodawcy z żadnymi dodatkowymi kosztami.

Na wniosek stażysty organizator stażu udziela mu 2 dni wolnych za każde 30 dni kalendarzowych odbywania stażu. Dni wolne są więc nabywane sukcesywnie, wraz z upływem każdego okresu 30-dniowego odbywania stażu. Za dni wolne przysługuje stypendium wypłacane przez urząd pracy.

Za ostatni miesiąc odbywania stażu organizator stażu udziela dni wolnych przed upływem terminu zakończenia stażu, tak aby bezrobotny mógł z nich skorzystać. Przy niepełnym miesiącu odbywania stażu przysługujący bezrobotnemu wymiar dni wolnych oblicza się proporcjonalnie, zaokrąglając w górę do pełnych dni (art. 118 ust. 5 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia).

Wolnych dni powinno się udzielać w dniach, które są dla stażysty dniami pracy zgodnie z rozkładem czasu pracy. Należy przy tym podkreślić, że nie stosuje się zasady obowiązującej przy udzielaniu urlopów wypoczynkowych o udzielaniu urlopów w dniach, ale rozliczaniu ich w godzinach. Dni wolne stażysty są udzielane i rozliczane w dniach. Jest to możliwe, gdyż dobowy czas stażysty jest stały i wynosi 8 godzin oraz nie ma możliwości odbywania stażu w niepełnym wymiarze.

W przeciwieństwie do urlopu wypoczynkowego pracownika, stażysta nie nabywa prawa do ekwiwalentu w sytuacji, gdy nie wykorzystał dni wolnych do zakończenia stażu. Jeśli tak się stanie, wówczas niewykorzystane dni wolne przepadają w momencie zakończenia stażu.

8.12. Ogólny staż pracy i uprawnienia z niego wynikające a staż zawodowy z urzędu pracy

Z faktu, że stażysta nie jest pracownikiem, wynika także brak prawa do nagrody jubileuszowej. Przysługują one bowiem tylko osobom pozostającym w stosunku pracy. Jeżeli zatem prawo do nagrody jubileuszowej przypada w okresie stażu, nie przysługuje nagroda jubileuszowa.

8.13. Odbywanie staży za granicą

Z przepisów ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia nie wynika, że staż ma być odbywany na terytorium Polski. Oznacza to, że można dopuścić jego realizację za granicą, pod warunkiem umowy o staż albo za zgodą starosty.

8.14. Dokumentacja stażu

Stażysta nie jest pracownikiem, a zatem pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stażem.

Natomiast w interesie przedsiębiorcy leży dokumentowanie odbywania stażu, np. dowód z przeprowadzenia badań bhp, dowód z respektowania czasu pracy stażysty czy dni wolnych.

Jeżeli pracodawca zatrudni stażystę po zakończeniu stażu, nie można dokumentacji ze stażu przechowywać w teczce osobowej pracownika. Natomiast w części A pracownika może się znaleźć zaświadczenie starosty o odbyciu stażu, jako potwierdzenie doświadczenia zawodowego.

8.15. Konsekwencje niewywiązywania się organizatora stażu z obowiązków

Obowiązkiem organizatora stażu jest realizowanie programu stażu i dotrzymywanie warunków jego odbywania, wskazanych w umowie. Konsekwencją ich nieprzestrzegania jest przerwanie stażu i wyłączenie prawa do pomocy dla pracodawców i przedsiębiorców. Zgodnie z obowiązującą od 1 czerwca 2025 r. ustawą o rynku pracy i służbach zatrudnienia, w przypadku nierealizowania przez organizatora programu stażu lub niedotrzymywania warunków jego odbywania, starosta na wniosek bezrobotnego odbywającego staż lub z urzędu może rozwiązać z organizatorem umowę o odbycie stażu, po wysłuchaniu organizatora stażu.

W przypadku przerwania stażu przez:

• starostę z powodu nierealizowania przez organizatora programu stażu lub niedotrzymywania warunków jego odbywania,

• organizatora stażu bez uzasadnionej przyczyny

– organizator stażu nie może korzystać z form pomocy, z wyłączeniem pośrednictwa pracy i poradnictwa zawodowego, przez okres 12 miesięcy odpowiednio od dnia przerwania realizacji stażu przez starostę lub przerwania stażu przez organizatora stażu.

8.16. Przerwanie stażu przez bezrobotnego

Przerwanie stażu może nastąpić bez winy stażysty (brak negatywnych konsekwencji) albo z jego winy (konsekwencje).

Stażysta ma także prawo podjąć zatrudnienie, inną pracę zarobkową lub działalność gospodarczą przed ukończeniem programu stażu. Stażysta ma wówczas prawo do potwierdzenia nabycia wiedzy i umiejętności oraz uzyskania dodatku do stypendium (art. 119 ust. 6 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia).

Stażysta ma także prawo przerwać staż z uzasadnionej przyczyny (art. 118 ust. 6 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia). Ma wówczas prawo, w okresie 6 miesięcy od dnia przerwania udziału w stażu, ukończyć ten staż zgodnie z programem za zgodą starosty i organizatora stażu.

W dwóch sytuacjach stażysta może, zgodnie ze swoim wyborem, albo przerwać staż, albo go kontynuować.

Po pierwsze, bezrobotny, który w trakcie odbywania stażu utracił status bezrobotnego z powodu nabycia prawa do emerytury albo renty z tytułu niezdolności do pracy lub renty socjalnej, może ukończyć ten staż zgodnie z programem, o ile nie pozostaje w zatrudnieniu (art. 117 ust. 3 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia). Po wyrażeniu woli kontynuacji stażu, jest rejestrowany jako osoba poszukująca pracy.

Po drugie, bezrobotny, który na okres krótszy niż 6 miesięcy przerwał staż z powodu odbywania ćwiczeń wojskowych lub przeszkolenia wojskowego, może ukończyć ten staż zgodnie z programem, za zgodą starosty i organizatora stażu, jeżeli jest zarejestrowany w PUP jako osoba bezrobotna (art. 117 ust. 5 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia).

Z kolei starosta może pozbawić bezrobotnego możliwości kontynuowania stażu z jego winy, na wniosek organizatora lub z urzędu, po zasięgnięciu opinii organizatora i wysłuchaniu bezrobotnego, w przypadku:

• nieusprawiedliwionej nieobecności podczas więcej niż jednego dnia stażu,

• naruszenia podstawowych obowiązków określonych w regulaminie pracy, w szczególności stawienia się do odbycia stażu w stanie wskazującym na spożycie alkoholu, narkotyków lub środków psychotropowych lub spożywania w miejscu pracy alkoholu, narkotyków lub środków psychotropowych.

Aby sprawdzić, czy stażysta jest pod wpływem alkoholu czy narkotyków, można posłużyć się obserwacją jego stanu, a w przypadku uzasadnionego podejrzenia – przeprowadzić badanie alkomatem lub poprosić o badanie organ uprawniony (np. policję).

Pracodawca może wprowadzić w firmie kontrolę pracowników na obecność w ich organizmach alkoholu i środków działających podobnie do alkoholu, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia. Przepisy odnoszące się do kontroli pracowników stosuje się odpowiednio do pracodawców organizujących pracę wykonywaną przez osoby fizyczne na innej podstawie niż stosunek pracy (art. 22^1h Kodeksu pracy), a więc i stażystów.

Kontrola trzeźwości i na obecność środków odurzających nie może naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Wprowadzenie kontroli trzeźwości i na obecność środków odurzających oraz sposób przeprowadzania kontroli trzeźwości, w tym rodzaj urządzenia wykorzystywanego do kontroli, czas i częstotliwość jej przeprowadzania, określa pracodawca lub przedsiębiorca (opiekun stażu). O wprowadzeniu kontroli trzeźwości informuje stażystę w sposób przyjęty u danego pracodawcy nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem jej przeprowadzania.

Organizator stażu nie dopuszcza stażysty do pracy, jeżeli kontrola trzeźwości wykaże obecność alkoholu w organizmie stażysty wskazującą na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości (w rozumieniu art. 46 ust. 2 albo 3 ustawy z 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi) albo zachodzi uzasadnione podejrzenie, że stażysta stawił się do pracy w stanie po użyciu alkoholu albo w stanie nietrzeźwości lub spożywał alkohol w czasie pracy. Organizator stażu nie dopuszcza także do pracy stażysty pod wpływem środków odurzających. Informację dotyczącą podstawy niedopuszczenia stażysty do pracy przekazuje się stażyście do wiadomości.

Kontrola trzeźwości obejmuje badanie przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego za pomocą urządzenia posiadającego ważny dokument potwierdzający jego kalibrację lub wzorcowanie. Za równoznaczne ze stwierdzeniem braku obecności alkoholu w organizmie stażysty uznaje się przypadki, w których zawartość alkoholu nie osiąga lub nie prowadzi do osiągnięcia wartości właściwych dla stanu po użyciu alkoholu. Kontrolę stanu pod wpływem środków odurzających także przeprowadza się przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego.

Niedopuszczony do pracy stażysta ma prawo wezwać policję do przeprowadzenia badania. Policję może także wezwać organizator stażu.

8.17. Zakończenie stażu

Organizator stażu po zakończeniu stażu wydaje stażyście opinię zawierającą informacje o realizowanych przez niego zadaniach oraz nabytej wiedzy i umiejętnościach. Natomiast starosta wydaje zaświadczenie o odbyciu stażu (art. 123 ust. 2 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia).

Elementy zaświadczenia o odbyciu stażu określi Minister Rodziny, Pracy i Spraw Socjalnych w rozporządzeniu (art. 124 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia). Na dzień oddania publikacji do druku rozporządzenie to nie zostało opublikowane w Dzienniku Ustaw.

9. Pracownicy tymczasowi

Jeśli zachodzi konieczność redukcji zatrudnienia przez pracodawcę, ale po pewnym czasie występuje potrzeba uzupełnienia braków kadrowych, dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług agencji pracy tymczasowej. Pracodawcy mogą w ten sposób zwiększyć zatrudnienie tylko w pewnych okresach, korzystając z pracy obcych pracowników. Taka praca jest wykonywana na rzecz i pod kierownictwem tych pracodawców (użytkowników) wyłącznie na podstawie umowy terminowej i z możliwością jej wypowiedzenia przez każdą ze stron z zastosowaniem, w zależności od długości zawartej umowy, 3-dniowego lub 1-tygodniowego okresu.

W odniesieniu do zleceniobiorców, którzy również mogą być wynajmowani tymczasowo do pracy, należy przyjąć, że pracodawca powinien mieć uprawnienie wyłącznie do wyznaczania im zadań i kontrolowania ich realizacji. Nie jest to bowiem stosunek pracy.

Wykonywanie pracy tymczasowej na rzecz jednego pracodawcy użytkownika jest jednak ograniczone. Co do zasady okres ten nie może przekraczać łącznie 18 miesięcy w okresie 36 kolejnych miesięcy. Wyjątkowo, w przypadku zastępstwa za nieobecnego pracownika, okres zatrudnienia tymczasowego może trwać 36 miesięcy.

W zatrudnienie tymczasowe są zaangażowane 3 podmioty:

• pracownik lub zleceniobiorca zatrudniony przez agencję pracy tymczasowej,

• agencja pracy tymczasowej, która zatrudnia pracownika lub zleceniobiorcę i kieruje go do pracy do pracodawcy użytkownika,

• pracodawca użytkownik, na rzecz którego pracownik lub zleceniobiorca świadczy pracę.

9.1. Zakres prac możliwych do wykonywania i zabronionych

Na rzecz danego pracodawcy użytkownika pracownik tymczasowy może wykonywać prace:

• o charakterze sezonowym, okresowym, doraźnym lub

• których terminowe wykonanie przez pracowników zatrudnionych przez pracodawcę użytkownika nie byłoby możliwe bądź

• których wykonanie należy do obowiązków nieobecnego pracownika zatrudnionego przez pracodawcę użytkownika (art. 2 pkt 3 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych).

