Jak obliczyć VAT należny od prywatnych rozmów, za które zostali obciążeni pracownicy

Pracownicy naszej firmy w grudniu 2006 r. wykorzystywali służbowe telefony do celów prywatnych. Kwoty należne za przeprowadzone rozmowy prywatne zostały określone na podstawie billingu i wpłacone przez pracowników do kasy firmowej w styczniu br. W opisanym przypadku termin zapłaty nie został określony żadną umową ani fakturą VAT. Kwoty należnego podatku zostały wyliczone w całych otrzymanych kwotach wskaźnikiem 18,03%. Pracownicy nie żądali wystawienia faktur VAT. Czy przedmiotowe wpłaty powinny zostać zaewidencjonowane i rozliczone w deklaracji VAT-7 za grudzień, czy też za styczeń? Czy prawidłowo wyliczyliśmy należny podatek wskaźnikiem 18,03% i udokumentowaliśmy otrzymane wpłaty za pomocą dokumentów wpłat należności?