Nierzetelna ewidencja środków trwałych i ich umorzenia

W urzędzie miejskim prowadzono ewidencję środków trwałych i ich umorzenia za pomocą nieprawidłowo przetwarzającego dane oprogramowania komputerowego oraz w technice ręcznej, w sposób niezgodny z wymogami prawa. W dalszej części opisujemy jak powinny działać procedury zarządcze zapobiegające powstaniu podobnych nieprawidłowości.

OPIS NIEPRAWIDŁOWOŚCI:: Ewidencja syntetyczna i pomocnicza prowadzona na kontach 011 „Środki trwałe” oraz 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” w urzędzie miejskim była prowadzona w sposób niezgodny z obowiązującymi przepisami i nierzetelny. Na koncie syntetycznym 011 rozchody środków trwałych ewidencjonowane były tzw. zapisem czyszczącym po stronie Wn tego konta w kwotach wyrażonych liczbami ujemnymi. Ewidencja pomocnicza do kont 011 i 071 była prowadzona:

• w programie komputerowym „Kartoteka - środki trwałe” - karty indywidualne środków trwałych i tabele amortyzacyjne środków trwałych,
• ręcznie - księgi inwentarzowe środków trwałych (założone oddzielnie dla każdej grupy środków trwałych według KŚT) i tabele amortyzacyjne/umorzeniowe sporządzane w formie arkusza kalkulacyjnego

- mimo że - zgodnie z polityką rachunkowości jednostki - całość ewidencji środków trwałych i ich umorzenia powinna być prowadzona w technice komputerowej, w programie „Ewidencja - środki trwałe”.