Istnieją też pewne ograniczenia w zakresie rodzaju pracy, którą pracodawca użytkownik może powierzyć pracownikowi w ramach tymczasowego zatrudnienia. Zabronione, pod karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł, jest zlecanie pracy:

• szczególnie niebezpiecznej w rozumieniu przepisów wydanych na podstawie art. 237¹⁵ Kodeksu pracy (np. związanej z narażeniem na pole elektromagnetyczne, w odlewniach stopów żelaza i metali nieżelaznych);

• na stanowisku pracy, na którym jest zatrudniony pracownik pracodawcy użytkownika w okresie uczestniczenia tego pracownika w strajku;

• tego samego rodzaju co praca wykonywana przez pracownika pracodawcy użytkownika, z którym został rozwiązany stosunek pracy z przyczyn niedotyczących pracowników w okresie ostatnich 3 miesięcy poprzedzających przewidywany termin rozpoczęcia wykonywania pracy tymczasowej przez pracownika tymczasowego, jeżeli taka praca miałaby być wykonywana w jakiejkolwiek jednostce organizacyjnej pracodawcy użytkownika położonej w gminie, na terenie której znajduje się lub znajdowała jednostka organizacyjna, w której był zatrudniony zwolniony pracownik;

• wymagającej uzbrojenia pracownika ochrony w broń palną bojową lub przedmioty przeznaczone do obezwładniania osób za pomocą energii elektrycznej, których posiadanie wymaga uzyskania pozwolenia, o którym mowa w ustawie z 21 maja 1999 r. o broni i amunicji (art. 8 ustawy o pracownikach tymczasowych).

9.2. Obowiązki pracodawcy użytkownika

Pracodawca, który zdecyduje się na korzystanie z pracy pracowników tymczasowych, ma też obowiązki i korzysta z praw przysługujących mu w zakresie niezbędnym do organizowania pracy z udziałem tych pracowników.

Do obowiązków pracodawcy w tym zakresie należą:

• zapewnienie pracownikowi tymczasowemu bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy tymczasowej;

• prowadzenie ewidencji czasu pracy pracownika tymczasowego w zakresie i na zasadach obowiązujących w stosunku do pracowników;

• dostarczanie pracownikowi tymczasowemu odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, zapewnianie napojów i posiłków profilaktycznych, przeprowadzanie szkoleń w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, ustalanie okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy, przeprowadzanie oceny ryzyka zawodowego oraz informowanie o tym ryzyku.

Pracodawca użytkownik nie może powierzać pracownikowi tymczasowemu innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym (art. 42 § 4 Kodeksu pracy) ani powierzać mu wykonywania pracy na rzecz i pod kierownictwem innego podmiotu.

Ponadto musi prowadzić ewidencję osób wykonujących pracę tymczasową na podstawie umowy o pracę oraz umowy prawa cywilnego, w postaci papierowej lub elektronicznej, dla każdej osoby odrębnie i przechowywać ją przez okres jej prowadzenia oraz przez 36 miesięcy przypadających bezpośrednio po tym okresie.

W czasie wykonywania pracy na rzecz pracodawcy użytkownika pracownik tymczasowy nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie warunków pracy i innych warunków zatrudnienia niż pracownicy zatrudnieni przez tego pracodawcę użytkownika na takim samym lub podobnym stanowisku pracy. Zatem pracodawca użytkownik musi przestrzegać zasady równego traktowania w zatrudnieniu.

9.3. Zatrudnienie pracownika tymczasowego – KROK PO KROKU

KROK 1 – wybór agencji pracy tymczasowej do współpracy

Pracodawca sam podejmuje decyzję, z którą agencją pracy tymczasowej nawiąże współpracę. Przy wyborze powinien przede wszystkim zweryfikować:

• czy agencja pracy tymczasowej jest wpisana do rejestru agencji zatrudnienia KRAZ i czy posiada wymagany dla agencji certyfikat,

• cenę usługi (warto sprawdzić, jakie wynagrodzenie faktycznie trafia do pracowników tymczasowych, a ile wynosi marża agencji),

• zakres oferowanej usługi (czy agencja realizuje większość obowiązków sama, czy przekazuje je pracodawcy użytkownikowi),

• jaki okres potrzebny jest agencji na zrekrutowanie potrzebnych pracowników i na oddelegowanie ich do pracodawcy użytkownika,

• czy agencja ma możliwość zrekrutowania i oddelegowania odpowiedniej liczby pracowników o kompetencjach, jakich potrzebuje pracodawca użytkownik.

KROK 2 – ustalenie warunków współpracy i treści umowy pomiędzy agencją pracy tymczasowej i pracodawcą

Pracodawca, który chce skorzystać z pracowników tymczasowych, powinien dokładnie ustalić treść umowy z agencją pracy tymczasowej w celu uniknięcia późniejszych nieporozumień w trakcie współpracy. W umowie należy określić wzajemne prawa i obowiązki, a także wskazać obowiązki stron umowy wobec pracowników tymczasowych lub wykonawców oddelegowanych do pracodawcy użytkownika. W umowie przede wszystkim należy ustalić:

• formę zatrudnienia osób delegowanych przez agencję pracy tymczasowej;

Agencja może zatrudniać osoby delegowane do wykonywania pracy na rzecz pracodawców użytkowników na podstawie umowy o pracę na czas określony lub na podstawie umowy prawa cywilnego (art. 7 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych).

• limit czasowy świadczenia pracy tymczasowej;

Agencja pracy tymczasowej może skierować daną osobę do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz jednego pracodawcy użytkownika przez okres nieprzekraczający łącznie 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy (art. 20 ust. 1 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych), chociaż od tej reguły są wyjątki. Pracodawca powinien wziąć pod uwagę, że zgodnie z przepisami to na agencji spoczywa obowiązek pilnowania łącznego okresu pracy dotychczas wykonywanej przez taką osobę na rzecz danego pracodawcy użytkownika (art. 11a ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych). Jednak żeby to zrobić, agencja musi pozyskać informację o tym, czy pracownik tymczasowy wykonywał już pracę na rzecz danego pracodawcy użytkownika np. za pośrednictwem innej agencji. Zgodnie z przepisami pracodawca użytkownik ma obowiązek prowadzenia ewidencji osób wykonujących pracę tymczasową na podstawie umowy o pracę oraz umowy prawa cywilnego na jego rzecz w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy.

• obowiązki pracodawcy użytkownika w zakresie bhp;

Na pracodawcy użytkowniku spoczywa większość obowiązków względem pracowników tymczasowych w zakresie bhp. To on powinien:

1) dostarczyć pracownikowi tymczasowemu odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej, zapewnić napoje i posiłki profilaktyczne,

2) przeprowadzić szkolenia w zakresie bhp,

3) ustalić okoliczności i przyczyny wypadku przy pracy,

4) przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego oraz informować o nim pracowników tymczasowych (art. 9 ust. 2a ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych).

Jednak coraz częstszą praktyką na rynku jest ustalanie podziału niektórych obowiązków między agencją pracy tymczasowej a pracodawcą. Najczęściej to agencja przeprowadza ogólne szkolenia bhp, pracodawcom użytkownikom pozostawiając wyłącznie szkolenia stanowiskowe. Warto jednak wziąć pod uwagę, że takie postępowanie nie jest zgodne z opinią PIP, która wskazuje, że nie ma możliwości, aby pracodawca użytkownik zlecił agencji pracy tymczasowej przeprowadzenie szkoleń wstępnych dla swoich pracowników tymczasowych.

• ewidencję pracy tymczasowej;

Przepisy nakładają na pracodawcę użytkownika obowiązek ewidencjonowania czasu pracy tymczasowej. Nie regulują jednak, jak powinna dokładnie wyglądać taka ewidencja oraz w jakim trybie należy ją przekazywać agencji. Rozwiązania szczegółowe w tym zakresie strony regulują w umowie, w tym sposób przesyłania ewidencji agencji pracy tymczasowej, tak aby zagwarantować bezpieczeństwo danych.

• zasady wynagradzania pracownika tymczasowego;

Strony ustalają zakres informacji dotyczących przebiegu pracy tymczasowej, które mają wpływ na wysokość wynagrodzenia za pracę pracownika tymczasowego, oraz sposób i termin przekazywania tych informacji agencji pracy tymczasowej w celu prawidłowego obliczania wynagrodzenia za pracę tego pracownika.

• podróże służbowe pracowników tymczasowych;

Pracodawca użytkownik i agencja pracy tymczasowej zgodnie z przepisami mają obowiązek ustalić między sobą na piśmie zakres przejęcia przez pracodawcę użytkownika obowiązku pracodawcy dotyczącego wypłacania należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 9 ust. 3 pkt 3 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych).

• obowiązki agencji w zakresie prowadzenia dokumentacji pracownika tymczasowego;

Przepisy o pracy tymczasowej regulują obowiązki agencji pracy tymczasowej w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej czy wypełniania obowiązków informacyjnych wobec pracownika tymczasowego. Nie ma więc potrzeby dublowania ich w umowie. Natomiast istotnym elementem jest ustalenie między s tronami sposobu udostępniania pracodawcy użytkownikowi kopii niektórych dokumentów.

• proces delegowania pracownika tymczasowego;

Agencja pracy tymczasowej i pracodawca użytkownik sami ustalają proces delegowania pracownika tymczasowego. Zazwyczaj obejmuje on ustalenia dotyczące składania zamówienia na zapotrzebowanie na takich pracowników, terminy, w jakich agencja powinna zapewnić pracowników tymczasowych, a także ustalenia dotyczące logistyki tego procesu, osób odpowiedzialnych po obu stronach za poszczególne czynności, jak również ustalenie sposobu rezygnacji z zamówienia lub zmiany zapotrzebowania na daną liczbę pracowników tymczasowych.

• możliwość przejęcia pracownika tymczasowego przez pracodawcę użytkownika;

Ustalenie między agencją pracy tymczasowej a pracodawcą użytkownikiem warunku niezatrudnienia pracownika tymczasowego przez pracodawcę użytkownika po zakończeniu wykonywania pracy tymczasowej jest nieważne (art. 12 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych). Jednak w praktyce agencja, chcąc zabezpieczyć sobie zwrot kosztów, jakie poniosła w związku z rekrutacją i zatrudnieniem pracownika tymczasowego, wprowadza w umowach obowiązek zapłaty dodatkowego wynagrodzenia na rzecz agencji za takie przejęcie.

• przetwarzanie danych osobowych przy pracy tymczasowej.

Zgodnie ze stanowiskiem UODO administratorem danych osobowych pracowników tymczasowych jest agencja pracy tymczasowej. Jednak niektóre uprawnienia i konieczność wykonywania przez pracodawcę użytkownika obowiązków pracodawcy powodują, że w tym wąskim zakresie jemu także będzie przysługiwał status administratora danych. Z uwagi na dominujący charakter agencji jako administratora danych wymagane jest, aby zawarła ona z pracodawcą użytkownikiem umowę powierzenia przetwarzania danych osób świadczących pracę tymczasową, która określałaby zakres i cel przetwarzania przez niego danych.

KROK 3 – podpisanie umowy

Formalne podpisanie umowy wymaga zweryfikowania, czy osoby składające swoje podpisy są uprawnione do tego rodzaju czynności. Dopiero po sprawdzeniu pełnomocnictw (najlepiej dołączyć je do umowy) można złożyć podpisy.

KROK 4 – zgłoszenie zapotrzebowania na pracownika zgodnie z ustaloną w umowie procedurą

Pracodawca w zależności od umowy zawartej z agencją pracy tymczasowej albo już przy jej podpisywaniu zgłasza swoje zapotrzebowanie na danego pracownika i jego warunki zatrudnienia (wskazuje np. rodzaj pracy, wymagane kwalifikacje, wymiar czasu pracy, wynagrodzenie, miejsce wykonywania pracy). W praktyce strony stosują najczęściej rozwiązanie, w którym pracodawca użytkownik na bieżąco zgłasza e-mailem lub za pośrednictwem formularza zapotrzebowanie konsultantowi opiekującemu się po stronie agencji pracodawcą. Sposób zgłoszenia strony ustalają na etapie kroku 2.

