6. Rola wewnętrznych zasad (polityki) rachunkowości, w tym szczególnie instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych, a także wykorzystywanego systemu informatycznego

ANDRZEJ WARYSZAK

Praca służb finansowo-księgowych powinna być zorganizowana na podstawie wewnętrznych dokumentów normatywnych jednostki, regulujących zasady jej funkcjonowania. Zakres zadań (czynności) poszczególnych pracowników (komórek organizacyjnych) należy ustalić w sposób zapewniający realizację przyjętych zasad rachunkowości, aby rzetelnie i jasno przedstawić sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Zakres zadań powinien też uwzględniać dostępną i możliwą do wykorzystania infrastrukturę informatyczną, wspomagającą pracę służb finansowo-księgowych.

6.1. Rola wewnętrznych zasad (polityki) rachunkowości, w tym szczególnie instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych

Jednostki zobowiązane do stosowania uor powinny posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nie zasady (politykę) rachunkowości. Przyjęte zasady rachunkowości powinny zapewniać należyte sprawowanie funkcji informacyjnej i kontrolnej - umożliwić sporządzanie informacji o działalności danej jednostki na potrzeby jej zarządzania i użytkowników zewnętrznych (m.in. sprawozdawczość) oraz zapewnić włączenie systemu rachunkowości do systemu kontroli. Opracowana w tym zakresie dokumentacja, np.: zakładowy plan kont, instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych, instrukcja inwentaryzacyjna, kasowa itp. spełnia jeszcze jedną funkcję - organizuje pracę jednostki, a w tym głównie jej służb finansowo księgowych i komórek odpowiedzialnych za gospodarowanie składnikami majątkowymi.

Organizacja pracy jest ściśle powiązana z przyjętymi zasadami obiegu dokumentów. Struktura organizacyjna i obieg dokumentów są zależne i muszą być do siebie dostosowane. "Droga" dokumentów i procedury kontroli uzależnione są od wewnętrznej struktury jednostki, a struktura ta z drugiej strony musi zapewnić prawidłowy obieg dokumentów. Instrukcja powinna w tym zakresie określać co najmniej: