Czy podatnicy świadczący usługi B2C muszą wystawiać faktury w KSeF

Podatnicy świadczący usługi w relacji B2C (na rzecz konsumentów) nie będą musieli wystawiać faktur w KSeF. Sprzedawca może jednak samodzielnie zdecydować, że będzie wystawiał fakturę ustrukturyzowaną i przesyłał ją do KSeF, mimo braku obowiązku. Nie zwolni go to jednak z udostępnienia nabywcy faktury poza KSeF.

W pierwszej wersji przepisów normujących obligatoryjne fakturowanie ustrukturyzowane nie przewidziano fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur (dalej: KSeF) dla modelu B2C, tj. (firma–konsument). Finalnie umożliwiono takie fakturowanie w KSeF. Na pytanie, jak status nabywcy jako konsumenta wpłynie na fakturowanie z wykorzystaniem KSeF, odpowiadamy w niniejszej publikacji.

1. Kiedy nie będzie obowiązku fakturowania z użyciem KSeF

Polski prawodawca, mimo wprowadzenia ogólnej reguły, w myśl której podatnicy będą obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF, wyodrębnił w art. 106ga ust. 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) przypadki, w których nie ma ona zastosowania.

Tabela 1. Kiedy nie wystawiamy faktur w KSeF

Co istotne, część wyłączeń ma charakter bezwzględny, bo tylko w przypadkach wskazanych w pkt 1, 2 i 4 sprzedawca może samodzielnie zdecydować, że jednak wystawi fakturę ustrukturyzowaną, mimo braku obowiązku. Jak widać, dotyczy to m.in. sprzedaży dokonywanej na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, czyli jak to się często określa w praktyce – w relacji B2C.

Trzeba jednak w tym miejscu wyjaśnić, że niezależnie do stosowanego skrótu myślowego ustawodawca używa pojęcia „osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej”.

Wobec faktu, że mówimy tutaj o wskazaniu normatywnym zamieszczonym w ustawie o VAT (art. 106ga ust. 2 tej ustawy), należy do jego interpretacji zastosować definicję zapisaną w art. 15 ust. 2 ustawy o VAT. Według definicji działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych. To oznacza, że nawet osoba fizyczna, która nie jest przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG i nie uzyskuje przychodów w PIT alokowanych w źródle „pozarolnicza działalność gospodarcza”, wynajmując składnik majątku prywatnego (np. nieruchomość, ale nie tylko), jest z tego tytułu podmiotem wykonującym działalność gospodarczą dla potrzeb VAT. To z kolei przesądza o tym, że sprzedaż dokonywana na jego rzecz musi być fakturowana w modelu ustrukturyzowanym. Stąd powołane wyżej wyłączenie nie ma zastosowania.

Dopiero jeżeli podatnik wykona sprzedaż dla osoby fizycznej istotnie nieprowadzącej działalności według ustawy o VAT, można mówić o transakcji w relacji B2C, która nie musi być fakturowana, a jeśli jest (czy to na żądanie, czy z inicjatywy sprzedawcy), to nie będzie musiała być wystawiona przy użyciu KSeF. Raz jeszcze podkreślmy – nie musi mieć zastosowania faktura ustrukturyzowana, ale może.

2. Jak będą dostarczane faktury wystawione w KSeF na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności

Jeżeli podatnik zdecyduje się na wystawienie faktury ustrukturyzowanej, w której jako nabywca wskazana będzie osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, to dokument taki będzie musiał być dostarczony w sposób uzgodniony między stronami. Owszem, ów konsument będzie mógł odebrać fakturę za pomocą KSeF, np. korzystając z dostępu anonimowego, jednak musi to być konsekwencją ustalenia między stronami, inaczej niż w relacji B2B, gdzie wynika to z mocy prawa.

W praktyce, jak należy się spodziewać, dokumenty takie będą dostarczane np. w wersji papierowej, elektronicznej za pośrednictwem poczty elektronicznej czy portalu do obsługi klientów itp. Jednocześnie tak przekazane wizualizacje faktur ustrukturyzowanych, dokładnie jak w innych przypadkach użycia faktur ustrukturyzowanych poza KSeF, będą musiały być oznaczone kodem QR podpisanym numerem KSeF umożliwiającym dostęp do nich w systemie.

Gdyby wizualizacja taka była udostępniona przed efektywną wysyłką pliku xml z fakturą do KSeF (tryb offline), wówczas pod kodem QR w miejsce numeru KSeF należy zastosować oznaczenie „OFFLINE” i dodatkowo zamieszczany będzie drugi kod QR (uwierzytelniający, wystawiony z wykorzystaniem certyfikatu KSeF typu II) z podpisem „CERTYFIKAT”.

Wobec spodziewanych problemów z identyfikacją statusu nabywcy, mimo wprowadzonego obowiązku samoidentyfikacji przez nabywcę (art. 106ba ustawy o VAT), należy spodziewać się, że część podatników zastosuje rozwiązanie, w ramach którego będą fakturowali w KSeF również sprzedaż dokonywaną na rzecz konsumentów, z jednoczesnym dostarczaniem faktur poza KSeF.

Konkludując, w przypadku sprzedaży dokonywanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (w znaczeniu właściwym według definicji ustawy o VAT) nie wystąpi obowiązek wystawiania faktury ustrukturyzowanej. Jednocześnie podatnik może wystawiać faktury ustrukturyzowane do transakcji B2C, przy czym konieczne jest dostarczenie wizualizacji faktury w sposób uzgodniony z kontrahentem. W praktyce często to sprzedawca narzuci sposób udostępnienia i formę.

Tabela 2. Faktury w relacji B2C (firma–konsument)

3. Czy fakturowanie w KSeF może zastąpić kasę fiskalną

Nawet gdy sprzedawca zdecyduje się na wystawianie faktur ustrukturyzowanych konsumentom, nie zwalnia go to z obowiązku stosowania kasy rejestrującej.

Z drugiej strony, o ile w przypadku transakcji B2C nie ma obowiązku fakturowania, a tym bardziej fakturowania ustrukturyzowanego, o tyle fiskalizacja sprzedaży w kasie rejestrującej, nawet gdyby to była kasa online, nie zwalnia w przypadku sprzedaży B2B (firma–firma) z konieczności wystawienia faktury z wykorzystaniem KSeF. Tylko w okresie przejściowym do końca 2026 r. podatnik stosujący kasę nie musi wystawiać faktur ustrukturyzowanych, gdyż może wystawiać faktury przy użyciu kas rejestrujących.

Jednak docelowo, a dokładniej od 2027 r., w każdym przypadku, w którym będzie musiała być wystawiona faktura, a nie znajdzie zastosowania wyłączenie z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, podatnik będzie zobowiązany do wystawienia faktury ustrukturyzowanej.

Reasumując, mimo braku takiego obowiązku, może się okazać, że duża część podatników zdecyduje się nie tylko fakturować sprzedaż konsumencką, ale także robić to z wykorzystaniem KSeF, szczególnie po wprowadzeniu kar od 2027 r. Powodem takiego działania może być problem z ustaleniem statusu fiskalnego nabywcy. Jest to jednak suwerenna decyzja podatnika.

Radosław Kowalski

doradca podatkowy