KROK 5 – rekrutacja lub selekcja z już zatrudnionych przez agencję pracy tymczasowej pracowników tymczasowych

Najczęściej to agencja pracy tymczasowej zajmuje się nadaniem ogłoszeń i weryfikacją kandydatów. Jednak niewykluczona jest sytuacja, kiedy pracodawca użytkownik „podsyła” agencji kandydatów, którzy zgłosili się bezpośrednio do niego, aby to agencja sfinalizowała proces rekrutacji, a następnie zatrudnienia.

KROK 6 – skierowanie kandydata do pracy tymczasowej i wykonanie mu badań medycyny pracy

Jeśli rodzaj pracy i forma zatrudnienia tego wymagają, pracownik tymczasowy również powinien poddać się badaniu medycyny pracy, podczas którego lekarz orzeknie jego zdolność do wykonywania zleconych mu zadań. Agencja pracy tymczasowej i pracodawca użytkownik mogą uzgodnić, że to pracodawca użytkownik bierze na siebie obowiązek skierowania pracownika tymczasowego na badania okresowe z uwagi na to, że to on jest w stanie najlepiej wskazać ryzyka i opisać rodzaj pracy.

KROK 7 – zawarcie umowy o pracę tymczasową lub zlecenia pomiędzy agencją pracy tymczasowej a pracownikiem tymczasowym

Agencja pracy tymczasowej może zatrudniać osoby delegowane do wykonywania pracy na rzecz pracodawców użytkowników na podstawie umowy o pracę tymczasową lub na podstawie umowy prawa cywilnego (np. umowy zlecenia). Przepisy nie wprowadzają szczególnych wymogów w zakresie umowy zlecenia dla pracownika tymczasowego.

Umowa o pracę tymczasową zawarta pomiędzy agencją pracy tymczasowej a pracownikiem tymczasowym powinna natomiast określać:

• strony umowy,

• datę zawarcia umowy,

• pracodawcę użytkownika i ustalony okres wykonywania na jego rzecz pracy tymczasowej,

• warunki zatrudnienia pracownika tymczasowego w okresie wykonywania pracy na rzecz pracodawcy użytkownika, w szczególności: rodzaj pracy, która ma być powierzona pracownikowi tymczasowemu, wymiar czasu pracy pracownika tymczasowego, miejsce wykonywania pracy tymczasowej,

• wynagrodzenie za pracę oraz termin i sposób jego wypłacania przez agencję pracy tymczasowej.

W umowie tej strony mogą przewidzieć możliwość wcześniejszego jej rozwiązania przez każdą ze stron:

• za 3-dniowym wypowiedzeniem, gdy umowa o pracę została zawarta na okres nieprzekraczający 2 tygodni,

• za 1-tygodniowym wypowiedzeniem, gdy umowa o pracę została zawarta na okres dłuższy niż 2 tygodnie.

Umowę o pracę tymczasową zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta na piśmie, agencja pracy tymczasowej potwierdza pracownikowi tymczasowemu w formie pisemnej warunki zawartej umowy o pracę, nie później niż w drugim dniu wykonywania pracy tymczasowej.

KROK 8 – oddelegowanie pracownika tymczasowego do pracodawcy użytkownika

Po zawarciu umowy pracownik tymczasowy jest kierowany do pracodawcy użytkownika.

9.4. Koszty pracy tymczasowej

Koszty związane z udostępnieniem pracowników przez agencję pracy tymczasowej zasadniczo zależą od wielkości zapotrzebowania (liczby pracowników) i jego zróżnicowania (ze względu na rodzaj wykonywanej pracy).

Agencja pracy tymczasowej pokrywa w zasadzie wszystkie koszty związane z faktycznym zatrudnieniem pracowników tymczasowych (nie tylko wynagrodzenia, w tym chorobowe czy urlopy, ale też świadczenia okołowynagrodzeniowe, np. różnego rodzaju benefity, diety i inne należności z tytułu podróży służbowej), w tym obsługę formalną tych osób. Koszty te są powiększane o honorarium dla agencji.

Podstawą do skierowania pracowników tymczasowych do pracodawcy użytkownika będzie umowa z agencją o warunkach współpracy, którą tak jak każdą umowę warto negocjować. Zanim pracodawca zdecyduje się na skorzystanie z tych usług (zawarcie umowy), powinien przeanalizować opłacalność tego przedsięwzięcia, czyli:

• posiadany budżet,

• wielkość zapotrzebowania na pracowników w rozbiciu na stanowiska pracy lub zakres prac (w przypadku zleceniobiorców) i wymiar etatu,

• okres zatrudnienia (nie dłuższy niż dopuszczalny),

Sąd Najwyższy w wyroku z 19 marca 2019 r. (III UK 84/18) uznał, że:

• koszty wynagrodzeń pracowników na stanowiskach, na których chce zatrudnić pracowników tymczasowych (wynagrodzenie nie może być niższe niż oferowane pracownikom na tych samych stanowiskach lub wykonujących tę samą pracę lub pracę o jednakowej wartości).

W wyroku z 7 marca 2012 r. (II PK 161/11) Sąd Najwyższy stwierdził, że:

Zawarcie umowy o dostarczenie pracowników tymczasowych jest rozwiązaniem optymalizującym koszty pracy. Reżim, jaki wiąże się z zatrudnianiem pracowników (limity okresu próbnego, umowy na czas określony – z wyjątkiem dotyczącym m.in. zastępstwa, pracy dorywczej czy sezonowej, uzasadnionych potrzeb pracodawcy – stosowanie okresów wypowiedzenia uzależnionych od długości zawartej umowy lub stażu pracy, a także konieczność uzasadnienia wypowiedzenia w przypadku umowy na czas nieokreślony, ryzyko redukcji zatrudnienia i wypłaty odpraw), powoduje, że zatrudnianie tymczasowe jest rozwiązaniem, które warto uwzględnić przy planowaniu budżetu wynagrodzeń.

Jak wcześniej wspomniano, wykonywanie pracy tymczasowej jest okresowe i nigdy nie przekształci się w bezterminowe. Ponadto do pracowników tymczasowych nie ma zastosowania ustawa z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników.

Natomiast w przypadku rezygnacji pracodawcy użytkownika z wykonywania pracy przez pracownika tymczasowego przed upływem okresu uzgodnionego z agencją pracy tymczasowej konieczne będzie tylko zawiadomienie tej agencji na piśmie o przewidywanym terminie zakończenia wykonywania pracy tymczasowej, w miarę możliwości z wyprzedzeniem uwzględniającym obowiązujący strony umowy o pracę okres wypowiedzenia tej umowy (art. 18 ust. 2 ustawy o pracownikach tymczasowych).

Wzór 7. Rezygnacja z wykonywania pracy przez pracownika tymczasowego

10. Outsourcing pracowniczy

Rozwiązaniem dla pracodawców, którzy nie chcą korzystać z pracy tymczasowej lub których nie zadowala ta forma zatrudnienia albo którzy wyczerpali limity związane z zatrudnianiem tymczasowym, ale poszukują rozwiązań obniżających koszty pracy, jest outsourcing pracowniczy. Ta forma powierzenia pracy nie została uregulowana w żadnych przepisach.

10.1. Na czym polega outsourcing pracowniczy

Istotą outsourcingu jest zlecenie przez korzystającego (insourcer) podmiotowi zewnętrznemu (outsourcer), na podstawie umowy cywilnoprawnej, wykonania określonej pracy przez jego pracowników. Strony tej relacji – podmiot zlecający i osoby wykonujące pracę – nie łączy żaden stosunek prawny. Umowa outsourcingu powinna zostać zawarta na piśmie (wyrok Sądu Najwyższego z 27 stycznia 2016 r., I PK 21/15).

Wzór 8. Umowa outsourcingu pracowniczego

Sąd Najwyższy w ww. wyroku z 27 stycznia 2016 r. (I PK 21/15) wyodrębnił różnice między outsourcingiem pracowniczym a zatrudnieniem pracowników własnych lub świadczeniem pracy przez pracowników tymczasowych, wskazując, że:

W outsourcingu pracowniczym nie może być bezpośredniego i stałego podporządkowania pracowników outsourcera w stosunku do podmiotu, u którego jest wykonywana praca (insourcera).

Kluczowe w przypadku tej formy współpracy jest zatem kierownictwo nad pracownikami podmiotu, który ich udostępnia, a nie podmiotu, który korzysta z usługi outsourcingu. Nie ma, tak jak w przypadku pracowników tymczasowych, przymiotu zarządzania nimi przez pracodawcę, na rzecz którego praca jest wykonywana (użytkownika). Jednocześnie nie można przyjąć, że przy nawiązaniu tego rodzaju umowy następuje przejście pracowników na innego pracodawcę (art. 23¹ Kodeksu pracy).

Sąd Najwyższy w wyroku z 13 kwietnia 2010 r. (I PK 210/09, OSNP 2011/19–20/249) wyraził pogląd, że powierzenie przez pracodawcę wykonywania zadań pomocniczych podmiotowi zewnętrznemu świadczącemu usługi w tym zakresie (outsourcing) nie może stanowić przejścia części zakładu pracy na innego pracodawcę, jeżeli nie przemawia za tym kompleksowa ocena takich okoliczności jak: rodzaj zakładów, przejęcie składników majątkowych i niematerialnych, przejęcie większości pracowników, przejęcie klientów, a zwłaszcza stopień podobieństwa działalności prowadzonej przed przejęciem zadań i po przejęciu.

Odpowiedzialność za wszelkie rozliczenia dotyczące zatrudnienia osób użyczonych do pracy na podstawie umowy outsourcingu ponosi podmiot będący ich pracodawcą czy zleceniodawcą. Podmiot korzystający z pracy tych osób ponosi tylko koszty określone w umowie. Tak jak w przypadku pracy tymczasowej podmiot, który decyduje się na korzystanie z pracy innych osób, powinien przeanalizować opłacalność takiego przedsięwzięcia.

10.2. Zagrożenia outsourcingowe

ZUS kontroluje firmy zajmujące się outsourcingiem. Kontrole są wszczynane w zakresie ustalania faktycznego płatnika składek. W wielu bowiem przypadkach na podstawie umów o outsourcing jest realizowana wyłącznie obsługa kadrowo-płacowa, polegająca na wypłacie pracownikom wynagrodzenia przez firmy oferujące taką możliwość. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie w wyroku z 12 czerwca 2018 r. (I SA/Rz 242/18) wskazał, na czym polega pozorny outsourcing pracowniczy:

Prawomocna decyzja ZUS, ustalająca, że płatnikiem składek jest płatnik wskazany przez ZUS, a nie podmiot, który dokonał zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, powoduje, że ZUS sporządza za ustalonego płatnika pełną dokumentację z urzędu za okres wskazany w decyzji. Skutkiem uznania przez ZUS za płatnika składek innego podmiotu niż zgłaszający do ubezpieczeń społecznych jest przeksięgowanie składek z konta w ZUS tego ostatniego, a następnie zaliczenie ich na konto ustalonego płatnika składek.

11. Praktyki absolwenckie

Sposobem na optymalizację kosztów zatrudnienia w czasie pogorszenia sytuacji ekonomicznej pracodawcy może być zatrudnianie absolwentów. Praktyka ma na celu ułatwienie tym osobom uzyskiwania doświadczenia i nabywania umiejętności praktycznych niezbędnych do wykonywania pracy. Osoby te mogą być zatem początkowo angażowane do wykonywania prostych czynności.

