Wartości niematerialne i prawne – zasady identyfikacji i ewidencji księgowej

Wartości niematerialne i prawne (dalej: WNiP) występują we wszystkich jednostkach sektora finansów publicznych. W praktyce ich stosowania pojawiają się liczne wątpliwości dotyczące rozróżnienia, kiedy konkretny wydatek poniesiony na licencję, program komputerowy czy inne prawo majątkowe spełnia definicję WNiP, a kiedy powinien zostać ujęty w kosztach bieżących. Sposób postępowania determinuje ewidencja w księgach rachunkowych oraz klasyfikacja budżetowa wydatku. W artykule autor omawia podstawowe regulacje dotyczące WNiP, ich ewidencję księgową, inwentaryzację oraz zasady wykazywania w sprawozdaniu finansowym.

Nabycie WNiP przez państwową lub samorządową jednostkę budżetową

W jednostkach państwowych i samorządowych proces nabywania wartości niematerialnych i prawnych wiąże się z koniecznością uwzględnienia przepisów ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: uofp) oraz ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor). W tego rodzaju jednostkach często występują sytuacje związane z zakupem:

• programów komputerowych, licencji o różnym charakterze (niewyłącznym, ograniczonym czasowo, OEM itp.),

• praw autorskich do dokumentów strategicznych (plany, studia, analizy),

• praw majątkowych.

Praktyka pokazuje, że jednostki budżetowe niejednokrotnie stają przed dylematem, czy nabyte prawo należy ująć w ewidencji bilansowej jako wartość niematerialną i prawną, czy też stanowi ono wydatek bieżący rozliczany w koszty w chwili poniesienia. Istotne jest także rozstrzygnięcie, jaki rodzaj paragrafu klasyfikacji budżetowej należy zastosować, by nie narazić się na zarzuty niecelowego czy nieprawidłowego wydatkowania środków publicznych.

Przy nabywaniu WNiP w sektorze finansów publicznych pojawiają się dodatkowo szczegółowe wymogi, wynikające z planu kont dla jednostek budżetowych. Zakup wartości niematerialnych i prawnych, o ile spełnia określone kryteria, może być ujmowany zgodnie z objaśnieniami załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: rozporządzenie w sprawie rachunkowości oraz planów kont) na koncie 020 i odpowiednio powiązany z paragrafem wydatków inwestycyjnych, jeśli jednostka uznaje dany zakup za majątkowy.