IDWew – jak go wygenerować i jakie będą jego zalety w organizacji pracy po wprowadzeniu KSeF

W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) problem, „kto widzi jakie faktury”, przestaje być kwestią czysto organizacyjną, a staje się kwestią techniczno-prawną. KSeF jest systemem scentralizowanym, a podstawowym identyfikatorem podatnika jest NIP. To oznacza, że w modelu „standardowym” (bez dodatkowych mechanizmów) osoby uprawnione do działania w imieniu podatnika mają potencjalnie dostęp do pełnego zasobu jego faktur sprzedaży i zakupów. Dla małych firm bywa to akceptowalne. Dla organizacji z dużą liczbą oddziałów, zakładów, jednostek organizacyjnych (w tym jednostek podrzędnych JST), a nawet „wewnętrznych centrów rozliczeń” – to często scenariusz nie do przyjęcia. Aby ograniczyć dostęp do faktur lub mieć większą kontrolę nad zakupami, podatnik może nadać identyfikator wewnętrzny jednostki (IDWew) jednostkom organizacyjnym czy poszczególnym pracownikom.

Ministerstwo Finansów wprowadziło rozwiązanie umożliwiające zawężanie uprawnień w KSeF w odniesieniu do konkretnych jednostek wewnętrznych, bez tworzenia nowych NIP. To rozwiązanie to właśnie identyfikator wewnętrzny jednostki (IDWew), zwany także identyfikatorem wewnętrznym, który ma umożliwić pracę na fakturach „tylko tej jednostki”, a nie całej organizacji.

Warto podkreślić, że stosowanie IDWew nie jest obowiązkowe, lecz fakultatywne i zależne od potrzeb organizacyjnych danego podmiotu. Jego prawidłowe wdrożenie wymaga jednak świadomego zaprojektowania struktury uprawnień, właściwego oznaczania faktur w strukturze FA(3) oraz ścisłego powiązania identyfikatorów wewnętrznych z rzeczywistymi procesami biznesowymi podatnika.

1. Czym jest IDWew – definicja praktyczna

IDWew to unikalny identyfikator zakładu (oddziału) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika, tworzony w KSeF zgodnie z zasadami opisanymi w specyfikacji oprogramowania interfejsowego. Składa się z NIP podatnika oraz ciągu znaków numerycznych, np. w formacie „1111111111–33334”.