Zasadniczo nie ma obowiązku wypłaty z tego tytułu wynagrodzenia, choć przepisy przewidują, że praktyka może być też odbywana odpłatnie. Absolwent nie jest pracownikiem podmiotu, który przyjmuje na praktykę, nawet jeżeli strony postanowią o jej odpłatności. Wówczas wysokość świadczenia pieniężnego nie może przekroczyć 2-krotności minimalnej płacy (w 2025 r. – 9332 zł).

Istnieją pewne ograniczenia dotyczące osób, które mogą odbywać taką praktykę. Praktykantem może być bowiem osoba, która ukończyła co najmniej gimnazjum lub 8-letnią szkołę podstawową i w dniu rozpoczęcia praktyki nie ukończyła 30 lat. Osiągnięcie tego wieku już w czasie odbywania praktyki nie ma wpływu na jej realizację.

Praktyka odbywa się na podstawie pisemnej umowy między podmiotem przyjmującym na praktykę a praktykantem i może być zawarta na okres wynoszący maksymalnie 3 miesiące. Umowa ta może być ponawiana, jeżeli nie został wykorzystany ww. okres i zostaną spełnione pozostałe warunki. Mimo że taka umowa nie jest umową o pracę ani zleceniem, należy do niej stosować niektóre przepisy Kodeksu pracy (art. 4 ustawy o praktykach absolwenckich) w zakresie:

• obowiązku równego traktowania w zatrudnieniu,

• dobowych i tygodniowych norm czasu pracy, czyli 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy,

• odpoczynku dobowego, wynoszącego co najmniej 11 godzin, oraz tygodniowego, który wynosi co najmniej 35 godzin w każdym tygodniu,

• prawa do 15-minutowej przerwy wliczanej do czasu pracy, gdy dobowy wymiar czasu pracy pracownika wynosi co najmniej 6 godzin,

• pory nocnej.

Ponadto podmiot przyjmujący na praktykę:

• nie może powierzać pracy szczególnie niebezpiecznej w rozumieniu przepisów wydanych na podstawie art. 237¹⁵ Kodeksu pracy,

• ma obowiązek zapewnienia praktykantowi bezpiecznych i higienicznych warunków odbywania praktyki, w tym – w zależności od rodzaju świadczeń i zagrożeń związanych z odbywaniem praktyki – odpowiednich środków ochrony indywidualnej.

Umowę o praktyki absolwenckie można z łatwością rozwiązać, bez podawania przyczyny. Jeżeli praktyki są odbywane:

• nieodpłatnie – umowa może być rozwiązana na piśmie w każdym czasie (niezwłocznie),

• odpłatnie – umowa może być rozwiązana na piśmie z zachowaniem 7-dniowego terminu wypowiedzenia (art. 5 ust. 6 ustawy o praktykach absolwenckich).

Uczeń, który ukończył szkołę ponadpodstawową przed ukończeniem 18 roku życia, może również spełniać obowiązek nauki m.in. przez uczęszczanie na praktykę absolwencką w rozumieniu ustawy. W związku z tym od 1 czerwca 2025 r. wprowadzono do ustawy o praktykach absolwenckich następujące zmiany:

• w przypadku niepełnoletniego praktykanta, który ukończył szkołę ponadpodstawową i spełnia obowiązek nauki przez uczęszczanie na praktykę absolwencką, umowa o praktyki absolwenckie może być zawarta na okres nie dłuższy niż do ukończenia przez niego 18 roku życia,

• podmiotowi przyjmującemu na praktykę będącemu pracodawcą, który zawarł umowę z takim praktykantem, przysługuje dofinansowanie kosztów praktyki w wysokości 250 zł za każdy pełny miesiąc praktyki.

Dofinansowanie to przysługuje pracodawcy, jeżeli:

1) zawarł umowę z niepełnoletnim praktykantem, który ukończył szkołę ponadpodstawową i spełnia obowiązek nauki przez uczęszczanie na praktykę absolwencką zgodnie z art. 36 ust. 12 ustawy – Prawo oświatowe,

2) praktyka została zrealizowana w wymiarze co najmniej 120 godzin miesięcznie.

Dofinansowanie jest przyznawane ze środków Funduszu Pracy na wniosek pracodawcy złożony do wójta (burmistrza, prezydenta miasta) właściwego ze względu na miejsce zamieszkania praktykanta w terminie 3 miesięcy od dnia ukończenia praktyki przez praktykanta. Dofinansowanie przyznaje wójt (burmistrz, prezydent miasta) właściwy ze względu na miejsce zamieszkania praktykanta, w drodze decyzji, po stwierdzeniu spełnienia wyżej wymienionych warunków.

Do wniosku o dofinansowanie praktyki absolwenckiej dołącza się:

• kopię umowy o praktykę absolwencką,

• kopię zaświadczenia o rodzaju wykonywanej pracy i umiejętnościach nabytych w czasie odbywania praktyki.

Wzór 9. Umowa o praktykę absolwencką

Po zakończeniu praktyki podmiot przyjmujący na praktykę, na wniosek praktykanta, jest zobowiązany wystawić mu na piśmie zaświadczenie o rodzaju wykonywanej pracy i umiejętnościach nabytych w czasie odbywania praktyki.

Materiał pochodzi z zasobów INFOR PL S.A.

12. Odpowiedzi na pytania Czytelników

Wypożyczenie pracownika tylko za porozumieniem między pracodawcami i za zgodą zainteresowanego

PROBLEM

Pracownik zwrócił się do pracodawcy z wnioskiem o udzielenie mu urlopu bezpłatnego na podstawie art. 174¹ Kodeksu pracy, a więc w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy na okres 1 roku. Jeśli pracodawca wyraziłby zgodę, ale nie zawarł porozumienia z pracodawcą, u którego pracownik wykonywałby pracę, to czy pracownik w takiej sytuacji zachowałby uprawnienia u dotychczasowego pracodawcy wynikające z art. 174¹ § 2 Kodeksu pracy? Czy wyłącznie pracodawca może wyjść z inicjatywą wysłania pracownika na urlop bezpłatny w swoim zakładzie pracy, w celu wykonywania przez niego pracy u innego pracodawcy?

RADA

Wypożyczenie pracownika innemu pracodawcy następuje w drodze porozumienia między pracodawcami i za zgodą pracownika. W tym celu dotychczasowy pracodawca udziela pracownikowi urlopu bezpłatnego w trybie art. 174¹ Kodeksu pracy.

UZASADNIENIE

Przepisy Kodeksu pracy w art. 174¹ przewidują możliwość udzielenia pracownikowi urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy.

Uprawnienia pracodawcy dotyczące udzielenia urlopu bezpłatnego dotyczą sytuacji związanych z trudnościami z zatrudnieniem swoich pracowników, a także gdy pracodawcy współpracują ze sobą i wystąpi konieczność udzielenia wsparcia pracowniczego drugiemu pracodawcy. Inicjatywa udzielenia urlopu należy do pracodawcy. Występuje tu również konieczność zawarcia przez pracodawców porozumienia, w którym nowy pracodawca zobowiązuje się do zatrudnienia pracownika, a dotychczasowy pracodawca – do udzielenia urlopu bezpłatnego. Porozumienie powinno także określać czas trwania świadczenia pracy u nowego pracodawcy. Pracownik musi każdorazowo wyrazić zgodę na wykonywanie pracy u innego pracodawcy w ramach urlopu bezpłatnego u dotychczasowego pracodawcy.

Okres urlopu bezpłatnego, udzielonego pracownikowi w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy, wlicza się do okresu, od którego zależą uprawnienia pracownicze u dotychczasowego pracodawcy. Należy pamiętać, że okres tego urlopu wlicza się nie tylko do ogólnego stażu pracy, ale również do zakładowego stażu pracy, od którego uzależniona jest m.in. długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę.

Urlop bezpłatny udzielony w tym trybie może ulec skróceniu bądź przedłużeniu. W takim przypadku wymagane jest porozumienie pracodawców w tej sprawie, jak również pisemna zgoda pracownika.

Istnieje też możliwość odwołania pracownika z urlopu bezpłatnego w szczególnie uzasadnionych przypadkach. Ważnymi przyczynami uzasadniającymi odwołanie pracownika z urlopu bezpłatnego mogą być przede wszystkim szczególne potrzeby pracodawcy, których nie można było przewidzieć w chwili rozpoczynania urlopu, a które zaistniały w czasie jego trwania.

Należy zwrócić uwagę na wyrok Sądu Najwyższego z 6 stycznia 2009 r. (II PK 111/08), w którym sąd wyjaśnił:

Joanna Skrobisz

specjalista z zakresu prawa pracy

Czy możliwe jest zawieszenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

PROBLEM

Jesteśmy pracodawcą prywatnym zatrudniającym ponad 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i tworzymy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Ze względu na trudną sytuację ekonomiczną chcielibyśmy zawiesić regulamin funduszu na podstawie art. 91 Kodeksu pracy, a tym samym zawiesić jego funkcjonowanie. Czy jest to możliwe?

RADA

Tak. Jeżeli jest to uzasadnione pogorszeniem Państwa sytuacji finansowej, można zawiesić przepisy regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na podstawie przepisu art. 9¹ Kodeksu pracy. Takie zawieszenie nie powoduje jednak zmniejszenia obciążeń finansowych pracodawcy związanych z koniecznością przekazywania odpisów na fundusz, gdyż ten obowiązek wynika z ustawy. Aby możliwe było zaprzestanie przekazywania odpisów na zfśs, powinni Państwo uregulować tę kwestię w obowiązującym w zakładzie układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania.

UZASADNIENIE

Przepisy dopuszczają zawieszenie regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Możliwe jest także zaprzestanie przekazywania odpisu na zfśs. Wymaga to jednak zachowania odpowiednich procedur.

Jeżeli jest to uzasadnione sytuacją finansową pracodawcy, można zawrzeć porozumienie o zawieszeniu stosowania w całości lub w części przepisów prawa pracy, określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy. Takie zawieszenie nie może jednak dotyczyć przepisów Kodeksu pracy oraz przepisów innych ustaw i aktów wykonawczych, w tym ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Może natomiast odnosić się do postanowień przepisów wewnątrzzakładowych (regulaminu pracy, regulaminu wynagradzania), które kształtują uprawnienia pracowników w sposób korzystniejszy, niż wynika to z przepisów powszechnych (art. 9¹ Kodeksu pracy).

Takie porozumienie zawiera pracodawca i reprezentująca pracowników organizacja związkowa, a jeżeli u pracodawcy nie działają związki zawodowe, porozumienie zawiera pracodawca i przedstawicielstwo pracowników wyłonione w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej pracodawca określa w regulaminie. Wyłączenie stosowania zapisów regulaminu zfśs, chociaż jest możliwe na podstawie art. 9¹ Kodeksu pracy, który umożliwia na podstawie porozumienia zawieszenie stosowania przepisów prawa pracy, określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy, to nie daje pracodawcy żadnych korzyści finansowych.

Powoduje bowiem wyłącznie, że środki zgromadzone na odrębnym koncie funduszu nie będą wydatkowane. Nie zwalnia natomiast pracodawcy z konieczności dokonywania rocznego odpisu na zfśs i przekazywania go na rachunek funduszu. Wynika to z tego, że obowiązek dokonywania corocznego odpisu podstawowego jest uregulowany w ustawie o zfśs, której zapisów nie można zawiesić na podstawie wspomnianego przepisu. W konsekwencji zawieszenie regulaminu zfśs uniemożliwiłoby wydatkowanie środków zgromadzonych na rachunku funduszu, mimo że pracodawca nadal miałby obowiązek dokonywania odpisu na zfśs.

W tej sytuacji wskazanym rozwiązaniem może być obniżenie wysokości odpisu lub rezygnacja z prowadzenia działalności socjalnej na zasadach wynikających z samej ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zgodnie z jej postanowieniami, jeżeli w zakładzie pracy obowiązuje układ zbiorowy pracy, pracodawca może dowolnie kształtować w nim wysokość odpisu na fundusz lub może postanowić, że fundusz nie będzie tworzony (pod warunkiem uzyskania zgody organizacji związkowych, jeżeli takie działają w firmie).

