Dokumentacja obrotu materiałowego

Podstawowymi dokumentami źródłowymi potwierdzającymi przychody i rozchody materiałów są:

● faktury i rachunki stwierdzające zakup (sprzedaż) materiałów (ewentualnie także listy przewozowe),

● dokumenty reklamacyjne w przypadku dostaw niezgodnych z zamówieniem (np. protokoły i pisma reklamacyjne) oraz faktury korygujące i dokumenty korygujące do rachunków,

● umowy (akty) darowizny,

● protokoły nieodpłatnego przekazania (przyjęcia) pomiędzy jednostkami organizacyjnymi sektora finansów publicznych,

● protokoły inwentaryzacyjne (dla stwierdzonych nadwyżek/niedoborów materiałów).

W przypadku zorganizowania w jednostce magazynu (magazynów) dodatkowo będą występowały dokumenty potwierdzające wykonanie następujących operacji gospodarczych:

1) przyjęcia do magazynu materiałów:

● z zewnątrz jednostki - np. z zakupu,

● z wewnątrz jednostki - np. zwrotu materiałów pobranych przez daną komórkę organizacyjną jednostki w nadmiernej ilości;

2) wydania materiałów z magazynu:

● na zewnątrz jednostki (np. w celu odsprzedaży zapasów zbędnych czy oddania do utylizacji materiałów przeterminowanych niebezpiecznych dla środowiska),

● do zużycia wewnątrz jednostki (np. na potrzeby działalności bieżącej, remontowej czy inwestycyjnej);

3) przeniesienia materiałów pomiędzy poszczególnymi magazynami (w przypadku funkcjonowania w jednostce więcej niż jednego magazynu).

W ewidencji księgowej (syntetycznej i analitycznej) zapisów odnośnie do przychodów materiałów dokonuje się na bieżąco na podstawie dowodów dotyczących nabycia (faktur/rachunków, protokołów nieodpłatnego przekazania) oraz załączonych do nich kopii magazynowych dowodów przychodowych. Natomiast zapisów na temat rozchodów materiałów dokonuje się okresowo (najrzadziej - raz w danym okresie sprawozdawczym, obowiązującym w danej jednostce) na podstawie zestawień rozchodów i załączonych do nich rozchodowych dokumentów magazynowych.

Jeśli jednostka przechowuje w magazynie materiały obce - w formie depozytów - do ewidencjonowania obrotu tymi materiałami (przyjęcia - wydania) stosuje się te same dokumenty co do ewidencjonowania materiałów własnych, z tym że mają one dodatkowe oznaczenia (np. "Depozyty" lub "Materiały obce"), a zapisów na ich podstawie dokonuje się w ewidencji pozabilansowej jednostki.