Jak potrącić nadpłatę wynagrodzenia spowodowaną prawem do zasiłku

PYTANIE

W naszej firmie wynagrodzenia są wypłacane 25. dnia danego miesiąca. Pracownik otrzymał wynagrodzenie za maj, po czym zachorował 26 maja 2013 r. i w dalszym ciągu choruje. Za czas choroby pracownik otrzymuje zasiłek chorobowy, ponieważ już w tym roku wypłaciliśmy mu wynagrodzenie chorobowe. Czy przy wypłacie pensji za czerwiec możemy odliczyć mu z zasiłku chorobowego nadpłacone wcześniej wynagrodzenie? Czy powinniśmy skorygować dokumentację zasiłkowo-płacową?

ODPOWIEDŹ

Tak, mogą Państwo potrącić nadpłaconą część wynagrodzenia za maj z zasiłku chorobowego za czerwiec, ale za pisemną zgodą pracownika. Korekcie podlegają dokumenty do ZUS, tj. raport rozliczeniowy ZUS RCA oraz deklaracja ZUS DRA za maj, a także lista płac.

WYJAŚNIENIE

Państwa pracownik otrzymał wynagrodzenie za pracę jak za cały przepracowany maj, podczas gdy faktycznie przysługiwało mu ono w obniżonej wysokości. Pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca oraz zasiłek chorobowy za 6 dni choroby, tj. za okres od 26 do 31 maja 2013 r. Konsekwencją wypłaty pełnego wynagrodzenia jest powstanie nadpłaty za maj.

Dalsze Państwa postępowanie jest uzależnione od tego, jak długo pracownik będzie korzystał ze zwolnienia. Jeżeli zwolnienie nie przekroczy okresu od 26 do 31 maja 2013 r., dokumenty do ZUS za maj należy złożyć zgodnie ze stanem faktycznym, tj. w raporcie imiennym za pracownika wykazać przychód uzyskany w maju, a więc pełne wynagrodzenie i naliczone od niego wszystkie należne składki. Jeżeli jednak wiadomo, że zwolnienie lekarskie jest długotrwałe (powyżej miesiąca), muszą Państwo sporządzić korektę majowej listy płac oraz na jej podstawie korektę dokumentów do ZUS za ten miesiąc.