Jeżeli w Państwa zakładzie nie obowiązuje układ zbiorowy pracy, to postanowienie o zawieszeniu regulaminu zfśs należy zawrzeć w regulaminie wynagradzania. Musi być ono również uzgodnione z działającą w zakładzie organizacją związkową, a w razie jej braku – z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

W przypadku gdy postanowią Państwo o zupełnej rezygnacji z funduszu, po upływie

2 tygodni od dnia podania tej informacji do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w firmie za pozostały okres nie należy naliczać odpisu na zfśs. Nie oznacza to jednak, że środki dotychczas zgromadzone na koncie funduszu można przelać na konto firmowe czy wydać na dowolny cel związany z bieżącą działalnością firmy. Pracodawca ma bowiem nadal obowiązek wydatkowania środków na cele socjalne, aż do wyczerpania tych zasobów.

Jeżeli zdecydują się Państwo na odstąpienie od tworzenia funduszu w trakcie roku, powinni Państwo ustalić i przekazać na konto zfśs część odpisów odpowiadającą okresowi, przez jaki fundusz był utrzymywany. Odpis należałoby zatem naliczyć proporcjonalnie.

Rozporządzenie w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych wskazuje na sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych, który stosuje się również w przypadku, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na niepełny rok kalendarzowy. Wynika z tego, że przepisy przewidują jednak ustalanie odpisu niższego niż całoroczny, czyli na niepełny rok kalendarzowy.

Aleksander P. Kuźniar

specjalista z zakresu prawa pracy

Czy przy naliczaniu odpisu na zfśs pracodawca użytkownik powinien uwzględnić pracowników tymczasowych

PROBLEM

Nasza firma zatrudnia ponad 60 osób i funkcjonuje w niej zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Od niedawna pracują u nas pracownicy tymczasowi. Czy należy ich uwzględnić przy dokonywaniu odpisu na zfśs i w związku z tym przeliczyć ten odpis?

RADA

Nie. Pracownicy tymczasowi nie są pracownikami Państwa firmy i nie należy dokonywać na nich odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Zatem ustalony odpis na fundusz, który należy przekazać na rachunek zfśs, nie wymaga przeliczenia.

UZASADNIENIE

Pracownikiem tymczasowym jest pracownik zatrudniony przez agencję pracy tymczasowej w celu wykonywania pracy tymczasowej na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy użytkownika. A zatem pracodawcą dla takiego pracownika nie jest pracodawca użytkownik, do którego skierowała go agencja pracy tymczasowej.

Osobami uprawnionymi do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał, w regulaminie zfśs, prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu. Mogą zatem Państwo jako pracodawca użytkownik przyznać pracownikom tymczasowym w regulaminie uprawnienia do korzystania ze świadczeń socjalnych na takich samych zasadach jak pozostałym pracownikom. Jednak nadanie takiego przywileju nie wiąże się z obowiązkiem naliczania odpisu na fundusz na pracowników tymczasowych. Mogą Państwo zwiększyć środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych według własnego uznania, uwzględniając np. zwiększone potrzeby funduszu spowodowane rozszerzeniem katalogu osób uprawnionych. Regulacje w tym zakresie, po ich uzgodnieniu z organizacją związkową, a w razie jej braku – z przedstawicielem pracowników, powinny uwzględniać obowiązujące w firmie przepisy wewnątrzzakładowe (np. układ zbiorowy lub regulamin wynagradzania).

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby pracowników. Podstawę naliczania odpisu stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym w zakładzie pracy liczba pracowników, obejmująca osoby zatrudnione zarówno w pełnym, jak i w niepełnym wymiarze czasu pracy. Liczbę tę należy skorygować w końcu roku do przeciętnej liczby faktycznie zatrudnionych w firmie pracowników (§ 1 rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych).

Magdalena Kasprzak

specjalista z zakresu prawa pracy

Kto zwraca koszt okularów korygujących wzrok, przysługujących pracownikowi tymczasowemu

PROBLEM

Jesteśmy agencją pracy tymczasowej. Jeden z naszych pracowników będzie świadczył pracę przy komputerze powyżej 4 godzin dziennie na rzecz pracodawcy użytkownika. Czy i ewentualnie kto jest zobowiązany do zapewnienia temu pracownikowi zwrotu kosztów okularów korygujących wzrok zaleconych przez lekarza podczas wstępnych badań lekarskich – my jako agencja pracy, w której ta osoba jest zatrudniona, czy pracodawca użytkownik, na rzecz którego będzie wykonywana taka praca?

RADA

Należy przyjąć, że obowiązek zapewnienia okularów korygujących wzrok, a tym samym ich refundacji, spoczywa na pracodawcy, którym jest agencja pracy tymczasowej. Uwzględniając jednak brak bezpośredniego uregulowania tej kwestii w obowiązujących przepisach, należy uznać, że agencja pracy i pracodawca użytkownik mogą porozumieć się w tym zakresie i obowiązek ten może przejąć pracodawca użytkownik.

UZASADNIENIE

Powierzenie pracownikowi tymczasowemu pracy przy monitorze ekranowym może wiązać się m.in. z koniecznością zapewnienia tej osobie okularów korygujących wzrok. Pracownikiem, który ma do tego prawo, jest każda osoba zatrudniona przez pracodawcę, w tym praktykant i stażysta, użytkująca w czasie pracy monitor ekranowy przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy (§ 2 pkt 4 w zw. z § 8 ust. 2 rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe). Wskazana definicja pracownika obejmuje każdą osobę zatrudnioną przez pracodawcę, a zatem należy uznać, że dotyczy również pracowników tymczasowych. Oznacza to, że mają do nich zastosowanie przepisy dotyczące obowiązku zapewnienia okularów korygujących wzrok, w tym zwrotu kosztów za okulary zakupione przez takich pracowników we własnym zakresie.

Zapewnienie przez pracodawcę okularów korygujących wzrok nie wynika z samego faktu świadczenia przez pracownika pracy przed monitorem powyżej połowy dobowego wymiaru czasu pracy. Niezbędne są bowiem wcześniejsze badania, w wyniku których lekarz wyda zalecenie pracy w okularach.

Przepisy nie rozstrzygają jednak kwestii, kto – agencja pracy czy pracodawca użytkownik – ma obowiązek skierowania pracownika tymczasowego na badania profilaktyczne przed dopuszczeniem go do pracy. Należy przyjąć, że w przypadku braku takiego uzgodnienia obowiązek w tym zakresie będzie spoczywał na agencji pracy – jako formalnym pracodawcy. Agencja pracy oraz pracodawca użytkownik mogą też ustalić w pisemnym uzgodnieniu, że obowiązek ten będzie obciążał jedną lub drugą stronę. Prawa i obowiązki pracodawcy użytkownika oraz agencji pracy tymczasowej w zakresie nieuregulowanym w ustawie o zatrudnianiu pracowników tymczasowych należy bowiem określić w pisemnych uzgodnieniach. W szczególności przed zawarciem umowy o pracę między agencją pracy tymczasowej a pracownikiem tymczasowym agencja pracy i pracodawca użytkownik uzgadniają na piśmie m.in. zakres przejęcia przez pracodawcę użytkownika obowiązków pracodawcy dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy – w kwestiach nieuregulowanych bezpośrednio w przepisach.

Problem może pojawić się wtedy, gdy nie ma uzgodnień między agencją pracy a pracodawcą użytkownikiem w kwestii finansowania okularów korekcyjnych. W takim przypadku agencje pracy często odwołują się do art. 9 ust. 2a ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.

Powyższy przepis określa, że pracodawca użytkownik dostarcza pracownikowi tymczasowemu odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej, zapewnia napoje i posiłki profilaktyczne, przeprowadza szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, ustala okoliczności i przyczyny wypadku przy pracy, przeprowadza ocenę ryzyka zawodowego oraz informuje o tym ryzyku. Należy jednak przyjąć, że okulary korygujące wzrok nie zaliczają się do środków ochrony indywidualnej z uwagi na fakt, że parametry okularów są ściśle dostosowane do potrzeb danego pracownika wykazanych podczas badania okulistycznego. Dlatego można uznać, że w przypadku braku wyraźnego porozumienia koszt zapewnienia okularów korekcyjnych pracownikowi tymczasowemu będzie obciążał agencję – jako formalnego pracodawcę.

Sebastian Kryczka

specjalista z zakresu prawa pracy

Czy po okresie próbnym możliwe jest zatrudnienie i dodatkowo podpisanie

umowy zlecenia

PROBLEM

Biuro rachunkowe zatrudnia na okres próbny asystentkę księgowo-kadrową, która w zakresie obowiązków ma m.in. obsługę sekretariatu i opisywanie dokumentów w aplikacji. Czy po okresie próbnym możliwe jest zatrudnienie tej osoby na stanowisku sekretarki i dodatkowo podpisanie z nią umowy zlecenia na opisywanie dokumentów w aplikacji? Czynność ta polega m.in. na zweryfikowaniu numeru faktury, kwoty, waluty, przyporządkowaniu właściwego konta księgowego i rejestru VAT. Celem takiego rozwiązania jest „rozdzielenie” wynagrodzenia – za czynności sekretarskie wynagrodzenie stałe, a za opisywanie dokumentów wynagrodzenie za liczbę sztuk.

RADA

Nie ma przeciwwskazań, aby po umowie na okres próbny dokonać rozdziału obowiązków, w ramach którego część z nich będzie realizowana na podstawie nowo zawartej umowy o pracę – a pozostała część na podstawie nowo zawartej umowy prawa cywilnego. Należy jednak pamiętać, że obowiązki świadczone na podstawie dwóch wspomnianych umów nie mogą być wykonywane zamiennie, a organizacja pracy na podstawie umowy prawa cywilnego nie może naruszać przepisów w zakresie organizacji pracy realizowanej na podstawie stosunku pracy.

UZASADNIENIE

Pracodawca, zatrudniając osobę ubiegającą się o pracę w charakterze pracownika, ma możliwość wyboru rodzaju umowy o pracę. W typowych przypadkach logicznym postępowaniem jest jednak zawarcie umowy na okres próbny – której celem jest weryfikacja przydatności zawodowej pracownika, jak również wzajemnych oczekiwań dotyczących kontynuowania współpracy.

W sytuacji gdy umowa na okres próbny obejmowała kilka rodzajów obowiązków, nie ma przeszkód, aby po umowie na okres próbny zawrzeć umowę na czas określony – jak również umowę na czas nieokreślony, w której przedmiotem będzie wykonywanie ograniczonych obowiązków, a pozostałe obowiązki będą realizowane w ramach równolegle zawartej umowy prawa cywilnego, przykładowo umowy zlecenia.

Należy jednak pamiętać, że taki rozdział obowiązków w ramach poszczególnych umów – obowiązki sekretarki oraz obowiązki związane z opisem dokumentów w aplikacji – nie mogą mieszać się w ramach umów. Inaczej mówiąc, w czasie wykonywania przez pracownicę obowiązków wynikających z umowy prawa pracy związanej z zadaniami sekretarki pracodawca nie powinien przydzielać jej zadań związanych z opisywaniem dokumentów w aplikacji oraz odwrotnie. Takie postępowanie mogłoby zostać zakwestionowane przez inspektora pracy w czasie kontroli, w szczególności w zakresie naruszenia przepisów o czasie pracy.

Należy jednocześnie pamiętać, że organizacja pracy w ramach opisywania dokumentów w aplikacji na podstawie umowy prawa cywilnego nie może być charakterystyczna dla stosunku pracy – a zatem umowa prawa cywilnego nie może nosić znamion stosunku pracy. Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy w miejscu i czasie wskazanym przez pracodawcę i pod jego kierownictwem. W przypadku umów prawa cywilnego występuje duży margines swobody zatrudnionego w zakresie organizowania sobie pracy i kierownicza rola podmiotu zatrudniającego ograniczona jest tym samym do minimum.

