Problemy terminów związania ofertą

Wykonawcy, którzy zamierzają ubiegać się o realizację zamówienia publicznego, formułując swoją ofertę powinni uwzględniać okres, w jakim będą nią związani. Powinni mieć świadomość, że propozycje w niej zawarte pozostawać będą niezmienne w terminie związania ofertą. Zamawiający natomiast muszą prawidłowo ustalać terminy ustawowe oraz postępować zgodnie z zasadami Prawa zamówień publicznych w trakcie prowadzonej procedury.

W każdym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, które podlega przepisom Pzp, w dokumentach zamówienia zamawiający określa termin związania ofertą przez wskazanie konkretnej daty. Termin ten oznacza, że wykonawca, składając konkretną ofertę, jednocześnie zgadza się, że będzie ona wiążąca w każdym jej aspekcie właśnie do upływu tego terminu. Ustanowienie terminu związania ofertą daje zamawiającemu swoistą gwarancję, że wykonawcy nie wycofają swoich ofert przed ustalonym czasem. Gwarancję taką zamawiający może wzmocnić poprzez żądanie zabezpieczenia ofert wniesionym wadium, które ma trwać w terminie związania ofertą. Jest to instytucja, z którą wiążą się praktyczne problemy.

W postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego wykonawca składa ofertę w wyznaczonym przez zamawiającego terminie. Do upływu terminu składania ofert może ją zmienić czy nawet wycofać – jednak po upływie terminu składania ofert jakiekolwiek modyfikacje istotnych elementów oferty nie są już możliwe. Zmiany w ofercie mogą nastąpić jedynie w sytuacjach, gdy sama ustawa – Prawo zamówień publicznych (dalej: Pzp) na to pozwala (przykładowo – w zakresie obowiązku poprawienia przez zamawiającego oczywistych omyłek pisarskich, rachunkowych lub innych omyłek niepowodujących istotnych zmian w ofercie). Od momentu upływu terminu składania ofert – i już po momencie ich otwarcia – wykonawcy pozostają związani treścią złożonych przez siebie ofert. Nie mają swobody co do ich wygaszenia.