Jak realizować zamówienia drobne w projektach unijnych

Realizacja tzw. zamówień drobnych w projektach unijnych w perspektywie 2021–2027 teoretycznie powinna być prosta. W przeciwieństwie do zakupów objętych Prawem zamówień publicznych czy zasadą konkurencyjności, w tym przypadku beneficjent nie jest związany odgórnie narzuconym trybem postępowania ani formalnymi wymogami publikacyjnymi. To uproszczenie nie oznacza jednak pełnej swobody. Obszar ten bywa postrzegany jako niejasny – zwłaszcza przez jednostki sektora finansów publicznych.

Brak szczegółowych procedur często rodzi pytania o dopuszczalne sposoby wyboru wykonawcy, wymagany poziom dokumentacji czy relację regulaminów wewnętrznych do obowiązujących wytycznych. Poniżej wyjaśniamy zasady dotyczące udzielania zamówień do 80 000 zł netto oraz wskazujemy, jak realizować je sprawnie i bezpiecznie.

Projekty unijne mogą być finansowane z różnych źródeł i rozliczane według odmiennych reguł. Większość środków stanowią fundusze objęte wspólnymi wymogami określonymi w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027 (dalej: Wytyczne). Dotyczy to przede wszystkim programów polityki spójności wdrażanych zarówno na poziomie krajowym (jak np. Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki czy Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego), jak i regionalnym – w ramach 16 programów dla poszczególnych województw.

Odmienne – choć często częściowo zbliżone – zasady obowiązują w projektach finansowanych z innych instrumentów UE, takich jak np. Krajowy Plan Odbudowy i Zwiększania Odporności czy Plan Strategiczny dla Wspólnej Polityki Rolnej. Różnice mogą dotyczyć także zakupów o wartościach podprogowych.

Czym są zamówienia drobne

Na podstawie Wytycznych Od 25 marca 2025 r. próg ten to 80 000 zł netto (wcześniej był niższy i wynosił 50 tys. zł).