Zatrudnienie w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy. Jeżeli zatem inspektor pracy w czasie kontroli ustali, że sposób organizacji pracy na podstawie umowy prawa cywilnego jest charakterystyczny dla stosunku pracy, może wydać wystąpienie w sprawie przekształcenia umowy cywilnoprawnej w dodatkową umowę o pracę.

Obecnie inspektorzy pracy nie mają możliwości wydawania nakazów administracyjnych w powyższym zakresie, co nie zmienia faktu, że mogą przystąpić do działań zmierzających do ustalenia istnienia stosunku pracy – przyjmując, że umowa cywilnoprawna została zawarta dla pozoru, w tym uniknięcia obowiązków wynikających z pracowniczej formy zatrudnienia.

Sebastian Kryczka

specjalista z zakresu prawa pracy

Czy można zatrudnić własne dziecko na podstawie umowy cywilnoprawnej

PROBLEM

Obecnie syn nie jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę. Chciałbym zatrudnić go na okres 3 miesięcy na podstawie umowy cywilnoprawnej w celu przeprowadzenia w mieście, w którym mieszka, kampanii marketingowej dla mojej firmy. Jego należność byłaby wypłacana z upływem każdego miesiąca na rachunek bankowy. Czy mogę zawrzeć z nim umowę zlecenia?

RADA

Nie ma przepisów, które zakazywałyby zawieranie umów prawa cywilnego między rodzicem a dzieckiem – w sytuacji gdy rodzic dziecka prowadzi działalność i dziecko miałoby świadczyć usługi na rzecz tej działalności. Nie jest również przeszkodą wykonywanie pracy w innej miejscowości. Jeżeli syn nie ma ukończonych 18 lat, warto stosować przepisy dotyczące ograniczenia wykonywania pracy przez młodocianych – którzy co do zasady mogą wykonywać wyłącznie prace lekkie.

UZASADNIENIE

Pojęcie pracy nie jest zdefiniowane ani w przepisach prawa pracy, ani prawa cywilnego. Niezależnie od tego praca jako określony zespół zachowań zmierzających do osiągnięcia danych celów może być realizowana zarówno na podstawie stosunku pracy, jak i na podstawie elastycznych form zatrudnienia, jakimi są umowy cywilnoprawne.

Takie rozróżnienie jest istotne, ponieważ nie ma możliwości prawnej zatrudniania pracobiorców na podstawie umów prawa cywilnego w warunkach wykonywania pracy charakterystycznych dla stosunku pracy.

Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy podporządkowanej w miejscu i czasie wskazanym przez pracodawcę oraz pod jego kierownictwem. Obowiązkiem pracodawcy jest zatrudnianie pracownika za wynagrodzeniem.

Zatrudnienie na podstawie umów prawa cywilnego jest uregulowane w przepisach prawa pracy wyłącznie w kwestii dotyczącej bezpieczeństwa i higieny pracy. Należy bowiem pamiętać, że bezpieczne warunki pracy należą się każdemu zatrudnionemu, niezależnie od podstawy prawnej zatrudnienia.

Najbardziej powszechną formą zatrudnienia na podstawie umów prawa cywilnego jest umowa zlecenia. Ten rodzaj umowy jest uregulowany w Kodeksie cywilnym, który nie przewiduje ograniczenia lub zakazu w zakresie zatrudniania członków rodziny, w tym dzieci. Przeszkodą nie jest również to, że syn miałby wykonywać pracę w innym mieście. Trzeba jednak pamiętać, że warunki wykonywania pracy w ramach umowy zlecenia nie mogą być tożsame z warunkami organizacji pracy typowymi dla umowy o pracę. W takim przypadku dochodzi do obejścia przepisów dotyczących pracowniczej formuły zatrudnienia, co może być zakwestionowane przez organy kontroli i nadzoru.

Jeżeli syn nie ma ukończonych 18 lat, warto mieć na względzie, że mimo iż podstawą zatrudnienia będzie umowa zlecenia, zakres obowiązków nie powinien wykraczać poza prace lekkie – które nie kolidują z rozwojem dziecka, jak również z realizacją obowiązku szkolnego.

Sebastian Kryczka

specjalista z zakresu prawa pracy

Czy na czas nieobecności pracownika można zatrudnić w celu zastępstwa osobę na umowę zlecenia

PROBLEM

Zachorowała kucharka w szkole. Czy na czas jej nieobecności możemy zatrudnić osobę na umowę zlecenia?

RADA

Pracodawca może zatrudnić w charakterze zastępstwa za nieobecnego pracownika inną osobę na podstawie umowy cywilnoprawnej, o ile realizacja tej umowy nie będzie nosiła znamion stosunku pracy.

UZASADNIENIE

Różnica pomiędzy umową o pracę a umową zlecenia polega w szczególności na uprawnieniach związanych z realizacją takich umów. Umowa o pracę uregulowana w przepisach Kodeksu pracy daje więcej uprawnień i nakłada więcej obowiązków na strony stosunku pracy (pracodawcę i pracownika) niż umowa zlecenia uregulowana w Kodeksie cywilnym.

Pomimo że umowa zlecenia może wydawać się korzystniejsza dla pracodawcy, to jednak należy pamiętać, że zgodnie z art. 22 Kodeksu pracy praca w ramach tej umowy nie może być świadczona w warunkach, w których zgodnie z przepisami Kodeksu pracy powinna być zawarta umowa o pracę. Chodzi tu o sytuację, w której dana osoba świadczy pracę określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca wypłaca jej z tego tytułu wynagrodzenie. Zatrudnienie w takich warunkach jest nie tylko zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy, ale stanowi również wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone grzywną w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 Kodeksu pracy).

Biorąc to pod uwagę, przy zatrudnianiu danej osoby na zastępstwo za nieobecnego pracownika na podstawie umowy cywilnoprawnej należy tak sformułować zapisy tej umowy, aby uniknąć zarzutu próby obejścia przepisów prawa pracy.

Maciej Ambroziewicz

specjalista z zakresu prawa pracy

Czy liczba umów zlecenia zawartych z pracownikiem jest ograniczona

PROBLEM

Zawieramy z zatrudnionymi pracownikami umowy zlecenia. Z każdym z nich zawieramy w ciągu roku od kilku do kilkunastu takich umów. Dlatego mamy wątpliwość, ile umów zlecenia może być zawartych przez pracodawcę z jednym pracownikiem i na jaki okres?

RADA

Umowa zlecenia jest umową prawa cywilnego i nie ma limitów w zakresie liczby umów, które mogą być zawierane między tymi samymi stronami. O limitach można byłoby mówić w sytuacji, gdyby charakter zatrudnienia dawał jednoznaczne podstawy do uznania, że umowa zlecenia jest wykonywana w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy.

UZASADNIENIE

Przepisy nie definiują pojęcia pracy jako aktywności ludzkiej, jednak ustalają określone podstawy prawne jej wykonywania. Powszechnie pracę wykonuje się na podstawie stosunku pracy, który najczęściej kojarzony jest z umowami o pracę. Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.

W przypadku zatrudnienia na podstawie stosunku pracy występują dwie strony – pracodawca oraz pracownik. Pracodawcą jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają pracowników. Pracownikiem jest natomiast osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.

W przypadku umów o pracę na czas określony obowiązują limity w zakresie liczby takich umów, jak również łącznego czasu ich trwania. Zasadą jest, że okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać 3.

W sytuacji, o której mowa w pytaniu, jeżeli mamy do czynienia z umową zlecenia, nie występują strony stosunku pracy – pracodawca i pracownik. Przepisy Kodeksu cywilnego nie regulują zarówno liczby takich umów między tymi samymi stronami, jak i łącznego czasu ich trwania. Przyjmując zatem, że umowy zlecenia nie stanowią zakamuflowanych umów o pracę, można przyjąć, że obowiązuje dowolność w zakresie liczby takich umów oraz czasu ich trwania.

Sprawa może się jednak skomplikować w sytuacji, gdy zostanie przeprowadzona kontrola inspektora pracy, który wykaże, że umowy zlecenia zostały zawarte dla pozoru, a tak naprawdę praca na podstawie takich umów jest wykonywana w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy z jednoczesnym pozbawieniem osoby zatrudnionej praw pracowniczych. Przekształcenie umowy cywilnoprawnej w umowę prawa pracy, jak również ustalenie, że wcześniejsze zatrudnienie miało znamiona stosunku pracy, spowoduje obowiązywanie limitów związanych z liczbą, jak również z łącznym czasem trwania umów terminowych. Jeżeli jednak umowa zlecenia, a ściślej mówiąc, jej realizacja, nie odpowiada definicji stosunku pracy, w szczególności nie występuje podporządkowanie kierowniczej roli podmiotu zatrudniającego – wówczas nie ma zagrożenia w razie kontroli inspektora pracy. Inspektor nie będzie miał podstaw do zakwestionowania takiej formy zatrudnienia, w tym liczby umów oraz czasu ich trwania.

Sebastian Kryczka

specjalista z zakresu prawa pracy

Co może być przedmiotem umowy zawartej przez firmę ze zleceniobiorcą

PROBLEM

Zamierzamy zatrudnić na umowę zlecenia architekta. W zakresie obowiązków napisaliśmy: zleceniodawca zleca, a zleceniobiorca zobowiązuje się do następujących czynności:

• aranżowanie i wystrój wnętrz, w tym ustalenie kolorystyki, oświetlenia, faktury, wzornictwa użytych materiałów, oraz wyposażanie wnętrz (meble, dekoracje),

• pozyskiwanie branżowych podwykonawców prac i dostawców niezbędnych materiałów oraz budowanie z nimi współpracy,

• nadzór i koordynacja prac związanych z realizacją projektu.

Działalność naszej firmy nie pokrywa się z wykonywanymi czynnościami. Czy ten fakt przeszkadza w zawarciu umowy zlecenia? Czy musimy prowadzić dokumentację udowadniającą, że wymienione czynności były faktycznie wykonywane? Będziemy prowadzili ewidencję godzin i sprawdzali, czy zachowana jest godzinowa stawka minimalna.

RADA

Przepisy regulujące problematykę umów prawa cywilnego nie przewidują ograniczeń w zakresie możliwości określenia przedmiotu umowy zlecenia w sytuacji, gdyby zakres obowiązków wynikających z umowy zlecenia nie pokrywał się z profilem działalności przedsiębiorcy. Nie ma wynikającego z przepisów prawa obowiązku dokumentowania czynności realizowanych przez zatrudnionego na podstawie umowy prawa cywilnego – z wyjątkiem ewidencji przepracowanych godzin na potrzeby wypłacenia wynagrodzenia minimalnego.

UZASADNIENIE

Prowadzący działalność ma prawo zatrudniać pracobiorców zarówno na podstawie stosunku pracy (stając się tym samym pracodawcą), jak i na podstawie umów prawa cywilnego. Zatrudniony na podstawie stosunku pracy, jak też umowy cywilnoprawnej powinien realizować określony zakres obowiązków. Należy zauważyć, że w przypadku zatrudniania pracowników ani przepisy prawa pracy, ani przepisy prawa cywilnego nie zawierają ograniczeń, które uniemożliwiałyby pracownikom czy zleceniobiorcom realizowanie zakresu obowiązków niepokrywających się z profilem prowadzonej działalności.

W przypadku umów zlecenia obowiązują przepisy regulujące minimalną stawkę godzinową. W takiej sytuacji, gdy strony w umowie nie określą sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi przedkłada w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej informację o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia. Ponadto przedsiębiorca albo inna jednostka organizacyjna, na rzecz której jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi, przechowuje dokumenty określające sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług oraz dokumenty potwierdzające liczbę godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług przez okres 3 lat od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne. Nie ma natomiast obowiązku prowadzenia dokumentacji, która w sposób szczegółowy potwierdzałaby, że czynności składające się na zakres obowiązków zatrudnionego na zlecenie faktycznie były realizowane.

