URLOP OKOLICZNOŚCIOWY - ZWOLNIENIA I ICH DOKUMENTOWANIE
Nasza firma jest płatnikiem zasiłków. Do wypłaty zasiłku macierzyńskiego potrzebujemy aktu urodzenia dziecka pracownika. Czy możemy kopię tego dokumentu przechowywać w aktach?
W 2019 r. wejdą w życie duże nowelizacje przepisów w zakresie prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. Najważniejsze z nich dotyczą nowych zasad prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz pracowniczych planów kapitałowych.
Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy muszą prowadzić akta osobowe składające się z czterech części: A, B, C i D. Każda z nich może zostać podzielona na mniejsze części, tak aby można było przechowywać w nich oświadczenia lub dokumenty powiązane ze sobą tematycznie.
Od 1 stycznia 2019 r. płatnicy składek zobowiązani są przekazywać do ZUS dodatkowe dane w nowych i zmodyfikowanych formularzach ubezpieczeniowych. W określonych przypadkach pozwoli im to skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji osób zatrudnionych. Zmieniły się także zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
Zależy to od długości przerwy między rozwiązaniem lub wygaśnięciem poprzedniego a nawiązaniem kolejnego stosunku pracy.
Nie, były pracownik nie może żądać wydania przez pracodawcę jego dokumentacji pracowniczej po upływie miesięcznego terminu przeznaczonego na jej odebranie przez byłego pracownika.
Przedłużenie podstawowego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej następuje w przypadku, gdy dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu a pracodawca powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania.
Tak, pracodawca ma taki obowiązek. Pracodawca powinien przechowywać dokumentację pracowniczą jeszcze przez cały miesiąc następujący po upływie podstawowego okresu jej przechowywania.
Zgodnie z przepisem art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy, pracodawca powinien przechowywać dokumentację pracowniczą przez cały okres zatrudnienia danego pracownika, tj. od dnia nawiązania stosunku pracy, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
W nowym rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej nie ma wzorów dokumentów kadrowych. Pracodawca może sam je stworzyć albo zastosować wzory ze strony internetowej resortu pracy.
Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres zatrudnienia pracownika, a także po zakończeniu stosunku pracy. Od 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania dokumentacji został skrócony do 10 lat. Jednak w niektórych sytuacjach nadal wynosi 50 lat.
Nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej dotyczą obowiązkowo dokumentacji pracowników zatrudnionych 1 stycznia 2019 r. lub później. Pracodawcy mogą stosować nowe zasady także do dokumentacji pracowników pozostających w tym dniu w stosunku pracy, zgromadzonych przed 1 stycznia 2019 r. Nie mają jednak takiego obowiązku.
Obowiązkiem pracodawcy jest założenie i prowadzenie odrębnie dla każdego pracownika akt osobowych, będących częścią dokumentacji pracowniczej. Po zmianach przepisów od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe powinny się składać z 4 części: A, B, C i D, a nie - tak jak dotychczas - tylko z 3 części. Jednak nowe zasady prowadzenia akt osobowych stosujemy jedynie do pracowników, którzy zostali zatrudnieni od