Rozliczanie świadczeń pracowniczych w trakcie urlopu

Urlop wypoczynkowy to czas, w którym wielu pracowników nadal korzysta z telefonów i samochodów służbowych. Zdarza się również, że pracodawcy są zmuszeni odwołać pracownika z urlopu albo przesunąć jego termin na inny niż wcześniej zaplanowany. Towarzyszy temu zwrot poniesionych przez pracowników kosztów. W związku z tym pracodawcy mają wątpliwości, jak rozliczyć takie świadczenia po stronie pracowników.  Przedstawiamy wyjaśnienie tych kwestii.

1. Prywatne rozmowy prowadzone przez pracownika z telefonu służbowego w trakcie urlopu

W przypadku gdy pracownik w trakcie urlopu wykorzystuje telefon służbowy do wykonywania prywatnych rozmów, a pracodawca ponosi ich koszt, to po stronie pracownika powstaje z tego tytułu przychód ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 updof). W związku z tym pracodawca powinien ustalić wartości rozmów prywatnych odbytych przez konkretnego pracownika w danym miesiącu. W tym celu może zwrócić się do niego, aby wskazał takie rozmowy bezpośrednio na bilingu telefonicznym albo aby złożył oświadczenie o wartości odbytych w danym miesiącu rozmów, oparte na bilingu telefonicznym dotyczącym numeru telefonu przypisanego temu pracownikowi.