Zmiany w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej
Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres zatrudnienia pracownika, a także po zakończeniu stosunku pracy. Od 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania dokumentacji został skrócony do 10 lat. Jednak w niektórych sytuacjach nadal wynosi 50 lat.
Nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej dotyczą obowiązkowo dokumentacji pracowników zatrudnionych 1 stycznia 2019 r. lub później. Pracodawcy mogą stosować nowe zasady także do dokumentacji pracowników pozostających w tym dniu w stosunku pracy, zgromadzonych przed 1 stycznia 2019 r. Nie mają jednak takiego obowiązku.
Obowiązkiem pracodawcy jest założenie i prowadzenie odrębnie dla każdego pracownika akt osobowych, będących częścią dokumentacji pracowniczej. Po zmianach przepisów od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe powinny się składać z 4 części: A, B, C i D, a nie - tak jak dotychczas - tylko z 3 części. Jednak nowe zasady prowadzenia akt osobowych stosujemy jedynie do pracowników, którzy zostali zatrudnieni od
Akta osobowe pracowników dzielimy od 1 stycznia 2019 r. na cztery części: A, B, C i D. W części A należy przechowywać dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia, a w części C - dokumenty w zakresie ustania stosunku pracy. Natomiast w nowej części D akt osobowych należy składać dokumenty dotyczące ponoszenia
Przypominamy, że od 1 stycznia 2019 r. obowiązują przepisy nakładające nowy obowiązek informacyjny na pracodawcę. W przypadku rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy musi on poinformować pracownika o okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej, możliwości jej odbioru oraz jej zniszczeniu w razie nieodebrania. Informację tę pracodawca przekazuje pracownikom, których umowa o pracę została
Pracodawca powinien prowadzić ewidencję czasu pracy dla każdego pracownika. Może ją obecnie prowadzić zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej. Nie ma też przeszkód, żeby część dokumentacji prowadzić w formie papierowej, a resztę w formie elektronicznej.
W przypadku gdy pracodawca zawrze kolejną umowę o pracę bezpośrednio po zakończonej umowie o pracę zawartej przed 1 stycznia 2019 r. i trwającej w 2019 r., musi założyć dla pracownika nowe akta osobowe. Żeby został zwolniony z takiego obowiązku, musi być co najmniej 1 dzień przerwy między tymi umowami o pracę. Takie stanowisko zajęło Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w odpowiedzi przesłanej
Od 2019 r. dokumentacja pracownicza może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. Co w tym przypadku oznacza użycie spójnika "lub"? Czy część akt można prowadzić w wersji papierowej, a część w elektronicznej? Poznaj 4 sposoby prowadzenia dokumentacji pracowniczej w obowiązującym stanie prawnym.
We wzorze świadectwa pracy została zmieniona treść pouczenia o możliwości jego sprostowania. Zmiana polega na wskazaniu nowych terminów, w jakich można wystąpić o korektę świadectwa pracy do pracodawcy i następnie do sądu pracy. Terminy te zostały wydłużone z 7 do 14 dni. Zrezygnowano również z obowiązku wskazywania w pouczeniu konkretnego sądu pracy właściwego do rozpatrzenia żądania pracownika o
Dla każdego pracownika pracodawca musi prowadzić oddzielnie akta osobowe. Są do dokumenty związane z osobą pracownika pozostającego w stosunku pracy. Oświadczenia i dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane.
Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca może podjąć decyzję o digitalizacji dokumentacji pracowniczej, czyli o zmianie formy prowadzenia z papierowej na elektroniczną. Proces ten obejmuje wykonanie odwzorowania cyfrowego dotychczasowych papierowych egzemplarzy dokumentów, opatrzenie ich wymaganymi podpisami lub pieczęciami elektronicznymi oraz umieszczenie w specjalnie przygotowanym do tego systemie informatycznym
Ministerstwo podkreśliło przy tym indywidualny charakter teczek pracowników, które nie muszą wyglądać tak samo. Ważne, żeby były uporządkowane i prowadzone zgodnie z przepisami
Dokumentacja pracownicza co do zasady powinna być przechowywana nie tylko w okresie współpracy między pracodawcą a pracownikiem, ale również przez pewien okres po ustaniu zatrudnienia. W zależności od czasu nawiązania umowy o pracę okres przechowywania dokumentacji pracownika wynosi 10 lub 50 lat po ustaniu stosunku pracy.