Należy jednak pamiętać, że praca architekta zatrudnionego na zlecenie, który nie jest pracownikiem, nie może być organizowana w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy. W szczególności dotyczy to kwestii podporządkowania i kierowniczej roli podmiotu zatrudniającego w zakresie wydawania bieżących poleceń związanych z procesem pracy. W sytuacji gdy umowa zlecenia faktycznie realizowana jest w ramach stosunku pracy, mamy do czynienia z pracowniczą formą zatrudnienia. W konsekwencji pracodawca jest zobowiązany do realizacji względem osoby zatrudnionej wszystkich obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy, w tym w zakresie założenia akt osobowych oraz pozostałej dokumentacji pracowniczej.

Sebastian Kryczka

specjalista z zakresu prawa pracy

Jaką umowę biuro rachunkowe powinno podpisać z osobą świadczącą dorywczą pomoc w księgowaniu

PROBLEM

Potrzebuję przez kilka miesięcy dorywczej pomocy do zaksięgowania kilku spółek. Znalazłam potencjalną kandydatkę, która chciałaby wykonywać te zadania zdalnie, w czasie przez siebie wybranym, na podstawie umowy o dzieło. Dzieło miałoby polegać na zaksięgowaniu kilku spółek, opisane zostałoby w sposób wskazujący na to, że celem stron jest osiągnięcie ustalonych rezultatów, czyli sporządzenie określonych deklaracji czy rejestrów, sprawozdań finansowych itp. Czy w tej sytuacji zawarcie takiej umowy byłoby możliwe, czy istnieje bardzo duże ryzyko, że taki sposób świadczenia usługi zostałby uznany za umowę zlecenia?

RADA

Na podstawie przedstawionego stanu faktycznego można uznać, że odpowiednią formą świadczenia usługi byłaby umowa zlecenia, a nie umowa o dzieło.

UZASADNIENIE

Główną różnicą pomiędzy umową o dzieło a umową zlecenia jest treść zobowiązania. W przypadku umowy o dzieło jest to osiągnięcie określonego rezultatu, natomiast w przypadku umowy zlecenia zleceniobiorca zobowiązuje się do starannego działania. Powyższą kwestię ujął Sąd Apelacyjny w Krakowie w wyroku z 29 listopada 2017 r.

(III AUa 779/16):

W rozpatrywanym stanie faktycznym intencją stron jest wykonanie wielu określonych czynności, wynikiem których będzie realizacja niejako wielu dzieł dotyczących więcej niż jednej firmy. Takie ujęcie wskazuje również, że przedmiotowej umowie, którą biuro rachunkowe chce zawrzeć z osobą oferującą doraźną pomoc, o wiele bliżej jest do zlecenia niż do umowy o dzieło. Potwierdza to m.in. wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z 18 maja 2015 r. (III AUa 2154/14), w którym wskazano, że:

Nie ulega wątpliwości, że księgowa nie może odpowiadać za osiągnięcie określonego rezultatu w przypadku świadczenia usług księgowych, a zobowiązana jest do starannego działania, księgowania dokumentacji zgodnie z przepisami prawa. Wykonanie usługi księgowej w znacznej mierze zależne jest od współpracy ze strony klienta, tego, czy prześle całą dokumentację, udzieli wymaganej informacji. Rezultat pracy księgowej nie jest z góry i indywidualnie określony, tzn. nie można postanowić, że przygotowane przez nią deklaracje, rejestry, księgi i sprawozdania mają mieć określoną z góry treść.

W bardzo podobnej sprawie, w zakresie sytuacji księgowej wypowiadały się sądy: okręgowy, apelacyjny, a także Sąd Najwyższy. Z uzasadnienia do wyroku Sądu Najwyższego z 12 grudnia 2017 r. (I UK 26/17) jednoznacznie wynika, że systematyczne wykonywanie usług z zakresu księgowości sprzeciwia się uznaniu ich za dzieło w rozumieniu art. 627 Kodeksu cywilnego:

Marcin Szabłowski

specjalista z zakresu prawa pracy

Czy na praktyki absolwenckie można przyjąć obywatela innego kraju

PROBLEM

W naszym zakładzie prowadzimy praktyki absolwenckie. Czy istnieje możliwość zawarcia umowy o praktyki absolwenckie z obywatelem Włoch?

RADA

Tak, żadne przepisy ustawy o praktykach absolwenckich nie ograniczają dostępu do zdobywania doświadczenia zawodowego tylko do obywateli Polski. Zwłaszcza że w myśl przepisów ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, która określa zasady zatrudniania cudzoziemców, dla obywateli Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz innych państw, które podpisały traktat akcesyjny, nie są wymagane zezwolenia na pracę. Dlatego przedsiębiorca zatrudniający obywatela UE traktuje go na równi z obywatelem polskim w zakresie legalizacji jego pracy.

UZASADNIENIE

Praktyka absolwencka to specyficzna forma umowy. Nie jest to umowa o pracę, ale umowa cywilnoprawna zawierana między pracodawcą a absolwentem. Umowa o praktykę nie może przekraczać 3 miesięcy i przewidywać wykonywania prac niebezpiecznych. Praktykę można odbywać u przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną lub prawną, a także jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej. Umowa o praktykę może być zawarta już z absolwentem gimnazjum lub 8-letniej szkoły podstawowej, jeżeli osoba ta nie ukończyła 30 roku życia. Pracodawca zatrudniający praktykanta jest zobowiązany do przestrzegania czasu pracy i przepisów dotyczących zakazu dyskryminacji.

Praktykę odbywa się na podstawie pisemnej umowy o praktykę absolwencką zawieranej przez praktykanta z pracodawcą, u którego odbywa się praktyka. Umowa powinna określać:

• rodzaj pracy, którą praktykant będzie wykonywał i nabywał umiejętności praktyczne,

• czas odbywania praktyki,

• tygodniowy wymiar czasu pracy w ramach zajęć obejmujących praktykę,

• wysokość świadczenia pieniężnego, jeżeli praktyka jest odpłatna.

Należy pamiętać, że praktykant nie jest pracownikiem w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy, ale może wykonywać pracę w wymiarze odpowiadającym pełnemu etatowi i z tego tytułu nie otrzymywać żadnego wynagrodzenia. Po zakończeniu praktyki, na wniosek praktykanta, podmiot prowadzący praktykę jest zobowiązany wydać zaświadczenie potwierdzające zakończenie praktyk. Praktyka może być odpłatna lub nieodpłatna. W przypadku umowy nieodpłatnej może ona być rozwiązana na piśmie w każdym czasie. Natomiast gdy praktyka jest odbywana za wynagrodzeniem, jego wysokość nie może przekroczyć dwukrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę, a umowa może być rozwiązana na piśmie z zachowaniem 7-dniowego wypowiedzenia.

Biorąc pod uwagę, że Włochy są państwem należącym do UE, ich obywatel bez zezwolenia może podjąć praktyki absolwenckie u polskiego pracodawcy.

Joanna Skrobisz

specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych

Czy pracodawca musi kierować na wstępne badania lekarskie studentów odbywających u niego praktyki zawodowe

PROBLEM

Jesteśmy przedsiębiorstwem zajmującym się wykonawstwem robót budowlanych. W tym roku będziemy organizowali praktyki zawodowe dla studentów studiów inżynierskich, którzy będą je realizowali m.in. na terenach prowadzonych przez nas budów. Czy w związku z tym jesteśmy zobowiązani do kierowania przyjmowanych studentów na wstępne badania lekarskie do lekarza medycyny pracy?

RADA

Nie muszą Państwo kierować na wstępne badania lekarskie medycyny pracy studentów uczelni wyższych przyjmowanych na praktyki. Taki obowiązek spoczywa na placówce dydaktycznej, w tym przypadku – uczelni.

UZASADNIENIE

Wstępnym badaniom lekarskim podlegają:

• osoby przyjmowane do pracy,

• pracownicy młodociani przenoszeni na inne stanowiska pracy i inni pracownicy przenoszeni na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe (art. 229 § 1 Kodeksu pracy).

Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie.

Należy jednak zaznaczyć, że wskazany obowiązek ma zastosowanie, gdy osoba przyjmowana do pracy pozostaje z zatrudniającym ją pracodawcą w stosunku pracy, tj. zostanie zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.

W szczególnych przypadkach obowiązek przeprowadzania profilaktycznych badań lekarskich dotyczy również osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych (np. gdy wykonują oni pracę w warunkach niebezpiecznych – na wysokości czy przy użyciu maszyn ciężkich).

Inne zasady przeprowadzania wstępnych badań lekarskich dotyczą studentów. Kwestie profilaktycznych wstępnych badań lekarskich studentów przyjmowanych na praktyki zawodowe przez podmioty będące ich organizatorami zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z 26 sierpnia 2019 r. w sprawie badań lekarskich kandydatów do szkół ponadpodstawowych lub wyższych i na kwalifikacyjne kursy zawodowe, uczniów i słuchaczy tych szkół, studentów, słuchaczy kwalifikacyjnych kursów zawodowych oraz doktorantów. Zgodnie z tą regulacją lekarz przeprowadza badanie lekarskie na podstawie skierowania wydanego przez placówkę dydaktyczną, w tym przypadku przez uczelnię. Takie skierowanie powinno zawierać m.in. oznaczenie placówki dydaktycznej oraz informację o zakresie kształcenia i o czynnikach szkodliwych, uciążliwych lub niebezpiecznych dla zdrowia, występujących w miejscu odbywania praktycznej nauki zawodu, studiów, kwalifikacyjnych kursów zawodowych albo kształcenia w szkole doktorskiej.

Należy też zwrócić uwagę, że służba medycyny pracy realizuje swoje zadania m.in. w odniesieniu do kandydatów do szkół ponadpodstawowych lub wyższych i na kwalifikacyjne kursy zawodowe, uczniów i słuchaczy tych szkół, studentów oraz słuchaczy kwalifikacyjnych kursów zawodowych, którzy w trakcie praktycznej nauki zawodu lub stażu uczniowskiego są narażeni na działanie czynników szkodliwych, uciążliwych lub niebezpiecznych dla zdrowia. Obowiązek objęcia profilaktyczną opieką zdrowotną w odniesieniu do ww. osób spoczywa na szkole, szkole wyższej lub organizatorze kwalifikacyjnych kursów zawodowych.

Pracodawca ma obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków zajęć odbywanych na terenie zakładu pracy przez studentów i uczniów niebędących jego pracownikami (art. 304 § 2 Kodeksu pracy). Także podmiot przyjmujący na praktykę zapewnia praktykantowi, na zasadach dotyczących pracowników, bezpieczne i higieniczne warunki odbywania praktyki, w tym – w zależności od rodzaju świadczeń i zagrożeń związanych z odbywaniem praktyki – odpowiednie środki ochrony indywidualnej (art. 6 ustawy o praktykach absolwenckich). Jednak ze wskazanych regulacji nie wynika, żeby na pracodawcy ciążył obowiązek poddawania kandydatów na praktykantów wstępnym profilaktycznym badaniom lekarskim.

Poza wstępnymi badaniami profilaktycznymi to podmiot będący organizatorem praktyki zawodowej zapewnia studentowi szeroko pojęte bezpieczne i higieniczne warunki jej odbywania. Obowiązki przedsiębiorcy w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy osobom przyjmowanym na praktyki wynikają przede wszystkim z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, głównie prawa pracy, a także z umowy zawartej między tym przedsiębiorcą a uczelnią. Organizator praktyk powinien w szczególności zapewnić stanowiska pracy wyposażone w niezbędne urządzenia, sprzęt, narzędzia, materiały i dokumentację techniczną, uwzględniające wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy. Ponadto powinien zapewnić studentom odbywającym praktyki w jego zakładzie pracy odzież, obuwie robocze i środki ochrony indywidualnej oraz środki higieny osobistej przysługujące pracownikom na danym stanowisku pracy oraz pomieszczenia do przechowywania odzieży i obuwia roboczego, a także środków ochrony indywidualnej. Studenci powinni mieć też dostęp do urządzeń higieniczno-sanitarnych oraz pomieszczeń socjalno-bytowych. Pracodawca ma również obowiązek:

• przeszkolić studenta w zakresie bhp,

• zapoznać studenta z zakładowym regulaminem pracy oraz przepisami bhp, a także

• sprawować nadzór nad wykonywanymi przez studenta pracami przewidzianymi w programie praktyki.

