Data księgowania faktury w programach finansowo-księgowych

Pracuję w zespole obsługi szkół jako księgowa. Szkoły przyjmują faktury i przekazują je do nas. Z jaką datą prawidłowo należy księgować faktury (400/201) - czy ma to być data wystawienia faktury czy jej otrzymania przez szkołę? Nie jesteśmy płatnikami VAT. Czy szkoły muszą przybijać pieczątki wpływu i prowadzić rejestr faktur?