Ewelina Różyńska

specjalista z zakresu bhp

Czy pracodawca zatrudniający poniżej 25 pracowników może ubiegać się o dofinansowanie do wynagrodzenia z PFRON

PROBLEM

Zatrudniliśmy pracownika z orzeczeniem o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności. Jest to jedyna zatrudniana przez nas osoba niepełnosprawna. Pracownik ten otrzymuje wynagrodzenie minimalne, a stan zatrudnienia w naszej firmie wynosi 10 pracowników. Chcemy ubiegać się o dopłatę do wynagrodzenia z PFRON w związku z zatrudnieniem niepełnosprawnego pracownika. Czy mamy taką możliwość, mimo że nie zatrudniamy przynajmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty?

RADA

Tak, mają Państwo taką możliwość. Pracodawcy osób niepełnosprawnych ubiegający się o wypłatę miesięcznego dofinansowania do wynagrodzenia tych pracowników muszą jednak spełnić wszystkie warunki określone w przepisach zarówno prawa krajowego, jak i prawa unijnego. Bez znaczenia pozostaje stan zatrudnienia w podmiocie wnioskującym o dofinansowanie. Zatem uprawnienie w tym zakresie ma też pracodawca zatrudniający mniej niż 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.

UZASADNIENIE

Miesięczne dofinansowanie do wynagrodzenia pracownika niepełnosprawnego przysługuje, o ile pracownik ten został ujęty w ewidencji zatrudnionych osób niepełnosprawnych prowadzonej przez PFRON. Miesięczne dofinansowanie do wynagrodzenia pracownika niepełnosprawnego przysługuje w kwocie uzależnionej od jego stopnia niepełnosprawności (art. 26a ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, dalej: ustawa o rehabilitacji).

Dofinansowanie może zostać przyznane w następującej wysokości:

Na osoby niepełnosprawne, w odniesieniu do których orzeczono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe lub epilepsję, oraz niewidome przysługuje zwiększenie:

• 1380 zł – w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do znacznego stopnia niepełnosprawności,

• 1035 zł – w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności,

• 690 zł – w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do lekkiego stopnia niepełnosprawności.

Kwota miesięcznego dofinansowania nie może przekroczyć 90% faktycznie poniesionych miesięcznych kosztów płacy, a w przypadku pracodawcy wykonującego działalność gospodarczą, w rozumieniu przepisów o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej, 75% tych kosztów. Należy wskazać, że kosztami płacy są wynagrodzenie brutto oraz finansowane przez pracodawcę obowiązkowe składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe, na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy oraz FGŚP, naliczone od tego wynagrodzenia.

Pracownik, na którego pracodawca chce wnioskować o dofinansowanie z PFRON, powinien potwierdzić swoją niepełnosprawność jednym z orzeczeń o stopniu niepełnosprawności lub orzeczeniem lekarza orzecznika ZUS.

Ustawodawca określił przesłanki negatywne otrzymania miesięcznego dofinansowania. Pomoc w tej formie nie przysługuje m.in., jeżeli pracownik zaliczony do umiarkowanego lub lekkiego stopnia niepełnosprawności ma ustalone prawo do emerytury lub wynagrodzenie zostało przekazane w gotówce (art. 26a ust. 1a1 ustawy o rehabilitacji). Ponadto pracodawca nie powinien mieć zaległości wobec PFRON na kwotę przekraczającą 100 zł oraz nie powinien znajdować się w trudnej sytuacji ekonomicznej. Należy też zauważyć, że pracodawcy zatrudniający poniżej 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty nie są zobowiązani do osiągnięcia określonego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych.

Do przesłanek pozytywnych, jakie musi zrealizować pracodawca, należy przede wszystkim obowiązek wykazania efektu zachęty. Polega to na konieczności wykazania w miesiącu zatrudnienia pracownika wzrostu netto zatrudnienia ogółem w porównaniu z poprzednimi 12 miesiącami (art. 26b ust. 6 ustawy o rehabilitacji).

Miesięczne dofinansowanie będzie przysługiwało mimo niewykazania wzrostu zatrudnienia pracowników, jeżeli zatrudnienie nowego pracownika nastąpiło w wyniku rozwiązania stosunku pracy z innym pracownikiem, a umowa o pracę uległa rozwiązaniu np. za wypowiedzeniem złożonym przez pracownika lub z upływem czasu, na który umowa o pracę została zawarta (art. 26b ust. 4 ustawy o rehabilitacji).

Po spełnieniu wszystkich wymaganych prawem przesłanek pracodawca składa wniosek o wypłatę miesięcznego dofinansowania za dany miesiąc na formularzu Wn-D wraz z miesięczną informacją o wynagrodzeniach, zatrudnieniu, stopniach i rodzaju niepełnosprawności pracowników niepełnosprawnych na druku INF-D-P, w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą.

Pracodawca przesyła do PFRON wraz z pierwszym wnioskiem Wn-D:

• kopie aktualnych dokumentów potwierdzających:

1) pełną nazwę pracodawcy, a także jej skrót, o ile posiada, oraz

2) numery REGON i NIP, o ile ich nadanie wynika z przepisów prawa;

• upoważnienie osoby przesyłającej dokumenty do występowania w imieniu pracodawcy, jeżeli pracodawca nie przesyła dokumentów osobiście.

Z pierwszym wnioskiem, składanym po ustanowieniu osoby odpowiedzialnej za kontakty z PFRON, pracodawca przesyła również do funduszu zgłoszenie zawierające imię i nazwisko tej osoby, a także jej numery telefonu i faksu oraz adres poczty elektronicznej, o ile z nich korzysta.

Należy zwrócić uwagę na konieczność złożenia wniosku Wn-D w pierwszym możliwym terminie. Wynika to z istoty pomocy publicznej, która musi być konieczna dla osiągnięcia zamierzonych celów – w tym przypadku zatrudnienia osoby niepełnosprawnej. Pomoc musi zachęcać do zatrudnienia takiej osoby (stąd konieczność wykazania efektu zachęty). Jest to warunek określony w przepisach rozporządzenia UE, które stanowi podstawę do udzielania wsparcia w formie subsydiów płacowych.

Piotr Miąsek

specjalista z zakresu prawa pracy

Czy spółka w trudnej sytuacji ekonomicznej może otrzymać dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych

PROBLEM

Spółka ponosi straty i ich wysokość znacznie przekracza wysokość kapitału zarejestrowanego, w tym wielkość straty w ciągu ostatnich 12 miesięcy przewyższa 25% wysokości tego kapitału. Czy możemy wystąpić do PFRON o dofinansowanie wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych?

RADA

W opisanym przypadku, ze względu na wykazywane straty spółki, istnieje prawdopodobieństwo odmowy przyznania dofinansowań do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych.

UZASADNIENIE

Pracodawca może uzyskać dofinansowanie do wynagrodzenia osób niepełnosprawnych zatrudnionych na umowę o pracę, a w przypadku pracodawcy prowadzącego zakład pracy chronionej – także osób niepełnosprawnych wykonujących pracę nakładczą. Będzie to możliwe, jeżeli wynagrodzenie tych osób zostało ustalone co najmniej w wysokości najniższego wynagrodzenia – w stosunku do wykonawców, dla których praca nakładcza stanowi jedyne źródło utrzymania, a połowy najniższego wynagrodzenia – w stosunku do pozostałych wykonawców, będących osobami niepełnosprawnymi (po wcześniejszym przedstawieniu przez te osoby orzeczenia o stopniu niepełnosprawności).

Podmiotami uprawnionymi do otrzymania pomocy są pracodawcy:

• zatrudniający mniej niż 25 osób w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy,

• zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, osiągający wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych ogółem w wysokości co najmniej 6%,

• prowadzący zakład pracy chronionej.

Do liczby pracowników nie wlicza się osób niepełnosprawnych przebywających na urlopach bezpłatnych oraz osób niebędących osobami niepełnosprawnymi zatrudnionych:

• na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,

• przebywających na urlopach rodzicielskich,

• przebywających na urlopach wychowawczych,

• nieświadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej,

• będących uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy,

• nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego,

• przebywających na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia określają odrębne ustawy.

Dofinansowanie może zostać przyznane w następującej wysokości:

• 2760 zł – w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do znacznego stopnia niepełnosprawności,

• 1550 zł – w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności,

• 575 zł – w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do lekkiego stopnia niepełnosprawności.

Kwoty, o których mowa powyżej – w odniesieniu do osób niepełnosprawnych, którym orzeczono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe lub epilepsję, oraz niewidomych w stopniu znacznym i umiarkowanym – zwiększa się o:

• 1380 zł – w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do znacznego stopnia niepełnosprawności,

• 1035 zł – w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności,

• 690 zł – w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do lekkiego stopnia niepełnosprawności.

Stwierdzenie dotyczące schorzenia szczególnego musi wynikać z sentencji, symbolu przyczyny niepełnosprawności, wskazań lub uzasadnienia podanego na orzeczeniu o stopniu niepełnosprawności.

Wysokość dofinansowania ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika.

Miesięczne dofinansowanie nie przysługuje pracodawcy:

• posiadającemu zaległości w zobowiązaniach wobec PFRON przekraczających ogółem kwotę 100 zł;

• zatrudniającemu co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy i nieosiągającemu wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 6%,

• do wynagrodzenia pracowników zaliczonych do umiarkowanego lub lekkiego stopnia niepełnosprawności, którzy mają ustalone prawo do emerytury;

• jeżeli wynagrodzenie pracownika niepełnosprawnego nie zostało przekazane na jego rachunek bankowy lub rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej albo na adres zamieszkania tego pracownika za pośrednictwem osób prawnych prowadzących działalność w zakresie doręczania kwot pieniężnych;

• jeżeli wynagrodzenie zostało wypłacone po dniu złożenia wniosku o wypłatę miesięcznego dofinansowania;

• jeżeli miesięczne koszty płacy zostały poniesione przez pracodawcę z uchybieniem terminów, wynikających z odrębnych przepisów, przekraczającym 14 dni;

• jeżeli środki na wynagrodzenie pochodzą ze środków publicznych, chyba że pracodawca sfinansował wynagrodzenie pracownika:

1) ze środków publicznych z prowadzonej działalności, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 5,

2) z dochodów publicznych, o których mowa w art. 5 ust. 2 pkt 3

– ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 1530 ze zm.).

Istotną kwestią jest fakt, że zgodnie z § 2 rozporządzenia w sprawie miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych dofinansowania stanowiącego pomoc publiczną udziela się zgodnie z rozporządzeniem Komisji (UE) nr 651/2014 z 17 czerwca 2014 r. uznającym niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu (Dz.Urz. UE L 187 z 26.06.2014 r., str. 1, ze zm.), w zakresie dotyczącym pomocy w formie subsydiowania wynagrodzeń na zatrudnianie pracowników niepełnosprawnych. Przepisy przywołanego rozporządzenia wykluczają dopuszczalność ubiegania się o taką pomoc przez przedsiębiorstwo znajdujące się w trudnej sytuacji.

Biorąc to pod uwagę, w opisanym w pytaniu przypadku, ze względu na wykazywane straty spółki, istnieje prawdopodobieństwo odmowy przyznania dofinansowań do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych.

Maciej Ambroziewicz

specjalista z zakresu prawa pracy